Перша допомога при хімічних опіках залежить від виду хімічної речовини. При опіках концентрованими кислотами (крім сірчаної) поверхню опіку необхідно в плині 15-20 хв. обмивати струменем холодної води. Сірчана кислота при взаємодії з водою виділяє тепло, що може підсилити опік. Опіки, викликані лугами також необхідно промити струменем води, а потім обробити 2 % розчином оцтової чи лимонної кислоти. Після обробки накласти асептичну пов'язку. Опіки, викликані фосфором, відрізняються від опіків кислотами і лугами тим, що фосфор на повітрі спалахує й опік, виходить комбінованим – і термічним і хімічном. Обпалену частину тіла краще занурити у воду, під водою видаляють шматочки фосфору паличкою, ватою й ін. Після обмивання водою обпалену поверхню обробляють 5 % розчином мідного купоросу, потім закривають стерильною сухою пов'язкою.
ВІДМОРОЖЕННЯ
Ушкодження тканин, що настає від впливу низької температури. Причини відмороження різні і при відповідних умовах відмороження може відбутися навіть при температурі 3-7 вище нуля. Відмороженню частіше піддані дистальні відділи кінцівок, вуха, ніс. При обмороженнях спочатку відчувається почуття холоду, що переміняє потім онімінням, при якому зникають спочатку біль, а потім усяка чутливість.
Перша допомога при обмороженнях полягає в негайному зігріванні постраждалого й особливо відмороженої частини, тіла. Хворий з обмороженнями повинний бути, як найшвидше переведений у тепле приміщення. Насамперед, необхідно зігріти постраждалу частину тіла, відновити в ній кровообіг. Це досягається розтиранням відмороженої ділянки чистими руками, змоченими спиртом. Не слід розтирати й масажувати шкіру з появою набряків міхурів. Зігрівання можна проводити за допомогою теплових ванн. Після ванни й розтирання ушкоджену ділянку необхідно висушити, закрити стерильною пов'язкою й укутати чим-небудь теплим. Відморожені ділянки не можна змазувати жиром і мазями, тому що це значно затрудняє первинну обробку. Велике значення при наданні першої допомоги має захід щодо загального зігрівання потерпілого. Хворим дають гарячий чай, каву, молоко. Сприятливу дію роблять вино й горілка. Найшвидша доставка потерпілого в медичне заснування є також першою допомогою.
ШОК
Шок – дуже складна реакція організму, що виникає у відповідь на сильні подразники. Шок характеризується різким наростаючим гнобленням усіх життєвих функцій організму – діяльності центральної й нервової вегетативної системи, кровообігу, подиху, обміну речовин, функції печінки й бруньок.
Перша допомога при шоку повинна бути негайною. Насамперед, необхідно усунути причину, що викликає шок, зупинити кровотечу, і, не чекаючи приїзду машини «швидкої допомоги», почати проведення комплексу протишокових заходів. При легкому ступені шоку досить додати хворому відповідне положення, при якому його менше турбує біль, іммобілізувати ушкоджену кінцівку, зігріти хворого, дати випити небагато спирту, горілки, вина, міцного чаю чи кави.
Виведення хворого із шоку при не зупиненій кровотечі неможливо, тому необхідно швидше зупинити кровотечу – накласти джгут, що давить пов'язку. Хворого необхідно якомога швидше перевезти в стаціонар. Транспортування повинне бути вкрай обережним, щоб не заподіяти хворому нові болючі відчуття і не збільшити вагу шоку. При важкому шоку застосовують препарати гормонів – масажу серця і штучного дихання.
СОНЯЧНИЙ УДАР
Симптоми при сонячному ударі: спочатку хворий відчуває утому, головний біль. З'являються запаморочення, слабість, болі в ногах, спині, іноді блювота. Пізніше з'являється шум у вухах, потемніння в очах, задишка, серцебиття. При відсутності допомоги і при подальшому перебуванні потерпілого в тих же умовах швидко розвивається тяжкий стан, обумовлене поразкою центральної нервової системи, виникає ціаноз обличчя, найтяжка задишка, пульс стає частим і слабким. Хворий непритомніє.
