Пример 2. Менеджер отдела сбыта ООО "Незабудка" Иванов А.К. был направлен в служебную командировку (по территории России). Вернувшись из нее, 2 августа 2006 г. он представил в бухгалтерию авансовый отчет. К нему он приложил железнодорожный билет на сумму 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.) и счет из гостиницы на сумму 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.).
Приведем образец заполнения этого авансового отчета на с. 17 - 18.
Унифицированная форма N АО-1
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0302001│
ООО "Незабудка" ├───────┤
---------------------------------------------- по ОКПО │ 01 │
наименование организации └───────┘
УТВЕРЖДАЮ 4720
┌─────┬──────────┐ Отчет в сумме -------------------
│Номер│ Дата │ 00
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ├─────┼──────────┤ _________________ руб. ----- коп.
│ 102 │21.09.2006│ Директор
└─────┴──────────┘ Руководитель --------------------
Должность
Петров Петров А.И.
---------- ----------------------
подпись расшифровка подписи
2 августа 06
"--" ------------- 20-- г.
┌───────────┐
│ Код │
├───────────┤
Отдел сбыта │ │
Структурное подразделение ---------------------------├───────────┤
Иванов А.К. │ 13 │
Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер └───────────┘
фамилия, инициалы
командировочные
менеджер расходы
Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ---------------
┌───────────────────────┬──────────┐ ┌───────────────────────────┐
│Наименование показателя│ Сумма, │ │ Бухгалтерская запись │
│ │руб. коп. │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────────────┬─────────────┤
│ остаток │ │ │ дебет │ кредит │
│Предыдущий ──────────┼──────────┤ ├─────┬───────┼─────┬───────┤
│ аванс перерасход│ │ │счет,│сумма, │счет,│сумма, │
│ │ │ │суб- │руб. │суб- │руб. │
│ │ │ │счет │коп. │счет │коп. │
│ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│Получен аванс 1. из │ 4 000-00 │ │ │ │ │ │
│кассы │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┬─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│1а. в валюте │ │ │ │ 20 │1000-00│ 71 │1000-00│
│(справочно) │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┴─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│ 2. │10 000 │ │ 19 │ 180-00│ 71 │ 180-00│
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│ │ │ │ 20 │3000-00│ 71 │3000-00│
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│Итого получено │ 4 000-00 │ │ 19 │ 540-00│ 71 │ 540-00│
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│Израсходовано │ 4 720-00 │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼─────┼───────┤
│ Остаток │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼─────┼───────┤
│ Перерасход │ 720 │ │ │ │ │ │
└───────────────────────┴──────────┘ └─────┴───────┴─────┴───────┘
2 2
Приложение ----- документов на ----- листах
Четыре тысячи семьсот двадцать
Отчет проверен. К утверждению в сумме ------------------------------
00 4720 00 сумма прописью
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
Смирнова Смирнова П.Е.
Главный бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Рязанова Рязанова А.Р.
Бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ┌─────────┐ ┌────┐
---------------- в сумме │ 720 │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому
Перерасход выдан └─────────┘ └────┘
176 2 августа 06
ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.
Рязанова Рязанова А.Р. 2 августа 06
Бухгалтер (кассир) -------- ------------------- "--" ------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
------------------------------------------------------------------
линия отреза
Расписка. Принят к проверке от ____________________ авансовый
154 2 августа 06
отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.
Четыре тысячи
семьсот двадцать 00
на сумму ---------------- руб. --- коп., количество документов
прописью
2 2
------- на -------- листах
Рязанова Рязанова А.Р. 2 августа 06
Бухгалтер ---------- ------------------- "--" --------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
| Номер по по- рядку |
Документ, подтвер- ждающий производ- ственные расходы |
Наиме- нование документа (расхода) |
Сумма расхода | Дебет сче- та, суб- счета |
|||||
| по отчету | принятая к учету | ||||||||
| в руб. коп. |
в валюте |
в руб. коп. |
в валюте | ||||||
| дата | номер | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
| 1 | ж/д билет | 1180-00 | 1180-00 | ||||||
| 2 | счет из гостиницы |
3540-00 | 3540-00 | ||||||
| Итого | 4720-00 | 4720-00 | |||||||
Иванов Иванов А.К.
