Дозвіл на виготовлення додаткових примірників документу оформляється на звороті останнього листа примірника, з якого повинне проводитися розмноження. Цей примірник не повинен у майбутньому направлятися на інші підприємства, він підшивається в справу або переводиться на облік документів виділеного збереження.

При неможливості оформлення дозволу на розмноження на самому документі він оформляється у формі обліку даного документа.

При розмноженні документів у спеціальному розмножувальному підрозділі їхня передача на розмноження проводиться у спеціально призначеному для розмноження конфіденційних документів особі під її підпис у формі обліку або картки видачі документа.

Підлягаючі розмноженню документи реєструються в підрозділі конфіденційного діловодства або у спеціальному розмножувальному підрозділі у журналі обліку розмноження конфіденційних документів.

На розмножених примірниках працівник підрозділу конфіденційного діловодства проставляє їх номери. При цьому якщо документ був виданий даним підприємством, то номери розмножених примірників продовжують номери раніше виготовлених примірників, якщо документ був виданий іншим підприємством, то на розмножених примірниках їхні номери проставляються дрібно: у чисельнику на всіх примірниках залишається номер, привласнений підприємством, що видало документ, а в знаменнику на кожному примірнику проставляється привласнений йому порядковий номер, починаючи з №1.

На кожному розмноженому примірнику в реквізиті «Оцінка про виконавця» проставляється тільки обліковий номер, привласнений документу при його виданні, незалежно від місця видання, прізвище, ім'я, по батькові виконавця і його робочий телефон (якщо проставлений на примірнику, що розмножується,).

На примірнику, з якого проводиться розмноження, під дозволом на розмноження працівник підрозділу конфіденційного діловодства робить запис: «Розмножене ___ прим. з №___ по № ___», що завіряється його підписом із проставленням дати.

Якщо розмножені примірники не відтворюють підпис, то вони засвідчуються печаткою підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства, що проставляється з захопленням частини слова, що позначає посаду особи, яка підписала документ [12].

Розмноження конфіденційних документів у формі зняття копій здійснюється у випадках, коли документи підшиті до справи і зняті з обліку по журналах (картках) обліку цих документів. Технологія виготовлення копій документів аналогічна технології виготовлення додаткових примірників, крім наступних особливостей.

Дозвіл на виготовлення копій оформляється записом: «Зняти копію в____прим.».

Копії документа привласнюється окремий обліковий номер – черговий порядковий номер за журналом обліку виданих документів, незалежно від того, за яким видом обліку (виданих документів, що надійшли,) зареєстрований документ, з якого знімається копія. Привласнений копії обліковий номер проставляється на всіх аркушах копії посередині нижнього поля з додаванням абревіатури грифа конфіденційності (на останньому листі – у реквізиті «Оцінка про виконавця»). У реквізиті «Дата і номер документа» на копії зберігаються колишні дані.

На першому листі копії над реквізитом «Гриф обмеження доступу до документа» проставляється слово КОПІЯ. Реквізит «Оцінка про виконавця» оформляється цілком, як у знову створюваних документах.

Нижче реквізиту «Підпис» на копії документа проставляється слово «Вірно», що завіряється підписом особи, яка робила зняття копії, із вказівкою її посади, ініціалів і прізвища, а також дати запевняння. Якщо копія пересилається на інші підприємства, то на ній додатково проставляється печатка підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства.

Примірники копії мають самостійну нумерацію, починаючи з №1.

На примірнику документа, з якого знімалася копія, під дозволом на зняття копії працівником підрозділу конфіденційного діловодства робиться запис «Знята копія в ___прим. за зв. № ____», що завіряється його підписом із проставленням дати.

Заповнення граф журналу обліку виданих документів при знятті копій проводиться аналогічно заповненню на знову створювані документи.

Технологія виробництва виписок з конфіденційних документів має наступні особливості.

Виписки можуть робитися з документів, як не підшитих, так і підшитих у справи, а також з документів виділеного збереження.

