2.2 Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах
В практической деятельности бухгалтеров иногда возникают ситуации, когда в регистры бухгалтерского учета или в отчетность попадают ошибочные данные.
Исправления вносятся в случае признания факта неверного (неправильного, ошибочного) отражения на счетах бухгалтерского учета и (или) в регистрах бухгалтерского или налогового учета записей, влияющих на формирование информации в бухгалтерском и налоговом учете. К таким ошибкам, согласно Инструкции, относятся искажение оценки активов, обязательств, доходов и расходов в бухгалтерском учете и (или) неверное исчисление налогов, сборов (пошлин) в налоговом учете.
Исправления производятся при обнаружении технической ошибки.
Возникновение технических ошибок обусловлено, как правило, невнимательностью лица, производящего операции с данными, содержащимися в обрабатываемых первичных документах и составляемых на их основании учетных регистрах, как ручным способом, так и при автоматизированной обработке информации. Ошибки автоматизированной обработки информации возникают как при вводе информации в компьютерную программу, так и непосредственно при использовании программного обеспечения: при обработке, хранении и передаче данных. К техническим ошибкам относятся:
описки. Могут возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае ведения учета ручным способом;
опечатки. Могут возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае введения информации по учету в компьютер или при печатании первичных документов;
пропуски. Появляются при отражении в отчетном периоде данных из большого числа однотипных первичных документов. При этом существенно возрастает вероятность пропуска одного из таких документов либо части информации из такого документа;
повторный ввод данных. Возникновение подобных ошибок характерно для ведения учета с использованием специальных бухгалтерских программ. Такие ошибки связаны с отсутствием либо низким качеством внутреннего текущего контроля;
арифметические ошибки. Чаще всего возникают при подведении итогов в рамках одного учетного регистра, а также при обобщении данных из нескольких источников;
неточное округление. Такие ошибки свойственны для составления первичных документов либо отчетности.
Однако одного установления фактов наличия ошибок еще недостаточно, так как неизвестно, где произошла ошибка и в чем она заключается. За выявлением ошибки должно следовать ее нахождение, т. е. отыскание того регистра, в котором произошла ошибка, суммы ошибки и т.п. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.
Наиболее распространенным способом отыскания ошибок является сплошная проверка записей в регистре. Суть этого способа состоит в том, что все записи в учетном регистре, содержащем ошибку, последовательно сверяются с документами. При такой проверке ошибочная запись будет найдена.
В основе их лежат разработанные схемы взаимопроверки счетных записей и итоговых показателей учетных регистров.
После того как ошибка найдена, производится ее исправление. Правильное исправление ошибки в счетных записях имеет большое значение для обеспечения достоверности учетных сведений.
Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации.
В бухгалтерском учете различают два вида ошибок: локальные и транзитные.
Локальные - вызывают искажение информации только в том документе или регистре, где они допущены и не приводят к ошибкам в других документах.
Например, если в счет-фактуре неправильно указана дата, то это не приводит к появлению новых ошибок.
Транзитные ошибки - вызывают автоматическое искажение данных в нескольких регистрах.
Например ошибка в подсчете итогов в журнале-ордере вызывает искажение данных в главной книге, обороной ведомости, балансе.
Ошибочные записи в бухгалтерии исправляются следующими способами: Корректурный, дополнительная запись, сторнировочный (красный "сторно").
Корректурный способ заключается в том, что неправильную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Правильную сумму пишут сверху или рядом. Исправление подтверждают подписью "исправлено" и подписью лиц, подписавших весь документ. Подчисток и замазок не допускается. Необходимо дать также краткую, но понятную всем ссылку на документ или иное основание для исправления.
Этот способ может применяться и в первичных документах, однако рядом с исправлением должны быть уже подписи всех лиц, ранее подписавших этот документ. В кассовых и банковских документах, исправления не допускаются вообще, а следовательно, ошибочный документ перечеркивается или уничтожается и выписывается новый. Эти требования специально оговорены в действующем Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (ст.9,10).
Этот способ используется если ошибка обнаружена до подведения итогов. Допускается в главной книге, кассовой книге, в учетных регистрах.
Если ошибка обнаружена не сразу, а после подсчета их оборотов и подведения итогов, и сумма получилась больше чем правильная, то в этом случае используется метод "красного сторно". При этом неправильные суммы сторнируют путем записи красными чернилами или обводят в рамку, или еще раз пишут со знаком "-" и делают правильную запись по счетам за тем же номером, что и неправильная запись.
Способ "красное сторно" (или метод отрицательных чисел).
Этот способ применяется, когда необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию счетов.
Сущность способа "красное сторно" заключается в том, что ошибочная корреспонденция сторнируется (записывается красными чернилами), т. е. снимается, и вместо нее делается обычная правильная запись.
Для исправления ошибки этим способом производится одновременно две записи: прежняя ошибочная запись (с неправильной корреспонденцией счетов) - красными чернилами, новая запись (с правильной корреспонденцией) - обычными чернилами.
В тех случаях, когда сторнируется не ошибочная, а просто излишняя запись (несостоявшаяся хозяйственная операция, ошибочно проведенная два раза сумма и т.п.), исправление ограничивается одной только красной записью, которой и аннулируется ненужная запись.
При подсчете итогов все суммы красных записей не только не прибавляются к суммам обычных записей, а, наоборот, как отрицательные числа вычитаются (исключаются из них). Этим и достигается основная цель красного сторно - уничтожить (аннулировать) неправильную запись: одна и та же сумма, учтенная при подсчете итогов два раза - первый раз с плюсом (обычная), а второй раз с минусом (красная), становится равной нулю (уничтожается).
