На першому етапі замовник повідомляє претендентів на виконання замовлення про свій намір вступити в угоду. При цьому складається документ, іменований у різних країнах як «пропозиція указати свою ціну», «запрошення до торгів», «тендерна специфікація» або «тендерна документація».

На наступному етапі претенденти представляють замовникові свої тендерні пропозиції, іменовані також як „оферта" або „тендер".

Третій етап настає при визначенні переможця торгів. Документально це відбиває оформленням протоколу тендерного комітету, однак не є актом юридичного скріплення угоди, а веде до подальших переговорів між замовником і оферентом.

На останньому етапі у випадку успішних переговорів полягає формальна угода і підписується контракт [14].

2.1 Підготовка тендеру

Як уже зазначалося, для проведення торгів замовники створюють тендерний комітет, до складу якого входять технічні спеціалісти (залежно від предмета торгу), комерційні фахівці та представники адміністрації. Відомчі або регіональні тендерні комітети складаються з постійних членів (голови, членів комітету та секретаря) та консультантів (експертів), які залучаються до роботи на тимчасовій основі. На підставі угоди із замовником тендерний комітет виконує такі функції:

- організує публікацію повідомлення про проведення тендеру або розсилає відповідні запрошення фірмам – потенційним експортерам;

- провадить збір замовлень на участь у передкваліфікаційних торгах;

- організує і провадить кваліфікаційний відбір учасників;

- організує розробку та розповсюдження тендерної документації серед можливих учасників торгів;

- здійснює реєстрацію та зберігання тендерних пропозицій, що надходять від фірм;

- організує розгляд і оцінку тендерних пропозицій та визначає переможця або приймає інше рішення за результатами торгів;

- готує і подає на затвердження замовнику рішення за результатами торгів та організує висвітлення в засобах масової інформації процесу торгів.

Тендерні комітети, як правило, мають право делегувати частину своїх повноважень інженерно-консультаційній фірмі, відносини з якою будуються на договірній основі. Найчастіше такі фірми беруть участь у розробці тендерної документації, тобто комплекту документів, що містять інформацію щодо предмета торгів, а також умови та вимоги тендерного комітету, які мають бути безумовно прийняті та враховані учасниками торгів при підготовці тендерних пропозицій.

Тендерна документація поділяється на такі розділи:

1. Загальні умови торгів;

2. Інструкція для учасників торгів;

3. Фінансові умови торгів та договору поставки або підряду;

4. Технічні умови проекту;

5. Зразки документів, що мають бути заповнені учасниками.

Загальні умови тендеру містять: дані про предмет торгів (місцезнаходження об’єкта, його загальна характеристика, терміни початку і закінчення робіт); дані про замовника; основні положення чинного в країні замовника тендерного законодавства та інших нормативних актів, що регулюють діяльність учасників торгів і підрядників; дані щодо існуючих у країні обмежень і пільг (митних, ліцензійних, податкових тощо).

Інструкція для учасників тендеру містить: реквізити тендерного комітету; місце, терміни та порядок подання тендерних пропозицій; вимоги до оформлення пропозиції; розмір, форму та порядок внесення застави; вимоги до структури та калькуляції ціни пропозиції; право і порядок відвідання будівельного майданчика або місцевості, де буде розташований об’єкт; можливість подання оферентом альтернативної пропозиції; рекомендації оферентам щодо залучення місцевих субпідрядних фірм; попередження про те, що оферент не має права відзивати свою пропозицію або змінювати її умови після закінчення терміну подання пропозиції; право (або відсутність такого) участі представників оферентів при розгляді пропозицій у тендерному комітеті; нагадування про те, що тендерний комітет не дає пояснень щодо причин відхилення пропозиції та визначення переможця, а також не компенсує учасникам тендеру витрат на підготовку тендерних пропозицій; порядок оголошення результатів торгів.