Випискам привласнюється окремий обліковий номер – черговий порядковий номер відповідно до журналу обліку виданих документів, незалежно від того, по якому виду обліку зареєстрований документ, з якого проводиться виписка. Проставлення облікового номера на виписці здійснюється аналогічно проставленню його на копії.

На першому листі виписки після заголовка документа проставляється слово ВИПИСКА.

Виписка має власну нумерацію аркушів іпримірників. Реквізит «Оцінка про виконавця» оформляється цілком.

Оцінки про виробництво і запевняння виписки оформляються, як і в копії, із заміною в оцінці про виробництво слів «Знята копія» на слова «Зроблена виписка».

3. Особливості зберігання конфіденційних документів

Для забезпечення фізичної схоронності конфіденційних документів, справ і носіїв, а також для запобігання витоку інформації, що міститься в них, повинен бути встановлений спеціальний режим їхнього збереження.

Приміщення підрозділу конфіденційного діловодства, призначені для цілодобового збереження конфіденційних документів, з метою забезпечення додаткових гарантій від стороннього проникнення в них повинні, як правило, знаходитися не на першому й останньому поверхах. Крім того, вони повинні відповідати нормам, встановленим для збереження документів: вилучені від приміщень з харчовими продуктами і хімічними речовинами, не мати з ними вентиляційних каналів, відповідати вимогам пожежної безпеки, санітарним нормам, а також бути гарантовані від затоплення.

Вхід у такі приміщення необхідно строго регламентувати. Крім керівника підприємства і співробітників, що мають пряме відношення до обробки і збереження конфіденційних документів, у приміщення можуть допускатися особи, що забезпечують їхнє обслуговування. Прибирання приміщень, ремонт технічних засобів, що знаходяться в них устаткування і, виконання інших робіт, пов'язаних із залученням осіб, що не мають доступу до документів, які зберігаються в приміщеннях, повинні проводитися тільки в присутності співробітників підрозділу конфіденційного діловодства.

Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Крім того, на них повинні бути захисна сітка або жалюзі, що запобігають можливість випадання документів, а також візуального перегляду документів і екранів відеомоніторів з вулиці. Якщо приміщення розташовані на першому чи останньому поверсі або поруч з ними знаходяться пожежні сходи, балкони, ринви, інші які-небудь прибудови, за допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення вікна додатково захищаються розстібними металевими ґратами з замком.

Вхідні двері приміщень повинні бути оббиті металом і обладнані замками, що гарантують їхнє надійне закриття. По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (співробітника або підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти і відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється збереженість відбитка печатки і цілісність засікши. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і докласти керівнику підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються і забезпечуються фізичною охороною [10].

Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двері можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки.

Конфіденційні документи в приміщеннях повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або металевих стелажах, що по закінченні робочого дня защібаються й опечатуються співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів. Збереження відкритих документів разом з конфіденційними допускається тільки у випадках, коли вони є додатками до конфіденційних документів.

Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, пов'язаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.

Приміщення, в яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційної документної інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати, засоби аудіо-, відеозапису й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими засобами захисту, що запобігають перехоплення суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих же цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку, а засоби іноземного виробництва попередньо піддавати спецперевіркам на предмет виявлення можливих спеціальних електронних і програмних закладок.

Замки дверей приміщень, розстібних металевих ґрат на вікнах, сейфів, чи шаф стелажів повинні мати робочі і запасні примірники ключів.

Запасні примірники ключів можуть зберігатися в опечатаних їхніми власниками конвертах або в керівника підприємства, або в службі охорони, або (ключі від сейфів, шаф, стелажів, металевих ґрат) у сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за збереження документів.

Робочі примірники ключів від сейфів, шаф, стелажів, ґрат у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному конверті або в службі охорони, або в сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за збереження документів. В останньому випадку по закінченні робочого дня ключ від цього сейфа разом з робочим примірником ключа від вхідних дверей приміщення передається в конверті, опечатаній печаткою співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, у службу охорони з внесенням відповідних даних у графи 1–6 журналу передачі-прийому під охорону приміщень і конвертів із ключами [11].

