1. Методы документального контроля
Метод финансово-хозяйственного контроля характеризуется использованием общенаучных методических приемов исследования объектов контроля и собственных конкретно-научных эмпирических методических приемов экономического исследования.
Существуют две группы методов документального контроля.
1). Методы формально-правовой проверки документов :
а) проверка соблюдения правил составления, полноты и подлинности оформления документов;
б) сопоставление учетных и отчетных показателей с показателями бизнес-планов и установленными нормативами;
в) проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, т. е. проверка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам;
г) проверка арифметических расчетов клиента — перерасчет, т. е. арифметический (счетный) контроль и др.
2). Методы проверки реальности (достоверности) отраженных в документах обстоятельств и процессов :
а) сопоставление данных документов, отражающих операции с данными документами, которые явились основанием для этих операций;
б) получение письменного подтверждения от третьих лиц о реальности остатков на счетах денежных, счетах расчетов, счетах дебиторской и кредиторской задолженности и др.;
в) проверка записей в регистрах бухгалтерского учета и отчетности, правильности корреспонденции счетов;
г) аналитические процедуры (самостоятельно осуществляемые ревизором расчеты, часто значительные по объему);
д) прослеживание, под которым понимают процедуру, в ходе которой, проверяющий исследует некоторые первичные документы, проверяет отражение их данных в регистрах аналитического и синтетического учета, находит заключительную корреспонденцию и убеждается в правильности (неправильности) отражения в учете соответствующей операции;
е) специальные методы (встречная проверка, взаимная проверка, контрольное сличение, восстановление натурально-стоимостного учета, логическое исследование хозяйственных операций и др.);
ж) подготовка альтернативных балансов, как промежуточных — сырья, материалов, выхода продукции — так и заключительного бухгалтерского («пробного»).
Методы фактического контроля :
— инвентаризация;
— осмотр;
— обследование;
— контрольный запуск сырья в производство;
— лабораторный анализ качества товаров, сырья и готовой продукции;
— экспертная оценка;
— проверка объемов выполненных работ;
— проверка соблюдения трудовой дисциплины и фактического использования рабочего времени;
— получение устных и письменных объяснений, справок и ответов на заранее разработанные анкеты;
— контрольная покупка и др.
Знание и умение применения основных методов и приемов существенно повышает эффективность контроля. Все хозяйственные операции и факты хозяйственной жизни у экономических субъектов должны быть документированы. Проверяющий работает с первичными документами, учетными регистрами, формами отчетности и т. д. Документы могут быть либо доброкачественными, либо недоброкачественными, и частные задачи проверяющего нередко состоят в выявлении недоброкачественных документов с целью их последующего анализа и определения последствий их использования экономическим субъектом.
Для классификации документов по качественным признакам используют три критерия доброкачественности документов:
1) формальный критерий. Любой доброкачественный документ должен быть составлен по определенной форме. В РФ широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты;
2) критерий законности. Хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию, быть санкционированной в установленном порядке ответственными должностными лицами;
3) критерий действительности. Документ должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объемов, даты, участвующих в хозяйственной операции сторон или лиц и т. д. Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных критериев, являются недоброкачественными.
Недоброкачественные документы в свою очередь могут быть подразделены на две группы.
1. Документы, недоброкачественные по форме. Они отражают реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме. Однако среди них могут быть:
— неправильно оформленные, например, с использованием не типовой межведомственной формы, а той формы, которая применяется только в данной организации;
— неоформленные или недооформленные, например, без указания определенных реквизитов, обязательных для данного типа документов.
2. Документы, недоброкачественные по существу. Они могут отражать такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов, среди них могут быть:
— недоброкачественные документы, содержащие случайные ошибки или даже незаконные операции, например совершенные по незнанию;
— содержащие признаки материального или интеллектуального подлога.
Для этого среди подложенных документов выделяют:
материальный подлог — это документы, в которых содержатся подделки определенной части информации. Например, подделка подписи, исправление даты и т. п.;
интеллектуальный подлог — это такие документы, которые составлены и оформлены верно, но которые содержат заведомо ложную информацию.
Подлоги, сочетающие интеллектуальный и материальный подлоги, называются комбинированными .
Методические приемы документального контроля также подразделяют на:
— приемы проверки отдельного документа (формальная проверка, арифметическая проверка, нормативно-правовая проверка, проверка на действительность хозяйственной операции);
— приемы проверки нескольких документов по однотипным или взаимосвязанным хозяйственным операциям (встречная проверка, взаимная сверка);
— приемы проверки системных бухгалтерских записей (контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета, хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств, сканирование, наблюдения проверяющего, проверка документов и проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, подтверждения, прослеживания, подготовка альтернативного баланса).
