Реферування в обробці документації
Зміст
Вступ
1. Реферування. Реферат, його функції і класифікація
2. Основні вимоги до реферату
3. Особливості реферування різних документів
Висновки
Література
Вступ
В сучасних умовах глобальної інформатизації суспільства, стрімкого розвитку стосунків ділового партнерства (в тому числі і закордонних контактів) помилковим було б думати, що професія секретаря-референта обмежується прийманням відвідувачів, відповідями на дзвінки, носінням документів на підпис керівникові. Так було в недалекому минулому. Сьогодні ж секретар - це універсальний (і свого роду унікальний) фахівець, що може практично все. А для цього, зрозуміло, він повинен володіти відповідними знаннями із найрізноманітніших галузей науки і техніки, зокрема, інформатики, педагогіки, психології, документознавства, етики і естетики, мовознавства та ін. Звідси і складність професії, труднощі в роботі, особливо початківця. Легко працювати тільки поганому секретарю, але такі, як правило, довго не затримуються на цій посаді. Зайве наголошувати, що секретар - це обличчя фірми, її імідж, зрештою, її фінансова успішність і стабільність. Ділові партнери, спілкуючись насамперед із секретарем, складають думку про всю організацію, і потім цю думку дуже важко змінити.
Сучасне суспільство потребує все більше кваліфікованих спеціалістів з такої важливої сфери управлінської діяльності, як референтна справа. Лише на перший погляд може здатися, що професія секретаря-референта досить проста і працювати ним зможе будь-хто. Заглибившись у суть справи, розуміємо, що ця праця потребує не тільки відмінних фахових знань, а й багатьох особистих якостей, які є далеко не в кожного.
Тема курсової роботи – «Реферування в обробці документації».
Мета курсової роботи – ознайомитися з особливістю реферування, реферату, його функціями і класифікацією, основними вимогами до реферату, особливістю реферування різних документів.
1. Реферування. Реферат, його функції і класифікація
Реферування - це процес аналізу первинного документа й складання реферату. Отже, це інтелектуальний творчий процес, що потребує осмислення, аналітико-синтетичної обробки інформації та створення нового документа - реферату, котрий має специфічну мовностилістичну форму. Методика реферування полягає впослідовному здійсненні операцій, пов’язаних з оцінкою, відбором, аналізом і узагальненням відомостей, які містяться у первинному джерелі. Процес реферування базується на виконанні цих логічних операцій [13, с. 25]. Результатом реферування документов є вторинні документи - реферати.
Реферат - це стислий виклад змісту первинного наукового документа з основними фактичними відомостями та висновками і без інтерпретації чи критики. При реферуванні здійснюється мікрозгортання інформації, і тому реферат більш повно розкриває зміст першоджерела, ніж інші продукти аналітико-синтетичної обробки документів.
Ознайомлення з рефератами дає змогу оперативно одержати коротку інформацію про зміст первинних документів і завдяки цьому максимально правильно вирішити питання про необхідність використання їх. Інколи таке ознайомлення навіть замінює вивчення першоджерела, що особливо важливо, коли воно з якихось причин недоступне.
Реферати часто розглядають як моделі первинних документів, оскільки вони не тільки передають зміст, а й зберігають читацьку спрямованість документа, який реферується.
Основною сферою складання рефератів виступає науково-технічна інформація. Саме органами НТІ різних рівнів створюються автоматизовані ІПС і традиційні картотеки.
Функції реферату.
