Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.
Объектом настоящего исследования является ЗАО «Оренбург-GSM».
Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.
Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.
Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:
- определить цель, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами;
- определить нормативные и законодательные документы учета расчетов с подотчетными лицами;
- оценить уровень существенности, внутренний контроль и аудиторский риск;
- составить план и программу аудита;
- рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;
- проанализировать полученный материал и сделать выводы.
В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные пособия российских авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.
Официальной базой выработки основных направлений по аудиту расчетов с подотчетными лицами явились законодательные и нормативные документы (Федеральные законы, кодексы, Положения, ПБУ, Методические указания, План счетов и др.).
1 Цель, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами
Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности». Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.
Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.
Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:
- Проверка документального подтверждения расчетных операций:
- Контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа
- Проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет
- Проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов
- Сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе
В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:
1. Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:
- авансовый отчет (форма №АО -1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;
- журнал регистрации авансовых отчетов,
- приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
- командировочное удостоверение (форма Т – 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).
- список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы,
- приказы об утверждении смет представительских расходов,
- сметы представительских расходов,
- главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,
- журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.;
2. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА №1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность);
3. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.
2. Организационно-экономическая характеристика ЗАО «Оренбург-GSM»
Закрытое акционерное общество «Оренбург-GSM» (Общество) является юридическим лицом и действует на основании Устава и Законодательства РФ.
Акционерами Общества могут быть признающие положения Устава:
- юридические лица и граждане РФ и других государств СНГ;
- иностранные юридические лица, включая, в частности, любые компании, фирмы, предприятия, организации, ассоциации, созданные и правомочные осуществлять инвестиции в соответствии с законодательством страны своего местонахождения;
- иностранные граждане, лица без гражданства, российские граждане и граждане государств содружества, имеющие постоянное местожительство за границей, при условии, что они зарегистрированы для ведения хозяйственной деятельности в стране их гражданства или постоянного местожительства;
- международные организации.
Полное фирменное наименование: Закрытое акционерное общество «Оренбург-GSM».
Целью ЗАО «Оренбург-GSM» является извлечение прибыли.
ЗАО «Оренбург-GSM» осуществляет следующие виды деятельности:
- строительство систем электросвязи, в том числе радиотелефонной связи;
- предоставление услуг электросвязи, в том числе радиотелефонной, юридическим и физическим лицам;
- эксплуатация сетей сухопутной подвижной радиосвязи, информационно-коммуникационных сетей и сервисного обслуживания аппаратуры;
- осуществление ремонтно-строительных, пуско-наладочных, ремонтно-восстановительных работ;
- внешнеэкономической деятельности с учетом требований действующего законодательства;
- рекламных и информационных мероприятий;
- предоставление информационно-справочных услуг;
- ремонта и обслуживания техники на договорной основе;
- посреднических функций: исполнение поручений по управленческим, валютно-финансовым, договорно-правовым вопросам;
- представительства интересов зарубежных фирм и организаций;
- сдачи в аренду имущества, принадлежащего обществу;
- операций по экспорту товаров и работ (услуг);
- выполнение строительно-монтажных работ;
- монтаж технологического оборудования;
- деятельность в строительстве.
Деятельность ЗАО «Оренбург-GSM» не ограничивается оговоренной в Уставе. Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.
Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, включая имущество, переданное ему акционерами в счет оплаты акций. Общество может от своего приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Общество вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами.
Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым обществом самостоятельно, кроме случаев, предусмотренных законодательством.
Общество вправе привлекать для работы российских и иностранных специалистов, самостоятельно определять формы, системы, размеры и виды оплаты их труда.
Вмешательство в административную и хозяйственную деятельность общества со стороны государственных, общественных и других организаций не допускается, если это не обусловлено их правами по осуществлению контроля и ревизии согласно действующему законодательству.
Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.
Органами управления ЗАО «Оренбург-GSM» являются:
- Общее собрание акционеров;
- Совет директоров;
- Генеральный директор;
- Ликвидационная комиссия на период ликвидации.
Органом контроля за финансово-хозяйственной и правовой деятельностью Общества является ревизионная комиссия (ревизор) Общества.
Совет директоров и ревизионная комиссия избираются Общим собранием акционеров в порядке, предусмотренном ФЗ «Об акционерных Обществах» и Уставом.
Ликвидационная комиссия при добровольной ликвидации Общества избирается общим собранием в порядке, предусмотренном Федеральным законом «Об акционерных обществах» и Уставом. При принудительной ликвидации ликвидационная комиссия назначается судом (арбитражем).
Высшим органом управления Общества является общее собрание его акционеров. К его компетенции относятся: внесение изменений и дополнений в Устав или утверждение устава в новой редакции; реорганизация, ликвидация Общества; определение количественного состава Совета директоров; определение количества, номинальной стоимости акций; увеличение, уменьшение уставного капитала; решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ «Об акционерных обществах».
