Делопроизводство в бухгалтерии

3) она трудоемка по заполнению некоторых журналов-ордеров.

3. Инвентаризация и порядок отражения ее в бухгалтерском учете.

3.1. Понятие инвентаризации.

Документация и первичный учет хозяйственных операций, система двойной записи на счетах бухгалтерского учета не мо­гут абсолютно полно и точно обеспечить отражение в учете со­стояния и изменения стоимости хозяйственных средств. Суще­ствуют хозяйственные процессы, которые не поддаются повсе­дневной регистрации и документированию в момент их совер­шения, в частности:

1) естественные причины (потери при транспортировке, хра­нении, реализации, отпуске на производстве);

2) злоупотребления (хищения, обвесы, обмеры, обсчеты);

3) неточности при приемке и отпуске материальных ценно­стей; ошибки в учете;

4) стихийные бедствия (пожары, наводнения и др.).

Такие расхождения с данными документированного учета можно установить с помощью инвентаризации.

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация является важнейшим приемом бухгалтер­ского учета и контроля за сохранностью хозяйственных средств. В зависимости от полноты охвата проверяемых хозяйствен­ных средств инвентаризация может быть полной или частичной. Полная инвентаризация охватывает все виды хозяйственных средств и их источников и проводится в обязательном по­рядке один раз в год с тем, чтобы обеспечить полноту отраже­ния всех хозяйственных фактов в годовом отчете.

Частичные инвентаризации охватывают один или не­сколько видов средств, один или несколько мест (складов) хранения средств.

По своему характеру инвентаризации могут быть плановые {перед составлением годового отчета) и внеплановые, прово­димые по распоряжению руководителя организации, выше­стоящих органов государственного контроля (при смене мате­риально-ответственных лиц, собственника предприятия, в слу­чае стихийных бедствий).

Вопросы инвентаризации имущества и обязательств регули­руются Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Рисунок 9. Инвентаризационная опись.

Установлен определенный порядок проведения и оформле­ния инвентаризации.

Приказом руководителя предприятия создается инвентари­зационная комиссия (не менее 3 человек с обязательным участием бухгалтера), определяется место инвентаризации и сроки ее проведения. Инвентаризация проводится по каждому месту хра­нения в присутствии материально ответственного лица. Все материальные ценности пересчитываются, перемерива­ются, взвешиваются (в зависимости от физического состояния средств) и записываются в инвентаризационную опись по на­именованиям, видам, сортам, номенклатурным номерам: количество, цена и сумма.

Хотя материально ответственное лицо является членом ко­миссии, но заполнять инвентаризационную опись ему запреще­но. Материально ответственное лицо дает первоначальную рас­писку о том, что все документы им сданы в бухгалтерию, и расписку после инвентаризации о том, что все ценности комиссией проверены в его присутствии, внесены в опись и претензий к инвентаризационной комиссии нет. Эти расписки напечатаны типографским способом на самих бланках инвентаризационной описи.

Затем бухгалтер сравнивает фактические остатки средств с учетными остатками, числящимися в бухгалтерии.

По тем видам средств, по которым есть расхождения {недос­тача, излишки), составляется сличительная ведомость.

Инвентаризационная опись, сличительная ведомость, объяс­нительная записка материально ответственного лица, выводы и предложения инвентаризационной комиссии о причинах недос­тач и излишков предъявляются руководителю организации для принятия окончательного решения об отражении в бухгалтер­ском учете недостач в пределах норм естественной убыли, сверх норм естественной убыли, излишков.

Только после письменного решения руководителя бухгалтер имеет право составить необходимые бухгалтерские проводки. Учитывая важность инвентаризации и для учета, и для управ­ления предприятием по отдельным группам средств (основные средства, сырье и материалы, товары и др.).

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и от­четности» № 42-3 регулирует порядок отражения в бухгалтер­ском учете по выявленным расхождениям фактического нали­чия средств с данными бухгалтерского учета.

