Особенности и проблемы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Здесь снова можно провести аналогию с поиском нужной литературы в библиотеке.

В случае поиска конкретного документа мы, если необходимо, справляемся по алфавитному каталогу для уточнения реквизитов, осуществляя поиск в нем по предполагаемым реквизитам (автору, названию, номеру, году издания и т. д.).

В случае же поиска не отдельного документа, а литературы по какому-то конкретному вопросу мы обращаемся к систематическому каталогу и формируем предполагаемый список литературы, исходя из нужной тематики.

Резюмируя сказанное, еще раз из перечисленных выше случаев:

• при поиске конкретного документа надо внести известные его реквизиты в Карточку. Если сформированный таким образом список будет слишком большим, следует уточнить запрос, например, заполнением поля "Текст документа", используя слова, которые, скорее всего, должны содержаться в тексте документа;

• при поиске документов в целом по какому-либо вопросу (то есть когда реквизиты документов неизвестны, а имеется лишь их общая тематическая направленность) следует начинать с максимально широкого запроса, используя поля "Тематика", "Текст документа", "Ключевые слова", а затем рассмотреть различные варианты уточнения запроса и сужения списка найденных документов.

4.2.4 Краткий алгоритм работы с системой "КонсультантПлюс"

Поиск документа

Поисковые возможности систем КонсультантПлюс позволяют найти документ или подборку документов по любым характеристикам: от официальных реквизитов документов до отдельных слов, встречающихся в текстах. Поэтому успешно работать с системой могут и юристы-профессионалы, и пользователи без специального юридического образования.

Предусмотренная в системах КонсультантПлюс возможность одновременного использования всех видов поиска позволяет найти все необходимые документы.

Поиск по реквизитам

Заполняется Карточка запроса по одному или нескольким реквизитам:

• тематика документа;

• вид документа;

• принявший орган;

• дата принятия;

• номер документа;

• дата регистрации в Минюсте;

• регистрационный номер присвоенный в Минюсте;

• название документа.

Поиск по тематике

Позволяет найти документ по тематическому рубрикатору, основанному на Общеправовом классификаторе отраслей законодательства и имеющему четыре уровня детализации (604 рубрики).

Интеллектуальный поиск по текстам документов

При поиске документов, наряду с их реквизитами, можно задавать произвольные слова и словосочетания, встречающиеся в текстах.

Поиск по названию

Позволяет найти необходимый документ по любым словам или словосочетаниям, встречающимся в его названии.

Поиск по ключевым словам

Вспомогательный вид поиска по выбранным специалистами словам, описывающим основные понятия.

Одновременный поиск документов по нескольким базам

Если у пользователя установлено несколько систем КонсультантПлюс, то поиск документов возможен в нескольких базах одновременно.

Формирование собственного рабочего места

Пользователь может самостоятельно сформировать удобное для себя рабочее пространство, используя возможности КонсультантПлюс.

Папки документов

Пользователь может создавать свои собственные постоянные подборки документов по какой-либо проблеме. При этом поиск возможен как по всей базе, так и по конкретным папкам. В системах реализованы операции пересечения и объединения папок документов.

Закладки

Закладка представляет собой выделенную строку, которую можно поставить в любом месте документа. Потом по списку закладок пользователь может моментально вернуться в выбранный им документ, в отмеченное закладкой место.

Индивидуальные настройки

По своему вкусу пользователь может выбрать привычный шрифт, цвет и размер.

Работа с текстами

Строка предупреждения

Верхняя часть окна с текстом документа содержит специальную выделенную строку с указанием текущего состояния документа.

Многооконный режим просмотра

Дает возможность одновременного анализа и работы с несколькими документами в разных окнах.

Поиск фрагмента текста

Указав любое слово, словосочетание или символ, можно моментально найти интересующее место в тексте документа.

Справка

Каждый документ снабжен подробной справкой, которая содержит все библиографические реквизиты документа и списки прямых и обратных ссылок с указанием характера юридической взаимосвязи между документами.

Ссылки

Расставленные в текстах документов ссылки позволяют моментально переходить в тексты документов, на которые ссылается законодатель. При этом пользователь попадает именно в ту главу, часть, параграф, статью, к которой относится ссылка.

Печать и запись в файл

Любой фрагмент можно распечатать или записать в файл текст документа. Печать возможна на любом принтере: матричном, струйном или лазерном.

Встроенный редактор для DOS

DOS - версии систем снабжены встроенным редактором, который по всем возможностям работы и оформления документов не уступает промышленным редакторам.

Постоянная подсказка

Вся информация, необходимая для работы с системами КонсультантПлюс, постоянно находится на экране компьютера. Меню избавляет от необходимости запоминать функциональные клавиши.

4.2.5 Преимущества СПС “КонсультантПлюс”.

