Діловодство

Служба забезпечення документації управління (ДОУ), яка може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (за наявності додатку). Інакше прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою де пояснюється причина повернення.

Конверти від поступаючих документів залишають в тому разі, коли по конверту можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою “особисто” і на адресу суспільних організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що поступили, на:

- підприємства, що направляються на розгляд керівнику;

- що направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть ухвалювати відповідальні виконавці.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності підприємства.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовцями, його розмножують в потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправці в іншу організацію сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служби ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складають опис розсилки, який підписується працівником служби ДОУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до зведення керівника підприємства для обробки заходів по вдосконаленню роботи з документами.

Реєстрація документів

Реєстрація документів – це фіксація факту створення або надходження документу шляхом проставлена на ньому індексу і дати з подальшим записом необхідних відомостей про документ в реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.д.). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи.

Реєстрація документів повинна бути тільки одноразовою. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні і внутрішні – в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документу з одного підрозділу в інше він не повинен реєструватися повторно.

Вхідні, вихідні і внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:

- порядковий номер в межах реєстрованого масиву документів;

- індекс по номенклатурі справ.

ПРИКЛАД:

218/01-15

де 218 – порядковий реєстраційний номер; 01-15 номер справи в яку буде підшито документ або його копію (для вихідних документів).

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи по видах документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам в межах кожної реєстрованої групи. Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад:

наказ № 22

протокол № 5

акт № 13

Реєстраційні індекси привласнюються вхідним, вихідним і внутрішнім документам в межах календарного року.

Як реєстраційні форми, залежно від об'ємів реєстрованих масивів документів, використовуються реєстраційні журнали. Журнали зручні при порівняно невеликій кількості реєстрованих документів, оскільки пошук по журналу досить тривалий за часом. Дотримуючи названі вище правила доцільно вести одночасно декілька журналів реєстрації окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, розділивши останні ще і по видах документів. Крім того, по журналу неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно повторно реєструвати поставлені на контроль за виконанням документів на контрольних картках.

Встановлений наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

- автор (кореспондент);

- назва документу;

- дата документу;

- індекс документу;

- дата надходження документу (для вхідних);

- індекс надходження документу (для вхідних);

- заголовок документу або його короткий зміст;

- резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

- термін виконання;

- відмітка про виконання (короткий запис рішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документу – відповіді);

- номер справи.

У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними: виконавці; розписка виконавця в отриманні документа; хід виконання; додатки і ін.

Приклад ведення журналу реєстрації вихідної документації (таблиця 2.1.).

Таблиця 2.1.

Заповнення журналу реєстрації вихідної документації

3 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ЗВІЛЬНЕННЯ З РОБОТИ

В трудовому законодавстві, коли йдеться про припинення трудових правовідносин, вживається різна термінологія: „припинення трудового договору”, „розірвання трудового договору”, „звільнення працівника”. Термін „припинення трудового договору” є найзагальнішим і включає всі випадки розриву трудових відносин: за угодою сторін, за ініціативою однієї із сторін трудового договору, за ініціативою третіх осіб, а також у зв'язку зі смертю працівника.

Головні підстави припинення трудового договору перераховані в ст. 36 КЗпП. Залежно від волевиявлення сторін їх можна розбити на чотири групи.

I . Припинення трудового договору за згодою сторін і у відповідності з умовами, обумовленими при укладенні трудового договору

До цієї групи відносяться наступні підстави припинення трудового договору:

1. Угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП).

По цій підставі можуть припинятися трудові договори, укладені як на невизначений, так і на певний термін. Не має значення, яка із сторін виступає ініціатором припинення трудового договору. Головне, щоб було взаємне волевиявлення про припинення трудових відносин. Як видно з викладеного, припинення трудового договору за угодою сторін, на відміну від розірвання його за власним бажанням працівника, здійснюється на підставі двосторонньої домовленості сторін, а звільнення за власним бажанням – це одностороння ініціатива працівника.