Перша допомога. Хворого необхідно негайно перенести в прохолодне місце, у тінь, зняти одяг і укласти, трохи піднявши голову. Хворому створюють спокій, прохолоджують голову й область серця (обливання холодною водою, прикладання компресів із холодною водою). Однак не можна прохолоджувати швидко й різко.
Хворого необхідно рясно напоїти. Для порушення подиху добре дати понюхати нашатирний спирт, випити краплі Зеленіна, настойку травневої конвалії й ін. При порушенні подиху необхідно почати негайно штучне дихання будь-яким засобом. Транспортування хворого в стаціонар краще здійснювати в положенні лежачи.
ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВОЧИНСТВА НА ПІДПРИЄМСТВІ
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
За способом фіксації
1. Письмові.
2. Графічні.
3. Фото й кіно документи.
4. Фотодокументи.
За змістом
1. Організаційно-розпорядчі.
2. Фінансово-розрахункові.
3. Постачально-збутові.
Організаційно-розпорядчі документи поділяються на групи:
а) організаційні;
б) розпорядчі;
в) довідково-інформаційні;
г) документи з кадрових питань.
За назвою:
1. Накази.
2. Положення.
3. Протоколи.
4. Розпорядження.
6. Указівки.
7. Правила.
8. Інструкції.
9. Статути.
10. Звіти.
11. Плани.
12. Службові листи.
13. Заяви.
За видами
1. Типові.
2. Трафаретні.
Індивідуальні.
За складністю
1. Прості.
2. Складні.
За місцем складання
1. Внутрішні.
2. Зовнішні.
За терміном виконання
1. Термінові.
2. Нетермінові.
За походженням
1. Службові.
2. Офіційно-особисті.
За гласністю
1. Звичайні.
2. Для службового користування.
3. Таємні.
4. Конфіденційні.
За юридичною силою
1. Істинні.
2. Чинні.
3. Не чинні.
4. Фальшиві.
За стадіями виготовлення
1. Оригінали.
2. Копії.
Види копій
а) відгук;
б) витяг;
в) дублікат.
За терміном зберігання
1. Документи постійного зберігання.
2. Документи тривалого зберігання.
3. Документи тимчасового зберігання.
ДОКУМЕНТООБІГ
Документообіг - це рух документів із моменту одержання чи створення до завершення виконання, чи відправлення здачі в справу.
Розрізняють три основних потоки документації:
документи, що надходять з інших організацій (вхідні);
документи, що відправляються в інші організації (вихідні);
документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).
Руху вхідних документів включає:
первинну обробку;
попередній розгляд;
реєстрацію;
розгляд посібником;
передачу на виконання;
виконання;
контроль за виконанням;
списання виконаного документа в справу.
Служба документаційного забезпечення керування (ДЗК), що може бути представлена в організації як самостійним структурним підрозділом (керування справами, канцелярія, загальний відділ, секретаріат, і т.п.), так і окремим співробітником (секретар-референт, секретар, офіс-менеджер, діловод і ін.) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.
Дотепер у багатьох організаціях документи надходять у виді традиційних поштових відправлень (у конвертах). Конверти з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій не прийнято розкривати, їх передають по призначенню без обробки. В інших випадках конверти розкриваються і, як правило, не зберігаються, не додаються до документів, що містяться в них. Конверти доцільно зберігати у виняткових випадках, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення й дату одержання документів.
Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗК із метою розподілу документів, що надійшли, на два потоки:
організації, що направляються на розгляд керівнику;
направляються безпосередньо в структурні чи підрозділи конкретним виконавцям.
Без розгляду керівникам передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну чи інформацію адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних поточних питань, рішення по який можуть приймати відповідальні виконавці, і значно прискорити рух вхідних документів, а значить прискорити і їхнє виконання.
На розгляд посібника передають документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації, необхідну для прийняття управлінських рішень, наприклад,:
Необхідно передати на розгляд керівнику наступні документи, що надійшли в організацію:
1. Лист із пропозицією про спільну діяльність, отримана від іншої організації.
