Розгляньмо загальну структуру діловодства. Як правило, це три крупних блоки:
- створення документу та його реєстрація;
- власне документообіг (передача, пересилка, контроль виконання тощо);
- створення та ведення архіву (занесення, пошук, систематизація тощо) [10, 15].
Усі програми з автоматизації працюють із наступними видами документів: структуровані, неструктуровані, паперові та електронні. Структуровані документи відзначаються жорсткістю форми. Інформація, необхідна для подальшої обробки, знаходиться на визначених полях, які зчитуються та заносяться у вигляді записів у базу даних. Приклади таких документів – фінансові документи, анкети. Деякі виробники, які використовують технології LotusNotes, зокрема „Інтерпроком”, структурують документи більш вільної форми, наприклад, договори.
При роботі зі структурованими документами слід застосовувати технології сканування й розпізнавання (такою є, наприклад, технологія TigerForms, яка здатна розпізнавати рукописні символи). На українському ринку існують дві системи сканування – CuneiForm та FineReader. Обидві мають добру репутацію. Системи розпізнавання необхідні також, коли маємо справу з паперовими документами, що поступають до системи діловодства шляхом сканування та розпізнавання, це – листи, факси, рекламні проспекти тощо. Інший вид документів – електронні документи. Орієнтуючись на різноманітний ринок програмного забезпечення, системи документообігу розпізнають майже всі формати – від DOCівського txt до графічного tif або rtr. А також використовують різні канали прийому-передачі інформації: електронну пошту, факс, телекс, Інтернет тощо.
На етапі створення документу йому надаються реквізити для ідентифікації. Усі системи гнучкі у визначенні складу реквізитів та їхньої форми. Деякі продукти, наприклад, „Євфрат”, при введенні документу проводять його лексичний аналіз. Реквізити документу зберігаються у спеціальній базі даних.
Отже, якщо розглянути структуру діловодства за блоками, то створення документу – це не лише обробка вхідного документу, але й генерування вихідного. Найпростіший шлях, який використовується усіма системами, – використання текстових редакторів для створення неструктурованого документу та занесення його до бази даних шляхом присвоєння реквізитів. Структуровані документи генеруються за шаблонами шляхом заповнення необхідних полів.
Розгляньмо другий блок – організацію документообігу. Побутує думка, висловлена, наприклад, фахівцями фірми „IT”, що сам термін „документообіг” є невірним. Документи не повинні „бігати”. Вони повинні лежати на місці. Цілком логічно, тим більше, що автоматизація процесу призводить до того, що документи насправді лежать і лише обростають певними резолюціями. Автоматизація покликана виправдати недоліки, притаманні паперовому документообігу, це складнощі паралельної роботи , складність отримання інформації щодо проходження документу. Існує імовірність втрати документу та імовірність помилок, у структурованих документах можна пропустити незаповнене поле, у решті-решт, його можна загубити або просто викрасти. Електронний документообіг дозволяє мінімізувати втрати від цих недоліків. Однак, справедливості ради, слід зауважити, що повністю автоматизувати цей процес не вдається. Основна причина в тому, що рішення іноді приймаються авторитарними методами, які відображаються в документації в кращому випадку заднім числом, а то й не відображаються зовсім.
Усі відомі системи документообігу можуть працювати як у режимі автономного користувача, так і за технологією клієнт – сервер. Документи зберігаються у базах даних. За традицією вони об’єднані у папки, які мають ієрархічну структуру й контроль доступу. Системи документообігу, створені на основі LotusNotes, відрізняються багаторівневим контролем доступу до документу. Закритим може бути весь сервер, база даних, шаблон, документ, частина документу або окреме поле. Крім того, зберігаються версії документів, історія роботи з ними тощо. В основному, системи діловодства орієнтовані на обробку документів текстового й графічного профілю. Але зустрічаються й такі, що працюють з популярними векторними форматами САПР, широкомасштабним й багато сторінковими стислими растровими зображеннями. (Такі програми поставляє, зокрема, фірма TerraLink).
Системи документообігу можуть включати в себе або бути частиною технології управління бізнес-процесами. Як мінімум, системи забезпечують інформаційну підтримку прийняття рішень, оскільки зберігають усі документи і можуть у будь-який момент мобілізувати їх, обравши за будь-якою ознакою, що містяться у реквізитах або просто в тексті документів.
Підкреслимо, що усі системи можуть бути інтегровані з іншими інформаційними підсистемами підприємства, якщо вони є.
Що ж до архіву – третього блоку структури діловодства – це найбільш простий та зрозумілий елемент ділової справи. Його користь не викликає сумнівів, і в будь-якій організації він, зазвичай, існує. У нашому випадку архів – документи, робота з якими вже завершена.
