Дата документа - обов'язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації тощо.
Дату документа проставляють арабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 26 січня 2007 року треба оформлювати 26.01.2007. Якщо день місяця або місяць складається лише з однієї цифри, то перед нею проставляють нуль 03.01.2007.
Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання, її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ.
Для службових листів основною датою є дата їх реєстрації.
Реєстраційний індекс документа - це умовне цифрове чи літерно-цифрове позначення, яке надають документу під час його реєстрації.
Реєстрації підлягають документи, створені організацією, та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб,
Складові частини реєстраційного індексу відділяються одна від одної скісною рискою. Наприклад:
190/03-10, де 190 - порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 - індекс справи за номенклатурою;
02-583, де 02 - група документів згідно з класифікатором виконавців, 583 - порядковий номер.
Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком. На початку кожного нового календарного (або навчального) року нумерацію поновлюють.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа , на який дають відповідь, фіксують тільки в документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Його розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.
Місце складання або видання документа вказують тоді, коли його не можна визначити за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". Цей реквізит застосовують з метою уникнення помилок під час визначення місцезнаходження організації; його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті "Довідкові дані про організацію".
Гриф обмеження доступу до документа засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.
Метою обмеження доступу до інформації, є захист державної або приватної проставляють у верхньому правому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження документа". За потреби його доповнюють номером примірника документа.
Адресат - реквізит , що містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням. Розміщується з правого боку на відстані 92 мм у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу.
Реквізит "Адресат" максимально може складатися з таких елементів:
назва організації-адресата (у називному відмінку);
назва структурного підрозділу (у називному відмінку);
назва посади одержувача (у давальному відмінку);
прізвище (у давальному відмінку) та ініціали;
поштова адреса.
Кожну зі складових адресата друкують з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів.
Гриф затвердження документа вказує на його засвідчення посадовою особою або іншим нормативним документом після підписання, а отже, визначає певний правовий чи нормативний статус документа. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, яке так і друкується великими літерами (без лапок), назви посади, підпису, ініціала (-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. (Додаток 11) Дату і підпис власноруч проставляє тільки та особа, яку зазначено у грифі затвердження.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, яке друкується великими літерами (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ (у називному відмінку), його дати і номера. ( Додаток 12)
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа (з відступом від межі лівого берега 104 мм). Крім того, гриф розташовують вище реквізиту "Назва виду документа", адже затверджується не лише текст документа, а він сам.
Резолюція - це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа, зроблений керівником. У резолюції можуть бути зазначені організації, підрозділи або посадові особи, яким доручають виконання документа.
Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. При написанні резолюції замість прізвища можна зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа.
Заголовок до тексту документа містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвою документа. Заголовок повинен бути коротким, точно передавати зміст тексту й відповідати на питання "про що?", "кого?", "чого?", наприклад:
наказ (про що?) про створення ліквідаційної комісії;
посадова інструкція (кого?) помічника керівника;
протокол (чого?) засідання трудового колективу ВАТ "Славське";
положення (про що?) про відділ кадрів.
Заголовок формулює укладач тексту документа. Його розмішують без відступу від межі лівого берега першого аркуша над текстом документа. Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм, або 28 друкованих знаків.
Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Відмітку про контроль позначають літерою К або словом Контроль (без лапок), які проставляють від руки чи за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту. Для написання відмітки використовують червоний, синій, зелений чи інший яскравий колір.
Відмітку про наявність додатків розташовують під текстом документа без відступу від лівого берега. Додатки можуть бути трьох видів:
додатки, що є самостійними документами й надсилаються супровідним листом;
додатки, що пояснюють, доповнюють зміст основного документа;
додатки, що вводяться в дію або затверджуються розпорядчими документами.
На велику кількість додатків складають опис, а в документі після тексту посилаються на нього.
Якщо до розпорядчого документа є лише один додаток, то його не нумерують.
Підпис - реквізит службового документа, який надає йому юридичної сили і свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис розміщують або під текстом документа, або під відміткою про наявність додатка. Підпис складається з назви посади особи (повної, якщо текст документа надрукований не на бланку, чи скороченої, якщо на бланку), особистого підпису та його розшифрування (ініціала (-ів) і прізвища
Гриф погодження документа фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи та назви організації, яка погоджує документ, особистого підпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис" без відступу від межі лівого берега, а якщо є візи, то під ними. (Додаток 13) Якщо погодження здійснюється протоколом, рішенням, актом тощо, то гриф погодження оформлюють з відповідним відступом від межі лівого берега.