При використанні рефератів реалізується ціла низка різноманітних функцій. Основними функціями реферата вважаються такі: інформаційна, індикативна, пошукова, адресна, довідкова, науково-комунікативна, сигнальна, прогностична і функція індексування. Зрозуміла суть інформаційної функції - реферат містить цілісну, узагальнену інформацію про зміст первинного документа. Суть індикативної функції полягає в тому, що реферат дає користувачам інформацію про невідомі, але відповідні їхнім запитам документи, вказує на їхнє існування, характеризує певні їхні ознаки. Оскільки реферат є моделлю первинного документа, його можна розглядати як пошуковий образ цього документа і здійснювати бібліографічний пошук, тобто реферату притаманна пошукова функція. З пошуковою пов'язана адресна функція, яка виконується завдяки наявності в рефераті бібліографічного опису. Реферат містить конкретні фактичні відомості, тому за його допомогою можна одержати потрібну довідку. Так реалізується довідкова функція. Ознайомлення з рефератами з певної галузі знання, проблеми може допомогти одержати відомості про результати наукових досліджень, винаходи, про проблеми, над якими працюють учені, тощо, і це становить суть науково-комунікативно) функції. Сигнальна функція реалізується, коли реферат повідомляє про публікацію або надходження до фонду нових документів. Здійснивши аналіз за допомогою рефератів змісту основного потоку документів з певної галузі науки або галузі практичної діяльності, можна прогнозувати їхній подальший розвиток, виникнення нових проблем, напрямів досліджень тощо, тобто реферати виконують прогностичну функцію. Функція індексування - як правило, ключові слова вибираються не з тексту первинного документа, а з тексту реферата, що дає змогу значно скоротити час і зусилля при написанні.
Щоб повноцінно виконувати зазначені функції, реферат має відповідати певним вимогам, зокрема: повнота, об'єктивність, змістовність, стислість, зрозумілість. Це передбачає, що реферат має повно відобразити зміст документа, передати позицію його автора, однак він має бути лаконічним, не подавати зайвої інформації, загальновідомих положень, має бути зрозумілою логіка викладу матеріалу автором, до того ж мова тексту реферата має. бути доступною користувачам, "читабельною".
Класифікація рефератів.
Проблему класифікації рефератів вирішити однозначно досить складно у зв'язку з різноманітністю їхніх функціональних властивостей, особливостей їхнього створення і використання, характером і тематикою первинних документів. Тому існує велика кількість класифікацій рефератів, що ґрунтуються на різних типоутворювальних ознаках. Найбільш відомими і поширеними є класифікація, яка склалася в практиці органів науково-технічної інформації, а також класифікація, розроблена санкт-петербурзькими вченими-інформатиками. Обидві класифікації мають багато спільного, оскільки базуються на найважливіших ознаках документів. Виходячи з цих класифікацій, основними видами рефератів можна вважати ті, які розглядаються нижче.
За глибиною розкриття змісту реферати поділяють на інформативні та індикативні. Інформативний реферат може виконувати весь комплекс властивих рефератам функцій, оскільки він максимально повно розкриває зміст первинного документа. У такому рефераті здебільшого наводять відомості про предмет дослідження і мету роботи, про методи, умови й основні результати дослідження; подають пропозиції автора щодо застосування результатів дослідження, основні характеристики розглянутих технологічних процесів, технічних виробів; ознайомлюють з новою інформацією про відомі явища, предмети тощо.
Головне завдання індикативного реферату звернути увагу користувача інформації на певний документ і допомогти прийняти рішення про необхідність звертатися до нього. Тому такий реферат містить лише відомості про головні аспекти змісту первинного документа. Тут немає детальної фактографічної інформації, практичних і теоретичних результатів, висновків. Індикативні реферати складають здебільшого на документи великого обсягу, наприклад, на монографії, звіти про науково-дослідні роботи й т. ін.
Деякі фахівці виділяють ще аспектні реферати або реферати-резюме. їх складають на основі переробки інформації, що стосується не первинного документа загалом, а лише кількох або навіть одного змістового аспекту, який є цікавим для певної групи користувачів.
За кількістю охоплених джерел реферати можуть бути монографічні (одноджерельні) і зведені (багатоджерельні, оглядові). Монографічним є реферат, у якому міститься згорнута інформація з одного первинного документа. Зведений (багатоджерельний, оглядовий) реферат містить інформацію з кількох первинних документів, присвячених одній темі.
За призначенням реферати можна поділити на загальні (універсальні) та цільові (спеціалізовані). Загальний реферат призначений для використання широким колом користувачів. Такий реферат орієнтує на задоволення не конкретного інформаційного запиту, а інформаційних потреб з певної галузі науки, практичної діяльності. Цільові реферати складають для задоволення конкретних інформаційних запитів, вони мають чітку читацьку адресу.
