- якщо господарська операція відображається складною проводкою, то загальна сума записів на одній стороні кількох рахунків повинна дорівнювати загальній сумі, записаній на протилежній стороні кореспондуючого з ними рахунка;
- оскільки кожна господарська операція в одній і тій же сумі відображається на дебеті одного і кредиті іншого рахунка, то підсумок записів по дебету всіх рахунків має дорівнювати підсумку записів по кредиту рахунків. Відсутність такої рівності свідчить про помилки в облікових записах.
Таким чином, подвійний запис забезпечує контроль за правильністю облікових записів шляхом звірки рівності загальних підсумків дебетових і кредитових оборотів, а також залишків на рахунках.
У формі двосторонніх змін в системі рахунків відображається рух господарських засобів та їх джерел. Подвійний запис дозволяє з'ясувати, внаслідок яких операцій відбулися зміни певного виду засобів або їх джерел, звідки господарські засоби надійшли і куди вони були використані. Це дає змогу за допомогою системи рахунків як способу поточного бухгалтерського обліку одержувати безперервну інформацію про хід і результати господарської діяльності для потреб планування, оперативного керівництва, контролю й аналізу.
Правильна кореспонденція рахунків має велике значення для організації бухгалтерського обліку, оскільки вона вносить певний порядок в систему облікових записів. Тому встановленням кореспонденції між рахунками (складанням бухгалтерських проводок) займаються державні керівні органи, зокрема Міністерство фінансів України. Розроблені ним в нормативних документах типові кореспонденції рахунків по всіх можливих господарських операціях забезпечують єдиний порядок обліку в господарюючих суб'єктах всіх галузей і форм власності.
3. Хронологічний і систематичний облік
Розглядаючи порядок обліку господарських операцій в системі рахунків способом подвійного запису, ми з'ясували, що суми операцій не відразу відображаються на рахунках. Попередньо складають бухгалтерські проводки, в яких вказують, на яких рахунках має бути відображена господарська операція і в якій сумі. Бухгалтерські проводки складають на самому документі, яким оформлена дана операція, або на спеціальному бланку (меморіальному ордері). Для забезпечення контролю за правильністю і повнотою облікових записів господарські операції, незалежно від їх економічного змісту, реєструються в хронологічній послідовності їх здійснення. Прикладом регістру хронологічного обліку є реєстраційний журнал, у якому записують дату, номер і суму операції, а часто також - і кореспондуючі рахунки. Підсумок цього журналу показує загальну суму зареєстрованих за місяць операцій і використовується для перевірки повноти і правильності відображених операцій на рахунках: при правильному відображенні операцій підсумки дебетових і кредитових оборотів на рахунках повинні збігатися з підсумком реєстраційного журналу.
На рахунках бухгалтерського обліку господарські операції систематизують за певними однорідними ознаками. Тому групування операцій в системі рахунків називається систематичним обліком . Прикладом систематичного обліку є розглянутий вище порядок відображення господарських операцій на рахунках "Каса", "Поточний рахунок", "Виробництво", "Статутний капітал".
Хронологічний і систематичний облік при певних формах бухгалтерського обліку ведуть паралельно в окремих облікових регістрах. Проте здебільшого хронологічний і систематичний облік поєднують в одному комбінованому обліковому регістрі (наприклад, журнали-ордери, книга журнал-головна тощо), що зменшує обсяг облікової роботи, робить облікові записи наочнішими.
4. Синтетичні й аналітичні рахунки
Групування засобів, їх джерел 'і господарських процесів здійснюється на рахунках з більшим або меншим ступенем деталізації. Рахунки бухгалтерського обліку, які відкривають на підставі статей балансу для обліку господарських засобів та їх джерел, містять узагальнені (синтетичні) показники у грошовій оцінці. Зокрема, на рахунку "Основні засоби" відображають наявність і рух всіх основних засобів; підприємства (будівлі, споруди, машини, устаткування тощо); на рахунку “Матеріали” - наявність і рух всіх предметів праці даної групи; на рахунку "Постачальники" - загальну суму заборгованості всім постачальникам за одержані матеріальні цінності, а також зміни цієї заборгованості і т. д. Такі рахунки прийнято називати синтетичними * .
Отже, синтетичними називають рахунки, призначені для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел, господарських процесів і результатів діяльності у грошовому вимірнику.