К компетенции Совета директоров Общества относятся следующие вопросы: определение приоритетных направлений деятельности Общества; созыв годового и внеочередного общих собраний акционеров; утверждение повестки дня общего собрания акционеров; определение цены имущества, цены размещения и выкупа эмиссионных ценных бумаг; создание филиалов и открытие представительств; решение иных вопросов.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется Генеральным директором.
Генеральный директор осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества; имеет право первой подписи под финансовыми документами; распоряжается имуществом Общества для обеспечения его текущей деятельности; представляет интересы Общества, как в Российской Федерации, так и за ее пределами; утверждает штаты, заключает трудовые договоры с работниками; открывает в банках счета; организует ведение бухгалтерского учета и отчетности.
Генеральный директор назначается Советом директоров сроком на 3 года.
Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью осуществляется ревизионной комиссией Общества. Члены ревизионной комиссии избираются Общим собранием акционеров в количестве трех человек на срок до следующего годового Общего собрания акционеров большинством голосов акционеров – владельцев голосующих акций Общества, принимающих участие в собрании.
Таблица 2.1 – Динамика и структура имущества ЗАО «Оренбург-GSM», тыс.руб.
| Наименование показателя | 2005 г. | % |
2006 г. | % | 2007 г. | % | Изменение 2007г. к 2005 г. | |
| Сумма (+,-) | Темп роста % | |||||||
| Всего имущества | 159998 | 100 | 228855 | 100 | 264831 | 100 | +104833 | 165,5 |
| 1. Внеоборотные активы | 131239 | 82,0 | 211617 | 92,5 | 229229 | 86,6 | +97990 | 174,7 |
| 1.1Нематериальные активы | 3 | 0,002 | 1 | - | - | - | - | - |
| 1.2 Основные средства | 80690 | 50,4 | 87041 | 38,0 | 108291 | 40,9 | +27601 | 134,2 |
| 1.3 Отложенные налоговые активы | 204 | 0,1 | 170 | 0,1 | 403 | 0,2 | +199 | 197,5 |
| 1.4 Незавершенное строительство | 44979 | 28,1 | 115319 | 50,4 | 116624 | 44,0 | +71645 | 259,3 |
| 1.5 Прочие внеоборотные активы | 5363 | 3,3 | 9087 | 4,0 | 3911 | 1,5 | -1452 | 72,9 |
| 2.Оборотные активы | 28759 | 18,0 | 17238 | 7,5 | 35602 | 13,4 | +6843 | 123,8 |
| 2.1 Запасы | 5853 | 3,7 | 3886 | 1,7 | 2988 | 1,1 | -2865 | 51,1 |
| 2.2 НДС | 4076 | 2,5 | 985 | 0,4 | 834 | 0,3 | -3242 | 20,5 |
| 2.3 Дебиторская задолженность до 12 месяцев | 7566 | 4,7 | 11129 | 4,9 | 30187 | 11,4 | +22621 | 399,0 |
| 2.4 Денежные средства | 2286 | 1,4 | 1146 | 0,5 | 1561 | 0,6 | -725 | 68,3 |
| 2.5 Прочие оборотные активы | 92 | 0,1 | 92 | 0,04 | 32 | 0,01 | -60 | 34,8 |
Анализируя данные таблицы можно сделать вывод, что стоимость имущества в 2007 г. по сравнению с 2005 г. увеличилась на 66%. Наибольший удельный вес в имуществе занимают внеоборотные активы – 86,6%. Стоимость основных средств увеличилась на 27601 тыс.руб. или на 34,2%. Незавершенное строительство увеличилось на 71645 тыс.руб, т.к. ЗАО «Оренбург-GSM» осуществляет строительство станций, систем электросвязи. Увеличение незавершенного строительства является отрицательным моментом. Затраты по незавершенному строительству списываются на себестоимость продукции (работ, услуг), но при этом предприятие не получает прибыли от эксплуатации объектов строительства, не начисляет амортизацию. Положительной тенденцией является уменьшение запасов, вследствие того, что предприятие реализовывает их с целью получения прибыли. Дебиторская задолженность до 12 месяцев увеличилась на 22621 тыс.руб. по причине задолженности покупателей и заказчиков, а также персонала организации. Нематериальные активы, отложенные налоговые активы занимают в имуществе предприятия незначительную часть.
