Если проценты по векселю предусмотрено оплачивать сверх номинальной суммы векселя, то совокупную сумму векселя отражают по кредиту счетов 90 или 92; фактически полученные суммы денежных средств по номинальной цене векселя отражают по счетам учета денежных средств; проценты по векселю – по дебету счета 80.
При невыполнении векселедателем или другим плательщиком долговых обязательств организация-векселедержатель обязана возвратить полученные в результате дисконтирования векселей денежные средства банкам. Перечисленные средства списываются с кредита денежных счетов в дебет счета 90 или 92. Просроченные обязательства по векселям остаются на счетах учета дебиторской задолженности.
На Кировской ТЭЦ-3 в основном используются переводные векселя. Расчеты векселями производит отдел ценных бумаг (ОЦБ) филиала “Кировэнергосбыт”. Кировская ТЭЦ-3 получает векселя в этом филиале для расчетов с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. В настоящее время использование векселей происходит также и для погашения местных налогов в городской бюджет.
При получении векселя оформляется следующая бухгалтерская запись:
Дебет счета 58 “Краткосрочные финансовые вложения”
Кредит счета 79-0 “Расчеты с филиалами по средствам под
производственную программу”.
При передаче векселя поставщикам и подрядчикам бухгалтерские записи имеют следующий вид:
Дебет счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”
Кредит счета 58 “Краткосрочные финансовые вложения”.
При погашении недоимки по налогам производится бухгалтерская запись:
Дебет счета 68 “Расчеты с бюджетом”
Кредит счета 58 “Краткосрочные финансовые вложения”.
3.5 Учет расчетов, основанных на зачете взаимных требований
В настоящее время в Российской Федерации широко используется учет расчетов, основанных на зачете взаимных требований. Данный вид расчетов получил применение и на Кировской ТЭЦ-3.
Расчеты по взаимным требованиям могут быть разовыми и постоянно действующими.
Постоянно действующие зачеты бывают двух видов: децентрализованные зачеты взаимных требований по месту нахождения расчетных счетов организаций и расчеты по сальдо взаимных требований между хозяйственными организациями.
При децентрализованных зачетах взаимных требований каждому участнику зачетов открывают отдельный лицевой счет по зачету. Для учета расчетов по зачетам открывают специальный счет “Расчеты в порядке зачетов взаимных требований”. По дебету этого счета отражают суммы, причитающиеся организации по предъявленным и принятым к зачету расчетным документам (с кредита счетов 46 47, 48, 90 и др.), а по кредиту – суммы, подлежащие оплате этой организацией (в дебет счетов 60 и др.).
Данная форма расчетов не получила широкого распространения в нашей стране, и указанный ранее счет отсутствует в Плане счетов. Более широко используются расчеты по сальдо взаимных требований между хозяйственными организациями. Эта форма расчетов используется и на Кировской ТЭЦ-3.
Порядок учета расчетов, основанных на зачете взаимных требований, зависит от выбранного метода учета реализации продукции.
На Кировской ТЭЦ-3 в соответствии с учетной политикой ОАО “Кировэнерго” выручка от реализации определяется по мере отгрузки продукции. Отгруженные и отпущенные в счет товарообменных операций ТМЦ отражают по цене реализации по Д-ту счетов 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками” или 76 “Расчеты с дебиторами и кредиторами” и К-ту счетов реализации (46, 47, 48).
Производственную себестоимость отгруженных и отпущенных ТМЦ (топливо, материалы и др.) списывают со счетов 10, 12, 40 и других в Д-т счетов реализации (46, 47, 48).
Поступившие в порядке обмена ТМЦ (работы, услуги) приходуют по счетам 08, 10, 11, 12, 41 и другим с кредита счетов 60 и 76.
Финансовый результат от товарообменных операций определяют по счетам реализации (46, 47, 48) и списывают его с этих счетов на счет 80.
На изучаемом предприятии поставщики и подрядчики ТМЦ (топлива, материалов и др.) и подрядные организации одновременно являются и потребителями тепловой и электрической энергии. Отсюда и возникают взаимные требования, у Кировской ТЭЦ-3 к поставщикам и подрядчикам по поставке ТМЦ, выполнению работ и оказанию услуг, а у поставщиков и подрядчиков к ТЭЦ-3 по отпуску тепловой и электрической энергии.