Якщо в організації вже є архів у тому чи іншому вигляді, при автоматизації документообігу слід звернути увагу на інструменти, що дозволяють поєднати існуючий архів і системи автоматизації діловодства. Використання накопиченої інформації може відбуватися двома шляхами – шляхом імпортування існуючих документів в архів, або імпорту існуючої бази даних як одиниці збереження архіву.
2. База даних як одиниця автоматизованої системи документообігу
Автоматизація документообігу вимагає стрункої системи каталогізації документів. Каталоги створюються за різними ознаками класифікації документів і повинні бути зручними й простими у використанні, що полегшить пошук потрібних документів у разі потреби. Основою каталогів є бази даних документації.
Під поняттям „база даних” розуміють упорядкований набір даних, у технічному розумінні виключно й система керування базою даних.
Головним завданням бази даних є гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином база даних складається з двох частин — інформації, що запам’ятовується, та системи управління нею. З метою забезпечення ефективності доступу записи даних організовують як множину фактів (елемент даних).
Розробки бази даних розпочалися в 60-х роках ХХ ст.
· 1960-ті рр. розробка перших баз даних (БД). CODASYL - мережна модель даних та одночасно незалежна розробка ієрархічної БД фірмою North American Rockwell, пізніше перейнятої IBM за основу їх власної розробки під назвою IMS.
· 1970-ті рр. розробка Едгаром Ф. Коддом основ реляційної моделі, котра на початку зацікавила лише наукові кола. Вперше цю модель було використано у БД Ingres (Берклі) та System R (IBM), анонсовані протягом 1976 року і були лише дослідними прототипами.
· 1980-ті рр. поява перших комерційних версій реляційних БД Oracle та DB2. Реляційні БД успішно починають витісняти мережні та ієрархічні. Дослідження децентралізованих (розподілених) систем БД, проте вони не відіграють особливої ролі на ринку БД.
· 1990-ті рр. увага науковців зміщується у бік об'єктно-орієнтованих БД, котрі знайшли застосування у першу чергу в тих областях де використовуються комплексні дані: інженерні, мультимедійні дані.
2000-ні рр. головним нововведенням є підтримка та застосування XML у БД. Розробники комерційних БД котрі панували на ринку у 1990-их роках отримують все більшу конкуренцію зі сторони руху відкритого програмного забезпечення. Реакцією на це стає поява безкоштовних версій комерційних БД.
Розрізняють структуровані та неструктуровані типи бази даних.
Структуровані бази даних використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більш відомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідносини між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.
До неструктурованих баз даних відносяться повнотекстові бази даних, котрі містять неструктуровані тексти статей чи книг у формі, що дозволяє здійснювати швидкий пошук (як наприклад вікіпедія).
Часто зустрічається характеристика бази даних на основі певних параметрів або необхідних вимог, наприклад:
· значна кількість даних
· незалежність даних
· відкритий доступ до даних
· підтримка транзакцій з гарантією відповідних властивостей
· гарантована відсутність збоїв
· одночасна робота з багатьма користувачами.
Із подальшим розвитком бази даних змінюються й ці вимоги та додаються нові, тому одностайності щодо повноти цієї характеристики немає.
3. Програми із систематизованого обліку документів
На сьогоднішній день на українському ринку є кілька програм із системи обліку документів.
Однією з таких програм є система обліку документів „Канцелярія”, що призначена для автоматизації документообігу на підприємствах різного профілю й масштабу. На відміну від програмного продукту „Система учета документов «Канцелярия»” інтерфейс та усі текстові повідомлення виконані українською мовою. Увесь документообіг поділяється на три основних потоки: вхідні, вихідні та внутрішні документи. Контроль виконання доручень по вхідній кореспонденції здійснюється на всіх етапах руху документів усередині організації (багаторівневий контроль) у різних площинах: по всьому документу, за окремими пунктами документу, за окремими дорученнями керівництва – резолюціям, за виконавцем.
Функції системи:
- реєстрація документів;
- введення текстів резолюцій і призначення виконавців;
- реєстрація руху документів усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій; графічне відображення цього руху у вигляді „дерева документів”;
- забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання (відправка вихідного документу або інформування керівництва з тематики доручення);
- забезпечення автоматизованого контролю виконання доручень за вхідним документом в цілому, а також за окремими пунктами документу й за кожним виконавцем;
- контроль за виконанням доручень за заданими інтервалами часу з автоматичним контролем виконання всередині кожного інтервалу;
- автоматичний запуск перевірки на наявність „прострочених” документів при початку роботи системи;
- видача звітів за підрозділами, виконавцями, видами документів тощо, формування реєстру документів вхідної і вихідної кореспонденції;
- пошук документів за їх змістом, текстом резолюцій та набором реквізитів;
- фіксація реєстрації повторних та вторинних документів;
- адміністрування, розподіл прав доступу до роботи з документами для різних користувачів, настройка, підтримка довідників;
- інтеграція із системами створення документів (текстовий редактор Word, система розпізнавання FineReader).