Фінансові умови тендеру можуть містити: пропозицію про надання розстрочки платежів (кредиту) на поставку обладнання та виконання будівельно-монтажних робіт; здійснення зустрічних закупівель у рахунок платежів за виконані роботи; можливість і порядок перерахування цін на будівельно-монтажні роботи на стадії контракту.

Технічні умови тендеру містять: найменування та призначення об’єкта або обладнання; креслення, схеми, графіки виконання робіт; специфікації на технологічне обладнання та матеріали; технічні норми; правила виконання будівельно-монтажних робіт; технічні вимоги до матеріалів, виробів, конструкцій тощо. Зміст технічних умов тендеру залежить від його предмета та складності проекту.

Зразки (проформи) документів також визначаються характером предмета торгів. Крім того, їх склад формується під впливом прагнення тендерного комітету отримати вичерпну інформацію про оферентів (фінансовий стан, матеріально-технічна база, існуючий досвід поставки обладнання або спорудження об’єктів тощо). До цих документів також додаються зразки банківських гарантій, які оферент може подати як заставу і зразок договору поставки (підряду), в якому зазначаються основні умови угоди щодо виконання замовлення.

Для складання тендерної документації більшість замовників, особливо в країнах, що розвиваються, звертаються до послуг консультантів, роль яких частіше за все виконують спеціалізовані інженерно-консультаційні фірми. Функцією консультантів на першому етапі є складання технічної специфікації та контрактних умов для проведення торгів. На наступних етапах консультанти беруть участь в оцінці тендерів, що надійшли від учасників, виявленні їх переваг і недоліків, а також у переговорах, які передують укладанню контрактів. Іноді консультанти поширюють свої послуги і на догляд за належним виконанням переможцями торгів своїх контрактних зобов’язань. Таким чином, консультант є стороною, яка відіграє значну роль у формуванні вимог до предмета торгів, виборі переможця торгів і функціонуванні придбаного замовником майна. Виконання консультантами всіх цих функцій вимагає значної кількості висококваліфікованого персоналу та розглядається інженерно-консультаційними фірмами як важлива самостійна стаття доходу.

Суттєве значення має вибір сторони фінансування замовлення, що бажано визначити ще до початку проведення торгів. Це може бути банк або державна організація країни проведення торгів, а також зарубіжні, національні, міжнародні економічні організації та банки. Коли ж джерело фінансування не знайдено, оферта замовника включає зауваження про необхідність супроводження тендерних пропозицій учасників торгів умовами фінансування.

Після того, як комплект тендерної документації підготовлено, відбувається оголошення торгів: підготовка та публікація оголошення (при відкритих тендерах) та розсилка запрошень взяти участь у тендері певному колу фірм (при закритих тендерах) [12].

2.2 Етап подачі пропозицій

Перед тим, як подати пропозицію у потенційних учасників тендеру виникають дві основні проблеми: проходження передквалифікаційного добору, а також відповідності технічних і класифікаційних норм, прийнятих у країні експортера, умовам тендерних специфікацій.

Перша проблема виникає у випадку, якщо до тендера допускаються не всі бажаючі. Мотивами замовників при проведенні тендера з попередньою кваліфікацією учасників можуть бути прагнення обмежитися невеликим колом претендентів з визначеним професійним досвідом, обмеження числа іноземних учасників з метою підтримки місцевих, обмеження кола учасників за умовами сторони, що фінансує, і, нарешті, торгово-політичні преференції стосовно визначеної групи країн. До рішення проблеми попереднього добору експортери приступають на підготовчому етапі, вступаючи в попередні контакти з замовниками з метою з'ясування, у яких планованих торгах буде проводитися попередня кваліфікація учасників.

