Организация бухгалтерского учета и аудит расчетов с подотчетными лицами

на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов;

отсутствие информации о назначении аванса;

не соблюдаются сроки возвращения подотчетных сумм;

лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;

отсутствие информации о сумме полученного аванса и сумме остатка или перерасхода.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии выдача наличных денег подотчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На данном предприятии данный пункт правил не выполняется (таблица 19).

Таблица 19 Работники предприятия, не отчитавшиеся по ранее выданному авансу, и получившие наличные деньги подотчет

Установленные нарушения не влияют на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить на среднем уровне.

В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

9. Проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях.

Проверке подверглись каждое тридцатое командировочное удостоверение за 2007год, отчет по которому представлен в приложении 25. В результате проверки нарушения не установлены.

10. Проверка правильности возмещения командировочных расходов при командировкам по территории РФ.

Порядок и размеры расходов, связанных со служебными командировками, определены в коллективном договоре предприятия. Для выполнения этой процедуры в целях налогового учета при командировках по территории РФ использовались нормы возмещения командировочных расходов, утвержденные Постановлением Правительства РФ [2]. Документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки выявлено следующее нарушение (таблица 20).

Таблица 20 Нарушение возмещения командировочных расходов при командировках по территории РФ

Согласно авансовому отчету № 1526 в декабре 2007г. возмещены командировочные расходы в г. Псков Семенову В.П. в сумме 12670,00руб., в том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме 500руб. без подтверждения оправдательными документами этих расходов, т.о. предприятием завышена сумма расходов на 500руб. Анализируя данную ошибку, можно отметить, что она не является существенной и не влияет на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

11. Проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными лицами.

Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения не установлены.

12. Проверка правильности ведения командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Данные документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения законодательства не установлены.

13.При проверке удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм, установлено, что по итогам отчетного года предприятие удерживала НДФЛ. В результате проведения данной аудиторской процедуры проверке подвергался каждый десятый документ, в результате выявлено следующее нарушение, не доначисление сумм НДФЛ с доходов полученных работниками в виде сумм превышения (таблица 21).

Таблица 21 Определение суммы НДФЛ подлежащей удержанию с работников организации

Согласно данным таблицы бухгалтер должен был удержать из заработной платы НДФЛ с Ворошилова А.В в размере 65 руб., а с Корнева В.А. 217руб.

14. Проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по расчетам с подотчетными лицами.

Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась выборочная проверка за 2007год. В результате выявлены следующие нарушения. В нарушение ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.96г. на предприятии за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей через подотчетных лиц отсутствует подпись заведующего складом, принявшего материальные ценности:

приходный ордер № 157 от 13.02.2007г.;

приходный ордер № 1105 от 10.04.2007г.;

приходный ордер № 3006 от 28.09.2007г.

В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц:

приходный ордер № 86 от 16.01.2007г.

Таким образом, в результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения нормативных и законодательных актов бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, но существенны для системы внутреннего контроля предприятия и по ним могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние системы внутреннего контроля предприятия ОАО «Мелиорация» можно оценить как среднее.

3.3 Выводы и рекомендации по результатам проведенной аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация»

При проведении аудита проверено соответствие действующим нормативным актам операции по расчетам с подотчетными лицами ОАО «Мелиорация» за 2007год.

Цель аудита состояла в том, чтобы установить правильность и достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.

При проведении аудита также проверено состояние внутреннего контроля на ОАО «Мелиорация» за расчетами с подотчетными лицами. Результаты аудита позволяют оценить общее состояние внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами на среднем уровне, что не подтвердило предварительную оценку уровня надежности этой системы, полученной на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «Мелиорация» соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

Результаты проведенного аудита позволяет оценить фактический аудиторский риск на среднем уровне, что подтвердило первичную оценку аудиторского риска, полученную на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

По результатам аудиторской проверки выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:

1. Неправильный порядок выдачи наличных денег под отчет.

Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида на предприятии ОАО «Мелиорация» возникает в следствии не соблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно данного порядка, выдача наличных денег под отчет не должна производится лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы под отчет, на предприятии же наличные деньги выдаются под отчет работникам, даже если они не отчитались за предыдущий аванс.

В ходе проведения аудита выявлено несвоевременность сдачи неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие деньги под отчет, авансовый отчет об израсходованных сумм представляют в бухгалтерию позднее, чем по истечении трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В данном случае при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работниками денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этих работников.

Кроме того, хотя на предприятии приказом руководителя зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а также указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы,

проведенная аудиторская проверка установила, что выдача подотчетных сумм

производится лицам, которые не зафиксированы в данном приказе.

Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по этому в краткосрочном периоде рекомендуется:

провести инвентаризацию подотчетных сумм;

определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы и проконтролировать за их отчет;

установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет разрешено получить наличные деньги под отчет, а в долгосрочном периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить выдачу наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить хищения денежных средств.

2. В организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.06.1998г. №34- н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов см подотчетными лицами, в частности, инвентаризацию обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, по этому рекомендуется приказом руководителя организации установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволяет предприятию ОАО «Мелиорация» укрепить контроль за расчетами с подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в бухгалтерском учете и налогообложении.

