Контроль і аудит оплати праці і заробітної платибухгалтерією Серговської філії ТОВ «ЛЕО» із застосуванням АРМ «бухгалтера»
1. Контроль оплати праці і заробітної платибухгалтерією Серговської філії ТОВ «ЛЕО» із застосуванням АРМ «бухгалтера»
Облік праці і заробітної плати в Серговській філії ТОВ «ЛЕО» – процес трудомісткий і нерозривно пов'язаний з контролем за станом трудової дисципліни і організацією табельного обліку. Контроль за своєчасним початком і закінченням роботи і за правильним використанням робочого часу протягом всього робочого дня покладений в Серговській філії на керівників всіх структурних підрозділів: бригадирів, майстрів, виробників робіт, начальників ділянок, цехів, служб і відділів.
Для обліку використання робочого часу в Серговській філії використовують типову міжвідомчу форму №Т-13 табель обліку використання робочого часу. На першій (титульної) сторінці табеля поміщений перелік видів витрат робочого часу, з вказівкою буквених і цифрових шифрів по кожному виду.
Табель застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, а також для контролю за дотриманням керівниками, фахівцями, що служать і робочими встановленого режиму робочого часу. Табель застосовується для розрахунків з працівниками по заробітній платі та для отримання даних про відпрацьований час. Табель обліку використання робочого часу складається в одному екземплярі в кожному структурному підрозділі.
Табель заповнюється по категоріях працівників даного структурного підрозділу. Облік явок на роботу і використання робочого часу здійснюється в табелі обліку використання робочого часу методом суцільної реєстрації, тобто відміткою всіх хто з’явився, знаходиться у відпустці, відрядженні, відсутніх унаслідок хвороби і т.д. Включення в табель і виключення з нього працівників робиться на підставі первинних документів по обліку кадрів (наказів про прийом на роботу, записок про звільнення, наказів на відпустку, листків непрацездатності і т.д.).
Перед здачею табеля обліку використання робочого часу в бухгалтерію для проведення розрахунків з працівниками по заробітній платі табель перевіряється працівниками відділу кадрів Серговської філії, які звіряють облікову чисельність даного структурного підрозділу і правомірність включення і виключення з табеля його працівників.
Для полегшення складання звіту по праці на останній сторінці табеля в структурних підрозділах заповнюється таблиця щоденного обліку використання робочого часу і підсумковий рядок за місяць по кожній категорії працівників.
У табелі обліку використання робочого часу відображаються дані про години роботи у вечірній і нічний час, роботи у вихідний і святковий дні. Ці дані необхідні для складання звіту по праці і оплати.
Працівники відділу праці і заробітної плати Серговської філії перевіряють табель обліку використання робочого часу по кожному структурному підрозділу, контролюючи відповідність посадових окладів вказаних в табелі затвердженому штатному розкладі і достовірність даних про години роботи у вечірній і нічний час, роботи у вихідний і святковий день графіку роботи змінного персоналу даного структурного підрозділу.
Облік заробітної плати пов'язаний з обробкою масової початкової інформації, яка обробляється працівниками розрахункового відділу.
Автоматизація обробки облікової і контрольної інформації охоплює весь комплекс задач по синтетичному і аналітичному обліку і контролю. Технологічний процес обробки і отримання інформації по обліку і контролю праці і заробітної плати складається з наступних етапів:
– підготовка первинної інформації;
– розрахунок сум оплати і утримань за відповідними кодами видів оплат і утримань, видача вихідної інформації;
– контроль і коректування результатної інформації.
Введення первинних даних на АРМ бухгалтера розрахункового відділу здійснюється безпосередньо користувачем в діалоговому режимі. Важливе значення має забезпечення високої достовірності початкових даних, що поступають від структурних підрозділів (табеля обліку використання робочого часу, відпускні заяви, листки непрацездатності і т.д.), тому програмне забезпечення відповідних АРМ повинне забезпечувати автоматизоване виявлення помилок даних, що вводяться, і видачу повідомлень користувачу.