Залежно від методу викладу матеріалу реферати поділяють на реферати-екстракти і перефразовані (інтерпретовані). Перші складено із запозичених з тексту першоджерела речень, а другі - це текст, який референт написав самостійно шляхом перефразування і скорочення тексту першоджерела.
За формою розрізняють текстові і бланкові реферати. Абсолютна більшість рефератів мають текстову форму, тобто це зв'язний текст, до якого можуть входити ілюстрації, таблиці, графіки, формули. Бланкові поширилися завдяки виникненню формалізованих методик складання рефератів. Вони можуть бути анкетними, табличними, телеграфного стилю. Анкетний реферат - це відповіді на заздалегідь сформульовані запитання. Якщо запитання стосуються кількох об'єктів, а відповіді розміщено у відповідних колонках (графах) таблиць, реферат називають табличним. Реферати телеграфного стилю - це коротке повідомлення про зміст документа, яке схоже на текст телеграми.
Крім того реферати розрізняють за обсягом (короткий і розширений), за укладачем (авторський і неавторський - рєферентський), за використанням засобів автоматизації (ручний - підготовлений людиною) і автоматичний (з використанням ЕОМ).
Між усіма розглянутими видами рефератів існують різноманітні зв'язки. На практиці навіть не завжди просто визначити вид деяких конкретних рефератів. Зрозуміло, що реферати можуть мати відмінності, зумовлені особливостями відповідних первинних документів: їхнім цільовим призначенням, характером інформації, обсягом, структурними і текстовими ознаками тощо. Може мати значення і та обставина, опубліковано документ, чи ні.
Питання класифікації рефератів, визначення їхніх типологічних ознак має важливе значення для практики. Ці відомості відіграють велику роль у відборі матеріалів для реферування, в організації діяльності референтських служб, у розподілі обов'язків між ними, у визначенні ряду документів для реферування в національних органах інформації. Чітке визначення видів рефератів необхідне для референтів і редакторів, для укладачів інструкцій з реферування, для індексаторів і розробників алгоритмів автоматизованого реферування та індексування текстів тощо.
2. Основні вимоги до реферату
При написанні реферату необхідно дотримуватись вимог Державного стандарту України ДСТУ 3008-95.
Загальні вимоги:
- чіткість та логічна послідовність викладення матеріалу;
- переконливість аргументації;
- стислість і точність формулювань, які виключають можливість неоднозначного тлумачення;
- конкретність викладення результатів дослідження;
- обґрунтованість рекомендацій та пропозицій. У рефераті повинні бути відображеними:
- актуальність тематики та відповідність сучасному стану науки, техніки і питанням виробництва;
- обґрунтування вибраного направлення досліджень, методів розв'язку задачі та їх порівняльні оцінки;
- аналіз та узагальнення існуючих результатів;
- розробка загальної методики проведення досліджень;
- характер і зміст виконаних теоретичних досліджень та розрахунків, методи досліджень;
- обґрунтування необхідності проведення експериментальних досліджень, принцип дії розроблених програм, характеристики цих програм, оцінка похибок розрахунків, отримані експериментальні дані;
- оцінка повноти розв'язку поставленої задачі;
- оцінка достовірності отриманих результатів, їх порівняння з аналогічними результатами;
- наукова та практична цінність виконаної роботи.
Структура реферату:
- титульний аркуш;
- зміст;
- перелік умовних позначень, символів, одиниць скорочень і термінів (за необхідності);
- вступ;
- суть реферату (основна частина);
- висновки;
- список використаних джерел (перелік посилань);
- додатки (за необхідності).
Вимоги до змісту структурних частин
Титульний аркуш.
Титульний аркуш є першою сторінкою реферату, який містить:
- найменування вищого навчального закладу, факультету, кафедри, де виконана робота;
- назву роботи;
- прізвище, ім'я, по батькові автора та його статус;
- науковий ступінь, вчене звання, прізвище, ім'я, по батькові передбачуваного наукового керівника і (або) консультанта;
- місто та рік.