Подотчетное лицо ----------------- -----------------------
подпись расшифровка подписи
1.5. Лимит остатка денег в кассе
Организации могут хранить деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Правда, из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. Правда, не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.
Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет. Он оформляется в двух экземплярах. Форма этого расчета приведена в Приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утв. Центральным банком РФ от 5 января 1998 г. N 14-П).
Отметим, что лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.
При этом лимит остатка денег в кассе может устанавливаться:
- в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;
- в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
- в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
- в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).
Пример заполнения расчета на установление предприятию лимита остатка наличных денег в кассе приведен на с. 20.
┌───────┬───┐
│ ОКУД │БИК│
├───────┼───┤
│0408020│ │
└───────┴───┘
РАСЧЕТ
НА УСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЮ ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ
И ОФОРМЛЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАСХОДОВАНИЕ НАЛИЧНЫХ
ДЕНЕГ ИЗ ВЫРУЧКИ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В ЕГО КАССУ
НА ____ ГОД
ООО "Магнитка"
--------------------------------------------------------------
наименование (штамп) предприятия
403094550000000008888
--------------------------------------------------------------
номер счета
Банк развития регионов
--------------------------------------------------------------
наименование учреждения банка
Налично-денежная выручка за последние 3 месяца <*>
1875
(фактическая) <***> ---- тыс. руб.
25
Среднедневная выручка <**> --- тыс. руб.
3,125
Среднечасовая выручка <**> ----- тыс. руб.
Выплачено наличными деньгами за последние три
месяца (кроме расходов на заработную плату и 350
выплаты социального характера) (фактически) <***> --- тыс. руб.
4,667
Среднедневной расход <**> ----- тыс. руб.
на следующий день
Сроки сдачи выручки: ежедневно, -----------------,
1 раз в ___ дней, при образовании сверхлимитного
остатка (нужное подчеркнуть)
9 00 19 00
Часы работы предприятия с -- час. -- мин. до -- час. -- мин.
Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,
в кассу банка
инкассаторам, --------------, на почту (нужное подчеркнуть)
20 00
-- час. -- мин.
пять
Испрашиваемая сумма лимита ------------------------- тыс. руб.
__________________________________________________________________
(сумма прописью)
хозяйственные нужды,
Просим разрешить расходование выручки на ---------------------
командировочные и представительские расходы
------------------------------------------------------------------
(указать цели расхода)
----------------------------
<*> В случае резких изменений в объеме выручки или расхода
приводятся данные за последний месяц.
<**> Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней
(часов) предприятия.
<***> Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую
сумму выручки (расхода).
Иванов А.Н.
Руководитель предприятия ---------------------------- (Ф.И.О.)
Светланова П.У.
Главный бухгалтер ----------------------------------- (Ф.И.О.)
РЕШЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ БАНКА
пять
Установить лимит остатка кассы в сумме ------------- тыс. руб.
__________________________________________________________________
(сумма прописью)
хозяйственные нужды,
Разрешено расходование выручки на ----------------------------
командировочные и представительские расходы
------------------------------------------------------------------
(указать цель)
Симонян Е.К.
Руководитель учреждения банка ----------------------- (Ф.И.О.)
По предприятию, в состав которого входят обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и банковских счетов, устанавливается единый лимит остатка кассы.