При прийомі всіх документів пов'язаних з нарахуванням заробітної плати і утриманням з неї, бухгалтер розрахункового відділу перевіряє правильність заповнення всіх необхідних реквізитів.
При прийомі до оплати листка непрацездатності (лікарняний лист) бухгалтер розрахункового відділу Серговської філії перевіряє, чи оформлений він підписами і друком лікувальної установи, чи правильно встановлений стаж роботи працівника, чи заповнені вірно всі необхідні для оплати реквізити в структурному підрозділі.
Кінцевим результатом рішення задач по обліку праці і заробітної плати є формування інформаційної бази в цілому по підприємству. При виборі варіантів використання АРМ бухгалтера необхідно враховувати ряд конкретних умов рішення задач, таких як:
– чисельність працюючих і кількість підрозділів, а також умови оплати праці;
– спосіб документування первинної інформації, яка використовується в обліку праці і заробітної плати;
– склад інших задач, що вирішуються засобами АРМ;
– варіант розподілу задач обліку праці і заробітної плати між бухгалтерією і підрозділами.
Інформаційна ув'язка задач обліку, контролю, аналізу в умовах функціонування АРМ бухгалтера, усередині інформаційної системи обліку і інформаційної системи в цілому здійснюється за наступними принципами:
– використання взаємної інформації;
– спільність окремих джерел інформації;
– спільність окремих первинних носіїв інформації;
– спільність окремих результатів носіїв інформації;
– єдність системи кодування інформації;
– зворотний зв'язок;
– єдність системи показників.
Укрупнена схема інформаційного взаємозв'язку АРМ бухгалтерів розрахункового відділу Серговської філії ТОВ «ЛЕО» з АРМ інших бухгалтерів представлена на рис 1.
 |
АРМ бухгалтера розрахункового відділу Серговської філії взаємозв'язане з:
1. АРМ бухгалтера по обліку фінансово-розрахункових операцій наступною інформацією:
- виплати заробітної плати працівникам Серговської філії через касу підприємства і за допомогою платників;
- нарахування заробітної плати;
- нарахування страхових внесків;
- утримання із заробітної плати;
2. АРМ бухгалтера по обліку витрат на виробництво:
– нарахування заробітної плати по кореспондуючих рахунках і кодах витрат;
– нарахування страхових внесків.
3. АРМ бухгалтера зведеного обліку і складання звітності:
- нарахування заробітної плати по кореспондуючих рахунках;
- нарахування страхових внесків;
- утримання із заробітної плати;
- дані про використання фондів.
4. Інформаційна система підприємства. Підсистема управління кадрами:
– зміни у складі працівників і їх заробітній платі;
- средньосписочний склад за певний період;
- інформація про місцезнаходження депонента.
У колективному договорі Серговської філії обумовлені терміни і періодичність виплати заробітної плати. Серговська філія не має власних грошових коштів на виплату заробітної плати своїм працівникам і сплати податків і обов'язкових платежів по заробітній платі. Він фінансується своєю вищестоящою організацією ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання». Двічі в місяць бухгалтером розрахункового відділу складається заявка про суму, яка необхідна для виплати авансу за 1-у половину місяця і обов'язкових переліків, у зв'язку з виплатою заробітної плати. Після закінчення місяця і отримання зведення по нарахованій заробітній платі в цілому по підприємству на адресу ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання» прямує також заявка про суми заробітної плати для остаточного розрахунку з працівниками Серговської філії і про суми обов'язкових відрахувань на заробітну плату для переліку до органів соціального страхування. Згідно представлених заявок ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання» перераховує грошові кошти на поточний рахунок Серговської філії. Згідно колективного договору авансова виплата заробітної плати – 26–29 числа місяця, а кінцевий розрахунок – 13–15 числа місяця.
Контроль за витратами фонду заробітної плати в Серговській філії починається з планування чисельності працівників підприємства і фонду їх заробітної плати. Це планування оформляється складанням плану по праці, затвердженого в установленому порядку. Виходячи із затвердженого плану по праці директор Серговської філії ТОВ «ЛЕО» затверджує штатні розклади.