Зміст реферату.
Зміст подають безпосередньо після титульного аркуша, починаючи з нової сторінки. До змісту включають структурні елементи у такому порядку: перелік умовних позначень, символів, одиниць скорочень і термінів (за необхідності); вступ; послідовно перелічені найменування всіх розділів, підрозділів і пунктів (якщо вони мають заголовок) суті роботи; висновки; рекомендації (за необхідності); список використаних джерел; назви додатків і номери сторінок, які містять початок відповідного матеріалу.
Перелік умовних позначень, символів, одиниць скорочень і термінів
Перелік умовних позначень, символів, одиниць скорочень і термінів складають за умови повторення таких елементів більше трьох разів у тексті та вміщують безпосередньо після змісту, починаючи з нової сторінки. Інакше - їх розшифровку наводять у тексті при першому згадуванні. Якщо у роботі вжита специфічна термінологія чи використано маловідомі скорочення, нові символи, позначення і таке інше, то їх перелік може бути поданий у вигляді окремого списку, який розміщують перед вступом.
Перелік треба друкувати двома колонками, в яких зліва за абеткою наводять скорочення, справа - їх детальну розшифровку.
Вступ розташовують після переліку умовних позначень, символів, одиниць скорочень і термінів (якщо він є), починаючи з нової сторінки. У вступі розкривають сутність і стан наукової задачі та її значущість, підстави та вихідні дані для розробки теми, обґрунтування необхідності проведення дослідження. Далі подають загальну характеристику роботи у рекомендованій нижче послідовності.
Обґрунтовують актуальність та доцільність роботи для розвитку відповідної галузі науки чи виробництва, особливо на користь України, шляхом аналізу та порівняння з відомими розв'язаннями наукової задачі.
Коротко викладають зв'язок вибраного напрямку досліджень з планами організації, де виконана робота, а також з галузевими та (або) державними планами, програмами.
Формулюють мету роботи і задачі, які необхідно вирішити для досягнення поставленої мети.
У вступі треба коротко відобразити оцінку сучасного стану досліджуваної проблеми, обґрунтування вибраної теми та необхідності проведення досліджень, відмічаючи:
- практично розв'язані задачі;
- прогалини знань, що існують у даній галузі;
- провідних вчених і фахівців даної галузі; актуальність та новизну теми;
- взаємозв'язок з іншими роботами.
Необхідно також дати коротку характеристику розділів реферату.
Основна частина.
Суть роботи вміщують після вступу, починаючи з нової сторінки. Суть роботи - це викладення відомостей про предмет дослідження, необхідних і достатніх для розкриття сутності даної роботи (опис теорії, методів, характеристик створеного об'єкта, принципів дії об'єкта, основних принципових рішень, що дають уявлення про його устрій і т. ін.) та її результатів. Викладаючи суть роботи, особливу увагу приділяють новизні у ній, а також питанням сумісності, взаємозамінності, надійності, безпеки, екології. Суть роботи викладають, поділяючи матеріал на розділи. Кожний розділ починають із нової сторінки.
У розділах основної частини подають:
- огляд літератури за темою і вибір напрямків досліджень;
- виклад загальної методики і основних методів досліджень;
- експериментальну частину і методику досліджень;
- відомості про проведені теоретичні і (або) експериментальні дослідження;
- аналіз і узагальнення результатів досліджень.
Висновки.
Висновки розташовують безпосередньо після викладення суті роботи, починаючи з нової сторінки. У висновках наводять оцінку одержаних результатів дослідження (наукову, практичну, соціальну цінність). Ця частина містить висновки автора стосовно суті проблеми, питань, що розглядались у роботі, можливих галузей використання здобутих результатів роботи.
У висновках необхідно наголосити на якісних та кількісних показниках отриманих результатів, викласти рекомендації щодо їх використання.
Текст висновків можна поділяти на пункти.
Рекомендації.