Що ж до параметрів, система функціонує в середовищі „1С: Підприємство” з будь-яким набором встановлених компонентів (Бухгалтерський облік, Оперативний облік, Розрахунок).
Інша програма – БД НАУ – ЭКСПЕРТ+РУССКОЯЗЫЧНАЯ. Унікальність цієї системи в тому, що вона не має аналогів в Україна. Містить понад 125 тисяч перекладів документів та допоміжних матеріалів. Її переваги над автоматичним перекладачем очевидні:
- автоперекладач не робить офіційних перекладів; - автоперекладач може "перекрутити" юридичний зміст тексту; - системи з автоперекладачем не можуть шукати документи за російськими словами.
Система містить офіційні переклади законів України та редакторські переклади підзаконних актів України. Редакторські переклади документів не мають офіційного статусу і захищені законодавством України з авторського права.
ІНФОРМАЦІЙНИЙ СКЛАД СИСТЕМИ:
Нормативно-правова база
· Верховна Рада України: Конституція, кодекси, закони, постанови.
· Президент України: укази.
· Кабінет Міністрів України: постанови, декрети.
· Міністерства та відомства України - нормативні акти, зареєстровані в Мінюсті, а також вузьковідомчі документи: листи, роз'яснення, розпорядження.
· Міжнародні угоди: двосторонні угоди України, міжнародні конвенції.
· Органи влади СРСР та УРСР: чинні нормативні акти.
· Органи влади Автономної Республіки Крим.
Судова практика
· Конституційний Суд України: рішення, висновки, ухвали.
· Верховний Суд України: постанови пленуму, ухвали судових колегій, роз'яснення, листи.
· Вищий Господарський Суд України: постанови, рішення, листи.
· Вищий Адміністративний Суд України: постанови і рішення.
Аналітика
· Консультації, погляди, роз'яснення: дайджести статей з поточних економічних питань, ексклюзивні аналітичні статті правозастосувального характеру, офіційні повідомлення та роз'яснення органів державної влади.
· Тематичний класифікатор: тематичні добірки нормативних актів у сферах підприємництва, податкового, митного законодавства, міжнародного права, зовнішньоекономічної діяльності, бухгалтерського обліку.
· Моніторинг: щотижневий огляд нових нормативних актів.
Довідники
· Каталог публікацій нормативних актів у офіційних та відомчих виданнях.
· Словник термінів: визначення термінів із посиланнями на відповідні закони, підзаконні акти, судові рішення, міжнародні угоди.
· Зведені таблиці: щоденні курси валют НБУ, індекси інфляції, розміри облікової ставки, мінімальної зарплати, пенсії, податкового мінімуму, список офшорних зон і т. ін.
Бланки, форми
· Бланки звітності у Word-форматі, готові до заповнення та друку.
· Типові документи: нормативно затверджені типові документи: договори, форми, бланки, правила, положення і т. ін.
ІV. ВИКОРИСТАННЯ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЯ КАТАЛОГІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ
Каталогізація документів проводиться з метою систематизування документів державного масштабу чи документів певної організації, підприємства. Каталоги – ключ до довідково-інформаційного забезпечення діяльності підприємств, організацій, державних установ, зокрема їх можна вважати своєрідним довідниками – збірниками нормативно-правових актів, шаблонів документів тощо.
Сучасний документообіг певного підприємства – це не лише паперові документи, а й змішані системи традиційних та електронних ресурсів. На відміну від традиційних фондів, які створюються повільніше, електронні ресурси створюються значно швидше, і вже сьогодні виникає проблема не їх накопичення, а їх зберігання і спільного використання. Документообіг, архів нового типу – віртуальний каталог, де можна знайти не лише те, що складає фонд даного сховища, але й миттєво отримати інформацію щодо історії певного документу, ознайомитися із його повною версією. Таку можливість дає каталогам Інтернет.
Інтернет – це глобальна система, що об'єднує понад 100 тис. локальних, корпоративних і відомчих мереж, більш 10 млн. комп'ютерів і 200 млн. користувачів. Інформаційні ресурси зберігаються в Інтернеті на WWW-серверах, а програмна продукція на FTP-серверах. Для встановлення місцезнаходження потрібної інформації в Інтернеті створено понад 200 спеціалізованих пошукових серверів, які можна розглядати як каталоги ресурсів глобальних комп'ютерних мереж. В Україні понад 1100 серверів. Це досить велика цифра для України.
