Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту ухвали); підписи.

УХВАЛА

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями виконавчими комітетами.

Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається в рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві заради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, заставі в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Реквізити:

Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.

НАКАЗИ

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.

Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних указівок вищих органів.

Текст складається з констатуючої й розпорядчої частини. Конституційна містить такі елементи: вступ (указано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок Викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, те в конституційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Конституційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань конституційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів

Розпорядчу частину позначають словом «Наказую», вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Наказ підписує лише перший керівник установи.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

ВКАЗІВКИ

Указівки – розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об'єднань організацій, установ.

Указівки – правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважливо інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Указівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Реквізити:

Назва відомства, заставі та структурного підрозділу; назва виду документа (вказівки); дата й місце видання; індекс; заголовок, підпис; відмітка про узгодження; текст.

1.3. Довідково-інформаційні документи

Переважлива більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Смороду містять інформацію про фактичний стан справ у заставах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Смороду носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

АКТИ

Акт – документ правової чинності, складений одними або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідність акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.

Реквізити:

Автор документа (назва відомства, організації); дата, номер, місце складання; гриф затвердження; заголовок; підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст; відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходження; перелік додатків до акту; підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

ВІДГУКИ

Відгук – документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) із приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що винна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити:

Заголовок; назва виду документа; текст; підпис; дата; печатка; штамп, що засвідчують підпис рецензента.

ДОВІДКИ

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження чи тихнув інших фактів і подій.

Реквізити:

Назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка);

Дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідка, винна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.

ДОПОВІДІ

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного прочитання та обговорення.

ЗАПИСКИ

Доповідна записка – документ, адресувань керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

Адресат, прізвище, ініціали посадової особи та посади, назва виду

документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує тієї, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює заподій певного факту, вчинку, події.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

ЗВІТИ

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити:

назва документа; період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

ОГЛЯД

Огляд складається для інформування про хід робіт чи висновки про них і є різновидом довідки.

В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити:

назва виду документа; заголовок; текст; дата й місце видання, підпис посадової особи.

Друкується на машинці, комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

ОГОЛОШЕННЯ

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

Заголовок; дата; година та місце проведення заходу, його назва; порядок денний.

За необхідність вказують адресі та способи приїзду; підпис від імені організації, що проводити захід.

ПЛАНИ РОБІТ

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Реквізити:

Гриф затвердження; назва виду документа, зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.

Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповідають за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає з наступним затвердженням керівником.

ПРОТОКОЛИ

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, година й позначка проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує тієї чи інший факт.

Реквізити:

Назва виду документа; порядковий номер протоколу; назва зборів, конференцій, засідання, наради й розширенням їх, характеру; назва підприємства, організації; дата, місце проведення зібрання; кількісний склад учасників; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференцій, наради; порядок денний; текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференцій, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

ВИТЯГИ З ПРОТОКОЛУ

Витяг із протоколу – один із наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Реквізити:

Номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст із цього питання; назва виду документа.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Текст службового листа винний висвітлювати лише одне питання. Головна позначка службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», ",як відомо,», «якщо можливо» і т. ін. Тон листа винний бути нейтральний.

Реквізити:

Назва й адреси організації – відправника листа; номер і дата; назва й адреси одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст, перелік додатків із зазначенням кількості сторінок:, підпис керівника; віза виконання.

СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телефоні.

Телеграми надсилаються в найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію.

Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп'ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

ФАКСИ

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.

Реквізити:

Назва документа; дата; назва адресата, установи, яка передає факс; прізвище, посаду особи, що підписала документ; назва організації й службової особи – одержувача факсу; текст.

Текст факсу складається без скорочень.

ТЕЛЕФОНОГРАМИ

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефоні; це один із видів ділової кореспонденції.

Зміст тексту передають адресатові по телефоні, текст диктується й записується; правильність тексту перевіряють повторним читанням.

Реквізити:

Назва-заголовок документа; номер, дата; назва адресата, установи, яка передає телефонограму; прізвище, посаду особи, що підписала документ, назва організації й службової особи – одержувача телефонограми; посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму; година; текст.

Текст телефонограми має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

4. Документація з кадрово-контрактових питань

Це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організацій), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) із найманню працівників тощо.

АВТОБІОГРАФІЇ

Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльність.

Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

Прізвище, ім'я, по батькові в називному відмінку, дата, місце народження;, відомості про навчання; відомості про трудову діяльність; відомість про громадську роботу; короткі відомості про склад сім'ї; дата й підпис автора.

ЗАЯВА

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Реквізити:

Адреси; відомості про заявника; назва виду документа; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис автора; дата заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресі, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи.

КОНТРАКТИ

Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами про засади спільної виробничої й творчої діяльність.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями згідно із Законами України “Про підприємство”, “Про власність”.

Реквізити:

Назва виду документа зі стислим зазначенням його призначення; дата, місце; орган, що наймає керівника; посаду, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають; текст; підписи сторін _ укладачів контракту; печатка, що засвідчує підпис наймача; гриф погодження для контрактів, що укладаються з керівником державного й муніципального підприємства.

Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони. Про це зазначається в тексті контракту.

ОСОБОВІ ЛИСТКИ

Особові листки з обліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин під чи година те приймання його на роботу, чи те для участі в певному конкурсу тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних громадян, оформлених шляхом їх у таблицях.

