В акте подробно излагается содержание операции с указанием даты и места покупки, количество и цена, а также реквизитов, позволяющих проконтролировать факт приобретения материалов у физического лица.
При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная).
Если материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателя либо другие документы, подтверждающие расход.
3.3 Учет компенсаций за использование личного транспорта
Сотрудниками организации могут выдаваться средства за использование автотранспорта. При этом затраты могут быть компенсированы либо в форме выплат в фиксированной сумме за использование в служебных целях личного автотранспорта, либо в виде арендной платы, заработной платы. При этом часто средства на использование автотранспорта, на закупку ГСМ, ремонт выдаются в подотчет.
Компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.1993 г. № 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» и приказом Минфин РФ от 04.02.2000 г. № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личного легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».
Письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 установлены следующие требования для выплаты компенсации:
1) если работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
2) наличие приказа руководителя предприятия, устанавливающего размер и условия оплаты. Размер компенсации устанавливается в зависимости от интенсивности использования автомобиля и предусматривает возмещение затрат по эксплуатации автомобиля, его амортизацию, стоимость горюче – смазочных материалов, расходы на техническое обслуживание и технический ремонт;
3) представление в бухгалтерию организации копии технического паспорта личного автомобиля;
4) компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней;
5) компенсация не выплачивается за время, когда личный автомобиль не эксплуатировался (за время нахождения в отпуске, командировке, за время болезни и по другим причинам).
При этом компенсация выплачивается с разрешения вышестоящих органов в пределах ассигнований на содержание данного вида транспорта, предусмотренных на эти цели сметой соответствующих расходов.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут применять указанные выше нормы с увеличением до 10 % в зависимости от конкретных условий эксплуатации легкового автомобиля и мотоцикла.
При использовании для служебных поездок личных легковых иномарок компенсация выплачивается в размерах, установленных для отечественных машин соответствующего класса.
Суммы начисленных компенсаций за использование личных автомобилей отражают по дебету счетов 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
3.4 Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные (подотчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной подотчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера на расхождение в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенных арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
3.5 Учет представительских расходов
Во многих организациях для осуществления успешной финансово-хозяйственной деятельности производятся так называемые представительские расходы. К данной категории затрат относят, связанные с коммерческой деятельностью расходы предприятий по приему и обслуживанию представителей других хозяйственных структур (предприятий, организаций, учреждений), включая иностранных, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.
К представительским расходам относят расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах (транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечение заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за этот отчетный период.
При этом произведенные расходы должны быть обоснованы, приложенными к исполнительной смете правильно оформленными документами. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся чеки, квитанции, акты закупки, заполненные по установленной форме и обеспечивающие достоверность отражения в учете операций. При этом в случае невозможности подтверждения расходов документами соответствующие суммы учитываются при обложении подоходным налогом физического лица, получившего средства под отчет. Также личными доходами сотрудников с вытекающими из этого последствиями считаются потраченные на представительские расходы средства при отсутствии смет расходов, указаний конкретных лиц, участвующих во встрече с одной стороны и с другой стороны.
Число лиц, участвующих в переговорах со стороны принимающей организации, не должно превышать число представителей других предприятий (по аналогии с бюджетными организациями, для которых установлено данное правило по отношению к официальному приему иностранных делегаций). Также для бюджетных организаций определено, что количество сопровождающих иностранную делегацию лиц и переводчиков определяется из расчета: один сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.
Сотрудники организации, получив средства в подотчет на представительские расходы, обязаны отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Данным сроком, очевидно, является последний день приема представителей другого предприятия.
Подотчетное лицо по произведенным расходам предоставляет, кроме исполнительной сметы, также авансовый отчет с приложенными счетами из магазинов, гостиницы, ресторана, театральными билетами.
3.6 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами
1С:Бухгалтерия – это универсальная бухгалтерская программа, которая на сегодняшний день является самой распространенной в ведении бухгалтерского учета на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.