Облік, що здійснюється за допомогою синтетичних рахунків, називається синтетичним обліком. Цей облік необхідний для одержання узагальненої інформації про діяльність господарства, аналізу цієї діяльності і планування. Проте для оперативного керівництва господарством і контролю за збереженням і раціональним використанням ресурсів замало тільки узагальненої інформації, потрібна детальніша інформація про наявність і зміни кожного виду засобів, джерел, здійснення певних господарських процесів. Так, потрібна інформація як про загальну вартість виробничих запасів та їх використання, так і про запаси конкретних видів матеріальних цінностей за їх найменуваннями, сортами, розмірами тощо; в обліку розрахунків по оплаті праці, крім узагальненої інформації, потрібні відомості про розрахунки з кожним окремим працівником і т. д. Таку інформацію одержують за допомогою аналітичних * * рахунків.
Аналітичними називають рахунки, призначені для обліку наявності і змін конкретних видів засобів, їх джерел і господарських процесів.
Облік, що здійснюється за допомогою аналітичних рахунків, називається аналітичним обліком.
Кількість аналітичних рахунків по відповідному синтетичному рахунку визначається кожним підприємством залежно від наявності об'єктів, що підлягають обліку. В аналітичному обліку, поряд з грошовим, використовують натуральні й трудові вимірники.
Синтетичні й аналітичні рахунки тісно взаємопов'язані між собою, оскільки на них на підставі одних і тих же документів відображаються одні і ті ж господарські операції, але з різним ступенем деталізації; на синтетичному рахунку - загальною сумою, а на аналітичних рахунках до нього - частковими сумами. Коли дебетується або кредитується синтетичний рахунок, то одночасно дебетуються і кредитуються відповідні аналітичні рахунки до нього. Звідси, обороти і залишки аналітичних рахунків в підсумку повинні дорівнювати оборотам і залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок у бухгалтерських записах, які треба знайти і негайно виправити;:
Правильність облікових записів на аналітичних рахунках періодично перевіряється за допомогою інвентаризації, що забезпечує достовірність показників про їх залишки.
Рахунки аналітичного обліку можуть об'єднуватися безпосередньо відповідним синтетичним рахунком (наприклад, рахунки "Виробництво", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", "Розрахунки з підзвітними особами" та ін.). Проте в окремих випадках виникає необхідність у додатковому групуванні однорідних аналітичних рахунків в межах синтетичного і рахунка для отримання узагальнених показників (по групі аналітичних рахунків), необхідних для управління, складання балансу та інших форм звітності. Таке групування здійснюється за допомогою субрахунків. Так, по синтетичному рахунку "Товари" аналітичні рахунки групують за субрахунками: "Товари на складі", "Товари в торгівлі", "Товари на комісії", "Тара під товарами"; по рахунку "Каса" - за субрахунками: "Каса в національній валюті", "Каса в іноземній валюті" тощо. Подальшою деталізацією субрахунків є аналітичні рахунки, які відображають наявність і зміни окремих об'єктів за найменуваннями, розмірами, сортами, місцем знаходження (зберіганням, експлуатацією), матеріально відповідальними особами тощо.
Отже, субрахунки об'єднують відповідні групи аналітичних рахунків і, в свою чергу, узагальнюються синтетичним рахунком.
5. Взаємозв'язок між балансом і рахунками
Між бухгалтерським балансом і рахунками існує тісний взаємозв'язок, оскільки вони відображають одні і ті ж господарські засоби та їх джерела. Баланс, як відомо, відображає наявність господарських засобів та джерел їх формування у вартісному вимірнику на звітну дату. Для відображення змін цих засобів та їх джерел призначені рахунки. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, залишки якого на початок місяця у вигляді початкового сальдо записують: на активних рахунках (що служать для обліку господарських засобів) - по дебету, на пасивних (призначених для обліку джерел засобів) - по кредиту. Подвійний запис господарських операцій на рахунках зумовлює рівність підсумків дебетових залишків активних рахунків і кредитових залишків пасивних рахунків. За цими залишками на рахунках складають баланс на наступну звітну дату (на 1-ше число наступного за звітним місяця).
Схематично взаємозв'язок між балансами і рахунками можна зобразити так: Баланс Þ Рахунки Þ Баланс.
