Кассовые операции

И.Н.Елисова

ВВЕДЕНИЕ

Нет ни одной фирмы или индивидуального предпринимателя, которые смогли бы вести свою деятельность, не сталкиваясь с кассовыми операциями. Расчеты с покупателями (клиентами, заказчиками), выдача денег подотчетным лицам на хозяйственные нужны, командировочные и представительские расходы, выплата зарплаты работникам - вот далеко не полный перечень ситуаций, в которых вам придется строго соблюдать порядок ведения кассовых операций, установленный законодательно. Иначе вам грозят штрафы. И, как правило, немалые.

В нашей книге мы подробно рассмотрели все операции, которые связаны с поступлением в кассу или выдачей из нее наличных денег.

Также подробно разобраны вопросы оформления первичных документов по учету кассовых операций. Например, приведен образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, авансового отчета.

Рассмотрено, сколько денег фирма (индивидуальный предприниматель) может хранить у себя в кассе. Как установить лимит остатка наличных в кассе в случае, если у фирмы есть обособленные подразделения или таковых нет. Как оформить расходный кассовый ордер при сдаче в банк сверхлимитной наличности.

Кроме того, освещены вопросы, касающиеся административной ответственности фирм (предпринимателей) за нарушения порядка ведения кассовых операций, применения контрольно-кассовой техники и использования бланков строгой отчетности.

Все выводы, сделанные в книге, подкреплены ссылками на нормативные документы. А в спорных случаях приведены примеры из арбитражной практики.

1. ПРИХОДНО-РАСХОДНЫЕ ОПЕРАЦИИ ПО КАССЕ

В этой главе мы рассмотрим, как надо оформлять поступление денег в кассу и выдавать средства из нее. Также остановимся на том, сколько наличности можно хранить в кассе, не сдавая ее в банк. Поговорим о том, как и в каких случаях проводится инвентаризация наличных денег в кассе.

1.1. Поступление денег в кассу

Поступление наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером по форме N КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.

Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет, то на всю сумму выручки составляется один приходник. Делают это в конце рабочего дня или смены.

Рассчитываясь наличными с юридическими лицами, учтите, что предельный размер таких расчетов составляет 60 000 руб. Это установлено Указанием Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У. Иначе говоря, организации могут рассчитываться наличными на сумму не более 60 000 руб. по одной сделке, даже если это будет оформлено несколькими приходниками.

Обратите внимание: на расчеты с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данный лимит расчетов наличными не распространяется.

А чем грозит превышение установленного лимита расчетов наличными с юрлицами? Штраф по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Так, должностных лиц фирмы могут оштрафовать на 40 - 50 МРОТ (4000 - 5000 руб.), а саму фирму - на 400 - 500 МРОТ (40 000 - 50 000 руб.). Правда, эти меры финансовой ответственности применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж (см. Письмо Центрального банка РФ от 24 ноября 1994 г. N 14-4/308).

1.2. Выдача денег из кассы

Выдачу наличных денег из кассы организации (индивидуального предпринимателя) оформляют расходным кассовым ордером. Его форма (N КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Правда, деньги из кассы можно выдавать еще и по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. Их можно оформлять и на выплату пособий, стипендий и пр.

При этом организация может использовать:

- расчетно-платежную ведомость по форме N Т-49;

- расчетную ведомость по форме N Т-51;

- платежную ведомость по форме N Т-53.

Формы этих ведомостей утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

После того как истечет срок выдачи зарплаты или иных выплат, установленный в организации, в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир должен указать, сколько денег по ней выплачено и сколько будет депонировано. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Номер этого ордера и дату его составления указывают в ведомости. На депонированные суммы, которые сдают в банк, также составляют один расходный кассовый ордер.

1.3. Документальное оформление кассовых операций

Рассмотрим, как документально оформляются операции приема-выдачи денег из кассы (помимо приходных и расходных кассовых ордеров).

1.3.1. Книга учета принятых и выданных кассиром

денежных средств

Деньги, которые старший кассир выдает из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврат наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88). Эту книгу, которая открывается на год, заполняет старший кассир.

В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке.

В начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму, необходимую для проведения расходных операций. Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличности и кассовые документы старшему кассиру. Старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).

Пример 1. 14 августа 2006 г. старший кассир ООО "Мечта" выдал кассиру 4300 руб. для проведения расходных операций. При этом у него в кассе оставалось с прошлого дня 2300 руб.

За день в кассу поступило еще 32 000 руб. А в конце дня старшему кассиру было возвращено 36 300 руб. Из них:

- 5600 руб. - наличными деньгами;

- 30 700 руб. - оплаченными документами.

Остаток денег в кассе составил 2300 руб.

Посмотрим, что будет отражено в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (см. форму на с. 10).

Унифицированная форма N КО-5

Образец обложки и титула

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0310005│

ООО "Мечта" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

организация ├───────┤

________________________________________________________ │ │

структурное подразделение └───────┘

КНИГА

УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

2006

---- г.

Тимофеева С.И.

--------------------------------

фамилия, имя, отчество кассира

По данному образцу печатать все четные страницы книги по форме N КО-5

По данному образцу печатать все нечетные страницы книги по форме N КО-5

1.3.2. Журнал регистрации приходных и расходных

кассовых документов

Сведения о приходных и расходных кассовых ордерах или заменяющих их документах (платежные, расчетно-платежные ведомости, заявления на выдачу денег и т.д.) заносят в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

Образец заполнения этого журнала приведен на с. 11.