Опрос, проведенный на крупнейшей российской специализированной выставке “Бухгалтерский учет и аудит ’98” фирмой “Бизнес-Программы-Сервис”, показал, что более 50% бухгалтеров используют в работе справочные правовые системы. Особое внимание посетителей: бухгалтеров, аудиторов, руководителей предприятий - привлекли программные продукты, способные обеспечить комплексную правовую информатизацию бухгалтерии. А это значит: предоставить документы федерального законодательства, акты и постановления местных властей, консультации специалистов. Показательно, что 53% опрошенных специалистов отдали свое предпочтение именно системам “КонсультантПлюс”, включающим всю эту информацию.

Система “КонсультантПлюс” включает все законы и другие нормативные акты по бухучету и налогообложению, ведомственные письма и приказы Министерства финансов и Министерства по налогам и сборам, других ведомств. Кроме того, в систему входят консультации экспертов Минфина, Министерства по налогам и сборам, аудиторских фирм, разъясняющие применение законодательства в практике бухучета и налогообложения. Разработанные на высоком уровне системы “КонсультантПлюс” - единственные в своем классе, признанные компанией Microsoft совместимые с операционной системой Windows. Но все технические достижения реализованы только для того, чтобы работа с системой была простой и понятной. Подсчитано, что примерно после 20 минут предварительного обучения даже неподготовленный пользователь может освоить все базовые операции. Поисково-аналитический аппарат полностью адаптирован к работе бухгалтера.

За время существования в системах “КонсультантПлюс” появилось много полезных новшеств и большинство из них введено по просьбе тех, кто работает с системой. Одновременный поиск по нескольким базам, создание собственных тематических подборок, прямой перенос редактируемых текстов и таблиц в Word и другие редакторы – лишь малая толика тех преимуществ, которые получили пользователи системы.

Пользователь работает в едином информационном пространстве. И ему нет необходимости многократно “открывать” и “закрывать” различные базы. И нормативные документы, и консультации объединены ссылками. То есть, если пользователь столкнулся с какой-то непонятной проблемой, то сначала может получить консультацию. Затем, по ссылкам - все нормативные документы, которые использовал автор. Система дает пользователю возможность не просто слепо последовать совету, но и изучить всю относящуюся к делу нормативную базу.

Новая информация регулярно поступает в систему, доставляется прямо на рабочее место пользователя. Прямые договоры об информационном обмене с 50 федеральными министерствами и ведомствами, с региональными органами власти служат залогом того, что ни один сколько-нибудь важный документ “мимо не пройдет”. Выходит новый документ - и он сразу включается в систему. Если документ вызывает вопросы, вносит серьезные изменения, то в дальнейшем и консультация по нему появляется в системе. Поэтому появление новых нормативных актов, даже если они меняют принципы налогообложения, уже не вызывает шока.

Большинство тех, кто начал работать с системами “КонсультантПлюс”, отмечают, что получили самое главное - уверенность, что все документы и консультации - всегда под рукой. А именно в этом сейчас пользователи видят важнейшее качество справочных систем.

Вывод

Учитывая все указанные выше возможности и преимущества бухгалтерской компьютерной программы “1С:Бухгалтерия” и справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”, можно с уверенностью сказать, что их внедрение и использование значительно облегчит работу бухгалтера Кировской ТЭЦ-3 на исследуемом в дипломной работе участке и позволит рациональнее и эффективнее использовать рабочее время для решения всех учетных задач.

4.3 Определение экономической эффективности автоматизации

учетных задач

Определение экономической эффективности автоматизации учетных задач включает расчет следующих показателей:

• общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);

• текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных задач (За);

• годовую экономию от ее использования (Эг);

• срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).

Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач, определяются по формуле:

КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + КЗтех + КЗрм + КЗпр, (18)

где КЗбкп - затраты на покупку бухгалтерской компьютерной программы (БКП)

по рыночной цене с учетом удельного веса занятости БКП решением

задач, рассматриваемых в дипломной работе (3250 руб.);

КЗспп - капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы

(СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в

содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (4700 руб.);

КЗн - капитальные затраты на настройку компьютерных программ

(приняты в размере 2 МРОТ);

КЗтех - капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места

пользователя компьютерной программы;

КЗрм - капитальные затраты на организацию рабочего места пользователя

компьютерной программы;

КЗпр - прочие капитальные затраты, связанные с внедрением

компьютерных программ.

В прочие капитальные вложения, связанные с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет для архивных копий баз данных, по обучению работников пользованию новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию купленных программ и др. (приняты в размере 5 МРОТ).