Методические приемы проверки отдельного документа:
а) формальная проверка . Это визуальная проверка документов: проверка правильности заполнения реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, а также проверка наличия и подлинности тех реквизитов, которые предусмотрены для данного типа документов. Такие реквизиты, как подписи, печати, штампы, при необходимости можно сопоставить с реквизитами на других документах, составленных ранее или позднее;
б) арифметическая проверка . Она состоит в пересчете результатов таксировки, общих итогов, взаимоувязки начислений и удержаний (скидок) и т. д.;
в) нормативно-правовая проверка . Суть такой проверки зависит от хозяйственной операции, при этом проверяется соблюдение различных нормативов, инструкций, положений и т. п.;
г) проверка на действительность хозяйственной операции (в неискаженных объемах) или фактов экономической деятельности.
Среди наиболее часто используемых приемов проверки небольших количеств документов по однотипным или взаимосвязанным операциям различают: встречную проверку, взаимную сверку, контрольное сличение и др.
Встречная проверка — сопоставление двух различных вариантов одного и того же документа (а при необходимости и других взаимосвязанных с проверяемой хозяйственной операцией документов), а также учетных регистров, которые находятся в двух различных организациях либо даже в двух различных подразделениях одного и того же предприятия. При такой проверке могут быть вскрыты следующие злоупотребления:
1) полное или частичное недооприходование товарно-материальных ценностей и денежных средств, полученных от другой стороны, участвующей в хозяйственной операции;
2) присвоение выручки от реализации товаров, работ и услуг (в том числе и сдаваемой в банк);
3) наличие полностью или частично бестоварных операций;
4) излишнее списание товарно-материальных ценностей и денежных средств и др.
Взаимная проверка . Сопоставляются различные по своему наименованию и характеру документы, в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких взаимосвязанных операций.
Взаимная сверка позволяет выявить:
1) полностью или частично бестоварные или безденежные операции;
2) участие в торгово-хозяйственной деятельности неучтенных товаров;
3) создание неучтенных излишков различных материалов, сырья, товаров и тары, а также других ценностей с целью дальнейшего оформления подложных документов об их реализации или приобретении (с присвоением самих ценностей или их денежного эквивалента);
4) создание неучтенных излишков готовой продукции либо необоснованного начисления и выплаты заработной платы;
5) составление подложных бухгалтерских проводок либо проводок, не подтвержденных оправдательными первичными документами, и др.
2. Практическое задание
1. Составьте отчет кассира, включив в него данные об остатках на начало и конец дня, а также все данные о поступлении и выдаче денежных средств. Затем произведите корректировку содержания отчета от имени ревизора.
2. Проверьте ведение кассовых операций в универсаме № 57, после чего занесите данные проверки в таблицу.
3. Составьте акт инвентаризации денежных средств в кассе.
4. Составьте бухгалтерские записи по урегулированию инвентаризационных разниц.
Материал для выполнения практического задания:
Ревизор КРУ Л.П. Иванова в присутствии главного бухгалтера универсама Н.И. Зиминой, кассира Е.Ю. Пархоменко 15 мая 2009 г. осуществила проверку ведения кассовых операций универсама № 57.
Для определения выручки текущего дня ревизором Л.П. Ивановой были сняты показания счетчиков кассового аппарата. Они оказались на начало рабочего дня: 02482050.
На момент начала инвентаризации: 03623200.
При пересчете денежных купюр был определен остаток денег в кассе в сумме 4005 руб. 67 коп. Кроме того, кассиром Е.Ю. Пархоменко были предъявлены билеты денежно-вещевой лотереи на сумму 550 руб. 00 коп.
В кассовом отчете, составленном кассиром Е.Ю. Пархоменко, остаток на начало дня составил 3220 руб. 00 коп., при лимите 4000 руб. Кроме акта снятия остатков в кассе, к кассовому отчету были приложены документы, лежащие в основе деятельности кассира ревизуемого универсама:
1) приходный кассовый ордер № 12 от 15 мая 2009 г. на сумму 3060 руб. 60 коп., являющуюся выручкой за реализацию ранних овощей с лотков 14 мая 2009 г.;
2) расписка о взятии под отчет 200 руб. продавцом отдела приемки стеклопосуды А.В. Симоновой;
3) по расходному ордеру № 121 от 15 мая 2009 г. была выдана зарплата лоточникам Т.В. Цыгановой 455 руб. 77 коп. и А.И. Петровой 465 руб. 23 коп. Ревизором Л.П. Ивановой были затребованы соответствующие трудовые соглашения. Однако главным бухгалтером К.И. Зиминой они представлены не были;
4) по расходному ордеру № 122 от 15 мая 2009 г. работнице Е. И. Плотниковой выдан аванс 120 руб. 00 коп. для оплаты за стирку белья в прачечной. К расходному ордеру приложено заявление, подписанное директором и главным бухгалтером универсама;
5) по расходному ордеру № 123 от 15 мая 2009 г. выдана зарплата бывшего сотрудника И.С. Попова — 615 руб. 13 коп., ранее депонированная. В тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указаны фамилия, имя, отчество доверенного лица И.П. Скворцовой. Сопровождающих расходный ордер документов не обнаружено;
6) списана разъездная ведомость за апрель месяц на сумму 360 руб. 00 коп.;
7) по расходному ордеру № 124 от 15 мая 2009 г. списан реестр расходов по разгрузке сахарного песка за апрель месяц. По данным реестра песок завозился 5 раз в месяц в количестве 15 тонн. Деньги в общей сумме 300 руб. 00 коп. были получены шофером автомашины, завозившим товар, И.Д. Беловым. Однако при встречной проверке поступления товара было установлено, что сахарный песок завозился в универсам в апреле трижды в общем количестве 9 тонн;
8) по расходному ордеру № 125 от 15 мая 2009 г. выдано И.Д. Титову 50 руб. 00 коп. за ремонт дверных замков в универсаме № 57. Трудовое соглашение заключено;
9) в кассовом отчете отражено также списание платежной ведомости по зарплате за апрель 2009 г. в сумме 11 215 руб. 30 коп.