Штатні розклади складаються відповідно до затверджених наказів Міністерства палива і енергетики України організаційними структурами підприємства, нормативами чисельності і схемами посадових окладів, з урахуванням затвердженого фонду заробітної плати.
При складанні штатного розкладу економісти по праці відділу праці і заробітної плати в Серговській філії ТОВ «ЛЕО» керуються наступними вказівками:
– посади в штатному розкладі в Серговській філії іменуються в точній відповідності з їх назвами в ЕТКС (Єдиний тарифікаційно-кваліфікаційний довідник);
– штатний розклад складається в цілому по підприємству, але в розрізі служб, цехів, відділів, ділянок;
– у штатному розкладі проти посад, затверджених не на повний рік, в примітці указується, з якого часу і на яке число місяців затверджена посада;
– по посадах, по яких передбачається зміст неповної одиниці показується відповідна частка штатної одиниці (наприклад 0.5 ставки).
Екземпляр затвердженого штатного розкладу надається в ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання» для контролю, відділу кадрів і бухгалтерії Серговської філії для роботи і контролю.
Контроль за витратами фонду заробітної плати підрозділяється на попередній і подальший.
Попередній контроль забезпечує правильне застосування встановлених в затверджених штатних розкладах посадових окладів і різних надбавок до окладів, правильне застосування різного роду доплат і систем преміювання.
З метою попереднього контролю за витратами фонду заробітної плати і дотриманням чисельності працівники відділу кадрів Серговської філії стежать, щоб при прийомі працівника на роботу або його переміщенні, строго дотримувався затверджений штатний розклад. В обов'язки бухгалтерії Серговської філії входять наступні контрольні функції по попередньому контролю:
– контроль за достовінтість оформленням первинних документів, що – служать підставою для нарахування всіх видів оплат;
– контроль відповідності кількості працівників по посадах і окладах, яким нараховується заробітна плата, аналогічних даних, передбачених в затвердженому штатному розкладі по кожному структурному підрозділу;
– контроль за достовінтість застосуванням затверджених положень про преміювання працівників Серговської філії;
– контроль за достовінтість застосуванням компенсаційних виплат та заохочень, затверджених положенням про оплату праці ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання».
До подальшого контролю відносяться аналіз та ревізія оплати праці. Його в Серговській філії здійснюють працівники відділу праці і заробітної плати з участю працівників бухгалтерії та інших служб. Для здійснення контролю за фондом заробітної плати в цілому по Серговській філії, а також в розрізі структурних підрозділів, категорій працюючих використовуються вихідні форми програми АЗАРТ по нарахуванню заробітної плати (зведення нарахованої заробітної плати по видах оплат в цілому по підприємству, зведення нарахованої заробітної плати в розрізі категорій персоналу, структурних підрозділів і по видах оплат).
Після закінчення кожного місяця працівниками відділу праці і заробітної плати складається довідка про витрату фонду заробітної плати в зіставленні з планом структурного підрозділу, виводиться економія або перевитрата по кожному з них. Довідка представляється директору Серговської філії для вживання заходів, що виключають перевитрату фонду заробітної плати окремими структурними підрозділами.
облік заробітний витрата табельний
2. Аудит розрахунків по оплаті праці в Серговській філії ТОВ «ЛЕО»
Окрім державних контролюючих органів, в Україні з 2003 року функціонує підсистема незалежного фінансово-економічного контролю – аудит.
Перехід до нових економічних відносин в Україні, розвиток підприємств недержавної форми власності, роздержавлення та приватизація державного майна об'єктивно зумовили необхідність становлення і подальшого розвитку незалежного аудиту.
Правові основи здійснення незалежної аудиторської діяльності в Україні базуються на Законі України «Про аудиторську діяльність».
