Автоматизация бухгалтерского учета 4

Введение

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Основной целью написания курсовой работы является построение эффективного процесса автоматизации бухгалтерского учета операций по расчетному счету на базе персонального компьютера и локальной сети.

В данной курсовой работе мы рассмотрим автоматизацию учета денежных средств на расчетных счетах предприятия с помощью комплекса по автоматизации бухгалтерского учета СБиС++. Для этого поставлены следующие задачи:

· Определить основные принципы работы с программой;

· Настроить процесс учета операций при помощи бухгалтерской программы;

· Автоматизировать формирование отчетных форм.

1. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии

1.1 Общая характеристика возможностей используемой на предприятии компьютерной бухгалтерской программы.

Общество с ограниченной ответственностью «Котельничское производство дорожно-строительных материалов» осуществляет деятельность в сфере реализации горюче – смазочных материалов и для автоматизации бухгалтерского учета хозяйственных процессов на предприятии применяет Систему Бухгалтерского и Складского учета (СБиС++).

При ручном оформлении и ведении бухучета документы проходят следующие этапы:

· выписка (на бланке)

· оформление (подписи, печати)

· учет в бухгалтерии (соответствующие проводки)

Недостатки очевидны:

· сложность контроля над выписанными документами

· прямая зависимость между количеством документов и количеством бухгалтеров

· частые ошибки при ручном счете

Какие преимущества мы получаем при работе с программой на компьютере?

· Не нужны бланки первичных документов, отчетных форм - все наиболее часто употребляемые уже заложены в программе, причем они могут быть быстро исправлены.

· Однажды выписав документ, мы получаем возможность контролировать его дальнейшее исполнение, т.е. уменьшается риск потери.

· При поступлении полностью оформленного документа в бухгалтерию не нужно повторно списывать его реквизиты в ведомость или журнал-ордер - информация уже существует.

· Если для типовых документов (а их подавляющее большинство) определены правила, по которым выполняются проводки, то программа автоматически сформирует их и поместит в журнал операций.

Система бухгалтерского и складского учета предприятия (СБиС++) представляет собой комплекс программ, обеспечивающих процесс автоматизации бухгалтерского учета на базе персонального компьютера или локальной сети. Комплекс разбит на части, решающие отдельные задачи бухучета, объединенные единой базой данных, имеющие похожий внешний вид и правила работы.

СБиС++ обеспечивает ввод и хранение первичных документов, справочников и получение на их основе широкого набора отчетных бухгалтерских форм. Средства настройки, входящие в систему, позволяют бухгалтеру самостоятельно вносить изменения в правила ведения учета (план счетов, набор типовых операций). Ввод информации может осуществляться как на уровне первичных документов (ордеров, поручений и т.д.), так и на уровне бухгалтерских проводок. Работа с первичными документами снижает вероятность ошибок в процессе работы и понижает требования к квалификации бухгалтера.

Для нормальной работы программы необходим IBM РС – совместимый компьютер в следующей минимальной конфигурации:

· Процессор – Intel 80486 или совместимый с ним по системе команд (Pentium, Amd и так далее);

· Объем оперативной памяти, установленной на компьютере, не менее 8 Мбайт, причем объем свободной оперативной памяти должен быть не менее 4 Мбайт, из них 500 Кбайт – основной;

· Объем свободного пространства на жестком диске не менее 10 Мбайт.

Для использования всех возможностей, предоставляемых комплексом, желательно наличие следующего оборудования:

· Графический VGA или SVGA адаптер;

· Накопитель для гибких магнитных дисков;

· Принтер;

· Манипулятор «мышь»;

· Для сетевой версии программы – сетевой адаптер.

Программа работает под управлением операционной системы МS DOS. Комплекс «СБиС»++ имеет собственный русификатор монитора и клавиатуры.

1.2 Основные принципы работы комплекса СБиС++

В системе реализуется принцип работы по первичным документам. Это означает, что все документы, подлежащие учету в бухгалтерии, должны иметь свой образ в компьютере. Для того чтобы несколько раз не вводить одну и ту же информацию, все этапы прохождения документов должны выполняться в одной программе - выписка, регистрация оформленного документа и создание проводок для него. Это реализуется следующим образом.

Выписка документа

Сформированный документ распечатывается на принтере и передается для исполнения, при этом его образ (информация) остается в компьютере.