При проведенні попередньої кваліфікації підрядчиків замовник пропонує потенційним підрядчикам представити великий обсяг інформації про свою поточну діяльність. Сюди відносяться зведення про структуру і профіль діяльності фірми, її керівництві, історії, виробничих потужностях, матеріально-технічному забезпеченні і клієнтах. Окремо представляються засвідчені копії документів, що відносяться до статуту і правил внутрішнього розпорядку фірми і її фінансовому становищу, включаючи копію останнього балансу, зведення про оборот капіталу і чистого прибутку за визначене число років і дані про банки, що фінансують.

Технічна кваліфікація претендентів повинна бути підтверджена документацією про об'єкти, споруджених ними в минулому. При цьому вказуються найменування об'єктів і їхнє місцезнаходження, основні технічні характеристики, частка участі фірми в створенні об'єкта, його вартість, а також дані про осіб, що можуть підтвердити представлену про це інформацію. Крім того, запитуються фотографії, брошури, статті, довідкові матеріали і будь-які інші документи і свідчення, що характеризують здатність претендента виконати визначені роботи.

При оголошенні тендеру з попередньою кваліфікацією замовник запрошує до подачі тендерних пропозицій тільки претендентів, що представили вищевказану інформацію і пройшли конкурсний добір.

Друга проблема (проблема відповідності норм і стандартів) експортерів на даному етапі не може бути вирішена в попередньому порядку і залежить насамперед від консультанта, що складає тендерну специфікацію.

Факторами, що впливають на, що закладаються в тендерну документацію концепції, є насамперед рівень науково-виробничого й економічного розвитку країни перебування інженерно-консультаційної фірми. До них відносяться: масштаби й інтенсивність проведених у країні науково-дослідних і дослідно-конструкторських розробок, стан виробничих потужностей і їхня відповідність структурі світового попиту в області предметів торгів, рівень продуктивності праці і витрат у галузі, що відповідає тематиці торгів. До суб'єктивного фактора, зв'язаному з внутрішньою обстановкою в країні консультанта, відноситься стан його ділових взаємозв'язків з ведучими національними продуцентами машинно-технічної продукції й інженерно-будівельних послуг.

Перша група факторів безпосередньо впливає на типи і технічні характеристики устаткування, що закладається в тендерну документацію, терміни виконання і постачань, передбачені в документації.

При розвитому суб'єктивному факторі національні підрядчики і виробники країни консультанта виявляються в переважному положенні перед іншими учасниками торгів, яким, у випадку розбіжності з вимогами тендерних специфікацій, приходиться доводити замовникові обґрунтованість відхилень від вимог специфікацій.

У практиці проведення міжнародних торгів тендерна пропозиція учасника торгів вважається офертою продавця. У цій якості вона може бути прийнята замовником (покупцем) і обов'язкова для виконання претендентом. Це загальне положення, однак, може бути модифіковане в тих випадках, коли в пропозиції оферента чітко зафіксоване положення про те, що пропозиція не є обов’язковою, підлягає обговоренню на наступних переговорах або оформленню у виді формального контракту.

У силу даної обставини важливого значення набуває право, застосовуване до тендерних угод, що звичайно обмовляється в тендерній документації. Матеріальна відповідальність оферента на цьому етапі виражається в тім, що подача пропозиції супроводжується представленням документа, що підтверджує внесення в банк країни — організатора торгів застави «серйозності пропозиції», що може доходити до 5 % від загальної ціни пропозиції. Застава не повертається, якщо претендент відзиває свою пропозицію до закінчення терміну його дії або виявляється нездатним виконати замовлення відповідно до контракту, підписаному в результаті виграшу тендеру.

На етапі подачі пропозицій основною проблемою експортера стає ухвалення рішення про доцільність участі в конкретних торгах. Згідно даним спеціальної літератури, основними факторами, що впливають на рішення потенційного претендента, є:

- розмір замовлення;

- співвідношення обсягів постачань і послуг;

- терміни виконання замовлення;

- власні можливості експортера і частка предмета торгів у загальному обсязі замовлень, розташовуваних організаторами торгів;

- вартість підготовки тендерних пропозицій;

- ступінь можливої конкуренції;

- прогнозований прибуток;

- засобу, виділювані замовником для виконання замовлення;

- перспектива одержання наступних замовлень, зв'язаних із предметом торгів.

