Инвентаризация как способ первичного наблюдения

Содержание

1. Инвентаризация как способ первичного наблюдения

2. Общий порядок проведения инвентаризации

3. Особенности инвентаризации основных средств

3.1 Товарно-материальные ценности

3.2 Отдельные предметы в составе оборотных средств

3.3 Незавершенное производство и строительство

3.4 Касса

3.5 Денежные средства в банках и расчеты

3.6 Резервы

4. Оформление результатов инвентаризации и отражение их в учете

1. Инвентаризация как способ первичного наблюдения

Инвентаризация - это проверки и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) или источников их образования (пассивов) в натуре, выявление отклонений от данных текущего бухгалтерского учета и принятие решений по внесению соответствующих изменений.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты и сроки проверки. При необходимости комиссии придаются соответствующие технические средства (весоизмерительные и счетные приборы, подъемное оборудование) и персонал (грузчики, водители, операторы и т.д.).

Различают инвентаризации полные, когда проверяются все виды средств и источников, и частичные (выборочные), когда проверкой охватываются только их отдельные виды. По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации. Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе. Внутри года проводится также целый ряд обязательных инвентаризаций: при смене материально ответственного лица или руководителя предприятия, при установлении фактов хищений, после пожара и других стихийных бедствий, при реорганизации или ликвидации предприятия, по решению суда, правоохранительных или контрольных органов.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризации является годовая, которая проводится перед составлением годового бухгалтерского отчета. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей (основных средств, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, денежных средств и др.), но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм, созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Инвентаризации, в основном, проводятся с целью уточнения данных бухгалтерского учета. Причина расхождения реального положения дел с данными текущего учета кроется в том, что при наблюдении, измерении, при арифметических подсчетах и записях в документах и регистрах могут быть допущены непреднамеренные ошибки. В реальной жизни существует и ряд естественных процессов и событий, которые изменяют количество, объемы, качество или стоимость средств - усушка, распыление, испарение, химическая реакция и другие изменения свойств объектов.

Такие изменения невозможно учесть, как обычные операции по движению средств и они могут быть установлены только после истечения определенного времени путем проведения инвентаризации. Более того, могут быть и преднамеренные искажения учетных данных или хищения, порча, утрата ценностей, которые также не получают документального отражения как хозяйственные операции. Именно такие случаи расхождений данных текущего учета и реальной действительности позволяет выявить особый прием наблюдения - инвентаризация.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить от материально ответственных лиц подписку в том, что все документы ими сданы в бухгалтерию, а материальные ценности оприходованы. Затем в присутствии материально ответственных лиц и членов комиссии проверяется поштучно наличие всех видов средств, а их наименование и количество записывается в инвентарные описи. Правильность данных инвентарных описей подтверждается подписями всех членов комиссии, а материально ответственное лицо расписывается в приемке этих ценностей на ответственное хранение.

Бухгалтерия предприятия, по данным текущего документально обоснованного учета, выводит остатки по всем проверяемым видам средств и сравнивает их с остатками по инвентарным описям. Данные, по которым выявлены расхождения, переносятся в сличительную ведомость, как в количественном, так и в суммовом выражении.

Результаты инвентаризации - излишки или недостача средств в каждом конкретном случае - тщательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины и виновники их возникновения, вырабатываются возможные меры по устранению.

В соответствии с Законом "О бухгалтерском учете и отчетности" излишки выявленного при инвентаризации имущества зачисляют на увеличение прибыли отчетного года. Стоимость недостач, порчи или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения. Недостачи сверх норм возмещаются за счет страховых фондов или организаций, а если известен виновник, то за их счет. Невозмещенные недостачи списываются за счет прибыли или резервных фондов, а в бюджетных организациях - за счет источников финансирования.

Уточнение или списание сумм дебиторской или кредиторской задолженности, в том числе и после истечения сроков исковой давности, производятся за счет финансовых результатов отчетного года или за счет ранее созданного резерва по сомнительным долгам (прибыли предшествующих лет).

В бухгалтерском учете выявленные излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида имущества, и кредиту счета 80 "Прибыли и убытки". Недостачи различных видов средств, выявленные при проведении инвентаризации, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет специального счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При этом составляются проводки:

К-т сч. 10 "Материалы"

К-т сч. 50 "Касса"

К-т сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств"

Необходимость инвентаризации вызвана следующими обстоятельствами:

фиксирование хозяйственных явлений, не поддающихся повседневному наблюдению в текущем учете. К ним относятся изменения массы или количества материальных ценностей в связи с изменением условий их хранения (усушка, распыл и т.д.);

устранение расхождений между данными учета и фактическим наличием средств в организации, которые возникают в процессе текущего учета. Они могут быть вызваны ошибками в учете (описки, неправильное отражение на счетах), неточностями при приеме и отпуске средств (просчеты, промеры);

контроль за материально ответственными лицами. С его помощью выявляются расхождения между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и данными учета, которые возникают в результате обмеров или обвесов при приемке или передаче ценностей, обсчетов при выдаче денег, хищений.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации подразделяются на полные и частичные.

