В умовах наявності в Ірпінському МЦЗ бухгалтерської програми «Бухгалтерія» недоцільно вести аналітичний облік основних засобів в інвентарних картках на паперових носіях. Програма розроблена таким чином, що бухгалтеру зручно заповнювати форми первинних документів, бланки відомостей з нарахування зносу протягом року приховані, активуються в кінці року, коли необхідно нараховувати знос. Під час проведення первинних документів по надходженню та вибуттю необоротних активів всі операції автоматично реєструються в м/о 9, який в автоматизованому вигляді заповнюється за типовою формою №438-авт (бюджет). У кінці місяця обороти по рахунках з обліку необоротних активів з форми №438 автоматично переносяться до книги Журнал-головна.
Отже, в ході надання соціальних послуг працівники Ірпінського МЦЗ користуються засобами праці – необоротними активами як в матеріальній, так і в нематеріальній формах. Надходження необоротних активів до Центру зайнятості відбувається, як правило, за операціями централізованого постачання від обласного центру зайнятості, а списання відбувається лише у разі фізичного або морального зношення, чи у разі непридатності для подальшого використання.
9. Облік наявності на руху запасів
9.1 Облік запасів на складах
Для надання соціальних послуг незайнятим особам та роботодавцям працівники Ірпінського міського центру зайнятості користуються не тільки засобами праці, а й предметами праці, тобто запасами.
Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які забезпечують функціонування Центру зайнятості та надання послуг його працівниками, і будуть використані, як очікується, протягом одного року [1].
У зв’язку зі специфікою діяльності у Центрі зайнятості використовують невелику кількість та номенклатуру запасів: господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб, бензин та канцелярське приладдя і матеріали. Тому всі запаси придбаваються по мірі необхідності і зберігаються безпосередньо на робочих місцях матеріально-відповідальних осіб. Кожного року з матеріально-відповідальними особами складається договір про повну матеріальну відповідальність (див. дод.К.2).
Деякі запаси надходять до Центру зайнятості безоплатно від Київського ОЦЗ як від вищестоящої установи, при передачі яких оформляють довіреність [20].
При купівлі запасів матеріально-відповідальною особою здійснюється перевірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей. Придбання запасів в Ірпінському МЦЗ оформлюється накладною, яку виписує продавець або постачальник, а оплата за товари підтверджується чеком.
Видача запасів відбувається на підставі видаткової накладної. Такі запаси як бензин, купуються у разі потреби з розрахунком мінімального залишку за талонами, а продавець видає водію, який є підзвітною особою, видаткову накладну (дод.Л.1). Списання паливно-мастильних матеріалів здійснюється на підставі шляхових листків за фактичними витратами пального, але не більш за установлені норми витрат щодо автомобіля ВАЗ 2107, який належить установі.
Господарські матеріали та канцелярське приладдя видаються працівникам Ірпінського МЦЗ тільки матеріально-відповідальними особами на підставі видаткових накладних. Запаси з балансу Центра зайнятості списуються на підставі акта списання про списання господарських матеріалів та канцелярського приладдя, який складає комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей, утворена наказом директора. Акт складається у двох примірниках і затверджується керівником, а далі передається матеріально-відповідальній особі та до бухгалтерії (див. дод.Е.2).
У кінці кожного місяця матеріально-відповідальні особи передають заступнику головного бухгалтера накладні та видаткові накладні для ведення синтетичного обліку.
Синтетичний облік руху матеріалів в Ірпінському МЦЗ ведуть у меморіальному ордері 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» (див.дод.Е.9).
Отже, в Ірпінському МЦЗ невелика кількість запасів, тому вони придбаваються у разі необхідності і зберігаються на робочих місцях матеріально-відповідальних осіб.
9.2 Облік запасів у бухгалтерії
В Ірпінському МЦЗ запаси класифікують як допоміжні матеріали, які використовуються у процесі надання послуг та управління.
До складу запасів в Ірпінському МЦЗ входять: лампи денного світла, вазони, відра, сміттєві корзини, канцелярські набори, предмети протипожежного призначення, бензин, масла, клавіатура, кабелі, модулі пам’яті, комп'ютерні миші, вінчестери, картриджі, автозапчастини тощо.
Оцінку запасів в Ірпінському МЦЗ не проводять, так як установа фінансується з державного бюджету і не виробляє продукції.
Надходження запасів оформляється накладними, а сплата грошових коштів підтверджується товарними чеками. Після придбання запасів матеріально-відповідальна особа подає до бухгалтерії всі накладні і товарні чеки, що підтверджує отримання товарів і сплату грошових коштів, виданих у підзвіт матеріально-відповідальним особам [28].