Одной из форм контроля обеспечения сохранности основных средств являются периодически проводимые их инвентариза­ции.

3.2. Инвентаризация основных средств.

Инвентаризация основных средств — это проверка и доку­ментальное подтверждение фактического их наличия, выявле­ние отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухгал­терском учете и отчетности" объекты, сроки и порядок прове­дения инвентаризации определяются руководителем организа­ции или уполномоченным им органом в соответствии с законода­тельством Республики Беларусь. Этим же законом определены случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой руко­водителем организации. Во время инвентаризации комиссия уточняет данные бух­галтерского учета основных средств, проверяет их хранение и эксплуатацию, выявляет излишки или недостачи. Результаты инвентаризации оформляются описями формы № инв-1 (рисунок 9).

Рисунок 10. Сличительная ведомость.

Они подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответствен­ными лицами. В конце описей материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятий перечисленных в описи, ценнос­тей на ответственное хранение.

При инвентаризации в случае смены материально ответ­ственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписыва­ется в их получении, а сдавшее — в их сдаче. Основные средства, не являющиеся собственностью данной организации, оформляются отдельными инвентаризационными описями. При инвентаризации могут быть выявлены излишки или недостачи объектов основных средств.

По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости (рисунок 10). К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссией принимается ре­шение о порядке регулирования разницы между данными инвен­таризации и бухгалтерского учета.

Все последующие записи на счетах бухгалтерского учета про­изводятся на основании протокола инвентаризационной комис­сии, утвержденного руководителем организации. Удержания с виновных лиц производятся на основании при­каза руководителя организации.

Заключение

Да основании данной курсовой работы можно сделать вывод о том, что документация в бухгалтерском учёте представляет собой сложную систему взаимосвязанных действий, находящих своё отражение в регламентированной законодательством системе.

Бухгалтерская документация распространяется на все сферы предприятия, организаций всех отраслей экономики, и организационно-правовых форм. На такие как:

1) сырье, материалы, покупные полуфабрикаты и комплекту­ющие изделия конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, строительные материалы, относя­щиеся к средствам в обороте;

2) персонал органи­заций (рабочих и служащих), руководителей (работники, занимающие дол­жности руководителей организаций и их структурных подраз­делений, их заместители, главные специалисты — главный ин­женер, главный технолог, главный экономист и др.) и специа­листов (персонал, занятый подготовкой: производства, инже­нерно-техническими и другими работами, — бухгалтеры, эко­номисты, юрисконсульты и др.);

3) готовую продукцию, её отгрузку и реализацию;

4) незавершённое производство;

5) ведение кассовых операций;

6) взаимоотношения с банком;

7) нематериальные активы и интеллектуальную собственность;

8) выплату налогов;

9) взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками;

10) др.

Список использованной литературы

1. Азаренко А.В. Пособие по теории бухгалтерского учёта. – Мн.: Интерсервис, 2006.

2. Богатая И.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. – М.: Дело, 2002.

3. Бухгалтерский учёт под общей редакцией Нестеровой Г.Н. – Мн.: БГЭУ, 2006.

4. Верховцев А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. – М.: Инфра-М, 2000.

5. Ильющенко Е.В. Бухгалтерский учёт: 100 вопросов и ответов. – Мн.: Современные знания, 2006.

6. Кожинов В.Я. Бухгалтерский учёт. Оценка прибыльности хозяйственных операций. – М.: Экзамен, 2001.

7. Ладутько Е.Н. Управленческий учёт. – Мн.: Белнавука, 2003.

8. Левкович О.А. Бухгалтерский учёт. – Мн.: Амалфея, 2005.

9. Стражева Н.С. Бухгалтерский учёт. – Мн.: Книжный дом, 2005.

10. Филиппенко Л.Н. Бухгалтерский учёт. – Мн.: Высшая школа, 2006.

11. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая корреспонденция. – Мн.: БГЭУ, 2002.