Як відзначає ряд дослідників, останній фактор на практиці може виявитися вирішальної для експортерів, що часто йдуть на заниження цін пропозицій по оголошених торгах у розрахунку на одержання більш вигідних замовлень надалі.

Наступним проблематичним моментом на етапі підготовки тендерних пропозицій є оцінка оферентами своїх можливостей укластися в терміни розробки пропозицій. При цьому не є виключенням випадки, коли претенденти звертаються до замовника з проханням про збільшення часу, спочатку виділеного для підготовки оферти. У практиці проведення міжнародних торгів подібні дії оферентів не розглядаються як непрестижні при наявності в претендентів вагомих причин обґрунтувати своє прохання, наприклад необхідністю розробки більш ретельного і науково обґрунтованої техніко-комерційної пропозиції.

У західній концепції головними критеріями успіху при складанні оферентами тендерних пропозицій є: найменше відхилення від вимог тендерної документації, включення в пропозицію найбільш передових технологій, конкурентоздатна ціна і «розумний» термін виконання замовлення.

Найбільш важливою частиною тендерної пропозиції вважається його технічна частина. У ній не тільки розкриваються професійні можливості потенційного контрагента, але й обмовляються ціни і терміни виконання замовлення. Як правило, технічна частина пропозиції складається з двох частин: що констатує і переліку відхилень. У частині, що констатує, часто іменованої «технічний опис», наводяться дані про властивості пропонованих товарів і послуг відповідно до вимог тендерних специфікацій. У переліку технічних відхилень утримуються пояснення причин невідповідності пропозиції по ряду технічних параметрів вимогам тендерної документації. Даний перелік дозволяє замовникові оцінити переваги або недоліки пропонованих технологій, товарів або послуг у порівнянні з моделлю, закладеної в первісних специфікаціях.

Аналогічна структура властива також комерційної частини пропозиції, що включає опис комерційних умов контракту і перелік пунктів, по яких у претендента маються розбіжності з контрактними умовами, записаними в тендерній документації.

Як вважають західні економісти, контрактні умови тендерних пропозицій мають підлегле значення на першому етапі торгів, тому що їхнє остаточне узгодження відбувається на етапі переговорів замовників з переможцями торгів. У міжнародній практиці, однак, зустрічаються випадки, коли при наявності достатнього часу оферти додають до пропозиції свій варіант контрактних умов, що може розглядатися замовником як прийнятний для претендента без додаткових переговорів.

При відсутності достатнього часу або повних вихідних даних для розробки детального варіанта контрактних умов на даному етапі оферти керуються наступними двома принципами формування умов контракту: прийняття або заперечення в цілому формулювань замовника.

Приймаючи в цілому варіант контрактних умов, записаних у тендерній документації, оферент вказує у своїй пропозиції, що вони підлягають обговоренню на переговорах з наступним підписанням формального контракту. При цьому мається на увазі, що контрактні умови тендера є прийнятною основою для таких переговорів, під час яких претендент вважає себе вправі запропонувати ряд змін, доповнень або скорочень.

Заперечуючи в цілому контрактні умови, запропоновані замовником у тендері, оферент указує, що основою для наступних переговорів можуть служити лише стандартні умови угод, прийняті в його організації.

У сучасних умовах багато оферентів, приймаючи в цілому контрактні умови замовника, додають до пропозиції окремий список виправлень до цих умов і вказують, що, у випадку їхнього прийняття, пропозиція може бути акцептовано замовником. При негативному підході до пропозиції оферента додаються його стандартні контрактні умови і вказується можливість акцепту пропозицій при згоді замовника з даними умовами.