Пример 3. ООО "Дар" помимо центральной аптеки имеет еще три аптеки в разных районах, которые не выделены на отдельный баланс. В конце декабря 2005 г. банк установил организации лимит на 2006 г. - 100 000 руб. Руководитель общества издал следующий приказ для структурных подразделений.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью "Дар" │
│ │
│г. Москва 29 декабря 2005 г. N 130/05│
│ │
│ Приказ │
│ │
│ Об установлении лимита остатка наличных денежных средств │
│ в кассе структурным подразделениям организации │
│ │
│В связи с утверждением банком лимита остатка денежных средств в│
│кассе организации на 2006 г. в сумме 100 000 руб. и│
│установленным порядком сдачи выручки приказываю: │
│1. Установить на 2006 г. лимит остатка наличных денежных средств│
│по структурным подразделениям ООО "Дар" в следующих размерах: │
│аптека N 1 (центральная касса) - 40 000 руб.; │
│аптека N 2 - 30 000 руб.; │
│аптека N 3 - 20 000 руб.; │
│аптека N 4 - 10 000 руб. │
│2. Установить единый порядок сдачи выручки в центральную кассу│
│для всех структурных подразделений в случае превышения лимита в│
│конце рабочего дня. │
│3. Главному бухгалтеру ООО "Дар" Петровой И.В. ознакомить│
│управляющих и кассиров аптек с установленными лимитами остатков│
│наличных денег в кассах не позднее 31 декабря 2005 г. под│
│роспись и обеспечить контроль над соблюдением кассовой│
│дисциплины. │
│ Иванов │
│Руководитель организации ------ (Иванов А.Р.) │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в банках, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.
Если же у предприятия есть нескольких счетов в различных банках, то, чтобы установить лимит наличных денег в кассе, оно может обратиться в любой из них. После того как банк установит лимит, предприятие должно направить уведомления об этом лимите во все банки, где у него открыты счета.
При необходимости лимит может быть изменен в течение года по обоснованной просьбе организации, а также в соответствии с договором банковского счета.
Пока лимит кассы не установлен, он считается равным нулю, и получается, что организация обязана сдавать в банк все наличные деньги.
Если организация (индивидуальный предприниматель) хранит в кассе деньги сверх установленного лимита, за это ее могут оштрафовать по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Так, штраф с должностных лиц составит от 40 до 50 МРОТ (от 4000 до 5000 руб.), а с организаций - от 400 до 500 МРОТ (от 40 000 до 50 000 руб.).
1.6. Сдача денег из кассы в банк
Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ любая выдача денежных средств из кассы предприятия должна быть оформлена расходным кассовым ордером. Или иным документом с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Как указано в п. 15 Порядка ведения кассовых операций в РФ, расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.
Таким образом, кассир, сдавая деньги в банк из кассы предприятия, должен заполнить расходный кассовый ордер в общем порядке, проставив в нем сумму и свою роспись.
Пример 4. Кассир ООО "Планета" Иванова С.И. заполнила расходный кассовый ордер на 45 000 руб., которые внесла из кассы фирмы в банк.
Образец заполнения расходного кассового ордера при сдаче денег в банк прилагается (см. форму на с. 22).
Унифицированная форма N КО-2
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0310002│
ООО "Планета" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
организация ├───────┤
касса │ │
-------------------------------------------------------- └───────┘
структурное подразделение
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР │ 76 │ 14.08.2006│
└─────────┴───────────┘
| Дебет | Сумма, руб. коп. |
Код целе- вого наз- наче- ния |
|||
| код струк- турного подраз- деления |
коррес- понди- рую- щий счет, субсчет |
код ана- лити- ческого учета |
Кредит | ||
| 51 | 1 | 50 | 45 000-00 | ||
Ивановой Светлане Ивановне
Выдать -----------------------------------------------------------
фамилия, имя, отчество
для зачисления на расчетный счет ООО "Планета" в банке
Основание: -------------------------------------------------------
сорок пять тысяч
Сумма ------------------------------------------------------------
прописью
00
__________________________________________ руб. ------------- коп.
Приложение _______________________________________________________
__________________________________________________________________
директор Иванов Иванов А.П.
Руководитель организации ---------- -------- --------------------
должность подпись расшифровка подписи
Серегина Серегина П.К.
Главный бухгалтер -------------- ---------------------
подпись расшифровка подписи
сорок пять тысяч
Получил ----------------------------------------------------------
сумма прописью
00
__________________________________________ руб. ------------- коп.
14 августа 2006 Иванова
"--" ------------ ---- г. Подпись ----------
паспорту 05 05 555 777 выдан ОВД Ленинского района
По ---------------------------------------------------------------
наименование, номер, дата и место выдачи документа,
г. Красноярска 25.02.2002
------------------------------------------------------------------
удостоверяющего личность получателя
Иванова Иванова С.И.