Решение
Кассовый отчет, составленный кассиром Е.Ю. Пархоменко, выглядит следующим образом:
Отчет кассира
Касса за 15.05.2009г Лист___ |
||||
№ документа |
От кого получено и кому выдано |
Счет, субсчет |
Приход, руб. |
Расход, руб. |
Остаток на начало дня |
90 |
3220 |
Х |
|
№12 |
Выручка за реализацию овощей с лотков |
90 |
3060,60 |
|
№13 |
Выручка ККМ |
90 |
11411,5 |
|
расписка |
Выдано под отчет А.В. Симоновой |
71 |
200 |
|
121 |
Выдана зарплата Т.В. Цыгановой А.И. Петровой |
70 |
455,77 465,23 |
|
122 |
Выдан аванс Е.И. Плотниковой для оплаты за стирку белья |
71 |
120 |
|
123 |
Выдана депонированная зарплата И. П. Скворцовой |
70 |
615,13 |
|
Разъездная ведомость |
Списана разъездная ведомость |
71 |
360 |
|
124 |
Списан реестр расходов по разгрузке сахара за апрель |
71 |
300 |
|
125 |
Выдано И.Д. Титову за ремонт дверных замков |
70 |
50 |
|
Платежная ведомость |
Выдача зарплаты |
70 |
11215,30 |
|
Итого за день: |
14472,10 |
13781,43 |
||
Остаток на конец дня: В т.ч. на з/п, выплаты соц.характера |
3910,67 |
|||
Кассир_______________ /Е.Ю.Пархоменко/
подпись расшифровка подписи
Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве 2 приходных и 5 расходных получил
Бухгалтер _______________ /Н.И.Зимина/
подпись расшифровка подписи
В ходе проведенной проверки ревизором Л.П. Ивановой была составлена ведомость нарушений.
Ведомость нарушений
№ п/п |
Документ |
В чем состоит нарушение |
Сумма |
Долж-ность, ФИО лица, виновного в наруше-нии |
|||||
Наименова-ние |
№ |
Дата |
В приход кассы |
В расход кассы |
|||||
Фактичес-ки по документу |
может быть принята |
Фактичес-ки по документу |
может быть принята |
||||||
1 |
Остаток ден.средств в кассе |
Нарушений нет |
3220 |
3220 |
|||||
2 |
ПКО |
12 |
14.05. 2009 |
Нарушение нет |
3060,60 |
3060,60 |
|||
3 |
расписка |
Нарушение порядка ведения кассовых операций. Не оформлен РКО |
200 |
- |
Кассир Пархоменко Е.Ю. |
||||
4 |
РКО |
121 |
15.05. 2009 |
Нарушение порядка ведения кассовых операций: - отсутствует основание для выдачи заработной платы - трудовой договор; - выписан РКО один на двоих. |
921 |
- |
Гл. бухгалтер Зимина К.И. |
||
5 |
РКО |
122 |
15.05. 2009 |
Нарушений нет |
120 |
120 |
|||
6 |
РКО |
123 |
15.05. 2009 |
Нарушение порядка ведения кассовых операций: - отсутствует доверенность |
615,13 |
- |
Кассир Пархомен-ко Е.Ю. |
||
7 |
Разъездная ведомость |
Нарушение порядка ведения кассовых операций: дан. документ не является основой для выдачи денег. Должен быть составлен РКО |
360 |
- |
Кассир Пархомен-ко Е.Ю. |
||||
8 |
РКО |
124 |
15.05. 2009 |
Количество разгруженного сахарного песка не совпадает с данными в реестре (выявлено при встречной проверке поступления товара) |
300 |
180 |
Шофер автомаши-ны Белов И.Д. |
||
9 |
РКО |
125 |
15.05. 2009 |
Нарушений нет |
50 |
50 |
|||
10 |
Платежная ведомость |
01.04. 2009 |
Нарушение нет |
11215,30 |
11215,30 |
По результатам проведенной проверки должен быть составлен отчет кассира следующего содержания:
8-09-2015, 13:18 Разделы сайта |