Основна задача цього Закону – створення системи незалежного фінансового контролю з метою захисту інтеРЕМів власника. Аудит виконує такі основні задачі:
– перевірка публічної бухгалтерської звітності, обліку, первинних документів та іншої інформації про фінансово-господарську діяльність суб'єктів господарювання з метою визначення достовірності їх звітності, повноти та відповідності обліку чинному законодавству і встановленим нормативам;
– надання аудиторських послуг у формі консультацій з питань бухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, аналізу фінансово-господарської діяльності та інших видів економіко-правового забезпечення підприємницької діяльності фізичних і юридичних осіб.
Сфера діяльності незалежного аудиту – в основному позабюджетні підприємства, організації, установи, хоча в деяких випадках згідно статті 25 Закону України «Про Рахункову палату» аудитори можуть притягуватися до перевірок в бюджетній сфері.
Метою аудиту розрахунків по соціальному страхуванню, внесків до Пенсійного фонду, фонд зайнятості є перевірка правильності, повноти і своєчасність здійснень відрахувань по всіх видах оплати праці за відповідний період та перевірка своєчасності переліку внесків і законності використовування засобів Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування.
Перевірку розрахунків доцільно починати зі встановлення, чи є підприємство платником перерахованих платежів згідно чинного законодавства. Перевіряється, чи зареєстроване підприємство, установа, організація як платник страхових внесків по місцю свого знаходження уповноваженими особами Пенсійного фонду, відділенням Фонду соціального страхування. Реєстрація повинна бути проведена в 10-денний термін з дня отримання свідоцтва про реєстрацію підприємства (установи).
Серговська філія ТОВ «ЛЕО» зареєстрований, як платник до Пенсійного фонду України, до фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок тимчасової втраті працездатності, до фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття, до фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування від нещасного випадку на виробництві в місті Стаханове.
Внески до Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування відносяться до загальнодержавних обов'язкових платежів.
Тарифи обов'язкових внесків на державне страхування в Україні для підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності і господарювання, виду діяльності та галузевої приналежності встановлюються Верховною Радою України у відсотках до фонду оплати праці як штатних працівників, так і тих, хто не знаходиться в штаті підприємства.
Відрахування на соціальне страхування здійснюються щомісячно по всіх видах оплати роботи і премій, на які не нараховуються страхові внески. Розподіл між Пенсійним фондом та Фондом соціального страхування України визначається відповідними законодавчими або нормативними актами.
Перевірку внесків до Фонду соціального страхування, Пенсійний фонд доцільно здійснювати по таких позиціях:
1. База оподаткування: нарахована основна і додаткова заробітна плата, інші виплати (грошові і негрошові).
2. Ставки платежів.
3. Джерела фінансування нарахованої заробітної плати.
4. Достовірність віддзеркалення в бухгалтерському обліку і звітності.
5. Своєчасність оплати.
Розглядаючи достовірність визначення бази оподаткування для будь-якого виділеного платежу, необхідно перевірити:
1)облік чисельності працівників та їх рух, зіставивши первинні документи: накази (про прийом та звільнення основних робітників і сумісників, про відпустки і т.д.); використовування робочого часу.
Відповідно до Конституції, Цивільного кодексу, Кодексом законів про працю проводиться перерахунок кількості відпрацьованих днів (табель обліку) і порівняння цих даних з робочими листками, розрахунковими і платіжними відомостями.
Перевіряється наявність і оформлення цих документів. Якщо оплата проводиться за договорами (контрактами), то з'ясовуються наявність і умови цих договорів, оформлення трудових відносин осіб, внесених в табель обліку робочого часу;
2) аудит тарифних ставок і посадових окладів. Встановлюється належне призначення посадових окладів по тарифних кваліфікаційних довідниках, галузевих угодах, тарифних сітках: наказів, договорів, штатних розкладів, фактичних ставок і відповідних документів, розрахункових листків і відомостей;
3) аудит розрахунку оплати праці. Переглядаються і перераховуються всі види оплати праці і визначаються їх розміри. Документи: листки непрацездатності, табеля, заяви на відпустку, розрахункові відомості;
4) аудит джерел фінансування оплати праці.