Унифицированная форма N КО-3

Образец обложки

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0310003│

ООО "Мечта" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

организация ├───────┤

________________________________________________________ │ │

структурное подразделение └───────┘

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ

ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2006

---- г.

кассир Иванова С.И.

------------------- --------------------------

должность фамилия, имя, отчество

По данному образцу печатать все страницы журнала по форме

N КО-3

1.3.3. Журнал регистрации платежных ведомостей

Платежные (расчетно-платежные) ведомости регистрируют в специальном журнале (форма N Т-53а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

Образец заполнения журнала приведен на с. 12.

Унифицированная форма N Т-53а

Образец обложки

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301050│

ООО "Рассвет" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации ├───────┤

касса │ │

---------------------------------------------------------└───────┘

наименование структурного подразделения

ЖУРНАЛ

регистрации платежных ведомостей

01 января 06 31 декабря 06

за период с "--" ------ 20-- г. по "--" ------- 20-- г.

Лицо, ответственное за ведение журнала

старший кассир Быстрова А.Н.

-------------- -----------------------------------------------

должность фамилия, имя, отчество

сто тридцать второй

Порядковые номера, помещенные на данной странице с -------------------

прописью

сто тридцать третий

по -------------------

прописью

По данному образцу

печатать все страницы журнала по форме N Т-53а.

1.3.4. Кассовая книга

Также операции по кассе фиксируют в кассовой книге (форма N КО-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88). В ней отражается приход и расход денег по кассе за день, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.

Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости от количества кассовых операций у организации). По окончании этого периода кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые же экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня", а заканчиваются заполнением графы "Остаток на конец дня".

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Отдельно хотелось бы остановиться на том, как вести кассовую книгу тем организациям, у которых есть филиалы или иные обособленные структурные подразделения. Например, сама организация расположена в Москве, а ее филиал - в Туле. При этом филиал реализует продукцию за наличный расчет, выдает заработную плату работникам и проводит другие операции с наличными деньгами.

Дело в том, что п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций в РФ), обязывает каждое предприятие вести только одну кассовую книгу. В то же время нормы этого документа требуют, чтобы все записи в кассовую книгу заносились сразу после пересчета получаемых или выдаваемых наличных сумм. Но, если удаленное подразделение находится в Туле, а кассовая книга - в Москве, получение или выдача денег не могут быть отражены в кассовой книге непосредственно при получении или выдаче денег в Туле.

Конечно, используя современные средства связи, можно так организовать документооборот между центральным офисом и филиалом, чтобы данные о совершенных кассовых операциях поступали из обособленного структурного подразделения в центральный офис в момент совершения этих операций. Но, согласитесь, это все же достаточно неудобно. Поэтому многие фирмы ведут в своих филиалах кассовые книги, которые называют кассовыми журналами или томами кассовой книги. Некоторые же фирмы открывают в филиалах отдельные кассовые книги. Возможно ли это?

Чтобы ответить на этот вопрос, сначала вспомним, что считается филиалом.

Итак, в соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Поэтому для того, чтобы соблюдать нормы п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ, организации придется либо отказаться от наделения филиалов всеми функциями самой организации, что повлечет за собой ограничение прав данной организации, либо преобразовать подразделение в отдельное юридическое лицо.

1.4. Расчеты с подотчетными лицами

Отдельно в нашей книге хотелось бы остановиться на расчетах с подотчетными лицами.

1.4.1. Порядок выдачи денег под отчет

Из кассы организации деньги подотчетным лицам выдаются на хозяйственные нужды, представительские расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Срок, на который выдаются деньги, определяет руководитель организации. А работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. То же самое относится и к работникам, вернувшимся из командировки. Они должны отчитаться за полученные средства в течение трех дней после того, как вернутся из служебной поездки. Причем не важно, о какой командировке идет речь - по территории России или заграничной. Это следует из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Правда, бывает, что на фирме не определен срок, на который выдаются деньги под отчет. Тогда работники, получившие деньги из кассы, должны отчитаться за них не позднее чем через три рабочих дня после того, как они получили деньги.

Обнаружив при проверке нарушение срока, налоговые органы чаще всего рассматривают это как предоставление сотруднику беспроцентного займа на период от положенной даты отчета до фактической и начисляют налог на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды. Суммы же, по которым вообще нет авансовых отчетов, требуют включать в доход подотчетных лиц, облагаемый налогом на доходы физических лиц, ЕСН и страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. В то же время позиция, которой придерживаются арбитражные суды, прямо противоположна: средства, выданные под отчет физическому лицу, его доходом в целях налогообложения не являются даже при отсутствии соответствующего финансового отчета. Об этом сказано, к примеру, в Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 8 января 2004 г. N А54-2875/03-С21.

Обратите внимание: пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, выдавать ему еще средства организация не может. Иначе она нарушит требования п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

1.4.2. Заполнение авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону: приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Эти документы он должен пронумеровать в порядке их записи в отчете и сдать в бухгалтерию вместе с ним.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае, если работнику была выдана иностранная валюта.

Проверенный


8-09-2015, 14:18