При припиненні трудового договору за угодою сторін не вимагається, щоб працівник попереджав власника або уповноважений ним орган про майбутнє звільнення.

2. Закінчення терміну (п. 2 ст. 36 КЗпП).

При звільненні після закінчення терміну трудового договору слід враховувати, що звільнення вагітних жінок і жінок, що мають дітей у віці до трьох років (до шести років - ч. 2 ст. 179 КЗпП), самотніх матерів, що мають дитину у віці до 14 років або дитини-інваліда, здійснюється з обов'язковим працевлаштуванням (ст. 184 КЗпП).

3. Переведення працівника за його згодою на інше підприємство, до установи, організації або перехід на виборну посаду (п. 5 ст. 36 КЗпП).

Для звільнення по цій підставі необхідне клопотання власника підприємства, установи, організації, куди працівник переводиться. Оскільки Закон вимагає згоди власника підприємства (установи, організації) на припинення трудового договору з працівником у порядку переведення або у зв'язку з переходом на виборну посаду, останній повинен подати заяву.

Під час переходу працівника на виборну посаду звільнення можливе при пред’явленні рішення відповідного органу про обрання.

Якщо працівник призначається на посаду, звільнення на підставі п. 5 ст. 36 КЗпП здійснюється тільки за наявності клопотання про переведення.

4. Відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також відмова від продовження роботи у зв'язки із зміною істотних умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП).

В даний час переміщення підприємства, установи, організації в іншу місцевість відбувається вкрай рідко, а ось зміна істотних умов праці стає повсякденним явищем. Припинення трудового договору при відмові працівника від продовження роботи з істотними умовами праці, що змінилися, може бути визнане обґрунтованим тільки тоді, коли зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікації або посади викликано змінами в організації виробництва і праці (раціоналізація робочих місць, введення нових форм організації праці, впровадження передових методів, технологій і ін.).

Власник або уповноважений ним орган повинен мати докази відмови працівника від продовження роботи у зв'язку із змінами істотних умов праці.

Такими доказами повинні бути письмове повідомлення власника про майбутню зміну істотних умов праці з розпискою працівника і письмова заява працівника про відмову від продовження роботи у зв'язку із змінами істотних умов праці.

При звільненні по цій підставі працівнику виплачується вихідна допомога в розмірі не менш середнього місячного заробітку.

5. Підстави, передбачені контрактом (п. 8 ст. 36 КЗпП).

Даний пункт указується як підстава припинення трудового договору, якщо звільнення здійснюється у зв'язку з обставинами, вказаними в контракті. Оскільки в контракті можуть бути передбачені різні підстави припинення контракту, при звільненні за цими підставами посилання слід робити на п. 8 ст. 36 КЗпП, а у формулюванні звільнення вказувати і дану у вказаному пункті, і передбачену контрактом.

6. Звільнення за результатами випробування (ст. 28 КЗпП).

При укладенні трудового договору може бути обумовлена угода сторін випробування в цілях перевірки відповідності працівника роботі, що доручається йому. Підставою для звільнення за результатами випробування може бути тільки невідповідність працівника посаді (роботі), на яку він прийнятий. На звільнення за результатами випробування розповсюджуються обмеження, встановлені ст. 184 КЗпП. Звільнення за результатами випробування здійснюється у всіх випадках без згоди профспілкового органу.

II . Припинення трудового договору за ініціативою працівника

Розірвання трудового договору за ініціативою працівника на практиці називають звільненням за власним бажанням.

Звільнення по цій підставі регламентується ст. 36 і 39 КЗпП.

Згідно ст. 38 працівник, що уклав трудовий договір на невизначений термін, має право у будь-який час розірвати його, письмово попередивши про це власника або уповноважений ним орган за два тижні.

У заяві працівником вказується дата, з якою працівник просить його звільнити за власним бажанням. Якщо дата звільнення відсутня в заяві, термін попередження про звільнення відлічується з наступного дня після подачі заяви. У випадку якщо закінчення терміну попередження припадає на неробочий день, останнім днем терміну вважатиметься перший після нього робочий день.