Бухгалтерский учет по данному виду расчетов на Кировской ТЭЦ-3 ведется следующим образом. На счете 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками” ведется учет расчетов с потребителями энергии, а на счете 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” – с поставщиками ТМЦ и подрядными организациями. После получения ТМЦ (топлива, материалов и т.д.) на Кировской ТЭЦ-3 образуется кредиторская задолженность, которая относится на счет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”.
Для погашения взаимной задолженности между поставщиками, подрядчиками и Кировской ТЭЦ-3 оформляется зачетное письмо (приложение ..). После подписания этого письма обеими сторонами оформляется бухгалтерская запись:
Дебет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”
Кредит 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”.
Кроме зачетных писем на Кировской ТЭЦ-3 также широко применяются договоры уступки прав требования (приложение ...). Согласно такому договору первая сторона, именуемая “Кредитором”, уступает в порядке, установленном ст. 382-390 гл. 24 ГК РФ, второй стороне, именуемой “Новым кредитором”, право требования с третьей стороны, именуемой “Должником” задолженности. “Новый кредитор” в порядке расчета за полученное право требования производит погашение задолженности “Кредитора”. А “Должник” погашает “Новому кредитору” задолженность на сумму уступленного права требования. При этом стороны принимают на себя следующие обязательства.
“Кредитор” обязуется:
передать “Новому кредитору” документы, удостоверяющие право требования, являющиеся неотъемлемой частью договора;
списать долг одновременно с “Должника” при наличии всех необходимых документов;
не заключать с третьими лицами договоров по переуступленному долгу.
“Новый кредитор обязуется подписать акт взаимозачета с “Кредитором” на сумму переуступленного права требования одновременно с подписанием настоящего договора.
“Должник” обязуется произвести с “Новым кредитором” расчет в порядке и сроки, согласованные дополнительно.
В то же время широко используются на Кировской ТЭЦ-3 и договоры перевода долга (приложение ...).
Пример. ОАО “Кировэнерго” переводит свой долг перед ГУП “Кирторф” за поставленный топливный торф на станции на АОЗТ “Верховино”. При этом с момента подписания настоящего договора стороны обязуются:
ГУП “Кирторф” гасит долг ОАО “Кировэнерго” на сумму переведенного долга.
ОАО “Кировэнерго” гасит долг за потребленную (тепло) электроэнергию на сумму переведенного долга.
АОЗТ “Верховино” производит расчеты с ОСП “Каринское торфопредприятие” на сумму переведенного долга.
Такие договоры оформляются через филиал “Кировэнергосбыт”, где делается следующая бухгалтерская запись:
Дебет 79-0 “Расчеты с филиалами по средствам под производственную
программу”
Кредит 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”.
А на Кировской ТЭЦ-3 оформляется бухгалтерская запись:
Дебет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”
Кредит 79-0 “Расчеты с филиалами по средствам под производственную
программу”.
3.6 Учет реализации продукции при товарообменных (бартерных) сделках
Письмом Минфина РФ от 30 октября 1992 г. № 16-05/4 определен упрощенный порядок учета товарообменных операций. В соответствии с этим письмом учет товарообменных операций зависит в основном от выбранного варианта учета реализации продукции для целей налогообложения.
Согласно учетной политике ОАО “Кировэнерго” на Кировской ТЭЦ-3 для целей налогообложения выручка от реализации продукции, работ, услуг и материальных ценностей определяется по мере оплаты покупателями (заказчиками) отгруженной продукции. Поступление ТМЦ по товарообменным операциям и выполненные для организации работы и услуги оформляются обычными бухгалтерскими проводками: по Д-ту соответствующих материальных счетов и счетов по учету затрат (10 “Материалы”, 12 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”, 41 “Товары”, 08 “Капитальные вложения” и др.) и К-ту счетов 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” и 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”.
Списание первоначальной стоимости и себестоимости отгруженных ТМЦ и выполненных работ и услуг по товарообменным операциям отражают по Д-ту счетов реализации (46, 47, 48) с К-та счетов 01 “Основные средства”, 04 “Нематериальные активы”, 10, 12, 40, 41, 45 и др.; суммы износа по исходным основным средствам, нематериальным активам и МБП списывают с Д-та счетов 02, 05 и 13 в К-т счетов 47 и 48.
Одновременно на стоимость отгруженных ТМЦ и выполненных работ и услуг по ценам реализации уменьшается задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поступившие от них ценности и выполненные работы и услуги:
Дебет счетов 60 и 76;
Кредит счетов 46, 47, 48.