Таблица 2.2 - Динамика и структура источников финансирования ЗАО «Оренбург-GSM», тыс.руб.
| Наименование показателя | 2005 г. | % | 2006 г. | % | 2007 г. | % | Изменение 2007г. к 2005 г. (+;-) | |
| сумма | Темп роста | |||||||
| Всего источников | 159998 | 100 | 228855 | 100 | 264831 | 100 | +104833 | 165,5 |
| 1.Собственный капитал | 30678 | 19,2 | 48228 | 21,1 | 58411 | 22,1 | +27733 | 190,4 |
| 1.1 Капитал и резервы | 30678 | 19,2 | 48228 | 21,1 | 58167 | 22,0 | +27489 | 189,6 |
| 2.Заемные средства | 129320 | 80,8 | 180627 | 78,9 | 206664 | 78,0 | +77344 | 159,8 |
| 2.1 Долгосрочные обязательства | 63396 | 39,6 | 35353 | 15,4 | 54514 | 20,6 | -8882 | 86,0 |
| В т.ч. отложенные налоговые обязательства | 739 | 0,5 | 1483 | 0,6 | 1554 | 0,6 | +815 | 210,3 |
| 2.2 Краткосрочные обязательства | 65924 | 41,2 | 145274 | 63,5 | 152150 | 57,5 | +86226 | 230,8 |
| В т.ч. кредиторская задолженность | 52124 | 32,6 | 91631 | 40,0 | 116857 | 44,1 | +64733 | 224,2 |
На основании данных таблицы можно сделать вывод, что наибольший удельный вес в общей структуре источников занимают заемные средства – 78%. Это связано с тем, что ЗАО «Оренбург-GSM» испытывает недостаток в собственных средствах и вынуждено прибегать к кредитам и займам. Происходит уменьшение доли долгосрочных обязательств и одновременно увеличение доли краткосрочных обязательств.
В тоже время наблюдается положительная тенденция увеличения доли собственного капитала на 27733 тыс.руб., тем самым повышается финансовая устойчивость предприятия.
Таблица 2.3 - Анализ финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Оренбург-GSM»
| Наименование показателя | Ед.изм. | 2005 г. | 2006 г. | 2007 г. | Изменение 2007г. к 2005 г. | |
Сумма (+;-) |
Темп роста, % | |||||
| 1.Выручка от продажи | тыс. руб. | 184371 | 233706 | 272823 | +88452 | 148,0 |
| 2.Себестоимость проданных товаров (работ, услуг) | тыс. руб. | 141875 | 205433 | 246258 | +104383 | 173,6 |
| 3.Прибыль (убыток) от продаж | тыс. руб. | 42496 | 28273 | 26565 | -15931 | 62,5 |
| 4.Прочие доходы | тыс. руб. | 9851 | 9870 | 19137 | +9286 | 194,3 |
| 5.Прочие расходы | тыс. руб. | 7702 | 9418 | 25293 | +17591 | 328,4 |
| 6.Прибыль до налогообложения | тыс. руб. | 43440 | 22440 | 14121 | -29228 | 32,5 |
| 7.Чистая прибыль | тыс. руб. | 32648 | 16727 | 9940 | -22708 | 30,4 |
| 8.Среднесписочная численность работников | чел. | 117 | 120 | 123 | +6 | 105,1 |
| 9.Средняя стоимость основных средств | тыс. руб. | 84971,5 | 83865,5 | 97666 | +12694,5 | 114,9 |
| 10.Рентабельность продаж | % | 23 | 12 | 10 | -13 | 43,5 |
| 11.Фондоотдача | - | 2,2 | 2,8 | 2,8 | +0,6 | 127,3 |
| 12.Рентабельность основной деятельности | % | 24 | 10 | 5 | -19 | 20,8 |
| 13.Экономическая рентабельность | % | 22 | 9 | 4 | -18 | 18,2 |
Анализируя данные таблицы можно сделать вывод, что выручка от продаж в 2007 г. по сравнению с 2005 г. увеличилась на 88452 тыс. руб. в связи с ростом цен на товары и услуги, предоставляемые населению, т. е. рост цен на материалы, оборудование, рост тарифов за услуги электросвязи, а также вследствие расширения круга предоставляемых услуг.
Также наблюдается увеличение себестоимости проданных товаров (работ, услуг) на 104383 тыс. руб. На это также повлиял рост цен на рынке товаров и услуг.
Прибыль от продаж уменьшилась на 15931 тыс. руб. На это непосредственно оказало влияние увеличение себестоимости проданных товаров и услуг.
Рентабельность продаж снижается с каждым годом, вследствие уменьшения прибыли и увеличения себестоимости.
Показатель фондоотдачи увеличился на 0,6. Это является положительной тенденцией, т.к. он показывает сколько продукции было получено с каждого рубля основных фондов.
Рентабельность основной деятельности и экономическая рентабельность снизились на 79,2 и 81,8% соответственно. На это непосредственное влияние оказало уменьшение прибыли.
3. Анализ нормативных документов учета расчетов с подотчетными лицами
Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.
Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.
Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:
Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).
Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 – ФЗ, договор купли – продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.
Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 № 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. № 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).
Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.
План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.
Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 № 35
8-09-2015, 12:55