Взаємозв'язок між балансом і рахунками розглянемо на прикладі.
Баланс підприємства на 1 січня 2000 р.
| Актив | Сума, грн. | Пасив | Сума, грн. |
| Основні засоби | 712000 | Статутний капітал | 817000 |
| Матеріали | 360000 | Кредити банків | 20000 |
| Незавершене виробництво | 4000 | Постачальники | 15000 |
| Каса | 2000 | Поточний рахунок | 98000 |
| Разом | 852000 | Разом | 852000 |
За даними балансу відкриємо відповідні синтетичні рахунки і запишемо на них залишки. Підсумок залишків на дебеті активних рахунків (852 000) дорівнює підсумку залишків на кредиті пасивних рахунків (852 000). Ці суми рівні між собою як підсумки активу і пасиву балансу.
Протягом місяця на підприємстві були здійснені такі господарські операції.
Операція 1. Отримано в касу з поточного рахунка в банку грошові кошти в сумі 28000 грн.
Внаслідок даної операції відбулося збільшення грошових коштів у касі підприємства на 28 000 грн. і одночасно зменшення їх на цю ж суму на поточному рахунку. Обидва рахунки "Каса" і "Поточний рахунок" - активні. Отже, бухгалтерська проводка по даній операції буде такою:
Д-т рах. "Каса"
К-т рах. "Поточний рахунок" 28 000 грн.
Операція 2. За рахунок наданого банком кредиту підприємством сплачено заборгованість постачальникам 15 000 грн.
Внаслідок даної операції заборгованість постачальникам зменшилася на 15 000 грн., а заборгованість банку за наданий кредит збільшилася на цю ж суму. Рахунки "Постачальники" і "Кредити банків" - пасивні. Отже, бухгалтерська проводка по другій операції буде такою:
Д-т рах. "Постачальники"
К-т рах. "Кредити банків" 15 000 грн.
Операція 3. Оприбутковано на склади підприємства матеріали, одержані від постачальників, на суму 144 000 грн.
Цю операцію треба записати на дебет активного рахунка "Матеріали" (оскільки відбулося збільшення виробничих запасів на 144 000 грн.) і кредит пасивного рахунка "Постачальники" (оскільки на цю суму збільшилася заборгованість постачальникам). Третю операцію оформляють бухгалтерською проводкою:
Д-т рах. "Матеріали"
К-т рах. "Постачальники" 144 000 грн.
Операція 4. Відпущено у виробництво матеріали для виготовлення продукції вартістю 100 000 грн.
Внаслідок цієї операції зменшилися запаси матеріалів на складі підприємства (на 100000 грн.), водночас збільшилися затрати на виробництво на цю ж суму. Отже, дану операцію треба записати на кредиті рахунка "Матеріали" і дебеті рахунка "Виробництво".
Бухгалтерська проводка по четвертій операції буде такою:
Д-т рах. "Виробництво"
К-т рах. "Матеріали" 100 000 грн.
Операція 5. Перераховано з поточного рахунка підприємства в часткове погашення заборгованості:
банку - по одержаному кредиту 20 000 грн.
постачальникам - за матеріали 30 000 грн.
Разом ........................................................................................................... 50 000 грн.
Внаслідок даної операції зменшилися грошові кошти на поточному рахунку підприємства (на 50 000 грн.) і одночасно зменшилася заборгованість банку по раніше одержаних кредитах (на 20 000 грн.) і постачальникам (на 30 000 грн.). Операція п'ята має бути оформлена складною бухгалтерською проводкою:
Д-т рах. "Кредити банків" 20000 грн.
Д-т рах. "Постачальники" 30000 грн.
К-т рах. "Поточний рахунок" 50000 грн.
Операція 6. Оприбутковано до складу основних засобів внесене засновниками до статутного капіталу обладнання вартістю 168 000 грн.
Ця операція має бути відображена на дебеті активного рахунка "Основні засоби" (відбулося їх збільшення) і кредиті пасивного рахунка "Статутний капітал" (оскільки внаслідок збільшення основних засобів відбулося збільшення і статутного капіталу підприємства, як джерела їх формування). Бухгалтерська проводка по шостій операції буде такою: Д-т рах. "Основні засоби" К-т рах. ''Статутний капітал" 168000грн.