Реквізити:

Назва виду документа; прізвище, ім’я, по батькові, дата й місце народження, фото того, хто заповнює документ; відомості про освіту; відомості про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; трудова діяльність; державні нагороди; вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукову відзнаки; відомості про батьківщину; паспортні данні; домашня адреси; особистий підпис; дата заповнення документа.

УГОДИ

Трудові угоди – документ, що укладається між організаціями й працівниками, які не входять до цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засідках із відповідними установами та підприємствами.

Реквізити:

Назва документа; дата й місце складання; перелік сторін, що уклали угоду; зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця замовника; юридичні адреси сторін; підписи сторін; печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один із яких видається виконавцеві, а інші зберігаються в справах організації-замовника.

ХАРАКТЕРИСТИКИ

Характеристика – документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Характеристика пред’являється при вступі до вузів і технікумом, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Реквізити:

Назва виду документа; анкетні данні; текст; висновки; дата складання; підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що бачила характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

4. Особисті офіційні документи

Це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошів, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.

ДОРУЧЕННЯ

Доручення – це документи, за якими організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство.

Реквізити:

Назва підприємства; назва виду документа; номер, дата, місце видачі; посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається доручення; номер і дата видачі супровідного документа; термін дії доручення; підпис службових осіб, які бачили доручення; печатка підприємства.

ЗАПОВІТ

Заповіт – це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи щодо розпорядження майном, що йому належить, на випадок смерті.

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця й години його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Якщо цих розумів не дотримано, документ є недійсним. Складається він у 2 примірниках. Один із них залишається в нотаріальній конторі, а інший – заповідачеві.

Документ підписується в присутності нотаріуса самим заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт, те за його дорученням і за присутності його та нотаріуса заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь він складений. При цьому в документі треба відзначити заподій, за якими заповідач не підписав власноручно.

ЗАЯВИ

Заява – це вид звертання, за допомогою якого громадяни реалізують через державні органи або громадські організації надані їм права.

Реквізити:

Назва установи; назва виду документа, прізвище, ім'я, по батькові та адреси того, хто подає заяву; дата народження; відомості про паспорт; підпис того хто складав заяву; відмітка про реєстрацію документа.

РОЗПИСКИ

Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошів, товарів та ін., завірений підписом одержувача.

Має довільну форму.

Реквізити:

Назва виду документа; посаду, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку; кому дається розписка; на підставі якого розпорядження чи документа здобута цінності; дата й підпис одержувача цінностей.

Текст розписки розпочинається словами: Бачена мною, інженером…Ця розписка бачена…Я, учитель середньої школи № 2…

Дата пишеться за таким зразком: 11 березня 1998 долі.

Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках – словами: у сумі 600 (шістсот) грн.

ВИСНОВОК

У висновку мені б хотілося сказати про особисті якості секретаря і про його роль у роботі з керівником.

Важливими факторами успіху роботи особистого секретаря є уміння поводитися з людьми й здатність створити враження, що підвищує авторитет керівника. Секретар, повинен бути важливою ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне уживання необхідних заходів. Секретар є особистим представником свого керівника, і виконання цієї ключової ролі вимагає уміння робити сприятливе враження на працівників організації й представників інших фірм.

Роль секретаря керівника, як вона визначається в брошурі Європейської асоціації професійних секретарів, полягає в тому, щоб знати суть діяльності свого керівника і вміти значну частина цієї роботи брати на себе.

В обов'язки секретаря входить:

1. Стенографування, друкування стенограми, складання листів і т.д.

2. Одержання, обробка вхідної й вихідної пошти.

3. Ведення телефонних розмов, організація прийомів.

4. Ведення щоденника керівника; організація його

зустрічей.

5. Організація ділових поїздок керівника.

6. Реєстрація ділової кореспонденції, ведення справ.

7. Організація й доля в роботі засідань.

8. Організація справ у кабінеті керівника.

9. Звільнення керівника від рутинних операцій.

10. Інформаційне забезпечення.

11. Оформлення банківських рахунків.

12. Посібник діяльністю підлеглих секретарю

діловодних служб і персоналу.

13. Дотримання позитивних правил техніки безпеки.

14. Організація й посібник роботи по забезпеченню

нерозголошення обробленої інформації.

15. Забезпечення секретаріату й керівника необхідними канцелярськими приладами.

16. Організація загальних збори й заходів загального характеру.

Цю тему для своєї дипломної роботи я вибрала не випадково. Зараз я працюю в організації секретарем.

Коли дивишся по телебаченню зустрічі керівників фірм, то мимоволі звертаєш увагу на супровід, у тому числі, і на секретаря. Звичайно, це стримана, манірна людина. У нас теж такі є, але нажаль, їх не так уже багато. Тім більше, зараз організується дуже багато акціонерних фірм, бірж, що укладаються контракти із західними фірмами. І секретарі повинні бути "на рівні". Харрісон не даремно пише, що "секретар представляє свого керівника, і по ньому судять, іноді, навіть про фірму".

Насамперед, у секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Можна навіть організувати так називані курси секретарів, де навчати їх діловим і особистим якостям, що присуті цій професії.

Секретар - важлива професія, особливо в нашу годину, в епоху створення все нових і нових фірм. У більшій мірі від нього теж буде залежати успіх чи фірми, чи підприємства. І нехай професія секретаря ніколи не упустить свого престижу.