У випадку втрати робочих чи запасних примірників ключів про це негайно повідомляється керівнику підприємства. При втраті ключа від сейфа, шафи або стелажу до заміни замку або зміни секрету замку зберігати документи в цьому сейфі (шафі, стелажі) не слід.

Для забезпечення видачі конфіденційних документів виконавцям (користувачам) приміщення повинні бути обладнані спеціальними віконцями, що не виходять у загальний коридор, чи всередині відгороджуватися бар'єром.

Виконавці можуть працювати з конфіденційними документами в спеціально виділених приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства, чи у своїх службових кімнатах, якщо ці кімнати відповідають вимогам забезпечення схоронності і конфіденційності документів. При роботі з документами в службових кімнатах кожен виконавець повинен мати постійне робоче місце, сейф (металеву шафа) чи окремий осередок сейфу для збереження конфіденційних документів і номерну металеву печатку.

Ключі від сейфа і номерна печатка видаються виконавцю під підпис в особовому рахунку. Робочий примірник ключа і номерна печатки зберігаються постійно у виконавця. Запасні примірники ключів повинні зберігатися в підрозділі конфіденційного діловодства або службі охорони в опечатаному номерною печаткою виконавця конверті.

Усі сейфи, шафи і стелажі, встановлені в приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства й у службових кімнатах виконавців, в яких цілодобово або в робочий час зберігаються конфіденційні документи, а також ключі від них повинні враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства відповідно до журналу обліку сховищ і ключів.

Одержання конверта з ключами зі служби охорони і розкриття приміщень повинне здійснюватися тільки співробітниками підрозділу конфіденційного діловодства, відповідальними за збереження конфіденційних документів. При їхній відсутності для розкриття приміщень призначається комісія в складі не менше двох чоловік, що складає акт про розкриття з вказівкою в ньому посад і прізвищ осіб, що розкрили приміщення, часу і причини розкриття, номерів печаток.

Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ і номерних печаток виконавців.

Для евакуації конфіденційних документів при виникненні стихійних лих, пожежі, аварії, що загрожують затопленням, загорянням або іншою формою знищення документів, у приміщеннях, призначених для їхнього збереження, повинне знаходитися необхідна кількість тари (мішків, валіз, контейнерів і т.д.), у якій можна транспортувати документи.

При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідації надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами служби охорони підприємства і почати евакуацію документів у заздалегідь визначене місце.

При виникненні надзвичайної ситуації в неробочий час проведення аналогічних дій повинен організувати черговий по підприємству, повідомивши додатково керівника підрозділу конфіденційного діловодства. Про проведене розкриття (при необхідності) приміщень, а також про розкриття за узгодженням з керівником підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства сейфів, шаф або стелажів складається акт, в якому вказуються посади і прізвища осіб, що робили розкриття, які сховища розкриті, куди поміщені документи, номери печаток на тарі.

На кожному підприємстві повинен бути встановлений суворий порядок роботи з конфіденційними документами, що є складовою частиною внутріоб'єктового режиму і спрямований на забезпечення схоронності конфіденційних документів і запобігання витоку інформації, що міститься в них [18].

Видача (передача) конфіденційних документів може проводитися тільки виконавцям (користувачам), що мають санкціонований доступ до цих документів, і тільки під підпис в облікових формах або замість разової розписки.

Видача документів виконавцям і їхнє повернення здійснюються протягом одного робочого дня, але якщо виконавці працюють з конфіденційними документами у своїх службових кімнатах, то документи (крім справ) допускається видавати їм як на один робочий день, так і на увесь час, необхідний для роботи з ними. В останньому випадку, крім сейфа і номерної печатки, виконавцю видаються під підпис в особовому рахунку спеціальний портфель (кейс), що має пристрій для опечатування, і форма «Опису документів, що знаходяться у виконавця», в яку виконавець повинен вносити кожен документ у момент одержання і викреслювати після передачі в підрозділ конфіденційного діловодства.

