"Організація приймання товару
в аптеці"

Виконала: студ. групи

Викладач:

2004 р.

ПЛАН

1. Види приймання товару

2. Процес приймання товару

a. особливості приймання наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів

3. Обов’язки уповноваженої особи і проведення вхідного контролю якості

4. Облік надходження товарів

Своєчасне забезпечення лікарськими засобами населення і ЛПЗ залежить від наявності в аптеці необхідних лікарських засобів і виробів медичного призначення. Це є основними завданнями аптек і його виконання залежить від ряду процесів, в тому числі і від організації приймання товару.

1. Види приймання товару

Основна маса товарів в аптеки поступає із аптечних складів чи баз. Приймання товару від постачальників та різні варіанти, а сам:

– приймання товару безпосередньо на складі представникам аптеки чи завідуючим аптекою. Право на приймання оформлюється разовим чи постійним дорученням (в залежності від посади);

– доставка товару в аптеку транспортом постачальника, коли за товар і супровідні документи, що перебувають в дорозі відповідає шофер. Після прибуття в аптеку він передає матеріально-відповідальній особі по кількості місць і масі брутто. З моменту прийому товару за його збереження відповідає матеріально-відповідальна особа.

2. Процес приймання товару

Приймання товару в аптеці здійснює комісія або відповідально особа (уповноважена особа), що призначена наказом завідуючого аптекою. При прийманні товар перевіряється по кількості і якості і реєструється у відповідній документації.

Приймаючи товар, уповноважена особа в аптеці по кожному найменуванню старанно перевіряє кількість, ціну, загальну вартість з даними, що містяться у супровідних документах.

Приймання товару в аптеці здійснюється з залученням представника постачальника чи представника незацікавленої організації. У випадку виявлення недостачі, надлишку, бою чи псування товару завідуючий аптекою створює комісію для складання акту, в якому відображається розходження з супровідними документами, а також виявлені недостача чи надлишок. Акт складається в 3-х екземплярах, з яких один направляється постачальник, другий – у вищестоящу інстанцію (якщо вона є), третій – залишається в аптеці.

При наявності в рахунках-фактурах помилок в цінах і сумах вартості (невідповідність прейскуранту цін) аптека повинна негайно повідомити про це постачальника. До отримання від постачальника виправдовувального листа, цей товар не підлягає реалізації, але зараховується по цінах , які вказані в рахунках-фактурах.

По закінчені перевірки і приймання товару матеріально-відповідальна особа реєструє його і робить відповідну відмітку у рахунку-фактурі.

Інколи товар може поступати раніше, ніж постачальник присилає рахунки-фактури. В таких випадках завідуючий аптекою складає комісію за участю представника незацікавленої організації і складає акт про приймання товару, що поступив без рахунку постачальника. Акт складається в 2 екземплярах, один з яких додається до місячного звіту аптеки. Завідуючі аптекою вживає заходи щодо отримання рахунків-фактур і до їх отримання не реалізує товар.

Матеріальна відповідальність виникає з моменту приймання товару матеріально-відповідальними особами. Якщо недостачу товару виявлено по масі нетто, або кількості одиниць в певних місцях, отримувач може призупинити приймання товару, зберігає і показує постачальнику тару і упаковку розпечатаних місць і товар який там міститься. Представник постачальника, який перебуває в одному населеному пункті з отримувачем, повинен прибути не пізніше від наступного дня після одержання виклику, якщо медикаменти швидко псуються – то протягом чотирьох годин. Представник, який знаходиться в іншому населеному пункті, повинен прибути протягом 3 днів. Якщо представник не прибув, то товар приймається у присутності незацікавленої особи чи самостійно зі згодою постачальника.

a. особливості приймання наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів

Обов’язковою умовою для відпуску з аптечних складів наркотичних і психотропних лікарських засобів, прекурсорів списку №1 повинна бути наявність у аптеки службового автотранспорту. Номер машини повинен бути вписаний в вимогу-замовлення і в рахунки-фактури. При транспортування, крім водія. Повинна бути супроводжуюча особа. В межах міста, району транспортування дозволяється без супроводу міліції. При відсутності в аптеки службового транспорту наркотичні, психотропні лікарські засоби, прекурсори списку №1 доставляються транспортом аптечного складу.

Для приймання наркотичних, психотропних лікарських засобів і прекурсорів списку №1 наказом завідувача аптеки створюється постійна комісія (в складі не менше трьох осіб) під головуванням заступника завідувача. При відсутності останнього – комісію очолює завідувач аптеки. Комісія повинна здійснювати суцільні перевірки найменувань, кількості, ваги тощо всіх наркотичних, психотропних лікарських засобів і прекурсорів списку №1, що надійшли в аптеку, на відповідність даним, вказаним у рахунках-фактурах.

Аптечні фахівці, які отримують зазначені засоби з аптечних складів, повинні розписатися на всіх примірниках рахунків-фактур для засвідчення факту отримання таких засобів. Під копіювальний папір розписуватися не дозволяється.

При прийманні наркотичних, психотропних лікарських засобів і прекурсорів списку №1 у вигляді порошків, таблеток чи драже (ангро) члени комісії повинні мати на увазі, що ці препарати повинні відпускатися лише в опечатаному вигляді. На кожній упаковці має бути етикетка із зазначенням назви аптечного складу, найменування лікарського засобу, номера і дати аналізу, номера і лати фасування та підпису особи, яка фасувала даний препарат. Відпуск вказаних засобів, упакованих безпосередньо в папір чи целофан, категорично забороняється.

