Е.А.Климов предлагает рассматривать понятие «профессиональной пригодности»
как системную характеристику степени соответствия человека (субъект труда, или претендента на вакансию) требованиям профессии. Оптимизировать это соответствие можно разными путями: через рационализацию профессиональной деятельности и ее компанентов или через влияние субъект труда.
По мнению В.А.Бодрова, ключевым понятием для профессионально психологического отбора также является термин «профессиональная пригодность», который, по мнению указанного автора, отражает как различные индивидуальные особенности необходимые для успешного выполнения трудовой(учебной) деятельности его пригодность для конкретной деятельности, так и характеристики объекта труда (содержания, средств, условий, организации деятельности) с точки зрения их соответствия возможностям человека (или профессиональной совокупности лиц), то есть пригодности труда для человека.
Профессиональная пригодность является свойством метасистемы «человек-профессия» («человек-деятельность», «субъект-объект»), в которой проявляются свойства человека, приобретаемые им в связи с реализацией себя в деятельности. В ней также проявляется, наряду со свойствами работоспособности, надежности, готовности к труду и др., и свойство деятельности, которое отражает в ее содержании, средствах и условиях структурные и функциональные особенности организма и психики человека.
Для того, чтобы психологический отбор оказался наиболее эффективным, необходимо заблаговременно определить требования той деятельности для которой отбираются кандидаты, а следовательно осуществить анализ деятельности. Безусловно, для каждой профессии набор требований к кандидатам будет разным, более того этот набор требований будет варьироваться и внутри одной профессии, в зависимости от уровня требуемой профессиональной подготовленности специалиста (например, для абитуриента и специалиста высшей категории ).
1.3. Этапы и методы психологической диагностики при отборе кадров
История психодиагностики демонстрирует неисчерпаемую глубину теоретических и методических наработок профессионально психологического отбора. Практика применения методов психодиагностики связана с необходимостью оценки качеств людей, их индивидуальных особенностей, уровня развития их способностей по выполнению тех или иных профессиональных или творческих задач.
На начальном этапе после обоснования цели и задач проведения профессионально психологического отбора, обосновывают профессиональные требования к специалисту; для чего проводят исследование и оценку условий его предстоящей профессиональной деятельности, для большей конкретизации этих процедур на каждое рабочее место составляется профессиограмма. Профессиограмма — комплексное описание профессиональной деятельности, составленное с учетом выдвигаемых администрацией целей (например, профотбор, разработка системы обучения и повышения квалификации, автоматизация технологических процессов и пр.). На основе профессиографического анализа определяют профессионально важные психологические и психофизиологические качества, необходимые для успешного обучения и профессиональной деятельности по специальности. Психограмма — список психологических профессионально важных качеств работника, влияющих на его эффективность в процессе достижения профессионально значимого результата
Затем проводится экспериментальная проверка надежности, дифференцированности и прогностической валидности методик, позволяющих оценить комплекс ПВК (профессионально важных качеств) специалиста и разрабатываются критерии профпригодности.
На этом этапе оценивают корреляцию между успешностью обучения (деятельности) и результатами оценки специалиста по каждой методике, а также результатами оценки его профпригодности с помощью всей совокупности методик.
С целью выбора наиболее адекватных и исключения малоинформативных методик применяют различные методы одномерной (корреляция, непараметрические и параметрические критерии) и многомерной статистики (регрессионный, дискриминантный анализ и др.). После этого проводится разработка алгоритма (решающего правила) оценки профпригодности.
Наиболее часто для этих целей используют множественный регрессионный анализ, основанный на связях психофизиологических свойств с "внешними критериями", под которыми понимаются качество (успешность) обучения или деятельности. Реже - дискриминантный анализ, основанный на различиях показателей психологических качеств в различных группах.
Итогом этой работы является обоснование необходимого и достаточного набора психодиагностических методик, позволяющих с достаточной вероятностью прогнозировать профессиональную пригодность кандидата. В последующем проводится оценка эффективности разработанного алгоритма и критериев оценки профессиональной пригодности и вырабатываются рекомендации по их практическому использованию.
В практике профотбора используются различные методики оценки профессиональной пригодности, среди них наблюдение, беседа и интервью.
Указанные методы дают возможность глубокой и преимущественно качественной, описательной оценки профессионально важных качеств личности. Кроме того, одни из них требуют длительного обследования, другие - всесторонних знаний о кандидате, о его поведении в реальных, в том числе, и в экстремальных условиях. И наконец, оценка, получаемая с помощью этих методов, зависит от опыта, квалификации и других субъективных характеристик обследуемого, либо эксперта.