Візи документа - напис, зроблений посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду зі змістом. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціала (-ів) і прізвища особи, яка візує документ, а також із дати візування. Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа нижче реквізиту "Підпис". Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці.
Відбиток печатки організації про ставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток гербової печатки або круглої печатки, яка прирівнюється до гербової, ставлять на такі документи, як статут (положення) організації, штатний розпис, договір, посвідчення, довіреність, доручення тощо.
Печаткою організації засвідчують підпис відповідальної особи. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Для поставлення відбитка печатки на документі може бути відведено певне місце, яке позначають двома великими літерами М.П.
Відмітку про засвідчення копії документа розміщують під реквізитом "Підпис" на копіях документів (у т. ч. ксерокопіях) з метою засвідчення їх відповідності оригіналу. Відмітка про засвідчення копії складається зі слів Згідно з оригіналом (без лапок), назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її засвідчувати печаткою організації. Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодства організації.
Прізвище виконавця і номер його телефону . Цей реквізит містить прізвище чи прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону. Його друкують розміром шрифту 8-11 друкарських пунктів на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті без відступу від межі лівого берега.
Вимітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється після вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Наявність цього реквізиту на документі свідчить про те, що робота над ним завершена. Після проставлення цієї відмітки документ підшивають до справи. Реквізит може включати посилання на дату і номер документа, який свідчить про його виконання.
У разі відсутності такого документа - короткі відомості про виконання, слова "До справи", номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Якщо організація невелика, назву посади можна невказувати. Цей реквізит проставляють від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша. (Додаток 14)
Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла, його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані, які визначає організація. Реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітка про надходження документа до організації містить такі дані: скорочену назву (або абревіатуру) організації - одержувача документа, дату (за потреби годину і хвилини) надходження документа та його реєстрацій ний індекс. Реквізит проставляють від руки або за допомогою штампа в правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.
Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативі акти, які відповідно до указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру. Його розташовують у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження на вільному місці (6 х 10 см), яке заздалегідь залишає організація - автор нормативно-правового акта. (Додаток 15)
2.3 Бланки та особливості їх оформлення
Бланк службового документа - це уніфікована стандартна форма документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (ДСТУ 2732: 2004).
Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, згідно з ГОСТ 9327-60, як основні треба використовувати два формати паперу: А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм) Дозволяється також використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій (доручень). Для виготовлення бланків застосовують папір білого кольору, у виняткових випадках - слабких кремових і жовтих тонів. Бланки для документів постійного зберігання виготовляють на папері вищої якості. Бланки документів повинні мати такі береги:
30 мм - лівий;
10 мм - правий;
20 мм - верхній та нижній.
Виготовляють бланки документів друкарським способом за допомогою комп'ютера або інших технічних засобів. Для виготовлення бланків використовують два варіанти розташування реквізитів-кутовий (Додаток 2) і поздовжній (Додаток 1).
Згідно з ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:
зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;
зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;
зображення нагород - 03;
код організації за ЄДРПОУ - 04;
код форми документа за ДКУД - 05;
назва організації вищого рівня - 06;
назва організації - 07;
назва структурного підрозділу - 08;
довідкові дані про організацію - 09;
назва виду документа - 10;
текст документа - 21 (використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів - текстових шаблонів),
а також обмежувальні позначки дня реквізитів:
дата документа - 11;
реєстраційний індекс документа - 12;
посилання на реєстраційний індекс і дату документа - 13;
місце складання або видання документа - 14;
адресат - 16;
заголовок до тексту документа - 19;
відмітка про контроль - 20.
Види бланків та особливості їх оформлення. ДСТУ 4163-2003 встановлює такі види бланків:
загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви виду документа), крім листа;
бланк листа;
бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
Саме від виду бланка залежить склад його реквізитів.
Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів - комп'ютерів, друкарських машинок. Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів - забезпечити можливість легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Під час підготовки документів у разі потреби можна застосовувати й інші міжрядкові інтервали.