Финансовый результат по товарообменным операциям списывают со счетов 46, 47, 48 на счет 80 “Прибыли и убытки”.
Следует отметить, что за период после издания приказа Минфина РФ № 16-05/4 произошли существенные изменения в гражданском законодательстве (принят новый Гражданский кодекс), налогообложении, нормативном регулировании бухгалтерского учета и т. п.
С учетом произошедших изменений учет товарообменных операций должен осуществляться на основе следующих нормативных документов: Гражданского кодекса, Указа Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1209 “О государственном регулировании внешнеторговых бартерных сделок”, письма Минфина РФ от 30 октября 1992 г. № 16-05/4 “О порядке отражения в бухгалтерском учете товарообменных операций или операций, осуществляемых на бартерной основе”, а также инструкций по НДС и налогу на прибыль.
В соответствии с указанными нормативными документами порядок учета хозяйственных операций по договорам мены и бартерных сделок зависит от следующих условий:
принятого организацией варианта учетной политики по реализации продукции для целей налогообложения (по “моменту оплаты” или “по отгрузке”);
порядка передачи товара (товары передаются одновременно или в разное время. следствием чего является предоплата или последующая оплата);
наличие в договоре условий о переходе права собственности на обмениваемые товары;
вида обмениваемых товаров (основные средства, продукция собственного производства и др., обуславливающие различия в исчислении НДС, документальном оформлением и т. п.);
равноценности или неравноценности обмениваемых товаров;
налогового статуса субъектов по договору (освобожденные от уплаты налогов организации, малые предприятия и др.);
налогового статуса обмениваемых товаров (товары, освобожденные от НДС, облагаемые НДС по ставке 20 или 10 % и др.).
Бартерные сделки на Кировской ТЭЦ-3 осуществляются только по расчетам за выполненные работы и оказанные услуги. Например, СПАО “КЧУС” выполняет ремонтные работы для Кировской ТЭЦ-3, а Кировская ТЭЦ-3 рассчитывается с ним поставкой ТМЦ. При этом оформляются счет-фактура, зачетное письмо производятся следующие бухгалтерские проводки:
Дебет Кредит
23 60 – выполнение объема работ СПАО “КЧУС”
46 10 – реализация ТМЦ со склада Кировской ТЭЦ-3
46 68 – начисление НДС по реализованным ТМЦ
62 46 – расчеты со СПАО “КЧУС”
60 62 – закрытие расчетов со СПАО “КЧУС”
4 АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ЕГО ЭФФЕКТИВНОСТЬ
4.1 Обзор и сравнительная технико-экономическая характеристика предлагаемых на рынке учетных компьютерных программ. Обоснование выбора и преимущества бухгалтерской компьютерной программы “1С:Бухгалтерия”
Наиболее распространенными и популярными из всех программ бухгалтерского учета являются так называемые минибухгалтерии, предназначенные прежде всего для автоматизации работы главного бухгалтера.
Минибухгалтерии, как правило, позволяют автоматизировать построение отчетности для предоставления в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды, а также ведение главной книги, всевозможных журналов и ведомостей. Все отчетные формы, включая журналы-ордера, строятся на базе данных о финансово-хозяйственных операциях, вводимых в программу пользователем. Информацию можно вводить или непосредственно в виде проводок, или, во многих случаях, можно заполнять первичные документы традиционного вида (накладные, платежные поручения, расчетно-платежные ведомости и пр.).
Достоинствами этой категории программ являются:
невысокая стоимость;
простота освоения и внедрения по сравнению с более сложными программными комплексами;
универсальность: эти программы можно с пользой применить на предприятии любой отрасли, любой формы собственности.
Если говорить о наиболее известных программах класса “Минибухгалтерия”, то в первую очередь следует упомянуть “1С:Бухгалтерию”, “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер”. Разумеется, этими продуктами выбор не ограничивается и существует еще целый ряд весьма достойных и популярных программ, но выбор именно этих программных продуктов для сравнения обусловлен наличием большего количества организаций, которые продают “1С:Бухгалтерию”, “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер”, а также оказывают услуги по их внедрению по всей стране.
У каждой из этих программ имеется много версий и вариантов поставки, уточним, какие именно: “1С:Бухгалтерия 7.5”, “Инфо-Бухгалтер 7.5” и “Турбо Бухгалтер 6.0 Проф.”. Все они предназначены для работы в среде Windows 95.
