Кадрове діловодство

Задачі ЕК (ЦЕК ):

- розгляд проектів номенклатури справ установ і його структурних підрозділів;

-організація щорічного добору документів на збереження і знищення;

- розгляд річних розділів описів справ постійного збереження й описів справ тимчасового збереження (понад 10 років), у т.ч. по особовому складу і т.д.

Експертиза наукової і практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни збереження документів установлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів із указівкою термінів збереження різних категорій документів.

Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.

Виділяються 4 групи справ :

- постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

- тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);

- тимчасового збереження (до 10 років);

- які підлягають знищенню в зв'язку з закінченням термінів збереження.

Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення.

Оформлення справ.

Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну збереження, після закінчення календарного року, у якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі у відомчий архів. Предархівна підготовка справ включає дві основних операцій: оформлення й опис справ. Оформлення справ провадиться особою, відповідальною за роботу з документами. У залежності від цінності документів і відповідно термінів збереження справ, проводиться повне чи часткове (спрощене) оформлення справ. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження підлягають спрощеному оформленню. Насамперед виявляється їхня наявність відповідно до номенклатури справ. У справах перевіряється правильність формування, вони залишаються на швидкозшивачах, аркуші не нумеруються, завірчі написи не складаються, систематизуються по номенклатурі справ і здаються в архів. Основна увага зосереджується на справах постійного, довгострокового (понад 10 років) термінів збереження і по особовому складу. Відповідно до вимог «Державної системи документаційного забезпечення управління» і «Основних правил роботи відомчих архівів» проводиться їхнє повне оформлення, що включає:

- перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності із січня по грудень;

- підшивку чи палітурку справи;

- нумерацію аркушів;

- складання завірчого напису (аркуша-завірителя) справи;

- складання внутрішнього опису документів справи (якщо це необхідно);

- оформлення всіх реквізитів обкладинки справи;

Перш ніж підшити документи справи, з них видаляються металеві скріплення, вкладається чистий бланк форми аркуша-завірителя, і, у тих випадках, коли до справи буде складений внутрішній опис, бланки форм внутрішнього опису. Всі аркуші справи нумеруються чорним графітним олівцем (уживання чорнила або кольорових олівців заборонено) чи нумератором у верхньому правому куті, не зачіпаючи тексту документа. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо. Лист завірчого напису не нумерується. Якщо справа має кілька томів нумерується кожен том окремо. Лист будь-якого формату, що підшили за один край, нумерується як один лист (навіть якщо він складений). Документ, складений навпіл і підшитий за середину нумерується як два листи. Ілюстровані матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці. Підшиті в справу конверти з написами чи вкладеннями нумеруються самостійно. Вкладення в конверт нумерується черговим номером за конвертом.

У випадку пропуску чи нумерації аркушів однією цифрою, на них ставлять номера попередніх аркушів з додатком букв а, б, в и т.д. Усі ці виправлення відзначаються наприкінці справи в завірчому написі. Якщо при нумерації аркушів допущено багато помилок, номери закреслюються і вся справа нумерується заново. Наприкінці справи для обліку кількості аркушів на окремому листі-завірителі справи складається завірчий напис, у якому цифрами і прописом указується кількість аркушів, обмовляються всі особливості в нумерації і фізичному стані документів у справі.

Форми аркуша-завірителя не ідентичні, але склад інформації, внесений у форми однаковий.

Для справ з особливо коштовними документами, особових, судових і слідчих справ, справ про присудження учених ступенів і звань, справ на авторські посвідчення і патенти і т.д. при підготовці до здачі в архів складається, якщо вона не велася на протязі року, внутрішній опис документів. Складати внутрішній опис рекомендується також і справам, заголовки яких не повно розкривають зміст документів. У цьому випадку внутрішній опис полегшить використання документів справи, пошук необхідної інформації.

Наприкінці внутрішнього опису справи складається підсумковий запис із указівкою цифрами і прописом загальної кількості документів у справі, включених в опис і кількість аркушів опису.

Справи підшиваються міцною ниткою у тверду обкладинку (папку) у 4 проколи чи переплітаються. При брошуванні не можна зашивати текст документа. У тих випадках, коли текст дуже близько підходить до краю аркуша і може бути зачеплений при підшивці, до аркуша підклеюється смужка міцного паперу, за яку документ і буде підшитий.

Картон обкладинок для постійного збереження і документів по особовому складу повинен бути міцним, щоб забезпечувати довгострокову схоронність документів. Найбільш коштовні в історичному і художньому відношенні документи (креслення, рукописи і т.д.) не підшиваються, а вкладаються в папки з трьома клапанами і зав'язками чи спеціальні коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх можна помістити в конверти, що потім підшиваються в справу.

Оформлення обкладинки справи.

Обкладинка справи оформляється після підшивки і нумерації. Її елементи визначаються певним порядком. Ряд відомостей уже був винесений на обкладинку в момент заведення справи:

- найменування установи і її підпорядкованість;

- найменування структурного підрозділу;

- діловодний індекс справи;

- номер тому, частини;

- заголовок справи;

- термін збереження справи.

При підготовці справи до збереження або здачі її у відомчий архів ці елементи уточнюються і доповнюються. До заголовка справи може бути складена анотація до документів (якщо він містить особливо коштовні документи). Проставляються також:

- дата справи;

- кількість аркушів у справі;

- архівний шифр справи.

На обкладинці справи постійного збереження відповідно до вимог у верхній частині перед назвою установи залишають місце для найменування державного архіву, у який справи будуть передані з відомчого архіву. Якщо на протязі року в найменуванні установи або структурного підрозділу відбулися зміни або справа передана в інший структурний підрозділ, при оформленні до збереження на обкладинці справи дописується нова назва, а стара міститься в дужки.

Заголовок повинен точно, коротко в узагальненій формі відбити основний зміст документа. При цьому факти і події, відбиті в документах, повинні бути розкриті. Спочатку в заголовку повинна бути вказана вид справи (справа, переписування, матеріали, журнал і т.д.) або вид документів (протоколи, доповіді, накази, звіти і т.д.). Потім вказується автор або кореспондент (якщо це переписування) і далі питання, що відбиває зміст документів. Якщо в справі є особливо коштовні документи, документи-додатки до основного документа, документи, що містять відомості по особовому складу, що мають довідкове значення або документи, що можуть служити предметом самостійного пошуку і наявність яких у справі не може бути визначене по його заголовку, до заголовка складається анотація. Пишеться анотація після заголовка з нового рядка.

Література

1.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

2.Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.

3.Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.

4.Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева. Секретарское дело. Москва, 1996 г.

5.В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.