Регистрация или закрытие документа

Получив полностью оформленный документ, мы отмечаем его – то есть, закрываем, при этом просто подтверждается верность той информации, которую ранее ввели в программу.

Вообще, понятию закрытие документа можно найти свое соответствие и в реальной жизни. Например, если выписано платежное поручение, то это вовсе не означает, что его нужно тот час же провести в бухгалтерии. Мы имеете право сделать это лишь после того, как придет соответствующая выписка из банка, т.е. получив выписку, мы как бы закрываем платежное поручение.

Другой пример с расходной накладной. Если менеджер выписал расходную накладную и отправил покупателя на склад, то накладная может считаться закрытой лишь после того, как товар будет отпущен кладовщиком, а не в момент выписки документа.

Создание проводок.

Каждому документу можно поставить в соответствие некое правило - алгоритм, по которому будут формироваться проводки. В момент закрытия документа программа автоматически формирует проводки, используя указанное правило, т.е. регистрация и создание проводок в программе происходят одновременно. Причем бухгалтер в любой момент может самостоятельно исправить уже имеющиеся правила или создать новые, удалить и заново сформировать проводки.

Анализ документов и проводок.

На основе информации о документах и выполненных проводках можно получить отчетные формы - как по видам документов (реестры, выборки, номенклатурные ведомости), так и по проводкам (журнал операций, журналы-ордера, аналитические ведомости, балансовые формы).

В общем виде схему работы с документами можно представить следующим образом:

Схема 1. Порядок работы с документами

Каждый документ оформляется на основании справочников (например, платежка на основании справочника организаций) и за каждым документом закрепляется определенное правило выполнения операции. При закрытии документа (закрытие - это своего рода аналог подписи на документе) автоматически выполняются проводки по документу, согласно закрепленному правилу. Эти проводки будут всегда тесно связаны с первичным документом. То есть если меняется документ - меняются и проводки, удаляется документ - удаляются проводки.

Все проводки, выполненные в различных задачах комплекса, помещаются в единый журнал операций и служат в дальнейшем основанием для формирования всех основных отчетов (начиная от сальдо по счету и кончая балансом предприятия).

Кроме формирования проводок, некоторые документы реализуют и другие хозяйственные операции (например, количественно-суммовое движение товаров).

2. Учет операций по расчетному счету с помощью комплекса СБиС++

2.1 Конфигурация задачи «Расчетный счет»

Задача «Расчетный счет» обеспечивает ведение и учет операций по расчетному счету в удобной для бухгалтера форме, а именно, ввод информации на основе первичных документов, таких как выписки банка по расчетному счету, исходящие и входящие платежные поручения и получение на их основе журнала-ордера и оборотной ведомости по расчетному счету.

В задаче «Расчетный счет» можно вести учет по всем расчетным счетам предприятия, на которые имеются отдельные выписки, причем по каждому расчетному счету учет ведется отдельно.

Задача «Расчетный счет» позволяет выполнять следующие операции:

· Формирование списков входящих и исходящих платежных поручений;

· Ведение журнала выписок банка и осуществление бухгалтерских проводок, в соответствии с основаниями, указанными в платежных поручениях;

· Печать платежных поручений.

Задача «Расчетный счет» использует общую базу данных системы СБиС++, поэтому результаты ее работы отражаются и в других задачах системы, таких как «Касса», «Товары и материалы», «Баланс и анализ» и т.д.

При организации автоматизированного рабочего места по учету операций по расчетному счету необходимо:

1. Произвести необходимую настройку в плане счетов бухгалтерского учета. Для этого нужно перейти в задачу «Баланс и анализ» и для каждого расчетного счета (если их несколько) завести соответствующий субсчет;

2. Выполнить настройку системы («Услуги/Конфигурация системы») с указанием названия и реквизитов организации, если это не было сделано в других задачах комплекса. Здесь также определяется и текущий расчетный счет, с которым будет работать задача. У каждого расчетного счета могут быть свои реестры платежных документов.

3. Произвести настройку задачи «Расчетный счет» - «Услуги/Конфигурация задачи».

4. Создать справочники организаций и частных лиц, если они еще не были созданы в других задачах комплекса СБиС++.

5. Оформление расчетов с плательщиками и получателями в безналичной форме выполняется в меню «Документы» с помощью занесения платежных поручений в реестры поручений и требований. В компьютер заносятся все входящие и исходящие документы. Если не предполагается вносить выписки из банка, то для проведения бухгалтерских проводок документы необходимо закрывать непосредственно в реестрах <Ctrl+Z>.