Сравнивая программу “1С:Бухгалтерия” с “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер”, осветим следующие вопросы:
Каковы особенности построения плана счетов в каждой из программ?
Каким образом осуществляется в них ввод информации о финансово-хозяйственных операциях, насколько это удобно и какие первичные документы при этом можно формировать?
Что входит в постоянный набор поставляемых отчетов?
Каким образом можно организовать аналитический учет? Возможно ли получение раздельной и консолидированной отчетности для нескольких предприятий?
Насколько полны и удобны руководства к каждой из программ? Каким образом для каждой из программ организованы обучение и консультации?
Какие возможности для доработок под специфику конкретного предприятия и расширения возможностей предоставляет каждый из продуктов? и др.
4.1.1 Подготовка к работе
Как известно, организация бухгалтерского учета начинается с составления плана счетов. Минибухгалтерии в этом не составляют исключения.
Все три программы снабжены стандартными планами счетов, которые можно пополнять и изменять. Индивидуальные особенности программы “1С:Бухгалтерия” при работе с планом счетов и задании начальных остатков средств на них состоят в следующем.
В программе “1С:Бухгалтерия” план счетов представлен в виде таблицы. В названиях счетов и субсчетов можно использовать буквы и цифры, при этом код субсчета должен начинаться с названия счета: “60.1”, “68.обл”. В отличие от программ “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер” в “1С:Бухгалтерии” структура плана счетов по умолчанию двухуровневая, она включает только счета и субсчета первого порядка. Это связано с тем, что в этой программе аналитический учет ведется без помощи обычных субсчетов. Для того, чтобы получить возможность работать с большим количеством уровней субсчетов, необходимо перенастроить программу.
Для каждого счета нужно указать, является ли он активным, пассивным или активно-пассивным. Счет любой из этих категорий может быть забалансовым. На заранее оговоренных счетах можно вести количественный учет и учитывать валютные средства.
Атрибуты основных счетов не подлежат изменению или удалению в процессе обычной работы пользователя. Так, пользователь не может удалить из плана счетов счет 50 “Касса”. План счетов можно переделать полностью, но это потребует внесения существенных изменений в методики построения отчетных форм, что возможно, но требует хорошего знания программы и много времени. Необходимость перенастройки отчетных форм в случае внесения серьезных изменений в план счетов может возникнуть и в остальных программах.
Для контроля правильности проводок, вводимых пользователем, существует справочник “Корректные проводки”. По существу он представляет собой список всех допустимых проводок (альбом проводок) и может пополняться пользователем. Имеется следующая интересная возможность автоматического пополнения справочника корректных проводок. В начале работы с программой следует отключить контроль правильности проводок. После небольшого периода эксплуатации можно дать программе указание автоматически пополнить список корректных проводок всеми типами корреспонденций, которые она сможет найти в журнале проводок.
“1С:Бухгалтерия” дает возможность использовать несколько разных планов счетов одновременно. Это может позволить, например, организовать параллельное ведение учета по российским и международным стандартам.
Начальные остатки задаются в журнале операций специальными проводками, в которых счет, для которого указывается остаток, корреспондирует с нулевым счетом.
4.1.2 Ввод информации
Все три программы основаны на ведении журналов хозяйственных операций. Основных способа зафиксировать операцию в журнале - три.
Первый заключается в том, что просто описывается операция проводками.
Второй способ - использование “типовых операций” (термин “1С:Бухгалтерии” и “Турбо Бухгалтера”, в “Инфо-Бухгалтере” они называются “хозяйственными операциями”). При этом пишется только необходимая для построения проводок информация, но не составляются сами проводки - программа построит их по заранее заданным правилам. Например, добавляя в “Инфо-Бухгалтере” в журнал операцию “Касса: получение из банка”, необходимо указать дату и сумму.
После нажатия клавиши “ОК” программа самостоятельно сформирует проводку и после этого можно увидеть полное описание операции.
Еще одно нажатие “ОК”, и операция внесена в журнал! В “1С:Бухгалтерии” и “Турбо Бухгалтере” все происходит примерно так же.
Операции могут быть и гораздо более сложными, с запросом большего количества сведений и построением группы из нескольких проводок. Все три программы - “1С:Бухгалтерия”, “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер” предоставляют бухгалтеру возможность создавать собственные операции, в дополнение к уже имеющимся.