Перечисленные особенности традиционных методов исследования индивидуально-типологических и индивидуально-психологических свойств личности существенно сужают их практическую полезность при проведении ППО.
В то же время они достаточно широко и обоснованно используются на стадии разработки тестов, например, для получения сведений об успешности профессиональной деятельности, поведении человека в натуральных условиях или моделируемых ситуациях.
Основным инструментом профотбора являются психологические и психофизиологические тесты , обладающие такими характеристиками, как надежность, валидность, дифференцированность, практичность.
В психодиагностике существует ряд базовых понятий, представление о которых необходимо для понимания сути диагностической работы, грамотной постановки задачи и контроля за результатами деятельности психолога.
Тест психологический (от англ. test — проба, испытание, проверка) — специально сконструированная процедура для выявления, изучения и измерения одного или нескольких психологических качеств, характеристик человека. Непременным условием этой процедуры является неизменная структура стимульной ситуации (содержание задач, последовательность их предъявления, форма бланка и пр.). Для всех испытуемых тест всегда должен быть одинаков. Именно это условие позволяет измерять и сравнивать поведенческие реакции (особенности) различных людей. «Тестовая батарея» — набор психологических тестов, разработанный для сбора необходимой с точки зрения принятия кадрового решения информации об испытуемом. «Тестовая батарея» создается на основе предварительного профессиографического исследования, в ходе которого осуществляется психологический анализ деятельности и выделяются индивидуально-психологические качества профессионалов, связанные с профессиональной успешностью. Общая продолжительность выполнения тестов должна быть не более трех часов. В настоящее время в практику профотбора широко внедряются психодиагностические тестовые методы, которые можно разделить на следующие группы:
Интеллектуальные тесты
Предназначены для выяснения уровня интеллекта и образования кандидата. Могут использоваться как тесты общего интеллекта, так и специальные, направленные на различные разновидности интеллекта. Например, для преподавателя, переводчика, специалиста по связям с общественностью, и даже для секретаря, важно обладать развитым вербальным интеллектом (то есть, хорошо владеть родным языком, уметь логично и грамотно изъясняться, обладать большим словарным запасом, точно понимать высказывания партнера и т.д.). Для коммерческого директора и маркетолога необходим высокий уровень аналитического мышления (умение анализировать и систематизировать большие объемы информации). Дизайнер и художник должен обладать пространственным мышлением и уметь решать нестандартные творческие задачи.
Тесты на внимание и память
Могут быть включены в тест интеллекта, либо даваться отдельно, если эти навыки профессионально важны. Можно тестировать различные виды памяти, измерять ее объем и продуктивность запоминания.
Личностные тесты
Предназначены для выявления личностных особенностей, черт характера. Набор выявляемых качеств зависит от теоретической концепции, положенной в основу теста. Как правило, они описывают поведенческие особенности человека, его социальные навыки, способность к адаптации и многое другое. Эти тесты могут выявлять уровень выраженности каждой характеристики (например, тест Кеттелла), или по совокупности данных, относить человека к тому или иному типу (например, тест Майерс-Бригс). Существуют как комплексные тесты, описывающие личность в целом, так и тесты на какое-либо определенное качество (например, тесты на способность к самоконтролю, способ принятия решений, агрессию и др.). Некоторые тесты предназначены для выявления патологий характера и личностного развития (например, ММРI).
Особо можно выделить тесты на выявления уровня мотивации (хочет ли человек реально работать или учиться, что может усилить его желание и сподвигнуть на реальные действия) и ценностные ориентации.
Изредка используются проективные тесты , например, кандидата просят нарисовать что-либо, или проинтерпретировать картинку или фотографию. Такие тесты трудоемки при обработке, но дают достаточно надежную информацию о кандидате при умелом с ними обращении.
Тесты межличностных отношений
Эти тесты выявлять стиль общения с людьми, конфликтность, способность идти на компромиссы, приходить на помощь другим, навыки общения в различных ситуациях. Тестам на конфликтность, как правило, уделяется особое внимание, поскольку сложные отношения в коллективе могут отнимать до 100% рабочего времени, в чем работодатель, конечно же, не заинтересован. Сюда же можно отнести тесты на выявление стиля руководства или лидерства.
Тесты способностей
Способностями называют индивидуально-психологические особенности человека, которые способствуют его успеху в какой-либо деятельности. Способности проявляются в деятельности, формируются в деятельности и существуют относительно определенной деятельности. Выделяют общие и частные способности.
ОБЩИЕ - присущие всем людям основные формы психического отражения: способности ощущать, воспринимать, запоминать, переживать, мыслить; а также в большей или меньшей степени присущие всем людям способности к общечеловеческим видам деятельности: игре, учению, труду, общению
ЧАСТНЫЕ - присущие не всем людям способности : музыкальный слух, точный глазомер, настойчивость, смысловая память; а также: профессиональные, специфические, особенные.
