Необходимость обеспечения эффективного управления деятельности бюджетных организаций и рациональное использование средств, выделяемых на их содержание из государственного бюджета и получаемых из внебюджетных источников (от осуществления предпринимательской деятельности), вызывают потребность в организации бухгалтерского учета в этих организациях.
В бюджетных организациях учёт ведётся по Плану счетов бухгалтерского учёта исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета.
В названных организациях имеются характерные для них объекты бухгалтерского учёта, в частности: кассовые и фактические расходы, производимые за счёт бюджетного финансирования и внебюджетных источников; расходы на продукты питания; расходы на медикаменты; расчёты с родителями за содержания (обучение) детей в детских учреждениях; расчёты со стипендиатами. Имеются особенности в организации и методике бухгалтерского учёта отдельных видов имущества (основных средств, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и др.), вытекающие из законодательства и указаний Министерства финансов, а также в организации и оплате труда работников различных отраслей бюджетной сферы.
При осуществлении предпринимательской деятельности бухгалтерии бюджетных организаций (централизованные бухгалтерии) ведут учёт затрат на производство, определяют себестоимость выпущенной продукции (работ, услуг), ведут учёт движения готовой продукции на складе, учёт отгрузки и реализации продукции (работ, услуг), учёт финансовых результатов и использования прибыли, следят за состоянием расчётов с покупателями.
Организация бухгалтерского учёта в бюджетном учреждении
Бухгалтерский учёт исполнения сметы доходов и расходов учреждения в зависимости от объёма учётной работы ведётся самостоятельным структурным подразделением (централизованной бухгалтерией), возглавляемым главным бухгалтером, или непосредственно главным бухгалтером (бухгалтером) в случаях отсутствия самостоятельного структурного подразделения.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несёт ответственность за ведение бухгалтерского учёта, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчётности. Главный бухгалтер утверждает должностные инструкции для работников бухгалтерии. Распределение служебных обязанностей в бухгалтерии проводится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой работников или отдельным работником закрепляется определённый участок. В бухгалтериях, как правило, создаются следующие группы: финансовая, материальная, расчётов и т.д. В зависимости от объёма работ из финансовой и материальной групп могут быть выделены следующие группы: оперативно-финансовая, расчётных операций, основных средств и малоценных предметов, продуктов питания.
В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учётно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий, на которые могут быть возложены: оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учёту операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.
Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учёта и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящихся непосредственно к использованию сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и т.п.). Требования главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников учреждения, а при централизации учёта – для всех обслуживаемых учреждений.
Бухгалтерский учёт в учреждении должен обеспечивать систематический контроль над ходом исполнения смет доходов и расходов, состоянием расчётов с юридическими физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.
В обязанности бухгалтерских служб входят:
- ведение бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации;
- осуществление предварительного контроля над соответствием заключаемых договоров объёмам ассигнований, предусмотренных сметой доходов и расходов, или лимитам бюджетных обязательств при казначейском обслуживании получателей через лицевые счета; своевременным и правильным оформлением первичных учётных документов и законностью совершаемых операций;
- контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением по утверждённым сметам доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, с учётом внесённых в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;
- финансирование учреждений, ведущих учёт самостоятельно, а также
контроль над использованием ими смет доходов и расходов и правильной постановкой бухгалтерского учёта;
- начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам, стипендий учащимся, студентам, аспирантам учебных заведений;
- своевременное проведение расчётов, возникающих в процессе исполнения в пределах санкционированных расходов сметы доходов и расходов, с организациями и отдельными физическими лицами;
- ведение учёта доходов и расходов по средствам, полученным за счёт внебюджетных источников;
- контроль над использованием выданных доверенностей на получение имущественно – материальных и других ценностей;
- участие в проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учёте;
- проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учёта и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранения;
- широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ;
- составление и представление в установленном порядке, и предусмотренные сроки бухгалтерские отчётности;
- составление для утверждения руководителем учреждения смет доходов и расходов и расчётов (при отсутствии планового отдела или другого аналогичного структурного подразделения);
- ведение массива нормативных и других документов по вопросам учёта и отчётности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;
- хранение документов (первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, отчётности, а также смет доходов и расходов и расчётов к ним и т.п., как на бумажных, так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Руководители учреждений несут ответственность за организацию бухгалтерского учёта в учреждениях, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации.
При централизации бухгалтерского учёта за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права учреждений (в частности, в пределах ассигнований, предусмотренных в утверждённой распорядителем смете доходов и расходов: получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды; разрешать выдачу авансов и заработной платы работникам учреждения; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчёты подотчётных лиц документы по инвентаризации, акты о списании пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей с действующим законодательством; решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения).
Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет доходов и расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.
Представление первичных учётных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утверждённым руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем учреждения, при котором создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим лицам вручается выписка из графика документооборота.
В учреждении все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или уполномоченными на то лицами. В случае разногласий между руководителем предприятия и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учётные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя учреждения, который несёт всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включение данных о них в бухгалтерский учёт и бухгалтерскую отчётность.
Для ведения бухгалтерского учёта в учреждениях применяются разработанные с учётом специфики их деятельности формы класса 05 «Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» Общероссийского классификатора управленческой документации «ОКУД» и отдельные формы первичных учётных документов класса 03 ОКУД «Унифицированные формы первичной учётной документации», утверждённые Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после её окончания. Поступившие в бухгалтерию первичные учётные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность их оформления, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).