Третий способ позволяет вести учет по принципу “от первичного документа”. Можно заполнить в программе бланк того или иного документа, например, накладную или приходный кассовый ордер, и тут же распечатать его на принтере.
Затем программа на основании указанной при заполнении бланка информации добавит в журнал новую хозяйственную операцию с соответствующими проводками.
В программе “1С:Бухгалтерия” так же , как и в программе “Инфо-Бухгалтер”, для ввода информации о деятельности одного юридического лица используется один общий журнал хозяйственных операций. Даже если проводка пишется самостоятельно, она должна быть привязана к какой-либо хозяйственной операции. Если счет имеет субсчета, то при написании проводки выбор одного из субсчетов обязателен.
При заполнении документов их можно повторно просмотреть и отредактировать - соответствующие записи в журнале операций будут автоматически откорректированы. Предусмотрено ведение единых для всей программы справочников (картотек) юридических и физических лиц, товарно-материальных ценностей и других объектов учета, что при заполнении документов позволяет полностью избежать постоянного ввода одних и тех же реквизитов. Заслуживает внимания большое количество заранее заготовленных авторами программы документов и справочников. Структура меню - четкая и ясная. Работая с программой “1С:Бухгалтерия” легко ответить на вопросы типа: “Где можно оформить начисление зарплаты?” или “Где можно выписать доверенность?”.
Существует возможность создавать одни документы на основании других, как бы копируя их содержание. Это можно делать и в тех случаях, когда речь идет о документах разных типов - например счет и накладная.
Доступ к документам осуществляется через журналы документов, причем в одном журнале могут присутствовать документы разных топов, а один и тот же документ может упоминаться в нескольких журналах.
4.1.3 Стандартный набор отчетов
Все три программы позволяют получить довольно большой и разнообразный набор отчетов, включая баланс и основные формы отчетности для налоговой инспекции, внебюджетных фондов и органов статистики.
В программе “1С:Бухгалтерия” предусмотрено 18 видов “Внутренних отчетов”, в том числе “шахматка”, главная книга. Для любого счета могут быть сформированы оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и ведомость к журналу-ордеру, карточка по счету (перечисление всех операций и проводок, в которых счет присутствовал, с указанием оборотов и сальдо). Также имеется кассовая книга, книга покупок и книга продаж. Следует отметить, что при работе с отчетами есть возможность получить расшифровку каждой цифры. Например, в шахматной ведомости, указав курсором “мыши” на пересечение колонки со счетом 02 и строки со счетом 20, можно увидеть все имевшиеся в журнале проводки вида дебет счета 20 “Основное производство” кредит счета 02 “Износ основных средств” - то есть все проводки, связанные с начислением износа оборудования, используемого в основном производстве.
Для каждой проводки можно узнать, с какой операцией она связана. Более того, отчеты позволяют не только найти конкретный первичный документ или хозяйственную операцию, но и сразу же внести исправления (как и в “Инфо-Бухгалтере”). Так, указав на конкретную строку книги продаж, можно вызвать на экран соответствующий счет-фактуру и изменить его содержание.
Помимо “внутренних отчетов” в программе имеются “регламентированные” - предназначенные для передачи различным контролирующим органам. Таких отчетов более 40, включая баланс, справки для предоставления в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и органы статистики. Некоторые из них представляют собой просто бланки, которые следует заполнять вручную.
Программа предоставляет возможность создавать свои собственные отчетные формы, воспользовавшись средствами программирования. На практике такие работы обычно проводятся программистами.
4.1.4 Организация аналитического учета
Хотя аналитический учет нужен и для целей налогообложения, но особенно он полезен для получения информации, необходимой руководству предприятия при принятии управленческих решений.
Синтетический учет может дать ответ на вопрос, каковы обороты, к примеру, по счету 41 “Товары”. Если же нужна более подробная информация, приходится прибегать к учету аналитическому. Объектами аналитического учета могут быть товары, контрагенты, договора и любые другие объекты. Целью аналитического учета является сбор информации о том или ином объекте аналитики, разбросанной по разным синтетическим счетам.
Типичными вопросами, на которые должен давать ответ аналитический учет, могут быть: “Каковы обороты по каждой ассортиментной группе товаров и по каждому конкретному товару? Каковы обороты по всем товарам, полученным от конкретного поставщика?”. Возможны и более сложные вопросы: “Каковы затраты, связанные с выполнением строительных работ на конкретном объекте по конкретному договору, за вычетом денег, уплаченных субподрядчикам, и какова доля топлива в этих затратах?”.