Переглядаються кореспондуючі рахунки по різних видах нарахованої оплати, перевіряється правильність віднесення на собівартість видів оплати праці,
вказаних в ст. 9 Закону України «Про внесення змін і доповнень в Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств», інші види оплати за рахунок прибутку та цільових фондів.
Наступною стадією аудиторської перевірки є перевірка правильності застосування ставок платежів.
Аудитор повинен встановити відповідність і законність джерел фінансування оплати праці і сплачених внесків.
Аудитор може перевірити правильність відображення в бухгалтерському обліку нарахувань на заробітну платню у вигляді внесків до вищеназваних фондів.
Особливо уважно слід перевіряти своєчасність перерахування коштів.
Платежі на державне обов'язкове пенсійне страхування, на обов'язкове соціальне страхування, на випадок безробіття, платять:
—одночасно з отриманням засобів установами банків на оплату праці;
—у разі виплати засобів у вигляді натуроплати – наступного дня після такої виплати.
Відповідне оформлення даних бухгалтерського обліку вимагає використовування бланків встановленої форми, наявності регістрів бухгалтерського обліку, встановлених інструкціями та вказівками Міністерства фінансів України, Головного Управління Державного казначейства України і галузевих міністерств, правильного і акуратного відображення записів, підбиття підсумків по оборотах, та залишків на початок і кінець кожного звітного періоду.
Наявність необумовлених або невірних виправлених помилок в облікових регістрах і банківських документах (що взагалі неприпустимо) свідчить про незадовільний стан бухгалтерського обліку на підприємстві.
Витрати по оплаті праці враховуються відповідно до типових форм, розроблених наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками та службовцями по заробітній платі» від 22.05.2006 г. №144:
П-49 «Розрахунково-платіжна відомість»;
П-50 «Розрахункова відомість»;
П-51 «Розрахункова відомість»;
П-52 «Розрахунок заробітної плати»;
П-53 «Платіжна відомість»;
П-54 «Особовий рахунок»;
П-54а «Особовий рахунок»;
П-55 «Накопичувальна картка вироблення та заробітної плати»;
П-56 «Накопичувальна картка обліку заробітної плати»;
Наказом №144 передбачено три варіанти розрахунків з працівниками по заробітній платі:
1. По розрахунково-платіжній відомості, яку одночасно використовують для розрахунку та видачі заробітної плати (типова форма П-49). Вона застосовується на невеликих підприємствах і грунтується на даних особового рахунку (Типова форма П-54). Зарплату нараховують по первинних документах обліку вироблення, фактично відпрацьованого часу, доплатних листів та інших документів. Ця відомість може бути складена в одному або в двох екземплярів, причому платіжним документом є перший екземпляр.
2. По розрахунковій відомості (типова форма П-50) та окремої платіжної відомості (типова форма П-53), по якій виплачують заробітну плату, такий порядок застосовують на крупніших торгових, промислових підприємствах.
3. По спеціальних листах розрахунку заробітної плати (типова форма П-52), які виписують на кожного працівника на розрахунковий період. В цьому випадку записи здійснюють під копірку в двох екземплярах. Суми до видачі переносять в платіжну відомість (П-53).
За завданням ТОВ «Луганське енергетичне об'єднання» в минулому році в Серговській філії працювали представники аудиторської фірми. Аудит є зовнішнім незалежним фінансовим контролем, здійснюваним незалежними дипломованими аудиторами, що не працюють на даному підприємстві. Аудиторський контроль широко застосовується в світовій практиці.
Основною передумовою такого контролю є взаємна зацікавленість підприємств в особі їх власників, держави в особі податкової служби та аудиту в забезпеченні достовірності обліку та звітності.
Проводячи аудит, аудитори досліджували питання нарахування заробітної плати та утримання з неї. В ході аудиту виявлялися можливі випадки додаткових виплат працівникам за такі роботи, які відповідно до посадових характеристик входять в коло їх обов'язків або обов'язків
8-09-2015, 14:30