2. Скарга покупця на низьку якість виробів, що випускаються даною організацією.
3. Копія наказу генерального директора організації, прислана в її філію.
Доцільно передати на виконання в структурні підрозділи (виконавцям) без розгляду керівникам організації наступні документи:
1. Лист-нагадування від організації-партнера про наближення чергового терміну оплати виконаних робіт.
2. Рекламний проспект виробів, присланий з іншої організації.
3. Лист-запит, отриманий від торгового дому, про види продукції, що буде випускатися даною організацією в новому році.
і підлягаючі виконанню документи реєструються і потім передаються відповідно до попереднього розподілу або керівнику, або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям).
Розглянуті керівником документи повертаються в службу ДЗК, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документі. Після заповнення реєстраційної форми ці документи передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Хід виконання контролюється службою ДЗК.
Обробка й передача документів виконавцям здійснюються в день їхнього надходження в службу ДЗК. Якщо документ повинний виповняться декількома чи підрозділами посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.
Виконані документи підшиваються в, дала разом із копіями відповідей.
Робота з вихідними документами починається з підготовки відповідальним виконавцем проекту тексту документа, що потім узгоджується із зацікавленими посадовими особами і допрацьовує по їхніх зауваженнях. Остаточний варіант документа після роздруківки підписується керівником, реєструється й відправляється адресату. Засвідчена копія вихідного документа підшивається в справу.
Документи відправляються в інші організації різними способами:
Поштою, по факсу, по електронній пошті й ін. Поштові відправлення сортують, упаковують, оформляють і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням документів служба ДЗК зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗК і датується.
Вихідні документи повинні оброблятися й відправлятися в день реєстрації.
Внутрішні документи організації створюються по тій же схемі, що і вихідні: складається проект тексту документа, проводиться його узгодження із зацікавленими посадовими особами й доробка по зауваженнях; роздруковується остаточний варіант документа і підписується керівником. Після реєстрації документ розмножується в потрібній кількості екземплярів (по числу виконавців). Копії документа завіряються й передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Оригінал документа підшивається в справу.
Документи усередині організації повинні передаватися виконавцям під розписку для підтвердження факту одержання документа виконавцем і виключення можливості втрати документа при його русі в організації.
Служба ДЗК повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, тобто враховувати обсяг документообігу. Обліку підлягають всі оригінали документів і весь їхній розмножений екземпляри (копії), наприклад,:
1. Наказ директора організації був розмножений у 10 єкз., документообіг цього наказу склав 11 документів (1 оригінал + 10 копій).
2. Лист-запрошення було розіслано в 15 організацій, його документообіг склав 16 документів (15 єкз. відправлене і 1 єкз. підшитий у справу).
В обсяг документообігу входять також усі документи, отримані й відправлені по каналах зв'язку: факси, телекси, телеграми, телефонограми, роздруковані відеограми, отримані по електронній пошті.
При підрахунку обсягу документообігу за облікову одиницю зручніше за все прийняти документи найбільш розповсюдженого формату - А4 (210х297 мм), а документи іншого формату - А5 (248х210 мм) враховувати за схемою: 2 документи формату А5 = 1 документ формату А4.
Зведення про кількість оброблених документів зручно вносити у відповідну облікову форму, створену по розсуду самої організації і заповнювану щодня, щомісяця, щокварталу й щорічно в структурних підрозділах і службах ДОУ, наприклад,:
Зведення обліку обсягу документообігу
за 200 р.
(місяць)
Вид документів Кількість документів Усього
Оригінали Копії
Вхідні Вихідні Внутрішні
Разом
Результати обліку обсягу документообігу узагальнюються й доводяться до зведення керівника організації для вироблення заходів для удосконалювання роботи з документами й визначення штатної чисельності служби ДЗК.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ
Система документації – це сукупність документів, взаємозв'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських ( адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні як – від: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.
