Перший напрямок - це створення графічних копій кожної сторінки документів.
Другий напрямок - це переведення паперових видань у текстовий формат. Такий метод потребує декількох етапів:
- сканування документу (тобто створення графічної копії першоджерела);
- обробка графічної копії програмою оптичного розпізнавання тексту для переведення тексту з графічного представлення у текстовий формат комп'ютера;
-корегування орфографічних помилок в тексті, допущених програмою оптичного розпізнавання;
-електронна публікація матеріалу у одному із загальноприйнятому форматі. Слід зазначити, що такий метод хоч і потребує більших затрат, але має і певні переваги — оцифровані таким чином матеріали дають можливості повнотекстового пошуку.
V. ВИСНОВКИ
Отже, збільшення об’ємів документообігу на сучасному етапі розвитку суспільства змушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалювати форми документообігу, розробляти процеси автоматизації.
Створення автоматизованих каталогів документів залишається однією з пріоритетних задач.
Щоб система каталогів була стрункою, слід дотримуватися єдиної системи класифікації документації та її кодування. Чіткому впорядкуванню документів сприяє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). Застосування єдиної системи класифікації та кодування інформації дає можливість упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогізації документації як окремого підприємства, так і документів державного значення.
Для оптимізації каталогізації документів радимо спочатку запровадити автоматизований процес документообігу. За умови ефективного функціонування автоматизованого документообігу створюються бази даних усіх документів за єдиною уніфікованою системою, що полегшує процес систематизації цих документів у каталоги.
При роботі зі створення автоматичних каталогів варто враховувати передові досягнення науки й техніки. Зокрема, використовувати Інтернет-технології, що дасть можливість створювати on-lineкаталоги, зручні у використанні. Використання Інтернет-технологій дає можливість дистанційного документообігу та його контролю. На сайті можна викласти каталог документів як із загальним, так і з частковим доступом.
Переваги автоматизації діловодства очевидні. Практика свідчить, що середній за розміром документ займає приблизно три сторінки. У процесі роботи з ним із нього в середньому знімають біля 20 копій. І якщо до організації надходить 100 документів на день, то на одні лише матеріали для їх копіювання ця організація щодня витрачає 100 доларів, плюс витрати на папір, оренду приміщення та оплату праці персоналу. Електронна ж копія сторінки займає від 15 до 50 Кбайт. Витрати на зберігання електронної версії майже на порядок менші виготовлення її ксерокопії. То ж автоматизація документообігу – перспективна сфера дослідження й впровадження результатів дослідження в практику, що призведе до оптимізації процесу діловодства та заощадить кошти підприємства, витрачені на документообіг.
VI. ЛІТЕРАТУРА
Нормативні акти
1. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” (від 22 травня 2003 року №851) //Правове регулювання і використання інформаційних ресурсів. Електронні документи: Зб. законів та нормативних актів / Уклад.: З.І.Тимошенко, Я.О.Чепуренко. – К., 2004. – С.76 – 84.
2. Постанова Кабінету Міністрів України „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” // Офіційний вісник України. – 1997. - №43. – Ст. 50.
3. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.
4. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 7 с.
5. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. ДСТУ 3844-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.
6. ДСТУ 4163-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації. – К.: Держстандарт України, 2003. – 21 с.
Література
7.Бірюков А., Сало І. Удосконалення технології електронного документообігу // Вісн. НБУ. – 1999. – № 4. – С. 29-31.
8.Винник С.П., Махов В.А. Автоматизация процесса делопроизводства // Механизация и автоматизация производства. – 1990. – № 9. – С. 26-28.
9.Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 1994.
10. Електронне діловодство в Україні: проблеми та завдання впровадження // Вісн. Кн. палати. – 1999. – № 1. – С. 17-19.
11. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. - М., 1994.
12. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства: [Компьютеp. технологии в делопроизводстве]. – М.: ЗАО ”Бизнес-школа ”Интел-Синтез”, 1997. – 171 с.
13. Назаренко О. О современных технологиях автоматизации корпоративного документооборота // Рос. экон. журн. – 1999. – № 3. – С. 93-96.
14. Охотень О., Кисельов М. Електронні документи і стандартизація // Право України. – 1998. – № 3. – С. 45-48, 61.
15. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. – М., 1998.
10. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. – М.; СПб, 1997.
16. Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. – М., 1996.
ДОДАТОК
Малюнок 1 – Структура кодового позначення уніфікованої форми документів ХХ ХХ ХХХ ---- ---- -----Клас форми ----------------- | |Підклас форми ---------------------- |Реєстраційний номер форми ---------------------------8-09-2015, 12:56