6. Оформление банковской выписки производится в окне «Выписки банка». После формирования выписки, ссылающейся на определенный платежный документ, соответствующее поручение или требование считается закрытым. Проводки выполняются только при закрытии документов.

Задача «Расчетный счет» комплекса имеет типовой интерфейс. Набор команд и их расположение в меню примерно одинаковы во всех задачах. Основное (верхнее) меню включает в себя следующие пункты:

ДОКУМЕНТЫ . Здесь находятся команды управления первичными документами. Для каждого вида документов, обрабатываемых в задаче, есть специальный реестр - список документов данного вида. В процессе работы в него заносятся новые, корректируются или удаляются старые. Находясь в соответствующем реестре можно, кроме того, отфильтровать документы по каким-либо признакам или сформировать отчетные формы, анализирующие отобранные в данный момент документы.

СПРАВОЧНИКИ . В этом пункте находятся различные справочники, в соответствии с которыми оформляются документы и ведется номенклатурный и бухгалтерский учет. В каждой задаче для выбора предлагаются как общие, так и специфические, относящиеся только к этой задаче справочники: организаций, банков, сотрудников, частных лиц, видов валют, складов, должностей... Справочники также доступны для редактирования. Кроме того, находясь в них, можно сформировать ряд отчетных форм, анализирующих состояние объектов справочника, например, получить справку о взаиморасчетах с организацией.

ОТЧЕТЫ . Отсюда вызываются основные отчеты, которые составляются на данном рабочем месте - это могут быть бухгалтерские, налоговые, номенклатурные и прочие отчеты и справки, относящиеся к данной задаче. Здесь необходимо заметить, что кроме основных отчетов в каждой из задач есть очень много дополнительных, которые вызываются из локальных меню различных окон и на первый взгляд невидны.

УСЛУГИ . В этом пункте представлены вспомогательные команды, предназначенные для удобства работы и общей настройки задачи. Например: вызов встроенного калькулятора, календаря и текстового редактора, команды работы с открытыми окнами задачи, а также настройки принтера.

ПОМОЩЬ . Пункт, предназначенный для получения (чтения) общей информации о задаче или комплексе в целом: порядок работы, термины, правила работы....

ВЫХОД. Содержатся команды выхода из программы СБиС++ и переключения между задачами.

Для перехода в главное меню надо либо нажать клавишу <F10 >, либо щелкнуть левой клавишей мыши на нужном пункте меню.

2.2 Основные команды, используемые при работе в задаче

При работе используются следующие команды управления.

Для большей наглядности представления информации в документах можно сделать цветовые пометки. Соответствующая команда вызывается либо комбинацией клавиш <Ctrl+ W > , либо через локальное меню любого реестра документов. Никакой смысловой нагрузки в программе эти отметки не имеют, поэтому можно использовать их по своему усмотрению (к примеру, для выделения оплаченных накладных).

Документы помечаются путем изменения цвета номера документа. Для этого используется три цвета: красный, зеленый, белый. Произведенная таким образом отметка, в отличие от обычной (при нажатии клавиши <пробел> ), сохраняется от сеанса к сеансу.

Для ввода отметки нужно встать на нужную запись или отметьте необходимые записи (клавишей <пробел> ) и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+ W > . Откроется окно диалога, в котором необходимо выбрать нужный цвет (для снятия отметки - нормальный).

Комбинация клавиш <Alt + W > позволяет переключать цвет документа последовательным перебором. В ряде случаев это может оказаться более удобным.

2.3 Формирование и учет первичных документов по расчетному счету

В задаче ведется четыре журнала регистрации платежных документов – два для исходящих документов: исходящие платежные поручения и исходящие требования, и два для входящих документов: входящие платежные поручения и входящие платежные требования.

В отличие от других задач комплекса в папках документов данной имеется дополнительный параметр – расчетный счет. Он предназначен для указания расчетного счета предприятия. Значением этого поля будут инициализироваться все документы, создаваемые в данной папке. Если это поле не заполнено, то при вводе документы будут инициализироваться текущим расчетным счетом из конфигурации системы. Возможность настройки папки документов на конкретный расчетный счет особенно актуальна в случае, если в организации имеется несколько расчетных счетов.

Ввод и редактирование документов

В окне редактирования платежного документа предлагается заполнить или откорректировать следующие


8-09-2015, 15:52