Заяву про звільнення за власним бажанням працівник має право подати в будь-який період роботи: знаходячись у відпустці, на лікарняному листку.

Якщо з певних поважних причин (переведення одного з подружжя на роботу в іншу місцевість, переїзд на нове місце проживання, вступ до учбового закладу, догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною-інвалідом, вихід на пенсію, а також з інших поважних причин) працівнику необхідний коротший термін для звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний розірвати трудовий договір в строк, вказаний працівником.

Власник зобов'язаний також звільнити працівника за власним бажанням в строк, визначений самим працівником, якщо власник або уповноважений ним орган не виконує законодавство про охорону праці або умов колективного договору з цих питань. При цьому працівнику виплачується вихідна допомога відповідно до ст. 44 КЗпП в розмірі, передбаченому колективним договором, але не менш тримісячного середнього заробітку.

Терміновий трудовий договір може бути розірвано за ініціативою працівника у разі його хвороби або інвалідності, перешкоджаючих виконанню роботи за договором, порушення власником (уповноваженим ним органом) законодавства про працю, колективного або трудового договору і у випадках, передбачених ч. 1 ст. 39 КЗпП, тобто за власним бажанням, обумовленому неможливістю продовжувати роботу.

Якщо терміновий трудовий договір розривається внаслідок порушення власником законодавства про працю, колективного або трудового договору, то працівнику при звільненні виплачується вихідна допомога в розмірі не менш тримісячного середнього заробітку.

Слід мати на увазі, що формулювання звільнення „за власним бажанням без поважних причин” є підставою для відстрочення виплати посібника з безробіття на строк до трьох місяців громадянину, що реєструвався як безробітний в службі зайнятості (пп. "г", п. 2 ст. 30 Закону України "Про зайнятість населення").

III . Припинення трудового договору за ініціативою власника або уповноваженого ним органу

На відміну від працівника власник або уповноважений ним орган не має права на свій розсуд розірвати трудовий договір, укладений на невизначений термін.

Чинне трудове законодавство містить вичерпний перелік підстав звільнення працівників за ініціативою власника. Розірвання трудового договору за ініціативою власника або уповноваженого ним органу регулюється ст. 40 і 41 КЗпП, а також деякими іншими нормативними актами.

Слід звернути увагу на те, що законодавство наділяє власника правом звільнити працівника за наявності на те підстав, але не зобов'язує цього робити.

Якщо підстави для розірвання трудового договору є, власник може розірвати трудовий договір, укладений як на невизначений, так і на узгоджений сторонами термін, але у будь-якому випадку своє право на звільнення працівника він реалізує на свій розсуд: він має право звільнити або не звільнити працівника.

Закон передбачає наступні підстави звільнення працівника за ініціативою власника або уповноваженого ним органу:

1. Зміни в організації виробництва і праці, зокрема ліквідація, реорганізація, банкрутство або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП).

Звільнення по даній підставі буде законним за наступних умов:

а) про майбутнє звільнення працівники попереджені персонально не пізніше ніж за два місяці письмовим розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, оголошеним їм під розписку (ст. 49 КЗпП).

Зі встановленого двомісячного терміну не виключається: час знаходження працівника у відпустці, період тимчасової непрацездатності, інший час, протягом якого працівник не працював з поважної або неповажної причини.

Одночасно з попередженням працівника про майбутнє звільнення власник або уповноважений ним орган у письмовій формі доводить до відома органів державної служби зайнятості про подальше звільнення працівників з вказівкою його професії, спеціальності, кваліфікації і розміру оплати праці. При непред’явленні або порушенні термінів пред’явлення таких відомостей стягається штраф у розмірі річної заробітної платні за кожного працівника, що звільняється (ч. 2 п. 5 ст. 20 Закону про зайнятість населення);

б) враховане переважне право залишитися працівнику на роботі.