В программах “1С:Бухгалтерия”, “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер” аналитический учет организован совершенно по-разному. Это как раз то, в чем между этими тремя программами существует принципиальная разница.
Следует отметить, что все три программы позволяют ввести в один журнал операций данные о деятельности нескольких предприятий и получить раздельные и консолидированные отчеты (хотя степень удобства при этом обеспечивается разная).
В программе “1С:Бухгалтерия” в принципе возможно использование аналитических субсчетов, но ведение аналитического учета здесь основывается так же, как и в “Турбо Бухгалтере”: на указании специальных комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев используются ссылки на объекты аналитического учета: конкретные товары, материалы, договора. Эти аналитические признаки авторы программы называют “субконто”. Под видом субконто подразумевается совокупность однотипных объектов аналитического учета.
Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например для счета 10 “Материалы” может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: “Материалы” и “Склады”. Это означает, что каждый раз при составлении проводки или операции с участием счета 10, нужно будет указать конкретный материал и склад.
При задании аналитических признаков к конкретным проводкам можно пользоваться имеющимися справочниками (“Основные средства”, “Товары”, “Материалы”, “Договора”, “Контрагенты” и еще 17 других). Объекты, перечисленные в этих справочниках могут быть объединены в группы и подгруппы.
При построении ряда отчетов можно использовать субконто. С их помощью можно:
получить более мелкую градацию итогов внутри одного счета;
объединить все итоги с разных счетов, относящиеся к определенному объекту;
получать итоги, которые имеют отношение ко всем необходимым объектам аналитического учета одновременно.
Таким образом можно задать, например, условие типа “Обращать внимание при построении отчета только на те проводки, которые имеют отношение к учету пряжи на запасном складе”.
А вот задать такое правило построения отчета, как “Учесть при построении отчета все проводки, имеющие отношение либо к выплатам Иванову по договору № 15, либо к выплатам Петрову по договору № 25” стандартными средствами в “1С:Бухгалтерии” невозможно. В этом она уступает “Турбо Бухгалтеру”, но в целом имеющиеся в ней средства ведения аналитического учета представляются вполне достаточными для большинства ситуаций.
Складской учет
Все три программы позволяют вести количественный учет, имеют средства выписки накладных, счетов-фактур и приема платежей. Для комплексной автоматизации деятельности торгового предприятия этого недостаточно. Во-первых, такими средствами не может пользоваться человек, не имеющий бухгалтерского образования. Во-вторых, объем торговых и складских операций может быть весьма велик и “минибухгалтерия” в таком потоке данных просто захлебнется. В-третьих, специализированные программы торгово-складского учета и соответствующие модули в составе комплексных программ позволяют выполнять все операции быстрее. В-четвертых, они предоставляют дополнительный сервис: оперативный показ и контроль остатков, ведение учета в нескольких единицах измерения одновременно (например, мешки и килограммы), приходование и отпуск товара упаковками, скидки, резервирование товаров, формирование специализированных отчетов и многие другие возможности.
Из этого можно сделать вывод, что ведение складского учета средствами минибухгалтерий в принципе возможно, но только при сравнительно небольших потоках складских документов.
Нельзя не упомянуть и о программе “1С:Торговля и склад”, входящей в серию программ “1С:Предприятие”. Она может не просто формировать проводки для “1С:Бухгалтерии”, но и использовать общие для двух программ справочники контрагентов, товаров, складов. При этом обе программы имеют одинаковые средства настройки, схожий внешний вид и принципы работы.
Подойдет ли минибухгалтерия большому предприятию? Ответ на этот вопрос зависит от специфики использования программы. Предположим, что минибухгалтерию применяет главный бухгалтер для построения баланса. При этом в программу вносятся только итоговые проводки, которые представляют бухгалтеры, занимающиеся отдельными участками учета. В таком случае объем работы на каждом из этих отдельных участков не имеет принципиального значения. Это самый поверхностный вариант автоматизации.
Возможны и более сложные формы организации работы. Все три программы дают возможность нескольким бухгалтерам одновременно делать записи в одном общем журнале операций. При этом каждый их них, работая на своем компьютере, будет видеть изменения, сделанные другими. Правда, это возможно только тогда, когда компьютеры объединены в так называемую локальную компьютерную сеть при помощи специального оборудования. Кроме того, нужно применять специальную “сетевую” версию программу, которая стоит дороже обычной.
