Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства», заходи щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, які мають доступ до цієї інформації, і правила роботи з документами, які мають гриф «Комерційної таємниці». Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього.

Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.

Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів залежать якість і ефективність управлінської і виробничої діяльності, вірогідність і юридична чинність документів, трудомісткість їхньої обробки і якість організації. Обсяг і характер створюваних документів впливають і на організацію роботи з їхнього захисту. Крім того, у процесі документування створюється документальна база, що розкриває історію підприємства.

Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці переносяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентному середовищі на ринку товарів та послуг.

Тому ведення діловодства, яке забезпечує облік та затвердження документів комерційної таємниці (КТ) передбачає виконання таких рекомендацій.

Наказом керівника підприємства призначається службова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання і використання документів, які вміщують конфіденційні відомості. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ є основним службовим обов'язком.

Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера примірника, наприклад: використання та ін. Наприклад, комерційна таємниця являється результатом сумісної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифа «Комерційна таємниця» і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

На документі з грифом «Комерційна таємниця» (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів «підпис» і «прізвище виконавця»).

Друкування документів з грифом «Комерційна таємниця» проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.

Надруковані та підписані документи передаються для реєстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.

Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: «Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата.»

Усі документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в «Журналі реєстрації документів з грифом «комерційна таємниця»».

При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф «Комерційна таємниця». Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).

Документи, що мають гриф «КТ», формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф «КТ». На внутрішній сторінці обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується службовою особою, яка відповідає за зберігання документів з грифом «КТ». Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектору.

Рух (видача і повернення) документів з грифом «КТ» повинен своєчасно відбиватися в «Журналі обліку видачі документів з грифом «КТ».

На підприємстві повинен бути суворий порядок розмноження документів з грифом «КТ». Вони повинні розмножуватись з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів «КТ» беруть на облік у спеціальному журналі чи в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ». Кількість примірників документів з грифом «КТ» має бути обмежена, і кожен примірник готується для раніше визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів потрібно виконувати в присутності службової особи, яка відповідає за документ. Усі неякісні копії документу нею забираються і підлягають знищенню.

Архівне зберігання документів із грифом «КТ» проводиться в опечатаних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ.

На документи з грифом «КТ», відібрані для знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спеціальної машини чи іншим способом, який виключає можливість відтворення чи відновлення інформації яка є в них.

Всі особи молодші 18 років приймаються на роботу лише після попереднього медичного огляду і надалі, до досягнення 21 року, щорічно підлягають обов'язковому медичному огляду (ст. 191 КЗпП України). Обов'язковість медичного огляду неповнолітніх передбачена також у ст. 66 Основ законодавства України про охорону здоров'я (Відомості ВР, 1993, №4). У цій же статті записано, що медичні огляди працюючих неповнолітніх повинні проводитися регулярно, але не рідше одного разу в рік.

Список використаних джерел

1. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять / С… Кулешов (розроб.). – Офіц. вид – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – ІV, 32 с.

2. Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посібник для дистанційного навчання / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання. – К.: Університет «Україна», 2007. – 480c.

3. Головань С.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом «Для службового користування»: Навч.-метод. посібник / Національний авіаційний ун-т. – К.: НАУ, 2003. – 91 с.

4. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. – 3-тє вид., змінене та доп. – К.: КНТ, 2009. – 304c.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. для уч. проф.-техн. закл. освіти. – 4.вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

6. Діловодство: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). – 2-ге вид., зм. – К.: КНТ, 2009. – 593 с.

7. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / Міжрегіональна академія управління персоналом. – К.: МАУП, 2002. – 164 с.

8. Комова М.В. Діловодство: Навч. посіб. для студ. ВНЗ / Національний ун-т «Львівська політехніка». – Л.: Тріада плюс, 2006. – 217 с.

9. Кузнецова Т.В., Кунченко-Харченко В. І. Документи і діловодство: Учбовий посібник. – Черкаси, 2005. – 118 с.

10.Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. – К., 2003. – 67 с.

11.Ломачинська І.М., Лоскутова С.А. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук. ред.). – К.: Університет «Україна», 2006. – 415 с.

12.Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби. – К.: КНТ, 2004. – 272 с.

13.Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-е вид., переробл. і доп. – Х.: Фактор, 2008. – 416c.

14.Рогожин М.Ю. Документы делового общения. – М.: Русская Деловая Литература, 1999. – 204 с.

15.Рурак К.П. Організація діловодства / Кіцманський держ. аграрний технікум. – Чернівці, 2004. – 367 с.

16.Свердан М.Р. Основи діловодства: Навч. посіб. / Буковинський держ. фінансово-економічний ін-т. – Чернівці: Рута, 2004. – 184 с.

17.Северин Л.І., Дудатьєва В.М., Пустовіт Т.М. Основи діловодства: навч. посіб. для студ. усіх спец., які отримують робочу кваліфікацію «Оператор комп'ютерного набору» / Вінницький національний технічний ун-т. – Вінниця: ВНТУ, 2008. – 122 с.

18.Собчук В.С. Основи загального діловодства: навч. посібник / Волинський національний ун- т ім. Лесі Українки. Лабораторія науково-технічних експертиз та археологічних досліджень історії Волині; ТзОВ «Стир-агробуд». – Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. – 180 с.

19.Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.