Результати цих перевірок оформляються письмовими актами відповідної форми, незалежно від наявності чи відсутності розходжень. Акт повинні підписати усі члени комісії і він повинен зберігатися разом з рахунком-фактурою.

При наявності розходжень у вазі наркотичних, психотропних лікарських засобів і прекурсорів списку №1 в масі "ангро" аптека повідомляє про це у день отримання або не пізніше наступного дня телефоном, факсом, телетайпом чи телеграмою.

Претензії на бій ампул, брак (їх недостатнє наповнення, нечітке маркірування тощо), термін придатності чи нестачу кількостей тощо повинні бути заявлені в момент отримання вказаних засобів.

Як вже було сказано вище, усі лікарські засоби, що поступили в аптеку облікуються уповноваженою особою в "Реєстрі лікарських засобів, які надійшли до суб’єкта господарської діяльності", де вказується:

– номер запису;

– найменування постачальника та номер ліцензії на право здійснювати оптову реалізацію:

– номер і дата накладної;

– назва лікарського засобу, його лікарська форма, дата реєстрації та номер реєстраційного посвідчення;

– найменування виробника;

– номер серії, номер і дата сертифіката якості виробника;

– кількість одержаних упаковок;

– термін придатності лікарського засобу;

– результат контролю уповноваженою особою.

3. Обов’язки уповноваженої особи і проведення вхідного контролю якості

Інструкцією про порядок контролю якості лікарських засобів під час оптової та роздрібної торгівлі, затвердженого наказом МОЗ України від 30 жовтня 2001 р. № 436, регламентується порядок проведення вхідного контролю, який здійснюється при одержанні товару за допомогою візуальної перевірки або аналізу лікарського засобу.

Вхідний контролю готових лікарських засобів, які надходять в аптеку, здійснює уповноважена особа, призначена наказом керівника.

Уповноважена особа повинна мати вищу або середню фармацевтичну освіту. Її прізвище, контактний телефон та форма зв’язку повідомляється територіальній інспекції.

Головними обов’язками уповноваженої особи є:

– перевірка лікарських засобів, які надходять в аптеку, і супровідних документів – накладних (з обов’язковим зазначенням назви, дозування, лікарської форми, номера, серії, кількості, назви виробника), сертифікатів якості виробників, даних про реєстраційний статус лікарських засобів;

– оформлення висновку вхідного контролю якості лікарських засобів;

– ведення реєстру лікарських засобів, які надійшли до суб’єкта господарської діяльності;

– перевірка наявності в аптеці неякісних та фальсифікованих серій лікарських засобів згідно з інформацією територіальної інспекції;

– надання територіальній інспекції повідомлень про виявлені неякісні та фальсифіковані лікарські засоби або про які є підозра щодо їх якості, призупинення торгівлі такими лікарськими засобами;

– уповноважена особа перевіряє відповідність одержаних лікарських засобів супровідним документам щодо кількості, дозування, номерів серій, термінів придатності, реєстраційного статусу. Назви, лікарських форми, виробника. Кожна серія лікарських засобів повинна супроводжуватись сертифікатом якості, що видається виробникам, завіреним мокрою печаткою останнього постачальника;

– якщо результат вхідного контролю позитивний, то уповноважена особа передає одержані серії лікарських засобів в реалізацію;

– якщо результат негативний – уповноважена особа складає акт про виявлені дефекти, який є підставою для повернення партій постачальнику. Копія акта передається до територіальної інспекції, яка після виконання додаткової перевірки та вибіркового лабораторного аналізу вживає заходів щодо інформування інших аптек про виявленні неякісні або фальсифіковані лікарські засоби та контролює дї постачальника щодо їх утилізації або повернення;

– у разі виникнення сумніву щодо якості лікарських засобів при виконанні візуального контролю уповноважена особа відбирає зразки сумнівних лікарських засобів та направляє їх до територіальної інспекції для проведення лабораторних досліджень. На час виконання таких досліджень, до остаточного вирішення питання про їх якість, серія сумнівних лікарських засобів перебуває на карантині, ізольовано від інших лікарських засобів, з позначенням "Торгівля заборонена" до окремого розпорядження.

4. Облік надходження товарів

Основними постачальниками товарів в аптеки є юридичні особи (гуртові форми, аптечні склади) або фізичні особи.

Порядок та форми розрахунків між постачальником та покупцем зазначається в господарських угодах (договорах). В них максимально точно відображаються обов’язки сторін.

Організація обліку розрахунків повинна забезпечити:

– своєчасну перевірку розрахунків з постачальником;

– попередження продовження терміну заборгованості.

Джерелом інформації для розрахункових відносин про товарні операції служать первинні документи, накладні, рахунки-фактури, податкові накладні, документ, що підтверджує якість товару.

Лікарські засоби та вироби медичного призначення надходять в аптеку безпосередньо від заводів-виробників або від оптових посередників (фармацевтичні фірми, бази), які мають діючі ліцензії на право оптової торгівлі. При відвантаженні товарів постачальник зобов’язаний надати сертифікати якості на вся лікарські засоби, виписує супровідні документи, рахунок-фактуру, товарно-транспортну накладну і податкову накладну, на підставі яких товар приймають за кількістю і якістю.

Внутрішньогосподарський сумарний облік в аптеці передбачає відображення в прихідній частині товарного або місячного звіту суми отриманого товару за місяць в роздрібних і оптових цінах.

Література:

1. Криков "Організація і економіка фармації"

2. В.П.Громовик "Організація роботи аптек"