Одним із проблематичних питань сучасної тендерної практики є термін дії пропозиції оферента, тобто термін, протягом якого замовник вправі присудити йому перемогу в торгах. Звичайно цей термін вказується в тендерній документації і складає від 30 до 120 днів з дати прийому пропозицій. При відсутності посилання на термін дії рік пропозицій у тендерній документації оферти вправі призначити його самостійно і зафіксувати у своєї оферті. У практиці проведення великомасштабних торгів відзначаються також випадки звертання замовників до оферентів із проханням продовжити термін дії пропозицій останніх. У цих випадках оферти, даючи свою згоду, вправі переглянути ціни своїх пропозицій з урахуванням ескалації цін за відповідний період.

Для сучасних торгів характерне прагнення міжнародних підрядчиків і постачальників вручати свої пропозиції в останній момент перед витіканням терміну подачі пропозицій. Для зниження ризику випадкових затримок при доставці пропозицій у країну проведення торгів часто практикується відправлення двох і більш груп з дублікатами тендерних пропозицій, що доставляються різними маршрутами і видами транспорту [10].

2.3 Визначення переможця тендеру та укладання угоди

На наступному етапі міжнародних тендерних процедур, де визначається переможець торгів, найбільш актуальною проблемою є питання про статус переможця. У більшості випадків присудження замовлення оференту, що виграв торги, не є достатньою підставою для того, щоб вважати угоду зробленої. Як указувалося вище, умовами самих тендерних пропозицій передбачається проведення послідуючих переговорів, для остаточного узгодження ціни й інших умов контракту. У даний час не більш 80% переможців торгів стають фактичними виконавцями замовлень.

Сучасна практика показує, однак, що можливі випадки, коли замовник звертається до переможця торгів із проханням приступити до виконання замовлення, не чекаючи проведення остаточних переговорів і підписання формального контракту. Погоджуючись на таке прохання, переможець торгів піддає себе ризикові необоротних втрат у випадку, якщо переговори, що ведуться паралельно з початком виконання замовлення, закінчаться безрезультатно в силу розбіжності думок сторін про ціну й інші умови контракту.

Для подібних ситуацій у даний час характерні вимоги переможців торгів до замовника про надання письмової гарантії оплати виконаної частини замовлення навіть, у випадку відмовлення сторін підписати формальний контракт. При цьому розцінки на виконання робіт або постачань залишаються на рівні, зафіксованому в пропозиції переможця, або узгоджуються між сторонами додатково.

Таким чином, що переважає тенденцією в сучасній тендерній практиці є розгляд присудження виконання замовлення на торгах переважно як запрошення до подальших переговорів, що можуть проводитися не тільки з переможцями торгів, але і з оферентами, що зайняли наступні місця. Іноді такі рівнобіжні переговори можуть проводитися одночасно, що змушує оферентів йти на усі великі поступки.

Іншими методами впливу на переможців тендеру з боку замовників, є спроби змінити в останній момент у свою користь погоджені протягом тривалих переговорів умови контракту перед його підписанням офіційним представником оферента, що прибув у країну замовника спеціально з цією метою. Зустрічаються також випадки повної зміни складу делегації замовника на заключному етапі переговорів, що викликає необхідність повторного розгляду раніше погоджених питань.

Фактором, що сприяє успішній роботі представників оферентів у країні замовника, є залучення до переговорів місцевих посередницьких фірм, субпідрядників, субпостачальників і представників сторони, що фінансує. За останнім часом при тендерних переговорах значно зросла роль висококваліфікованих перекладачів. Однієї з причин цього є тенденція трактувати розбіжності в текстах контрактів мовою оферента і замовника на користь останнього [6].

3 Роль міжнародних тендерів у розвитку міжнародної торгівлі

Динаміка конкурентного середовища, зростаюча складність предметів торгівлі, загальна тенденція до глобалізації світових товарних ринків зумовили формування таких тенденцій в практиці проведення


9-09-2015, 02:01