Основні правила оформлення реквізитів
| № |
Реквізити |
Розташування та правила оформлення |
|
1 |
2 |
3 |
| 1 | Державний герб | Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації |
| 2 | Емблема організації чи підприємства | Порядок із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку |
| 3 | Зображення державних нагород | У верхньому лівому кутку або посередині документа |
| 4 | Код підприємства, установи, організації | У верхньому правому кутку |
| 5 | Код форми документа | У верхньому кутку під кодом підприємства, організації, установи |
| 6 | Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа | У верхньому лівому кутку або посередині сторінки |
| 7 | Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа | У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом |
| 8 | Назва структурного підрозділу | У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом |
| 9 | Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку |
У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил:052183, м. Київ-183, вул. Ватутіна, 7, тел.512 58 96. На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 2258741 в Укрінбанку м. Києва МФО № 586731 |
| 10 | Назва виду документа | Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводитися назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу |
| 11 | Дата |
Документ датується вдень його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (5 серпня 1998 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 25.06.98 (тобто 25 червня 1998 долі). у документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом |
| 12 | Індекс |
У верхній частині зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в собі три парі арабських цифр, де перша пари – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад,: № 02-15/54, де 05 – шифр структурного підрозділу; 15 – номер справи; 54 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії |
| 13 | Посилання на індекс та дату вхідного документа | У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи бачила документ. Наприклад,: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер |
| 14 | Місце укладання чи видання | У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ |
| 15 | Гриф обмеження доступу до документа | З правого боку під кодом форми. Записується із середини рядка “для службового користування”, “таємно”, “цілком таємно” |
| 16 | Адресат |
З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштова адреси – пишеться із середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресований до установи, те поштова адреси вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем. Наприклад,: Друкарня “Преса Никонову Миколі України” Петровичу Головному вул. Грінченка, редакторові буд. 7, кв. 19 Романову В.О. Київ – 0401004 |
| 17 | Гриф затвердження |
У верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
Наприклад,: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) С.В. Литкова 07.10.99 |
| 18 | Резолюція |
У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, те резолюцію, вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документи, крім полів. Складається з таких елементів:
Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою |
| 19 | Заголовок до тексту | Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа |
| 20 | Відмітка про контроль | З лівого боку у верхній частині, полючи першої сторінки документа. Її проставляють за формою “ДО” або “Контроль” |
| 21 | Текст |
Складається з таких логічних елементів:
Розташовується на всю ширину сторінки (від полючи до, полючи) |
| 22 | Відмітка про наявність додатка |
Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:
Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;
Додаток: “Проект реконструкції ділянки” на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається в справі, те зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх, список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 арк. |
| 23 | Підпис |
Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною в послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні: Директор - Директор ЗОШ № 246 ЗОШ № 224 /підпис/ /підпис/ К.Н.Петренко І.І.Савкова Розшифрування підпису в дужки не береться |
| 24 | Гриф узгодження |
Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (із підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (із підвідомчими організаціями). Цей реквізит складається з:
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці. Наприклад,: УЗГОДЖЕНО: Директор ЗОШ № 255 /підпис/ Т.Б.Романкова 01.09.99 |
| 25 | Віза |
Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:
У разі споживи зазначається посаду особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище): Завідувач кафедри (підпис) О.Л.Брамка 28.08.99 невеликі зауваження ( 1 – 2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі |
| 26 | Печатка |
Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх, розсилання, до довідок із місця роботи і т.д. |
| 27 | Відмітка про засвідчення копії | У правому верхньому кутку пишеться слово “копія”; під реквізитом “підпис” слово “правильна”; дата; посаду виконавця; підпис і його розшифрування. за споживи підпис завіряється печаткою |
| 28 | Прізвище виконавця та номер його телефону |
Цей реквізит, обов'язковий на вихідних документах (аркушах, довідках, висновках).складається з:
Смороду ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа |
| 29 | Відмітка про виконання документа й направлення його до справи |
Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього полючи першої сторінки документа й, містить такі відомості:
|
| 30 | Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій |
Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:
|
| 31 | Відмітка про надходження |
Містить:
Ця відмітка робиться від чи руки за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
|
Документи підлеглі затвердженню:
Акти перевірок і ревізій, прийому устаткування, списання, експертизи виконаних робіт, передачі справ, ліквідації заснувань, підприємств і т.д.