Розглядаючи питання про звільнення працівників у зв'язку з скороченням чисельності або штату працівників, слід враховувати, що згідно ст. 42 КЗпП переважне право на залишення на роботі надається працівникам з вищою кваліфікацією і продуктивністю праці. У вказаній статті КЗпП дається перелік осіб, яким за рівних умов продуктивності праці і кваліфікації віддається перевага залишитися на роботі;

в) працівникам, що звільняються, запропоноване переведення на іншу роботу з їх згоди, за наявності на підприємстві вільних робочих місць (ст. 40 КЗпП);

г) звільнення працівників (окрім випадку повної ліквідації підприємства) заздалегідь узгоджене з профспілковими органами (ст. 43 КЗпП).

Запит про згоду на звільнення повинен бути представлений власником (уповноваженим ним органом) до профспілкового органу у письмовій формі. Запит власника (уповноваженого ним органу) повинен розглядатися у присутності працівника, відносно якого він зроблений. Розгляд запиту у відсутність працівника допускається тільки за його письмовою заявою. Профспілковий орган повідомляє власника (уповноважений ним орган) про ухвалене рішення у письмовій формі в триденний термін з моменту ухвалення рішення. Власник (уповноважений ним орган) має право розірвати трудовий договір не пізніше ніж через місяць з дня отримання згоди профспілкового органу.

Відповідно до правил п. 1 ст. 40 КЗпП може бути розірвано трудовий договір з працівником, що відмовився укласти договір про повну матеріальну відповідальність за наявності поважних причин для відмови (або коли раніше виконання трудових обов'язків не вимагало укладення договору про повну матеріальну відповідальність), а також з особами, які заміщали відсутнього працівника, але пропрацювали більше чотирьох місяців, при поверненні цього працівника на роботу, якщо відсутня можливість перекладу з їх згоди на іншу роботу.

Законодавством встановлені деякі обмеження на звільнення згідно п. 1 ст. 40 КЗпП. Не допускається звільнення працівника по цій підставі в період його тимчасової непрацездатності, а також в період знаходження працівника у відпустці (окрім випадку повної ліквідації підприємства, відсутності працівника внаслідок тимчасової непрацездатності більше чотирьох місяців підряд, не рахуючи відпустки по вагітності і пологам, і випадків, коли законодавством не встановлений триваліший термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні).

Не допускається звільнення по цій підставі (окрім ліквідації підприємства) вагітних жінок, жінок, що мають дітей до трьох років (до шести років, якщо дитина потребує домашнього догляду згідно медичному висновку), самотніх матерів за наявності дитини у віці до 14 років або дитини-інваліда (ст. 184 КЗпП).

При звільненні працівника на підставі п. 1 ст. 40 йому виплачується вихідна допомога у розмірі одного середньомісячного заробітку.

2. Виявлення невідповідності працівника, посаді або виконуваній роботі в результаті недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, які перешкоджають продовженню даної роботи (п. 2 ст. 40 КЗпП).

Розірвання трудового договору внаслідок недостатньої кваліфікації працівника можливе лише в тому випадку, якщо є докази, підтверджуючі, що працівник не може належним чином виконувати свої трудові обов'язки саме внаслідок недостатньої кваліфікації. Такими доказами можуть служити акти, довідки, пояснювальні, а також результати атестації.

Особливо широкі можливості для звільнення працівників у зв'язку з невідповідністю посади або виконуваній роботі унаслідок недостатньої кваліфікації одержує власник при проведенні атестації.

Не є підставою для звільнення згідно п. 2 ст. 40 КЗпП відсутність спеціальної освіти або відсутність досвіду, крім випадків, коли така вимога прямо вказана в законодавстві.

За станом здоров'я розірвання трудового договору можливе тільки при настанні стійкого зниження працездатності, яке заважає виконанню належним чином певної турботи. Про невідповідність працівника може свідчити і може бути підставою для розірвання трудового договору висновок


8-09-2015, 12:20