В тестировании способностей выделяют тесты специальных способностей, тесты общих способностей (тесты интеллекта), комплексные батареи способностей.
Тесты специальных способностей направлены на измерение способностей к определенным видам деятельности. Такие тесты наиболее широко используются при решении задач в области профотбора и профориентации
Конечным результатом психологической диагностики является описание свойств оцениваемого работника — экспертное заключение .
Профессиональные и личные качества помощника руководителя.
Глава 1.4.
Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.
К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным.
Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.
Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.
Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.
При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы - это всегда ценится в сотруднике.
К важнейшим качествам секретаря-референта относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.
Секретарь - референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.
Профессионализм Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой. Ответственность секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителем и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников. Организованность - умение организовывать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.
Осведомленность - секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении.
Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений.
Не менее важная черта характера - коммуникабельность - т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей и ведении телефонных переговоров.
Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять все перечисленные качества.
1.5. Профессиограмма "Секретарь-референт"
Наименование профессии:
секретарь-референт
Доминирующий способ мышления: адаптация-анализ
Область базовых знаний № 1 и их уровень:
делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический)
Область базовых знаний № 2 и их уровень:
канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний)
Профессиональная область: социальная (общественная) сфера
Межличностное взаимодействие: частое по типу "лицом к лицу"
Доминирующий интерес: конвенциональный
Дополнительный интерес: социальный
Условия работы: в помещении, сидячий
История профессии:
С возникновением письменности в древности существовала небольшая группа грамотных людей, занимающихся переписыванием различных текстов. Такие писцовые копии на Руси известны еще с XI века. В XIX веке в многочисленных департаментах России над переписыванием огромного числа бумаг и документов трудились чиновники - низшие по табелю о рангах. С развитием технического прогресса все больше ощущалась необходимость в создании высокопроизводительных печатных машин. Первая промышленная модель пишущей машины была изобретена в США В 1867 году Н. Шолсом, С. Суле, К. Тлидденом.
В настоящее время пишущая машина отошла на задний план, а на смену ей пришел персональный компьютер.
Несомненно работа по печатанию различных документов стала значительно легче. Деятельность секретарей-референтов не сводится только лишь к механическому набиванию текстов. Помимо этого, они должны обладать еще многими умениями. По сути, секретарь референт - это "правая рука" руководителя.
Доминирующие виды деятельности:
- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;
- получение для руководителей сведений от работников подразделений, вызов их по его поручениям, организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров руководителя;
- оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
- подготовка заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке для заседания или совещания и их регистрация);
- печатание по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
- стенографирование текстов подготавливаемой руководителем документации, протоколов заседаний с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютере;
- составление по просьбе руководителя различных докладов, писем, документов;
- формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
- обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.
Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности (профессионально-важные качества):
Способности:
- высокая помехоустойчивость (способность эффективно работать на фоне помех, не снижая качества);
- высокий уровень развития устойчивости, распределения и переключения внимания (способность длительное время сосредотачиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать свое внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой);
- хорошее развитие мелкой моторики рук (способность быстро и четко выполнять движения с помощью пальцев рук);
- умение четко и ясно говорить, правильно строить фразы и произносить слова, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;
- высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);
- развития мнемических способностей (хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитие слуховой и зрительной памяти);
- развитие двигательной памяти (способность запоминать движения для каждого пальца обеих рук);
- способность быстро действовать;
- умение хорошо разбирать рукописный текст.
Личностные качества, интересы, склонности:
- эмоциональная устойчивость;
- пунктуальность;
- аккуратность;
- организованность;
- ответственность;
- доброжелательность;
- тактичность;
- последовательность в делах;
- настойчивость и твердость;
- коммуникабельность (общительность);
- способность планировать свою работу;
- склонность к работе с документами.
Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности:
- неспособность быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;
- неспособность работать в подчинении, сильно выраженная склонность к лидерству, руководству;
- медлительность, нерасторопность;
- неумение планировать свою работу;
- низкий уровень развития всех видов и типов памяти.
Глава 2. Экспериментальная часть.
2.1. Цель и задачи исследования
Актуальность проблемы . В условиях жесткой конкуренции предприятий немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и "количество печатных знаков в минуту", все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.
Профессиональная эффективность секретаря референта зависит от индивидуальных особенностей развития личности. К важнейшим качествам секретаря-референта относится – пунктуальность, интеллектуальный уровень, эмоциональная устойчивость, степень тревожности, уровень развития
9-09-2015, 20:03