Договори про провадження робіт; матеріально-технічному постачанні; оренді приміщень; про постачання, підряди, науково-технічне співробітництво, матеріальній відповідальності і т.д.
Завдання на проектування об'єктів, технічних споруджень; на проведення науково-дослідних робіт і т.д.
Інструкції (правила) - посадові; по документаційному забезпеченню керування; по техніці безпеки і т.д.
Нормативи витрати сировини, матеріалів, електроенергії, чисельності працівників і т.д.
Звіти про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи і т.д.
Переліки посад працівників із ненормованим робітником удень; підприємств, на яких поширюються визначені пільги і т.д.
Плани виробничі; будівельно-монтажні; науково-дослідних робіт; по капітальному ремонті; роботи колегії, науково-технічної ради і т.д.
Положення про міністерства, структурні підрозділи і т.д.
Програми проведення робіт, заходів і т.д.
Розцінки на провадження робіт.
Кошторису витрат на зміст будинків, на заробітну плату і т.д.
Стандарти державні, галузеві, технічні умови.
Структура і штатна чисельність.
Форми уніфікованих документів.
Штатні розклади і зміни до них.
ОФОРМЛЕННЯ ДРУКОВАНИХ МАТЕРІАЛІВ
У документах, оформлюваних на двох і більш сторінках, друга і наступна сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номера сторінок повинні проставлятися посередині верхнього, полючи листа арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.
Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з декількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження варто відокремлювати друг від друга 1.5 - 2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються друг від друга 2 - 4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними буквами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома обличчями, і їхні підписи розташовуються одна під іншою, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2 - 4 міжстрокових інтервали.
Дата в службових документах може оформлятися кожним із наступних способів: 20.05.95, чи 20 05 95, чи 20 05 1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містить зведення фінансового характеру. Наприклад,: 17 січня 1995 р. чи 17.01.95.
При написанні дати в документі, яким будуть користатися іноземні партнери, необхідно пам'ятати, що в США спочатку пишеться місяць, потім число - 10/7/95 відповідає 7 жовтня 1995 року, тому дату в таких документах варто писати словесно-цифровим способом.
Якщо в тексті використовуються цифри, то варто знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра коштує на початку пропозиції, неї варто писати словами.
Засоби копіювання й оперативного розмноження документів
Для одержання й розмноження документів використовують дві групи засобів копіювання й розмноження: засобу репрографії, тобто факсимільного копіювання документів, і засобу оперативного малотиражного розмноження.
Копіювальні засоби розрізняють по способі одержання копій: світлокопіювання, термокопіювання, фотокопіювання, мікрофільмування й електрокопіювання Загальним для цих способів є ті, що копіювання виробляється на світлочутливому чи іншому реактивному матеріалі.
Світлокопіювання - один із найбільш простих і дешевих способів одержання копій - заснувань на використанні світлочутливого папера і широко застосовується в проектно-конструкторських підрозділах. Однак одержувати світлокопії можна тільки з документів, виготовлених на прозорій чи напівпрозорій основі. У діловодстві число таких документів незначно, тому використання цього методу обмежено.
термокопіювання. Копіювання виробляється на спеціальний термореактивний папір або на звичайний папір із використанням спеціальної термокопіювання папера.
Фотокопіювання забезпечує висока якість копій, однак вартість використовуваних матеріалів значний і тому цей спосіб для одержання навіть невеликого числа копій нецільоспрямовано. Основне його призначення - одержання копії для подальшого розмноження.
Мікрофільмування (одержання фотографуванням зменшених зображень оригіналу) забезпечує оперативне розмноження документів, створення й використання страхових фондів і схоронність коштовних оригіналів, механізацію процесів пошуку інформації, скорочення площі архівосховищ на 30% і обсягу збереженої документації в 50-70 разів. Мікрофільмування застосовують в установах для скорочення площі й витрат по збереженню документів. Поширені також пошукові системи, що використовують мікрофільми.