Сучасні інформаційні Інтернет-технології розвиваються за двома напрямками:
- надання доступу до корпоративних каталогів організацій; - створення інформаційних Web-сайтів.
Ці напрямки автоматизації процесів каталогізації спираються на два варіанти рішень:
- автоматизація внутрішніх процесів документообігу, пов'язаних із технологічним циклом традиційної роботи паперовими документами – обробка вхідної кореспонденції, контроль виконання резолюцій, контроль виконання кожного з виконавців тощо;
- автоматизація процесів, орієнтованих на створення повнотекстових електронних документів, їх зберігання, пошук і видача безпосередньо в електронній формі [7, 30].
Крім того, Інтернет-технології, які використовуються при створенні сайтів, суттєво розширюють довідковий сервіс, поєднуючи пошук по внутрішнім ресурсам організацій з відсилкою користувача до інформації, яка знаходиться безпосередньо в Інтернеті. По суті сучасні каталоги документів починають функціонувати одночасно, як зовнішні та внутрішні електронні каталоги.
За допомогою Internet користувач може отримати наступні послуги: -дізнатися, які документи знаходяться у базі даних певної організації; - користуватися багаточисельними тематичними базами даних, які акумулюють інформацію з усіх сфер практичної і наукової діяльності; - переглядати, а при необхідності й імпортувати на свої комп'ютери файли повнотекстових баз даних оцифрованих документів; - обмінюватись звуковою і мультимедійною інформацією; - брати участь в телеконференціях (що звучить просто фантастично). Все це можна мати просто зараз, завдяки використанню основних режимів Інтернету. В першу чергу до них відносяться базові програмні засоби: - електронна пошта (використовується підприємствами для відсилки і отримання кореспонденції, доставки електронних документів в електронних конференціях);
- віддалений доступ, який дозволяє місцевому комп'ютеру підключатися до віддаленого комп'ютера, також підключеного до Internet в якості термінала (можна користуватися ним для підключення до чужих каталогів, баз даних, мереж);
- передача файлів, або FTP (використовується для електронної доставки документів, "анонімного" розповсюдження інформації і передачі каталогізованих записів).
Звісно, глобальна автоматизація не вирішується за один день. Впроваджуючи Інтернет-технології, доведеться зіткнутися з певними проблемами. Навіть, якщо ваше підприємство підключилося до Інтернету, це зовсім не означає, що ви миттєво зможете скористатися всіма благами цього нововведення. У першу чергу необхідно взяти в штат професійного адміністратора мережі і навчити телекомунікаційний штат, який буде здатний працювати із різноманітними операційними системами і підтримувати функціонування технічних засобів та програмного забезпечення. Крім того, робота в Інтернеті потребує кардинальної перебудови всіх традиційних служб, і в першу чергу інформаційного відділу та підрозділів аналітичної обробки інформації, а з часом вплив Інтернету відіб'ється на технології традиційних процесів каталогізації і зберігання. Для оптимізації роботи слід мати спеціально підготовлені кадри, які орієнтуються у багаточисельних каталогах і базах даних, що представлені в Інтернеті, створити сектор інформаційно-технічного забезпечення, в який увійдуть програміст та провідний інженер, в обов'язок яких буде проведення підготовки співробітників до роботи в Мережі.
Головна мета – створити розгалужену систему каталогів документації. Інтернет дає можливість отримати не лише вихідні дані певного документу, а й повний текст документу. Важливим напрямком інформаційного обслуговування першоджерелами з використанням Інтернету - є електронна доставка документів. Це можна розглядати як розвиток традиційного МБА, коли можна провести on-line пошук потрібної інформації віддалених ЕК, замовити необхідні першоджерела і отримати документ за допомогою факсимільного апарату або по E-mail. Сьогодні електронна доставка є дуже актуальною в Україні в зв'язку із неналежною повнотою комплектування.
Одним із стратегічних рішень в питаннях електронної каталогізації є запровадження обов’язкової опредметизації кожного, без виключення, документу, що потрапляє до електронного каталогу, та запобігання скорочень кількості елементів вихідних даних в електронному записі.
Одним із пріоритетних завдань є створення механізму доступу через Інтернет до власних електронних каталогів, що дасть можливість відділеного контролю виконання доручень і. т. ін. Як зазначалося в минулому розділі, доступ може бути повним або частковим за вирішенням керівництва.
Автоматизація діловодства й документообігу сприятиме автоматизації створення каталогу документів, оскільки в процесі документообігу власне й створюються електронні бази даних, які залишається лише укомплектувати за необхідними секторами й забезпечити доступ до наявних баз даних через он лайн каталог засобами мережі Інтернет.
Оскільки процес документообігу ще автоматизований ще не повною мірою,
8-09-2015, 12:56