2.4 Класифікація документів
Класифікація документів - це поділ документів на класи за загальними ознаками подібності та відмінності. Види документів, необхідних для роботи підприємства, відбирають на підставі сфери економічної діяльності підприємства. Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з документами, прискорює виконання та належний контроль за документообігом.
Відповідно до цих вимог фахівці виділяють такі групи документів.
За призначенням - організаційні ( статут, положення, інструкції, правила тощо), розпорядчі ( постанова, ухвала, розпорядження, наказ тощо), з кадрових питані ( заява, автобіографія, характеристика, особова картка та ін), довідково-інформаційні ( довідка, звіт, службова записка, запрошення, оголошення тощо), облікова-фінансові ( накладна, доручення, довіреність, рахунок-фактура, квитанція та ін), господарсько-договірні ( договори, контракти, угоди) та ін.
За походженням - службові (офіційні) й особового походження.
Службові документ створюють на підприємстві у процесі його діяльності.
Документи особового походження створюються фізичною особою поза службовою діяльністю або містяться в її приватному зібранні.
За місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи створюють на підприємстві, де вони й функціонують.
Зовнішні документи надходять з інших підприємств, установ, організацій.
За напрямком - вхідні і вихідні.
Вхідні документи надходять до підприємства ззовні для розгляду і виконання, а вихідні відправляють з установи іншій юридичній чи фізичній особі.
За формою - типові та індивідуальні.
Типові - документи, що мають однакову; форму, їх заповнюють у певній послідовності і за суворо визначеними правилами.
Індивідуальні - це документи, які складають у кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.
За строками виконання - звичайні і термінові (дуже термінові).
Звичайні - документи, термін розгляду яких установлено чинним законодавством або адміністрацією підприємства, і вони не містять вказівок на терміновість виконання.
Термінові (дуже термінові) - документи, які потребують негайного виконання, їх можуть передавати за допомогою телефону, телефаксу, телеграфу. Такі документи містять позначення: "Терміново", "Дуже терміново".
За ступенем гласності - загальні і конфіденційні (таємні, для службового користування).
Загальні документи призначені для вільного користування і не містять грифу обмеження доступу.
Конфіденційні (таємні, для службового користування) документи не підлягають розголошенню й доступні обмеженому колу осіб. Вони мають грифи "Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Конфіденційно" та ін.
За стадіями створення - оригінали, копії, дублікати, витяги, відпуски.
Оригінал - примірник службового документа, що першим набуває сили.
Копія - документ, то містить точне знакове відтворення іншого документа. На копії завжди ставлять позначку "Копія" праворуч угорі. Копію документа виготовляють і видають тільки з дозволу керівника підприємства або керівника відповідного підрозділу. Підприємство може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються на ньому (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів). Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю включно з елементами бланка, засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу, та печаткою.
Дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.
Витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа.
Відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта.
За строками зберігання - постійного ( довічне зберігання документів), тривалого ( понад 10 років), тимчасового ( до 10 років) зберігання.
За технікою відтворення - рукописні і надруковані.
Рукописний - документ, зміст якого особа написала власноруч чи іншим безпосереднім способом.
Надрукований - документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
За способом фіксації інформації - письмові, графічні, електронні, фото-, фоно-, відео-документи та ін.
Письмовий - текстовий документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
Графічний - зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або креслення лініями, штрихами, світлотінню.
Електронний - документ, який створюють та використовують тільки в мережах комп'ютерної системи.
Фото-, фоно - та відеодокументи - документи, зміст яких зафіксовано за допомогою відповідно: фотографічних зображень, будь-якою системою звукозаписування чи засобами відеозаписувания.
Розділ 3. Службові та розпорядчі документи
3.1 Оформлення заяви
Заява - це документ, що містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, який подають на ім'я посадової особи. Заяви бувають особисті та службові.
Особиста заява містить прохання особи до керівника підприємства або підрозділу, її пишуть власноруч в одному примірнику.
Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені підприємства і вона адресована посадовій особі іншого підприємства, структури тощо. Такий документ можна відтворити механічним способом у кількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву та адресу організацій, вихідний номер документа тощо).
Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання відпустки, матеріальної допомоги тощо мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих
8-09-2015, 12:34