3.К авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В нарушении статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129-ФЗ на предприятии ОАО «Мелиорация» за проверяемый период выявлены случае неправильного оформления первичных документов, поэтому предприятию рекомендуется тщательно следить за правильностью оформления первичных документов, а также на них обязательно указывать следующие реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, составившей документ;

содержание хозяйственной операции;

денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации.

Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления авансовых отчетов:

проставлять на обратной стороне корреспонденцию счетов;

указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или перерасхода;

указывать информацию о назначении аванса.

Особое внимание предприятию следует обратить на списание задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Необоснованное списание подотчетных сумм с работника Корнева следует включить в совокупный облагаемый доход данных работников. В дальнейшем, если на предприятии задолженность подотчетных сумм будет списываться без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров МРОТ за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

4. Установлены нарушения порядка оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами.

При направлении работника в командировку по территории РФ для правильности оформления документации рекомендуется всегда составлять приказ о направлении работника в командировку, а при заграничных командировках к авансовым отчетам обязательно прикладывать перевод документов. В нарушении инструкции №94 н по применению плана счетов бухгалтерского учета аудиторской проверкой установлено, что аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам (приложение 10), поэтому предприятию рекомендуется в дальнейшем организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой сумме выданной под отчет, таким образом, организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Мелиорация» не будет противоречить законодательству РФ.

На предприятии ОАО «Мелиорация» было выявлено нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции, работ, услуг, так как на ОАО «Мелиорация» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия. Настоятельно рекомендуем разработать данную смету, так как ее отсутствие дает основание налоговой инспекции не принимать произведенные расходы при налогообложении прибыли. Рекомендуемая форма сметы будет представлена в рекомендациях.

Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако существенны с точки зрения системы внутреннего контроля предприятия, поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют существенный характер, являются обязательными. Также предложенные мероприятия помогут предприятию ОАО «Мелиорация» укрепить систему внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы можно было предоставить безоговорочно положительное заключение о достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2007год.

Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация» из-за отсутствия контроля за расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия, на наш взгляд помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при проведении аудиторской проверки предприятия ОАО «Мелиорация» установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменные объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц о несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

Поскольку значительный удельный вес в расчетах с подотчетными лицами занимают расчеты за горючее, на приобретение которого получают наличные деньги для заправки при необходимости, рекомендуется упростить учет данных операций: выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Для определения необходимой суммы аванса использовать практический опыт и план использования автомобиля. Одновременно с этим приказом руководителя организации установить список водителей, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальную сумму, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов. При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представлять отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензин следует заносить в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца карточку водителя сдавать в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и стоимость одного литра топлива.

С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета командировочных работников. Данный регистр разработан в автоматизированной системе 1:С Бухгалтерия, которую применяет предприятие ОАО «Мелиорация». Автоматизированная форма журнала учета командированных работников позволит подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам различных пользователей, например, определять за пределами РФ или в пределах РФ работник находился в командировке, сроки командировки, какие расходы были произведены командированным лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх норм,. Таким образом, нажатие нескольких клавиш на клавиатуре сэкономит кучу времени, листая множество авансовых отчетов, в поисках нужной информации. Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 22.

Применение данного журнала на предприятии ОАО «Мелиорация» позволит совершенствовать документооборот, снизить трудозатраты.

Для внутрихозяйственного контроля за расходованием средств по приему делегаций, руководителю предприятия рекомендуется установить нормативы по отдельным видам представительских расходов.

В качестве рекомендации предлагается руководству ОАО «Мелиорация» разработать приказ в котором определить круг лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, с определением цели на которые они могут получать денежные средства. Рекомендуемая форма оформления приказа приведена в приложении 26.

Таблица 22 Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных работников

Также рекомендуется оформить смету затрат на представительские расходы. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу формы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменений индекса цен. Рекомендуемая форма сметы затрат по представительским расходам представлена в таблице 23.

Руководителю ОАО «Мелиорация» следует издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции, работ, услуг, разрешить только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи или приема, приглашенные лица, участники со стороны предприятия и величина расходов.

Таблица 23 Смета затрат по представительским расходам на 2008год

Таким образом, применение рекомендуемых форм документов позволит совершенствовать учет расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация».

Заключение

Огромную роль для учета и аудита расчетов с подотчетными лицами играет нормативное регулирование. Перечень законодательных актов регулирующих расчеты с подотчетными лицами достаточно велик, так как расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно- пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной подотчет, Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер № 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

В отчетности предприятия расчеты с подотчетными лицами могут отражаться в составе двух статей «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность», так как счет 71 «Расчеты с подотчетными

лицами» активно-пассивный и имеет развернутое сальдо. Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами рассмотренная в данной работе заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Бухгалтерский учёт на ОАО «Мелиорация» ведётся при использовании журнально-ордерной формы учёта с применением электронных вычислительных машин. Автоматизированная форма бухгалтерского


8-09-2015, 15:49