При полной инвентаризации проверке подвергаются все без исключения средства хозяйства и подразделения, где имеются материальные ценности или денежные' средства. Частичная инвентаризация охватывает лишь какую-либо одну часть хозяйственных ресурсов организации, т.е. проверке подлежат материальные или денежные средства, находящиеся в одном из подразделений либо числящиеся за одним материально ответственным лицом.

По периодичности инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая инвентаризация проводится в установленные сроки. Организация обязана проводить плановые инвентаризации своих ресурсов в следующие сроки:

основных средств, капитальных ремонтов, расходов будущих периодов и всех ТМЦ - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов;

расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее одного раза в год ;

расчетов с банками и финансовыми органами - не менее одного раза в квартал ;

расчетов организации с его хозяйствами, выделенными на самостоятельный баланс, - не менее одного раза в квартал;

денежных средств и денежных документов, - не менее одного раза в месяц.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся в целях контроля за сохранностью ценностей у материально ответственных лиц либо при замене материально ответственных лиц по распоряжению администрации или по требованию ревизора.

Во всех случаях инвентаризация проводится комиссией во главе с председателем. В комиссию, как правило, входят:

представители администрации;

работник бухгалтерии;

материально ответственное лицо;

представитель собственника.

По итогам инвентаризации составляется инвентаризационная ведомость, куда вписываются фактические остатки материальных ценностей или денежных средств. Ведомость подписывают члены комиссии. Затем ее передают в бухгалтерию, где на ее основе составляется сличительная ведомость, куда кроме данных из инвентаризационной ведомости заносятся данные учетных регистров в бухгалтерии.

После сопоставления данных по каждой позиции выявляются расхождения между учетными данными и фактическим наличием (по данным комиссии). Если обнаружены излишки, они приходуются в организации. При недостаче принимается решение по их списанию.

Примерная форма сличительной ведомости приведена в таблице:

Сличительная ведомость

Результаты инвентаризации - излишки или недостача средств в каждом конкретном случае - тщательно исследуются членами комиссии. Устанавливаются причины и виновники их возникновения. Вырабатываются возможные меры по устранению этих причин.

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности"^[1] , с изм. и доп. от 17 мая 2004 г. № 278-3, излишки выявленного при проведении инвентаризации имущества зачисляются на увеличение прибыли отчетного года. Стоимость недостач, порчи или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения. Недостачи сверх норм возмещаются за счет страховых фондов или организаций, а если известен виновник, то за его счет. Невозмещенные недостачи списываются за счет прибыли или резервных фондов, а в бюджетных организациях - за счет источников финансирования.

В бухгалтерском учете выявленные излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида имущества, и кредиту счета 92 "Внереализационные доходы и расходы". Недостачи различных видов средств, выявленные при проведении инвентаризации, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет специального счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Суммы недостач, отраженные по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", увеличиваются на сумму НДС, рассчитанного от стоимости недостающих ценностей. Начисление НДС в бюджет отражается проводкой по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

2. Общий порядок проведения инвентаризации

Статьей 12 Закона от 25.06.2001г. N 42-3 "О бухгалтерском учете и отчетности" предусмотрено, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок доведения инвентаризаций (их количество в отчетном году, сроки проведения, перечень проверяемых объектов и т.д.) определяет руководитель предприятия. Вместе с тем инвентаризация обязательна:

при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;

при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

в случае возникновения непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных и не предотвратимых при данных условиях обстоятельств;

в иных случаях, предусмотренных законодательством республики.

При проведении инвентаризации организациям необходимо руководствоваться Методическими указаниями Минфина от 5.12.1995г. № 54.,-

С этой целью в организации должна создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации необходимо формировать рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии у субъекта хозяйствования ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных, комиссий утверждает руководитель предприятия. Документ об их составе (приказ, постановление, распоряжение) необходимо зарегистрировать в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в 2 экземплярах. Примерные формы описей и актов приведены в приложениях № № 6 - 18 к вышеназванным Методическим указаниям № 54.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) их части. Вес (или объем) навалочных материалов допускается определять на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут, раздельно один из членов инвентаризационной комиссий и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости оттого, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) показаны данные ценности.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания, неправильных записей и проставления над ними, правильных. Коррективы должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, на последних страницах такие строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана и отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце инвентаризации последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии. к членам, комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший его расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится проверка.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Данная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты таких контрольных проверок оформляются актом (приложение 3 к Методическим указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4 к Методическим указаниям).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. Распоряжение об инвентаризации вручается председателю инвентаризационной комиссии непосредственно перед ее началом. Инвентаризация ценностей должна начинаться в строго установленное в распоряжении время.

3. Особенности инвентаризации основных средств

До начала инвентаризации основных средств комиссии рекомендуется проверить наличие:

инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

технических паспортов или другой технической документации;

документов на объекты, сданные или принятые предприятием в аренду и на хранение.

В ходе проверки комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении неучтенных объектов, а также объектов, по которым в регистрах бухучета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Например, по зданиям указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов и т.п.

Оцениваются выявленные неучтенные объекты с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию.

Если основное средство подверглось восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то оно вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухучете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятий (железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

На объекты, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием


8-09-2015, 14:18