Первичные учётные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты:
- наименование документа (формы);
- код формы;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).
В зависимости от технологии обработки учётной информации в первичные учётные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных и правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учёту.
За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учётных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документов. В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы,- подписи о принятия результата ответственными (уполномоченными) лицами.
Записи в первичных учётных документов производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки первичных документов прочёркиваются.
В первичных учётных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки и неоговорённые исправления не допускаются. Исправление ошибки должно быть оговорено подписью «Исправлено» и подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документ, с указанием даты внесения исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учёта, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.
С лицами, предусмотренными действующим законодательством, ответственными за хранение денежных средств и товарно–материальных ценностей, заключаются в установленном порядке письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (форма № 523). Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью. Материально ответственные лица представляют первичные учётные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей вместе с реестром сдачи документов по форме №442 (по приходным и расходным документам). После проведённой в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учётных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается товарно-ответственному лицу.
Аналитический учёт ведётся в регистрах бухгалтерского учёта (на карточках, накопительных ведомостях, книгах, в том числе с применением пакетов прикладных программ ведения бухгалтерского учёта, и т.п.).
Карточки (кроме карточек учёта основных средств) регистрируются в реестре карточек (форма № 279), который ведётся для каждого счёта отдельно, а карточки учёта основных средств – в описи инвентарных карточек по учёту основных средств по форме № ОС-10.
Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – и по обслуживаемым учреждениям.
Карточки учёта материалов, малоценных предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учёта и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учёта основных средств, выбывших в течение года.
Опись инвентарных карточек по учёту основных средств (ф. № ОС-10) сдаётся в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточки форм № ОС-6 бюдж., ОС-8, ОС-9. Сдача в архив инвентарных карточек без описи осуществляется по реестру сдачи документов (ф. № 442), в котором указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях – и наименование обслуживаемого учреждения.
В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруется все страницы (листы). На последней странице делается надпись: « В настоящей книге всего пронумеровано ____ страниц (листов)» за подписью главного бухгалтера. На обложке каждой книги указывается наименование учреждения и год, в котором книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей по субсчетам на другую страницу книги в оглавлении делается отметка с указанием номеров новых страниц. При наличии в книгах бухгалтерского учёта по истечении года свободных листов они могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.
Записи в регистрах бухгалтерского учёта производятся чернилами, шариковой ручкой или при помощи пишущих машин и средств автоматизации с первичных учётных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учёта подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.
Исправление ошибок в записях бухгалтерского учёта производится в следующем порядке:
1. Ошибка за данный отчётный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путём зачёркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, и надписывается над зачёркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено»;
2. Ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от её характера, исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу «красное сторно»; точно также исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учёта за тот отчётный период, за которой баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также способов исправления «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой по форме № 433 со ссылкой на номер и дату исправляемого мемориального ордера и документа, подтверждающего обоснование внесения исправления. На основании данной бухгалтерской справки составляется мемориальный ордер по форме № 274.
Регистры бухгалтерского учёта по синтетическим и аналитическим счетам открываются записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами бухгалтерского учёта за истекший год. Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчёта сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти распоряжения эти исправления вносятся как в регистры бухгалтерского учёта прошлого года (путём исправления бухгалтерской записи), так и в регистры бухгалтерского учёта текучего года (путём изменения входящих остатков).
Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учёта составляются оборотные ведомости: форма № 285 (оборотная ведомость по счёту ____), форма № М-44 (оборотная ведомость по материальным запасам) и форма № 326 (оборотная ведомость по основным средствам) – по каждой группе аналитических счетов и материально ответственным лицам, объединяем соответствующим синтетическим счётом. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме оборотных ведомостей по основным средствам и малоценным предметам, которые составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчёту оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги «Журнал – Главная (форма № 308). Записи в оборотных ведомостях могут производиться при необходимости в течении нескольких лет.
Проверенные и принятые к учёту первичные учётные документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются раздельными мемориальными ордерами – накопительными ведомостями по операциям за счёт бюджетных средств и средств, полученных за счёт внебюджетных источников, которым присваиваются следующие постоянные номера:
- мемориальный ордер № 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) – форма № 381;
- мемориальный ордер № 2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах 090, 091, 097, 100, 101, 102) – форма № 381;
- мемориальный ордер № 3 (накопительная ведомость по движению средств, полученных за счёт внебюджетных источников форма № 381;
- мемориальный ордер № 4 (накопительная ведомостей по расчётам чеками из лимитированных книжек) – форма № 323;
- мемориальный ордер № 5 (свод расчётных ведомостей по заработной плате и стипендиям) – форма № 405;
- мемориальный ордер № 6 (накопительная ведомость по расчётам с прочими дебиторами и кредиторами) – форма № 408;
- мемориальный ордер № 8 (накопительная ведомость по расчётам с подотчётными лицами) – форма № 386;
- мемориальный ордер № 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) – форма № 438;
- мемориальный ордер № 10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов) – форма № 438;
- мемориальный ордер № 11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) – форма № 398;
- мемориальный ордер № 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) – форма
8-09-2015, 15:08