Возможности 1С:
1) Ведение аналитического и синтетического учета;
2) Ведение количественного и многовалютного учета;
3) Заполнение и выведение на печать первичных документов;
4) Получение автоматически бухгалтерских итогов;
5) Получение бухгалтерской отчетности на печать.
В 1С: Бухгалтерия можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.
На предприятии МУП «Кристалл» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии.
Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.
При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.
Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.
Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»).
При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.
Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).
В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренный для этого документами конфигурации: Поступление материалов», «Услуг сторонних организаций» и т.д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т.п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС.
Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».
ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ
МУП «Кристалл» образовано в результате реорганизации на основании решения Президиума Кумертауского городского Совета депутатов от 12.02.2003 года № 25-2 путем слияния муниципального предприятия «Блеск» и муниципального предприятия «Снежинка».
Бухгалтерский учет в МУП «Кристалл» ведется в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” от 21.11.96 № 129-ФЗ, с ПБУ 5/01 и с ПБУ 10/99 и другими нормативными документами.
На основании проведенного исследования было выявлено:
Объем реализации услуг из года в год увеличивается, так в 2004 году по сравнению с 2003 годом увеличение составило 34,6%, а в 2005 г по сравнению с 2004г на 16,6%. Соответственно растут и затраты на производство и реализацию услуг, так в 2004г по сравнению с 2003г увеличение составило 27%, а в 2005г по сравнению с 2004г на 18,1%. Затраты на рубль реализованных услуг в 2004г по сравнению с 2003г снизилась на 5,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г увеличились на 1,3%.
Среднесписочная численность персонала в 2003-2005гг с каждым годом снижается, соответственно на 1,4% и 5,7%, а численность рабочих в 2004г по сравнению с 2003г увеличивается на 1,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г снижается на 6,5%.
Выработка на 1 работника и рабочего в анализируемых годах увеличивается, соответственно на 36,4%; 16,6% и 32,3%; 24,6%.
Фонд заработной платы в 2003-2005гг увеличивается с каждым годом, соответственно на 47,5%; 9,2% и 38,1%; 15,2%. Также увеличивается и заработная плата работников, соответственно на 49,6%; 15,8% и 35,8%; 23,1%.
Это увеличение связано с инфляционными процессами в экономике, увеличением МРОТ.
Собственный капитал в 2003г у предприятия составила 8730 тыс.руб., в 2004г по сравнению с 2003г он уменьшился на 4233 тыс.руб., а в 2005 году по сравнению с 2004г увеличился на 839 тыс.руб. Уменьшение собственного капитала в 2004г связано с реорганизацией предприятия в муниципальное и в связи с этим уменьшился уставной капитал на 474 тыс.руб., добавочный капитал на 5039 тыс.руб. и резервный капитал на 942 тыс.руб. Это также связано с покрытием убытка прошлых лет. У предприятия в 2003г был долг перед банком по долгосрочному кредиту в сумме 3 тыс.руб., в 2004г он ее погасил.
Средняя стоимость основных производственных фондов в 2003-2005г из года в год увеличивается, соответственно на 1521 тыс.руб. и 523 тыс.руб.
Стоимость имущества в 2003-2004гг наоборот, снижается, соответственно на 1271 тыс.руб. и 704 тыс.руб.
В 2003г предприятие было убыточным и в связи с этим на каждый рубль реализованных услуг предприятие получило 39р28коп. убытка. А в 2004-2005гг предприятие стало рентабельным и составила, соответственно 1,9% и 0,6%.
Рентабельность собственного капитала показывает, какова эффективность (отдача) использования собственного капитала и составляет в 2004-2005г, соответственно, 0,6% и 0,4%, а в 2003г этот показатель имел отрицательное значение, так как предприятие имело убыток от основной деятельности.
Рентабельность перманентного капитала показывает эффективность использования собственного капитала и привлеченных на долгосрочной основе заемных средств и равен рентабельности собственного капитала.
Рентабельность производственных фондов показывает эффективность использования основных производственных фондов и равен в 2004-2005г., соответственно 0,3% и 0,2%., а в 2003г он имеет отрицательное значение.