Видача запасів в Ірпінському МЦЗ відбувається лише на підставі видаткових накладних. При отриманні паливно-мастильних матеріалів водієм за талонами, йому постачальник ТзОВ «Ірпіньнафтопродукт» видає видаткову накладну (див. дод.Л.1) [15].
Аналітичний облік паливно-мастильних матеріалів веде головний бухгалтер Ірпінського МЦЗ. У кінці місяця водій подає до бухгалтерії всі видаткові накладні та шляхові листи, на основі яких головний бухгалтер заповнює реєстр прийнятих від водія шляхових листів, в якому вказують дату, державний номер автомобіля, номери шляхових листів та норми і фактичні витрати пального (дод.Л.2). На основі шляхових листів головний бухгалтер також заповнює відомість обліку видачі паливно-мастильних матеріалів (дод.Л.3).
У кінці місяця матеріально-відповідальні особи подають до бухгалтерії примірник акту про списання господарських матеріалів і канцелярського приладдя, в якому вказана ціна, кількість та сума виданих матеріалів.
Заступник головного бухгалтера Ірпінського МЦЗ один раз на місяць вибірково перевіряє фактичну наявність запасів. У разі виникнення відхилень матеріально-відповідальну особу попереджають про порушення оперативного контролю за дотриманням норм [4].
Надходження і видача запасів в Ірпінському МЦЗ обліковуються на субрахунку 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя» та 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали» [12].
Регістром синтетичного обліку придбаних та виданих матеріалів в Ірпінському МЦЗ є меморіальний ордер №13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів», в якому зазначають вартість купованих матеріально-відповідальними особами господарських матеріалів та канцелярського приладдя та вартість отриманих запасів від Київського ОЦЗ за операціями з централізованого постачання за рахунок коштів загального фонду кошторису (див. дод. Е.9) [14].
Регістром синтетичного обліку постачальників запасів Центру зайнятості є меморіальний ордер №4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з дебіторами» (див. дод.Е.6).
Синтетичний облік у Центрі зайнятості за підзвітними особами, які мають право на отримання і видачу паливно-мастильних матеріалів ведуть у меморіальному ордері №8а, у додатку до якого вказують вартість фактичних видатків за субрахунком 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» (див.дод.Е.8).
Кореспонденція рахунків при отриманні і видачі запасів відображається так:
Отримано канцелярські товари від ВКФ «Віктор»:
Дт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя»
Кт 364 «Розрахунки з іншими кредиторами» 16,68 грн. (м/о 4);
Отримано від Київського ОЦЗ запаси МВО Гайдученко О.І.:
Дт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя»
Кт 683/1 «Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання
за загальним фондом» 7492,32 грн. (м/о 13);
Списано витрачені запаси з підзвіту МВО Бурба Р.О.:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»
Кт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» 1266,97 грн. (м/о 13);
Списано з підзвіту водія паливно-мастильні матеріали:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші
заходи»
Кт 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали» 445,34 грн. (м/о 8а).
У кінці кожного звітного року головний бухгалтер Ірпінського МЦЗ заповнює звіт форми №6 «Про рух матеріалів і продуктів харчування», в якому вказують залишки запасів на початок і кінець року та вартість запасів витрачених за рік. У 2008 році в Ірпінському МЦЗ було витрачено запасів на 57938 грн., що на 385 грн. більше, ніж у 2007 р.(дод.Л.4).
Облік запасів в бухгалтерії Центру зайнятості ведеться автоматизовано у програмі «Бухгалтерія», яка розроблена для установ державної служби зайнятості, що значно прискорює оперативний облік надходження і витрачання запасів. У програмі ведеться синтетичний облік, тобто бухгалтер вносить дані при заповненні меморіальних ордерів, а суми оборотів за місяць автоматично переносяться до книги «Журнал-головна». Первинні документи та реєстри і відомості аналітичного обліку заповнюються на паперових носіях бухгалтером.
9.3. Особливості обліку малоцінних швидкозношуваних предметів
До складу малоцінних швидкозношуваних предметів в Ірпінському міському центрі зайнятості належать: водонагрівач, чайник електричний, штампи, миючі засоби, папір, канцелярські предмети: олівці, ручки, ножиці, скріпки тощо.