При наличии достаточно мощных компьютеров возможна работа с журналом операций, состоящим из нескольких десятков или даже сотен тысяч проводок.
Все три минибухгалтерии позволяют организовать ввод данных с нескольких изолированных рабочих мест, возможно даже находящихся на большом удалении друг от друга. Позже журналы хозяйственных операций можно объединить. Наиболее развитые и удобные средства для такого рода работы предоставляет “1С:Бухгалтерия”, правда, преимущество появятся только в случае приобретения отдельного дополнительного модуля для объединения данных.
Программы “1С:Бухгалтерия” и “Турбо Бухгалтер” позволяют ограничивать доступ отдельных пользователей к определенной информации и лишать их возможности выполнять действия, на которые они не уполномочены.
4.1.5 Обучение и поддержка
Все три программы продаются в комплекте с довольно подробными и доступными для восприятия руководствами по эксплуатации, хотя сразу бросается в глаза разница в объемах этих руководств. Все три программы имеют возможность предоставления пользователю справок и подсказок.
Для каждой из минибухгалтерий развернута сеть центров обучения работе с программой. Обучение платное, стоимость каждый центр обучения устанавливает самостоятельно.
К программе “1С:Бухгалтерия” прилагается самая объемная документация - шесть книг (более 2000 страниц). Большая часть документации предназначена не для обычных пользователей, а для тех, кто программу будет настраивать и переделывать. Фирма “1С” организовала исключительно обширную сеть учебных центров - более 600 и издает значительное количество различных учебно-методических материалов.
Отдельного внимания заслуживает работа так называемых “линий консультаций” - телефонных номеров, по которым можно задавать вопросы, возникающие при работе с программой.
4.1.6 Возможности доработок
Все три программы предоставляют исключительно широкие возможности для настроек и переделок. Имеется возможность создания новых хозяйственных операций, отчетов и документов. Фирмы “1С” и “ДИЦ” (“Турбо Бухгалтер”) пошли еще дальше - можно переделать и изменить буквально все, вплоть до главного меню. Особенно велики возможности настройки программы “1С:Бухгалтерия”, прежде всего в силу того, что велико количество обученных этому людей.
Практика показывает, что использование большинства этих возможностей требует наличия соответствующих навыков и опыта. Вполне доступным обычному пользователю является только описание типовых хозяйственных операций. Несмотря на нередкие исключения, в основном такого рода работы успешно выполняются только специалистами по внедрению соответствующих бухгалтерских программ. Следует отметить, что фирма “1С”располагает очень большой и разветвленной по регионам сетью организаций, которые не только продают ее программу, но и внедряют ее, производя необходимые настройки, часто весьма сложные. Большое количество специалистов-настройщиков фирмы “1С” имеют сертификаты.
Настройка и переделки в программах требуют времени и денег, однако могут значительно упростить, облегчить и ускорить последующую рутинную работу бухгалтера.
Программа “1С:Бухгалтерия” позволяет хорошо реализовать технологию работы “от первичного документа”, способна работать в комплексе с другими продуктами фирмы “1С”. Преимуществом программы “1С:Бухгалтерия” является хорошая сбалансированность: откровенно слабых мест нет. Другим преимуществом является большая сеть “внедренческих” организаций, способных осуществлять серьезные переделки в программе.
4.2 Обзор рынка справочно-правовых компьютерных программ. Обоснование выбора справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”
Давно прошли те времена, когда бухгалтер мог не интересоваться правовыми вопросами. Действительно, раньше, когда законодательство было стабильно, в этом не было особой необходимости. Иное дело сейчас, когда в сфере налогообложения и бухучета действуют тысячи нормативных актов, а новые появляются с пугающей быстротой. В ближайшем будущем законодательство тоже вряд ли будет отличаться большим постоянством. Как известно, любое изменение законодательства вызывает гораздо больше вопросов, чем ответов. Где найти новые документы? В каких случаях и как они применяются? Какой документ действует в том или ином случае? Все эти и другие вопросы ежедневно возникают у тысяч бухгалтеров. И это при том, что бухгалтер - специалист в области бухгалтерского учета, а вовсе не в юриспруденции.