Капитальные затраты на организацию рабочего места пользователя компьютерными программами определяются по формуле:

(S * Цпл + КЗмеб) * Тм

Тоб

КЗрм = , (19)

где S - размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую

оргтехнику и специалист, работающий с помощью компьютера (принят

равным 5 кв. м);

Цпл - рыночная цена 1 кв. м. производственной площади на момент

автоматизации исследуемых задач (условно принята в размере 10 МРОТ);

КЗмеб - капитальные затраты на приобретение специальной мебели,

повышающей производительность и комфортность работы пользователя

компьютерной программы (спецстол под компьютер, принтер и другое

техническое оснащение, вращающееся и катающееся кресло, держатель

листов с информацией и др.) Эти затраты приняты в размере 15% от

рыночной цены компьютера, используемого для решения бухгалтерских задач;

Тм - время использования компьютера в течение года для решения

бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью

приобретенных программных продуктов;

Тоб - общее время использования компьютера в течение года.

Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается следующим образом:

Тоб = d_S * S * Др * Nм * Кис, (20)

где d_S - длительность смены (8 часов);

S - число смен работы компьютера (1 смена);

Др - среднее число рабочих дней в месяце (21 день);

Nм - число месяцев в году эксплуатации компьютера (12 месяцев);

Кис - средний коэффициент использования компьютера в течение смены

(принят равным 0,9).

По формуле (3)

Тоб = 8 * 1 * 21 * 12 * 0,9 = 1814 (час.).

Величина затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм) на решение бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью приобретенных программных продуктов определяется по формуле:

Тм = Вз * Др, (21)

где Вз - время решения исследуемых бухгалтерских задач с помощью

приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня

(6 часов);

Др - количество рабочих дней в году, в течение которых решаются

исследуемые бухгалтерские и аналитические задачи (252 дня).

Тогда по формуле (4)

Тм = 6 * 252 = 1512 (час.).

Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места пользователя компьютерной программой рассчитываются по формуле:

(Цком + Цтех)(1+ Кт)(1-Киз)Тм

Тоб

КЗтех = , (22)

где Цком - рыночная цена компьютера модели IBM Intel Pentium 233 MMX на момент покупки программного обеспечения (принимается равной 15000 руб.);

Цтех - рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего места пользователя (стоимость принтера, сканера, модема определенных моделей, равна 8000 руб.);

Кт - коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств (принят равным 0,01);

Киз - коэффициент, учитывающий степень износа действующей компьютерной техники. Так как приобретается новая вычислительная техника, то Киз=0.

По формуле (5)

(15000 + 8000)(1+ 0,01)(1-0)1512

1814

КЗтех = = 19363 (руб.).

По формуле (2)

(5 * 835 + 2250) * 1512

1814

КЗрм = = 5355 (руб.).

Тогда по формуле (1)

КЗа = 3250 + 4700 + 167 + 19363 + 5355 + 417 = 33252 (руб.).

Расчет общей величины капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных задач и их состав представлены в таблице 9.

Таблица 9 – Капитальные затраты на автоматизацию учетных задач

Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с автоматизацией учетных задач (За), исследуемых в дипломной работе, рассчитываются по формуле:

За = Зком + Здр + Зкп + Зпр, (23)

где Зком - текущие затраты, связанные с использованием компьютера;

Здр - текущие затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места пользователя (принтера, сканера, модема и др., приняты в размере 40% от Зком);

Зкп - текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ для решения исследуемых учетных задач;

Зпр - прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач.

Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения исследуемых учетных задач, определяются следующим образом:

Зком = Тм * См, (24)

где См - стоимость одного часа эксплуатации компьютера на предприятии.

На предприятии нет данных о стоимости одного часа эксплуатации компьютера, поэтому она определена укрупненно по формуле:

Ом

Др * d_S

См = (1 + Кнр) , (25)

где Ом - месячный оклад бухгалтера, занятого решением учетных задач, согласно

штатному расписанию предприятия составляет 2000 руб.;

Кнр - коэффициент, учитывающий накладные и другие расходы, связанные с

работой компьютера (принят равным 2).

Остальные буквенные обозначения указаны в формуле 3.

По формуле (8)

2000

21 * 8

См = (1 + 2) = 36 (руб.).

По формуле (7)

Зком = 1512 * 36 = 54432 (руб.).

Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, рассчитываются по формуле:

КЗбкп + КЗспп Тм

Тс Тоб

Зкп = + Зп * , (26)

где Тс - планируемый полезный срок использования компьютерных программ

(принят 4 года);

Зп - затраты на пополнение справочно-правовой программы за год (приняты в

размере 30 МРОТ).

Прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач (расходы на бумагу, на ремонт мебели, приняты в размере 20% от Зкп).

По формуле (9)

3250 + 4700 1512

4 1814

Зкп = + 2505 * = 4075 (руб.).

Тогда по формуле (6)

За = 54432 + 21773 + 4075 + 815 = 81095 (руб.).

Расчет общей величины годовых текущих затрат, связанных с автоматизацией исследуемых учетных задач, и их состав представлены в таблице 10.

Таблица 10 – Текущие затраты, связанные с автоматизацией учетных задач