Малоцінні та швидкозношувані предмети придбаваються матеріально-відповідальною особою або надходять від Київського ОЦЗ безоплатно за операціями з централізованого постачання. При цьому надходження оформляється накладною, а сплата підзвітних коштів підтверджується товарним чеком [20].
Аналітичний облік МШП у Центрі зайнятості ведуть в оборотній відомості, в якій вказують залишки на початок і кінець звітного місяця, надходження та видаток за кожною матеріально-відповідальною особою. Так як, у Центрі зайнятості використовують невелику кількість МШП, то у березні зафіксовано лише придбання шести предметів (дод.Л.5).
Синтетичний облік придбання МШП у Центрі зайнятості відображається за дебетом субрахунку 221 «МШП, що перебувають на складі та в експлуатації» і кредитом субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами». Одночасно робиться другий запис за дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» та кредитом субрахунку 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах», на якому обліковується вартість МШП, що перебувають безпосередньо в розпорядженні Центру зайнятості. Облік фондів ведеться у національній валюті без зазначення копійок у вартості МШП.
При вибутті МШП їх вартість списують з субрахунку обліку фонду МШП.
Регістром синтетичного обліку МШП в Ірпінському МЦЗ є меморіальний ордер №10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП» [14]. Меморіальний ордер №10 у Центрі зайнятості складають у разі надходження і вибуття МШП у значних кількостях (дод.Л.6). У 2009 р. меморіальний ордер №10 у Центрі зайнятості не ведуть у зв'язку з тим, що на поточні видатки виділено мало коштів з Державного бюджету.
Тому в меморіальному ордері №4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» (див. дод.Е.6) відображається реєстрація придбання МШП:
Отримано змішувач вапна «Мартин» від ПП «Ліра»:
Дт 221 «МШП, що перебувають на складі та в експлуатації»
Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» 375,00 грн. (м/о 4);
Другий запис:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші
заходи»
Кт 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах» 375,00 грн. (м/о 4).
Але в Ірпінському МЦЗ у меморіальному ордері №10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП» (див.дод.М.2) надходження і видатки МШП обліковують таким чином:
Надійшли МШП від постачальника:
Дт 221 «МШП, що перебувають на складі та в експлуатації»
Кт 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах» 214,50 грн. (м/о 10).
Кореспонденція рахунків при списанні МШП є такою:
Списано МШП, які стали непридатними:
Дт 221 «МШП, що перебувають на складі та в експлуатації»
Кт 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах».
У зв’язку з тим, що в Ірпінському МЦЗ використовується невелика кількість запасів, складський облік не ведеться. Аналітичний облік ведеться по використанню палива у відомості та реєстрі шляхових листів, прийнятих від водія, а МШП – в оборотній відомості. Синтетичний облік запасів ведеться на субрахунках 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя», 235 «Паливо, мастильні та горючі матеріали» та 221 «МШП, що перебувають на складах та в експлуатації» та в регістрах: м/о 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» та м/о8а «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (паливо)». Рух запасів за рік відображається у формі №6 «Звіт про рух матеріалів та продуктів харчування».
10. Облік доходів спеціального фонду та порядок їх використання
Ірпінський міський центр зайнятості є місцевим органом державної служби зайнятості і підпорядковується Київському обласному центру зайнятості, тому фінансується за рахунок коштів Державного бюджету
Основною функцією Центру зайнятості є надання соціальних послуг та працевлаштування безробітних громадян, тому Ірпінський МЦЗ є неприбутковою організацією. У зв’язку з цим, спеціальний фонд у кошторисі даної установи не планується, тому аналітичний і синтетичний облік по надходженню власних доходів не ведеться і не складається звітність.
Отже, дане питання буде висвітлено теоретично.
Згідно Бюджетного кодексу України доходи бюджетних установ поділяються на доходи загального і спеціального фонду як це показано на рис.10.1.
Рис.10.1. Структура кошторису доходів і видатків
Доходи спеціального фонду відображають суми нарахованих коштів, які будуть отримані як плата за послуги, та кошти, одержані за іншими джерелами власних надходжень, або кошти, що фактично надійшли на відповідний рахунок установи (інші надходження) спеціального фонду кошторису.
До власних надходжень бюджетних установ відносять плату за послуги, які ті надають згідно з їх функціональними повноваженнями та інші джерела як це зображено на рис.10.2.
До інших коштів спеціального фонду бюджетувідносять фінансування бюджетних установ зі спеціального фонду бюджету відповідного рівня.