Опис призначений для здійснення самоконтролю за наявністю документів. З цією метою перед здачею спецпортфелю з документами в підрозділ конфіденційного діловодства виконавець повинен перевірити наявність документів, що знаходяться у нього, і їхня відповідність опису. При відсутності будь-яких документів або частини їх негайно повідомляється про це підрозділ конфіденційного діловодства й організується їхній пошук. Після перевірки документи разом з описом розміщуються у спецпортфелі, що опечатується особистою печаткою виконавця і передається у підрозділ конфіденційного діловодства. Не допускається зберігати у спецпортфелі відкриті документи, якщо вони не є додатком до конфіденційних документів.

Спецпортфелі можуть зберігатися у виконавців тільки протягом робочого дня. Їхнє одержання і повернення проводиться в обмін на спеціально заготовлену розписку (жетон), посвідчення або пропуск співробітника. При наявності великого числа виконавців, які працюють з конфіденційними документами, на спеціальну розписку може наклеюватися фотокартка виконавця. При прийомі-передачі спецпортфелю необхідно перевіряти відповідність номера і чіткість відбитка печатки.

Посадовій особі, якій дозволено в неробочий час зберігати конфіденційні документи в особистих сейфах за умови підключення сейфів до охоронної сигналізації, по закінченні робочого дня поміщають документи в сейф, опечатують його і здають під охорону по спеціальному журналу, що ведеться службою охорони.

По завершенні роботи з документами виконавці повинні вчасно повертати їх у підрозділ конфіденційного діловодства.

При звільненні, перед відходом у відпустку, від'їздом у відрядження виконавці здають у підрозділ конфіденційного діловодства всі документи, що зберігаються у їх спецпортфелях.

Робоче місце виконавця повинне бути організоване таким чином, щоб виключався огляд (у тому числі і через вікна) конфіденційних документів, що знаходяться на столі, особами, які не мають до них відношення.

На столі повинні бути тільки ті конфіденційні документи, з якими проводиться робота. Всі інші повинні знаходитися в сейфі, закритому на ключ. Не дозволяється збереження конфіденційних документів у шухлядах столів і інших не призначених для цього місцях.

При виході виконавця протягом робочого дня зі службової кімнати документи прибираються до сейфу, який опечатується особистою печаткою. При виході з кімнати усіх виконавців двері кімнати повинні бути закриті на ключ.

Крупноформатні конфіденційні документи на креслярських дошках (кульманах) на час відсутності виконавця повинні закриватися спеціальними захисними чохлами, що опечатуються його печаткою.

Підрозділ конфіденційного діловодства зобов'язаний здійснювати періодичний контроль за порядком збереження документів у службових кімнатах виконавців і роботою з ними.

Порушення порядку роботи з конфіденційними документами доцільно враховувати з метою наступного аналізу і вживання заходів по їх запобіганню.

Про серйозні порушення, які призвели або могли привести до втрати документів або витоку інформації, яка міститься в них, підрозділ конфіденційного діловодства повинен доповідати керівнику підприємства і вносити пропозиції про відсторонення від роботи з конфіденційними документами або залучення до відповідальності винних осіб [15].

При зміні або тимчасовій відсутності керівника і співробітників підрозділу конфіденційного діловодства передача документів особам, які їх заміщають, проводиться відповідно до акту або за розпискою з обов'язковою перевіркою фактичної наявності переданих документів.

Висновки

Підводячи підсумки проведеного дослідження слід відмітити, що комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносяться перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкурувати, прибуток фірми та ін.

Відомості комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великих блоки:

– науково-технічна (технологічна) інформація;

– ділова інформація.

Науково-технічна інформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що використовуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрямки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; програмне забезпечення ПК.

Ділова інформація містить:

– відомості про фінансову сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.);

– відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;

– плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);

– плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяг торгових операцій, про рівні цін, наявність товарів);

– аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту, час виходу на ринок, що пропонується;

– плани рекламної діяльності;

– списки торгових та інших клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умовах діючих і нових контрактів та ін.

Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В


8-09-2015, 12:38