З розглянутих прикладів (операції 1-6) видно, що кожна господарська операція зумовлює подвійні зміни в господарських засобах та їх джерелах. Основою відображення господарських операцій в системі рахунків є чотири типи балансових змін (див. п. 3.3). При цьому господарські операції, що стосуються однакових об'єктів, тобто господарських засобів (оп. 1), або двох джерел засобів (оп. 2), спричинюють на рахунках протилежні зміни: збільшення на одному активному рахунку і зменшення - на другому або збільшення на одному пасивному рахунку і зменшення - на іншому. Такі операції не змінюють загальну суму господарських засобів та їх джерел.
Операції ж, що стосуються протилежних об'єктів обліку (тобто одночасно господарських засобів та джерел їх формування), спричинюють в обох об'єктах однакові зміни. Так, при надходженні господарських засобів на підприємство (оп. З, 6) відбувається збільшення певного виду засобів на активному рахунку і збільшення відповідного джерела їх утворення - на пасивному рахунку. Операції, що характеризують вибуття засобів із Господарства (оп. 4, 5), викликають зменшення певного виду засобів на активному рахунку з одночасним зменшенням відповідного джерела їх утворення - на пасивному рахунку. Такі операції змінюють загальну суму господарських засобів та їх джерел, але в однаковій сумі, тому рівність між ними не порушується.
Зміни на рахунках, зумовлені господарськими операціями, можна узагальнити за такою схемою:
Схема змін на рахунках,
зумовлених господарськими операціями
| Тип балан-сових змін | Відображення господарських операцій на рахунках | Вплив господарських операцій на залишок рахунка | ||
| по дебету | по кредиту | активного | пасивного | |
| Перший | активного (+) | активного (-) | збільшення на одному рахунку (+), зменшення на іншому рахунку (-) | - |
| Другий | пасивного (+) | пасивного (-) | - | збільшення на одному рахунку (+), зменшення на іншому рахунку (-) |
| Третій | активного (+) | пасивного (+) | збільшення (+) | збільшення(+) |
| Четвертий | активного (-) | пасивного (- ) | зменшення (-) | зменшення (-) |
З'ясувавши, яких об'єктів стосується дана господарська операція (засобів чи джерел) та які зміни вона зумовлює (збільшення чи зменшення), визначають, який рахунок треба дебетувати; а який - кредитувати.
Після відображення всіх господарських операцій (оп. 1-6) на рахунках (початкові Залишки на яких записані за даними балансу на 1 січня), визначення на них дебетових і кредитових оборотів за місяць, а також залишків на 1-ше число наступного за звітним місяця записи на рахунках у нашому прикладі матимуть такий вигляд:
| Активні рахунки | Пасивні рахунки | ||
| Д-т рах. "Основні засоби" К-т | Д-т рах. "Статутний капітал" К-т | ||
Сальдо на 1.01 712 000 6) 168 000 |
Сальдо на 1.01 817000 6) 168 000 |
||
| Оборот 168 000 | Оборот - | Оборот - | Оборот 168 000 |
Сальдо на 01.02 880 000 |
Сальдо на 01.02 895 000 | ||
| Д-т рах. "Матеріали" К-т | Д-т рах."Кредити банків" К-т | ||
Сальдо на 01.01 36000 3) 144 000 |
4) 100 000 |
5) 20 000 |
Сальдо на 01.01 20000 2) 15 000 |
| Оборот 144 000 | Оборот 100 000 | Оборот 20 000 | Оборот 15 00 |
Сальдо на 01.02 80000 |
Сальдо на 01 .02 15 000 |
||
| Д-т рах. "Виробництво" К-т | Д-т рах. "Постачальники" К-т | ||
Сальдо на 01.01 4000 4) 100000 |
2) 15 000 5) 30000 |
Сальдо на 01 .01 15000 3) 144 000 |
|
| Оборот 100 000 | Оборот - | Оборот 45 000 | Оборот 144 000 |
Сальдо на 01.02 104 000 |
Сальдо на 01.02 114000 |
||
| Д-т рах. "Каса" К-т | |||
Сальдо на 01.10 2000 1) 28 000 |
|||
| Оборот 28 000 | Оборот - | ||
Сальдо на 01.02 30000 |
|||
| Д-т рах."Поточний рахунок" К-т | |||
Сальдо на 01.01 98 000 |
1) 28 000 5150000 | ||
| Оборот - | Оборот 78 000 | ||
Сальдо на 01.02 20 000 |
|||
Порівнюючи між собою загальні підсумки дебетових залишків активних рахунків і кредитових залишків пасивних рахунків, визначених на наступну дату (у нашому прикладі - на 1 лютого), бачимо, що вони (як і початкові залишки) рівні між собою. Рівність дебетових і кредитових оборотів, а звідси - і рівність дебетових і кредитових залишків на рахунках зумовлені застосуванням в обліку способу подвійного запису.