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис.10.2. Види власних надходжень бюджетних установ
Об’єктом планування щодо власних доходів установи є термін надходження доходів за видами. На підставі зазначених показників визначається сума доходів на наступний рік за кожним джерелом надходжень з урахуванням конкретних умов роботи установи.
Розрахункові показники щодо доходів планового періоду мають формуватися на підставі аналізу фактичного виконання дохідної частини кошторису стосовно доходів спеціального фонду за останній звітний період, з урахуванням очікуваного виконання за період, що передує плановому. Порядок розрахунків надання платних послуг визначається специфікою діяльності установ і передусім підпорядкований вимогам їх функціонування в межах встановленого фінансового поля, яке має певні обмеження.
Важливим є також вибір форми передоплати — одноразова оплата чи авансові платежі в межах загального обсягу коштів до оплати. Одноразова оплата характерна для короткочасних за періодом надання послуг, багаторазова — для тривалих послуг [28].
Аналітичний облік доходів спеціального фонду ведеться у встановлених формах, характеристику яких подано у таблиці 10.3 [1].
Таблиця 10.3.
Характеристика аналітичного обліку доходів спеціального фонду
| Форма аналітичного обліку | Характеристика форми |
| Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань | Використовується для аналітичного обліку отриманих асигнувань. Картка ведеться в розрізі кодів економічної класифікації видатків окремо за кожним кодом програмної класифікації видатків. При отриманні від вищестоящої установи доходів зі спеціального фонду бюджету, картки ведуться окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету. Картка відкривається на рік. |
| Картка аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам | Використовується в бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях для аналітичного обліку асигнувань, перерахованих розпорядникам коштів нижчого рівня. Ведеться в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Книга відкривається на рік у розрізі підвідомчих установ. За кожним кодом програмної класифікації видатків заводиться окрема книга. |
| Книга обліку асигнувань, та прийнятих зобов’язань | Призначена для реєстрації угод, укладених бюджетними установами у будь-якій формі, і контролю за відповідністю прийнятих зобов’язань бюджетним асигнуванням. Книга відкривається на рік на підставі затвердженого кошторису доходів і видатків установи в розрізі кодів економічної класифікації видатків, для кожного коду програмної класифікації видатків відводяться окремі сторінки. Протягом року кошторисні призначення можуть корегуватися з урахуванням змін, що вносяться у порядку, встановленому чинним законодавством України |
Синтетичний облік доходів спеціального фонду ведеться на субрахунках до рахунку 71 «Доходи спеціального фонду».
Регістрами синтетичного обліку нарахування доходів спеціального фонду є меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ», в якому реєструють всі операції, пов’язані з отриманням доходів як плата за послуги, кошти від господарської діяльності, за оренду майна, за продаж майна, кошти для виконання окремих доручень, покриття дефіциту бюджету тощо.
Облік розрахунків з батьками ведуть у меморіальному ордері № 15 «Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей», в якому реєструють надходження коштів від батьків на утримання дітей у дитячих закладах та за інші послуги, крім шкіл-інтернатів [14].
У кінці кожного місяця обороти з меморіальних ордерів переносяться до книги «Журнал-головна».
Типова кореспонденція рахунків з обліку доходів спеціального фонду:
Надходження плати за послуги від виробничої діяльності:
Дт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами»
Кт 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» (м/о 14);
Оприбутковано гуманітарну допомогу медикаментами:
Дт 233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби»
Кт 712 «Доходи за іншими джерелами власних надходжень» (м/о 14);
Отримано асигнування із спеціального фонду (крім власних надходжень):
Дт 326 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду»
Кт 713 «Доходи за іншими надходженнями спеціального фонду» (м/о 14);
Нараховано плату за утримання дітей в дитячому садку:
Дт 674 «Розрахунки за спеціальними видами платежів»
Кт 714 «Кошти батьків за надані послуги» (м/о 15).
Синтетичний облік видатків спеціального фонду ведуть на субрахунках до рахунку 81 «Видатки спеціального фонду». Всі видатки, проведені за рахунок спеціального фонду є фактичними [12].
Для аналітичного обліку фактичних видатків використовують картку аналітичного обліку фактичних видатків, яка ведеться щомісячно в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи до катки здійснюються на підставі даних меморіальних ордерів [1].
Порядок заповнення регістрів синтетичного та аналітичного обліку зображено на рисунку 10.3.
Рис.10.3. Схема облікового процесу фактичних видатків
Кореспонденція рахунків з обліку фактичних видатків є такою:
Списано витрати на відрядження згідно із затвердженим звітом:
Дт 811 «Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги»
Кт
8-09-2015, 14:56