Выдал кассир -------------- ---------------------
подпись расшифровка подписи
1.7. Инвентаризация денег в кассе
Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях инвентаризация необходима по закону. Эти случаи перечислены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.
Напомним случаи обязательной инвентаризации денег в кассе:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене главного бухгалтера или кассира;
- если были выявлены факты хищения наличных денег;
- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
- перед составлением ликвидационного баланса.
Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.
По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15). Форма этого акта приведена в Приложении 14 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).
Акт по форме N ИНВ-15 оформляется в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.
При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий - в бухгалтерию.
2. ПРИЕМ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ККТ
Основные правила расчетов наличными с использованием кассовых аппаратов закреплены в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о ККТ).
2.1. Когда нужно применять контрольно-кассовые машины
Организации и индивидуальные предприниматели, которые получают наличные деньги за товары (работы, услуги), обязаны при этом применять кассовые аппараты. Это закреплено в Законе о ККТ.
Иначе говоря, применять кассовые аппараты нужно, если одновременно выполняются два условия:
1) фирма (индивидуальный предприниматель) продает товары, выполняет работы или оказывает услуги;
2) их оплата производится наличными деньгами.
Поясним сказанное на конкретных примерах.
Пример 1. Организация выдала работнику заем под проценты. Заем возвращается наличными в кассу организации.
В этом случае на сумму займа кассовый аппарат применять не надо. А вот получив проценты по займу наличными деньгами, нужно его применять, поскольку, выдав заем, организация фактически оказала работнику услугу. Проценты являются платой за нее. Соответственно, если плата за услугу производится наличными, то следует применять ККТ.
Пример 2. Фирма торгует оптом по безналичному расчету. Но иногда проходят операции и за наличные. Например, когда фирма продает товары своим работникам. В этом случае она обязана применять кассовый аппарат. Ведь наличные расчеты при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) обязательно должны проходить с применением ККТ или бланков строгой отчетности. Таково требование Закона о ККТ. Причем не важно, кому фирма продает товар - своим работникам либо кому-то на сторону. Если есть наличный расчет, надо применять кассовый аппарат.
Правда, в данном случае есть способ этого избежать. Нужно удержать деньги за товары из зарплаты работников.
И еще один пример.
Пример 3. Компания занимается долевым строительством жилья, выступая в качестве застройщика. Дольщики вносят средства на строительство в кассу этой компании.
При этом компания может не применять кассовый аппарат. Ведь вклад в строительство не является продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг. А кассу нужно использовать только в этих случаях.
Давайте еще рассмотрим, нужно ли применять кассовые аппараты в той или иной сфере деятельности.
Услуги интернет-магазинов. Действие Закона о ККТ распространяется и на услуги интернет-магазинов. Поэтому если магазин продает товары за наличный расчет, то ему придется применять ККТ. А можно ли при этом, заранее обговорив сумму покупки, пробить чек в офисе, а покупателю передать чек вместе с проданным товаром? К сожалению, нельзя. Ведь в этом случае время, указанное в чеке, не будет совпадать с моментом получения денег. Поэтому в таких случаях лучше применять портативную кассовую технику.
Целевые взносы в некоммерческие организации. Прием пожертвований, а также вступительных и членских взносов в виде наличных денежных средств не относится ни к торговым операциям, ни к операциям по выполнению работ или оказанию услуг, поэтому контрольно-кассовые аппараты в таких случаях некоммерческими организациями не применяются. Наличные денежные средства принимаются в кассу некоммерческих организаций по приходным кассовым ордерам.
Игорный бизнес. Игорный бизнес представляет собой предпринимательскую деятельность, связанную с извлечением организациями или индивидуальными предпринимателями доходов в виде выигрыша или платы за проведение азартных игр (пари). Иначе говоря, такая деятельность не связана с реализацией товаров (выполнением работ или оказанием услуг).
Следовательно, этот вид деятельности под действие Закона о ККТ не подпадает. Поэтому применять кассовые аппараты в этой сфере вовсе не нужно. Это же мнение
8-09-2015, 14:18