За даними кінцевих залишків (сальдо) на рахунках складають баланс на 1-ше число наступного за звітним місяця (у нашому прикладі - на 1 лютого). При цьому рахунки, які мають дебетові залишки (активні), записують в активі балансу, а рахунки, які мають кредитові залишки, - в пасиві балансу.
Баланс, складений за даними залишків (сальдо) на рахунках на 1 лютого звітного року, матиме такий вигляд:
Баланс на 1 лютого 200_ р.
| Актив | Сума, грн. | Пасив | Сума, грн. |
| Основні засоби | 880000 | Статутний капітал | 985000 |
| Матеріали | 80000 | Кредити банків | 15000 |
| Незавершене виробництво | 104000 | Постачальники | 114000 |
| Каса | 30000 | ||
| Поточний рахунок | 20000 | ||
| Разом | 1 14000 | Разом | 1 114000 |
Таким чином, бухгалтерський баланс і рахунки є взаємопов'язаними елементами методу бухгалтерського обліку: за даними балансу на початок місяця відкривають рахунки для поточного обліку господарських операцій, а потім дані цих же рахунків з відображеними на них операціями і виведеними кінцевими залишками служать підставою для складання нового балансу.
6. Узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку
Для узагальнення господарських операцій, відображених на рахунках, з метою отримання інформації про наявність і зміни ресурсів підприємства та джерел формування їх, а також для перевірки правильності облікових записів і складання якісної звітності дані поточного бухгалтерського обліку за звітний |період необхідно узагальнювати. Для цього складають оборотні відомості , які є способом узагальнення оборотів і залишків рахунків за звітний місяць, а також засобом, взаємозв'язку між балансом і рахунками.
Оборотні відомості складають як по синтетичних рахунках, так і по аналітичних. В них показують обороти по дебету і кредиту рахунків, а також залишки на початок і кінець звітного місяця.
Ознайомимося передусім з будовою, порядком складання і призначенням оборотної відомості по синтетичних рахунках.
Оборотна відомість по синтетичних рахунках. Оборотна відомість по синтетичних рахунках будується у вигляді багатографної таблиці, у першій графі якої записують назву рахунків, а в наступних графах - дебетові і кредитові залишки на рахунках на початок місяця, обороти по дебету і кредиту кожного рахунка за місяць, а також залишки на рахунках на 1-ше число наступного за звітним місяця. В кінці оборотної відомості по кожній із граф визначають підсумки.
Складемо оборотну відомість по рахунках синтетичного обліку за даними розглянутого раніше прикладу і записів на рахунках, наведених вище.
Оборотна відомість по синтетичних рахунках за січень 2000 р.
| Назва рахунків | Сальдо на 1 січня | Обороти за місяць | Сальдо на 1 лютого | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| Основні засоби | 712000 | - | 168 000 | - | 880 000 | - |
| Матеріали | 36000 | - | 144000 | 100 000 | 80 000 | - |
| Виробництво | 4000 | - | 100 000 | - | 104 000 | - |
| Каса | 2000 | - | 28000 | - | 30000 | - |
| Поточний рахунок | 98 000 | - | - | 78 000 | 20 000 | - |
| Статутний капітал | - | 817 000 | - | 168 000 | - | 985000 |
| Кредити банків | - | 20 000 | 20000 | 15000 | - | 15 000 |
| Постачальники | - | 15 000 | 45 000 | 144 000 | - | 114000 |
| Разом | 852 000 | 852 000 | 505 000 | 505 000 | 1 114000 | 1 114000 |
Як видно, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи зведену інформацію про зміни господарських засобів та їх джерел за звітний місяць, а також їх наявність на початок і кінець місяця.
Оборотна відомість по синтетичних рахунках має велике контрольне значення
8-09-2015, 13:19