У діловодстві широко використовують електрографічне копіювальнеустаткування як найбільш економічне, просте і надійне. При роботі на цьому устаткуванні можна застосовувати звичайний папір, змінювати масштаб зображеннях на копіях, робити копії при звичайному висвітленні, швидко виготовляти офсетні друковані форми з будь-яких штрихових оригіналів.
Апарати «Ксерокс» копіюють із нерухомих оригіналів і широко застосовуються для одиничного копіювання діловодної документації. Смороду відрізняються високою якістю копій і продуктивністю, простої експлуатації.
Гектографи, портативні, прості в обслуговуванні, дозволяють здійснювати вибіркову печатку, безшумні і можуть бути встановлені безпосередньо в робочих приміщеннях розмноження на них, рентабельно починаючи з 10 екземплярів.
Трафаретна печатка, заснована на нанесенні фарби на поверхню папера через друковану форму по контурі зображення. Форму виготовляють ручним, машинописним, електроіскристим і фотомеханічним способами. В установах за допомогою трафаретної печатки розмножують текстову й нескладну графічну документацію тиражем до 1000 екземплярів.
Офсетна печатка, заснована на передачі фарби з друкованої форми на папір через проміжний гумовий циліндр.
Засоби складання текстових документів
Для складання текстових документів застосовуються такі засоби: комп'ютер, канцелярські механічні пишучі машини, електричні й портативні, пишучі автомати, диктофони.
На канцелярських механічних і електричних пишучих машинах друкують текстові, цифрові й табличні матеріали, а також виготовляють трафаретні й офсетні форми.
При використанні електричних пишучих машин продуктивність праці друкарок підвищується на 20-50% за рахунок збільшення кількості ударів у хвилину, більшої механізації елементів друкування й зниження стомлюваності.
Пишучі автомати являють собою електричні машини з електронними пристроями, що дозволяють одночасно друкувати, кодувати, записувати на носій алфавітно-цифрову інформацію, логічно обробляти кодовану інформацію, розшифровувати й відтворювати інформацію з носія.
Диктофонами називають прилади для запису й відтворення усного мовлення. Смороду застосовуються для підготовки листів, наказів, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок, для запису резолюцій, указівок, запитів, заміток у процесі оперативної діяльності керівників і фахівців, ходу нарад, зборів, засідань, виступів, доповідей, лекцій, прийнятих рішень і т.д.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТУВАННЯ
Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:
Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).
Розпорядчі (ухвали, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).
Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, оглянь, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми).
З кадрово-контрактових питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові догоди, контракти).
Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особові і т. Ін.)
Організаційні документи
Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.
ПОЛОЖЕННЯ
Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.
Реквізити:
Герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про погодження.
СТАТУТИ
Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.
Статути після їх, затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.
Реквізити:
Гриф затвердження вищою установою чи органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; відмітки про погодження та реєстрацію; дата.
Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту розбивають на статті (пункти), що групують у розділи (позначають римськими цифрами).
ІНСТРУКЦІЯ
Інструкція – правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.
Реквізити:
Назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входити назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.
Текст викладається у вказівно-наказовому стилі з формулюваннями типу «винний», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше – у безособовій формі.
Широко використовуються посадові інструкції – це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.
ПРАВИЛА
Правила – службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.
Реквізити:
Гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата; номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.
Розпорядчі документи
Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.
ПОСТАНОВА
Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стояти перед цими органами, та встановленню стабільних норм і правил поведінки.
Ухвали приймаються Президією Верховної Заради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.
Текст складається
із двох частин:
Констатуючої
й розпорядчої.
Перша містить
вступ, оцінку
становища або
посилання на
розпорядчий
документ вищої
установи. У
другій частині
наводяться
запропоновані
постановою
заходи, визначається
виконавець
(виконавці) та
термін виконання.
Підписують
її дві особи:
голова колегіального
органу й керуючий
справами
29-04-2015, 04:43