Рентабельность имущества показывает эффективность использования имущества предприятия и равен в 2004-2005гг, соответственно 0,4% и 0,3%, а в 2003г он имеет отрицательное значение.
Из анализа видно, что предприятие в начале слияния в 2003г двух предприятий было убыточным, а в 2004 году предприятие получило прибыль в сумме 63,7 тыс.руб. Это говорит о том, что предприятие в 2004 году сумело покрыть убытки и получить прибыль, но в 2005 году прибыль снизилась на 39 тыс.руб.
Дебиторская задолженность у предприятия из года в год снижается, так если он в 2003г составлял 5946 тыс.руб., в 2004г он снизился до 149 тыс.руб., а в 2005г он отсутствуют совсем. Это свидетельствует о том, что предприятие контролирует за исполнением договорных обязательств и в основном работает с заказчиками по предоплате.
Оборотные активы предприятия с каждым годом снижаются, так в 2004г они снизились на 5527 тыс.руб., в 2005г на 195 тыс.руб. Это связано со снижением дебиторской задолженности.
Краткосрочные обязательства предприятия в 2004г по сравнению с 2003г увеличились на 716 тыс.руб., а в 2005 году по сравнению с 2004г снижаются на 205 тыс.руб. Основную долю задолженности предприятия составляет задолженность перед поставщиками и подрядчиками.
При анализе коэффициентов платежеспособности мы видим, что ни один коэффициент не соответствует норме и с каждым годом они снижаются, это свидетельствует о том, что предприятие теряет свою платежеспособность.
Коэффициент автономии и финансовой независимости в 2003г составляли 0,9, это свидетельствует о том, что более 90% активов предприятия сформированы за счет собственного капитала. Предприятие обладает достаточной независимостью и возможностями для проведения независимой финансовой политики.
Коэффициент соотношения заемных и собственных средств в 2003-2005гг равна, соответственно, 0,2; 0,5 и 0,3. Это означает, что на 1 рубль собственного капитала предприятие привлекло, соответственно, 20 коп, 50 коп и 30 коп, то есть участие кредиторов в его финансировании ничтожно мало. Зависимость данного предприятия от внешних источников мала.
По данным показателям финансового состояния предприятия в целом можно охарактеризовать как устойчивое, что обеспечивается высокой долей собственного капитала и предполагает стабильность его деятельности в будущем. Но снижение коэффициента обеспеченности собственными средствами в 2005 году (-0,7) вызывает опасение и поэтому предприятию следует обратить внимание на использование собственного капитала.
Анализ структуры полученной прибыли в 2004-2005гг (63,7 и 24,7) позволяет установить, что основную ее часть составляет прибыль от основной деятельности. Убыток (-98,6) полученный в 2003 году полностью получен от реализации услуг.
У предприятия прочие операционные расходы намного превышают прочие операционные доходы, это дало в 2004г отрицательный результат, снизив чистую прибыль на 30 тыс.руб.
В 2003г предприятие имеет внереализационные доходы. А в 2004-2005гг у предприятия отсутствует внереализационная деятельность.
Проведенные исследования позволили сделать вывод, что учет расчетов с подотчетными суммами на МУП «Кристалл» в основном отвечает требованиям бухгалтерского, аудиторского и налогового контроля и экономического анализа.
На предприятии бухгалтерский учет автоматизирован и внедрена программа 1С:Бухгалтерия.
В программе ведут учет дебиторской задолженности подотчетных лиц и заполнение авансовых отчетов.
На предприятии утвержден список лиц имеющих право получать авансом денежные средства из кассы на хозяйственные нужды. Деньги выдаются в подотчет работникам на основании заявления с указанием суммы, цели, срока на который выдаются подотчетные средства.
Также ведется строгий контроль за сроками предоставления авансового отчета по фактически израсходованным суммам, с приложением оправдательных документов. В связи с изменениями формы авансового отчета с 1 января 2001 г. (Постановление Госкомстата России от 01.08.01. № 55) предприятие заказал новую форму в типографии. Авансовые отчеты утверждаются руководителем в положенные сроки и в нормах установленных приказом Минфина РФ.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова, и
8-09-2015, 12:45