Бухгалтерия - это очень ответственный участок на любом предприятии. И большинство руководителей уже осознали, что нужно облегчать рутинную работу бухгалтера. Поэтому сейчас трудно найти бухгалтерию без компьютера, а компьютер - без учетных программ. Но так же, как и различные учетные программы, в “арсенал” бухгалтеров прочно вошли справочно-правовые компьютерные системы.
4.2.1 Краткий обзор рынка СПС
В настоящее время на рынке СПС работает достаточно много компаний-разработчиков систем и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание СПС. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:
КонсультантПлюс (АО "КонсультантПлюс");
Гарант (НПП "Гарант-Сервис");
"Кодекс" (Центр компьютерных разработок ).
В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует прежде всего назвать:
"Эталон" (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
"Система" (НТЦ "Система" при ФАПСИ).
Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:
ЮСИС (фирма "Интралекс");
"Референт" (ЗАО "Референт-Сервис");
"Юридический Мир" (издательство "Дело и право");
"Ваше право" и "Юрисконсульт" (фирма "Информационные системы и технологии");
системы "1С:Кодекс", "1С:Гарант", "1С:Эталон" (компания "1 С");
система "Законодательство России" (Ассоциация развития банковских технологий), и некоторые другие.
Степень распространенности продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна, и в настоящее время абсолютно точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть достаточно субъективными.
4.2.2 Основные поисковые и сервисные возможности
Можно выделить три основных вида поиска в компьютерных справочных системах:
поиск по реквизитам документов;
полнотекстовый поиск;
поиск по специализированным классификаторам.
Современные СПС предоставляют возможность эффективно работать с любым из этих видов поиска. Возможности мгновенного поиска с помощью комплекса поисковых инструментов - действительно совершенно новый уровень работы с информацией, который обеспечили компьютерные технологии.
Важнейшее свойство программных технологий заключается в том, что они позволяют не просто в сотни раз быстрее искать конкретный фрагмент текста документа по тому или иному признаку, но и одновременно сочетать несколько поисковых инструментов. Это свойство позволяет прекратить споры о том, какой вид поиска более удобен и точен.
В действительности каждый вид поиска имеет свои достоинства и недостатки, преимущества и ограничения при использовании. Оптимальный же результат может быть получен только при сочетании различных видов поиска и их параллельном использовании. Проанализируем каждый из этих видов поиска более подробно.
4.2.3 Организация поиска документов в системах "КонсультантПлюс"
Одной из причин, по которой системы "КонсультантПлюс" используются как опытными, так и начинающими пользователями, является легкость и простота в работе, системы "КонсультантПлюс" представляют богатейшие возможности для поиска документов и анализа законодательства, интуитивно понятные принципы общения с системой позволяют даже неподготовленному пользователю освоить базовые операции работы с системой после непродолжительного времени.
Для поиска требуемого документа необходимо сформировать запрос - заполнить некоторые поля Карточки реквизитов. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки реквизитов. Если же какое-то поле Карточки реквизитов не заполнено, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения. Например, поиск по пустой Карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, включающего все документы информационного банка.
Указанная особенность вовсе не означает необходимость заполнять все поля Карточки реквизитов. Наоборот, для поиска любого документа достаточно правильно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно.
Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов.
При заполнении полей Карточки реквизитов следует обращать внимание на информационную строку внизу Карточки реквизитов. В ней содержится информация о количестве документов из информационной базы, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться, о чем сообщит информационная строка.
Как уже было сказано, нужно стараться заполнять не более двух-трех полей. Информационная строка поможет принять решение: или сформировать список найденных документов, или уточнить запрос.
Методика организации поиска
Необходимо различать два вида поиска.
Поиск конкретного документа. В этом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа: вид документа, принявший орган, примерное название, примерная дата принятия, реже (но это самый хороший вариант) - номер документа.
При таком виде поиска следует начинать с введения тех данных о документе, в правильности которых мы наиболее уверены. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу, по информационной строке в нижней части Карточки реквизитов. Если нужный документ не находится, то варьируются данные запроса. Наличие же точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.
Поиск информации по определенному вопросу надо начинать с максимально широкого запроса и использовать тематический поиск (начиная с рубрик верхнего уровня), поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по ключевым словам. При поиске по тексту документа следует обязательно использовать возможные синонимы, задавать условие близости слов, делать перестановку слов в словосочетаниях.
Сформировав
список документов
по тому
29-04-2015, 03:42