Рекомендації вміщують, якщо це потрібно, після висновків, починаючи з нової сторінки. У рекомендаціях визначають подальші роботи, які вважають необхідними, приділяючи основну увагу пропозиціям щодо ефективного використання результатів дослідження. Текст рекомендацій можна поділяти на пункти.
Список використаних джерел.
Список використаної літератури, який починають з нової сторінки, завершує основну частину. Перелік джерел, на які є посилання в основній частині роботи, наводять після рекомендацій, якщо вони є. Список використаних джерел - елемент бібліографічного апарату, котрий містить бібліографічні описи використаних джерел. Бібліографічний опис складають безпосередньо за друкованим твором або виписують із каталогів і бібліографічних покажчиків повністю без пропусків будь-яких елементів, скорочення назв і т. ін. Порядкові номери описів у переліку є посиланнями у тексті (номерні посилання). Список використаної літератури складають із джерел у тому порядку, за яким вони вперше згадуються у тексті (найбільш зручний для користування).
Додаток.
Додаток необхідно починати з нової сторінки. У додатках вміщують матеріал, який:
- є необхідним для повноти роботи, але включення його до основної частини роботи може змінити логічне та впорядковане уявлення про роботу;
- не може бути послідовно розміщений в основній частині роботи через великий обсяг або способи відтворення;
- може бути вилучений для широкого кола читачів, але є необхідним для фахівців. У додаток, за необхідності, можна включити допоміжний матеріал, наприклад:
- проміжні математичні доведення, формули, рівняння та розрахунки;
- таблиці додаткових цифрових даних;
- протоколи і акти випробувань, впровадження;
- опис нових програм, які використовувались при проведенні експериментів та розрахунків;
- інструкції, методики, опис алгоритмів і програм реалізації на комп'ютерах створених методів;
- текст розроблених програм;
- ілюстрації допоміжного характеру.
3. Особливості реферування різних документів
Загальні правила складання рефератів не завжди враховують особливості окремих наукових документів, які виявляються в процесі їх реферування, тому керуватися тільки цими правилами часто неможливо. З огляду на це загальні правила і положення набувають розвитку й уточнення в спеціальній методиці реферування окремих видів наукових документів, а також документів різної тематики. Розглянемо найважливіші особливості обробки документів, які найчастіше підлягають реферуванню.
Реферування статей.
Наукові статті становлять нині більшість реферованих документів. На них складають пристатейні реферати, короткі та розширені реферати для реферативних журналів, розширені реферати для видань експрес-інформації тощо.
Обираючи статті для реферування і в процесі складання рефератів, враховують їхні найважливіші змістові та структурні ознаки, відмінності. Під цими ознаками розуміють чітку тематичну спрямованість; глибокий аналіз і ґрунтовну наукову переробку матеріалу; широту теоретичних і практичних узагальнень; аргументованість висновків і пропозицій; оперативність, актуальність, інформаційну новизну; достатній читацький інтерес. Усі названі ознаки можуть по-різному проявлятися в різних статтях, що зумовлено галуззю науки чи практики, цільовим призначенням статті, її профілем (загальна стаття чи спеціальна), читацькою адресою та іншими чинниками аж до своєрідності авторського стилю і традицій, що склалися в редакціях і в окремих країнах. З погляду структурних особливостей у тексті статей чітко виділяють вступну частину, основну частину і висновки. Головний зміст реферату формулюють відповідно до інформації, яку містить основна частина. Окремі елементи може бути включено до реферату із вступу, це найчастіше відомості довідкового характеру. Із заключної частини до реферату включають оцінки теоретичного і практичного значення результатів.
Пристатейний реферат здебільшого складає автор статті і, як правило, реферат є індикативним за глибиною викладу. У ньому вміщують узагальнену характеристику змісту статті, викладають найсуттєвіші результати. Проте короткий реферат може бути й інформативним. Вибір виду реферату залежить від цінності змісту статті, її читацької адреси, доступності, а також від особливостей видання, в якому опубліковано статтю.
Розширені реферати повніше відображають зміст першоджерела і більші за обсягом. Так,
8-09-2015, 12:35