В теории и на практике известен способ исправления ошибок путем обратных записей на счетах, способ обратной проводки. Однако этим способом следует пользоваться с осторожностью, так как здесь происходит искусственное увеличение оборотах на счетах, а следовательно, и искажение показателей, объем деятельности, расчетов и другое.
Следовательно, выбирая способ исправления ошибок в записях, бухгалтер должен всегда предвидеть возможные негативные последствия и остановиться на таких, которые этих последствий не вызывают.
3. ПРАКТИКА ОТРАЖЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ В БУХГАЛТЕРСОКМ УЧЕТЕ
3.1. Двойной записью называется запись одной и той же хозяйственной операции в дебет одного и кредит другого счёта в одинаковой сумме.
При отражении каждой конкретной операции между двумя определёнными счетами возникает временная связь, которая в бухгалтерском учёте называется корреспонденцией, а сами счета корреспондирующими.
Запись двух корреспондирующих счетов с указанием их дебета и кредита, а так же суммы операции в бухгалтерском учёте называют
корреспонденцией счетов, или бухгалтерской проводкой.
3.2. Аналитические счета - это счета, которые служат для подробной характеристики объектов бухгалтерского учёта. Система аналитических счетов позволяет организовать аналитический учёт.
Синтетические счета - это счета, на которых учитывается несколько наименований или видов средств (источников), объединённых в одну учётную группу по определённому экономическому признаку.
3.3. Записи на счетах осуществляются по определённой системе, по этому отражение операций на счетах называется систематической записью. Записи на счетах подлежат периодическому обобщению, необходимость которого обусловлена:
• Потребности в обобщённых данных о состоянии средств и источников предприятия, а также об объёмах его деятельности (движении имущества) и финансовых результатах;
• Необходимостью осуществления контроля правильности ведения двойной записи и подсчёта итогов на счетах внутренними приёмами бухгалтерского учёта.
Можно выделить следующие этапы обобщения:
1. подсчёт по всем аналитическим, синтетическим счетам, дебетовых и кредитовых оборотов и выведение конечного сальдо.
2. составление оборотных ведомостей по аналитическим счетам, открытым к определённому синтетическому счёту, и определения итогов в разрезе каждого показателя ведомости.
3. взаимная сверка данных аналитического и синтетического учёта.
4. составление оборотно-сальдовых ведомостей по синтетическим счетам, открытым к балансу, и определения итогов в разрезе каждого показателя ведомости.
5. составление баланса и других форм отчётности.
3.4. Важнейшим элементам бухгалтерского учёта является бухгалтерский баланс, который представляет собой способ обобщённого отражения и экономической группировки средств в денежной оценки по их видам и источникам образования на определённую дату. Бухгалтерский баланс строится в виде таблицы состоящей из двух равновеликих частей: актива и пассива. Принцип равенства актива (имущества) и пассива (обязательств) лежит в основе всей методики бухгалтерского учёта и называется основным бухгалтерским уравнением
А=П
| № |
Наименование документа и краткое содержание хоз. оплат |
Сумма (руб.) |
Корр. счета |
|
| Д-т |
К-т |
|||
| 1 |
Товарно-транспортная накладная №7777, 05.01.2007 поступили и оприходованы материалы |
|||
| 2 |
сталь листовая от ООО «Металлобаза» |
1056000 |
10 |
60 |
| 3 |
краска масляная от УП «Весна» |
1804000 |
10 |
60 |
| 4 |
медь круглая от ООО «Машиностроительный завод» |
2218500 |
10 |
60 |
| 5 |
НДС по поступившим ценностям |
|||
| 6 |
сталь листовая от ООО «Металлобаза» |
190080 |
18 |
60 |
| 7 |
краска масляная от УП «Весна» |
324720 |
18 |
60 |
| 8 |
медь круглая от ООО «Машиностроительный завод» |
399330 |
18 |
60 |
| 9 |
Выписка с расчетного счета перечислена поставщикам |
|||
| 10 |
ООО «Металлобаза» |
81000 |
60 |
51 |
| 11 |
УП «Весна» |
95000 |
60 |
51 |
| 12 |
ООО «Машиностроительный завод» |
172000 |
60 |
51 |
| 13 |
В кассу с расчетного счета получены деньги для выдачи заработной платы |
195700 |
50 |
51 |
| 14 |
Выданы в подотчет командировочные расходы |
|||
| 15 |
менеджеру Григорьеву Н.М. |
67200 |
71 |
50 |
| 16 |
директору Петрову И.С. |
46000 |
71 |
50 |
| 17 |
Оплачены и сданы на склад материалы |
20000 |
10 |
71 |
| 18 |
Списываются расходы по командировкам |
|||
| 19 |
директору Петрову И.С. |
40000 |
26 |
71 |
| 20 |
начальника цеха Орлова А.Н. |
50000 |
25 |
71 |
| 21 |
Удержано из заработной платы числящаяся задолженность по подотчетным сумам |
106 800 |
70 |
71 |
| 22 |
Начислена заработная плата |
|||
| 23 |
производственным рабочим |
2720000 |
20 |
70 |
| 24 |
общепроизводственному персоналу |
1400000 |
25 |
70 |
| 25 |
общехозяйственному персоналу |
1500000 |
26 |
70 |
| 26 |
Произведены отчисления в ФСЗН (35%) |
|||
| 26 |
производственным рабочим |
952000 |
20 |
69 |
| 27 |
общепроизводственному персоналу |
490000 |
25 |
69 |
| 28 |
общехозяйственному персоналу |
525000 |
26 |
69 |
| 29 |
Начислены платежи по обязательному страхованию 1% |
|||
| 30 |
производственным рабочим |
27200 |
20 |
76 |
| 31 |
общепроизводственному персоналу |
14000 |
25 |
76 |
| 32 |
общехозяйственному персоналу |
15000 |
26 |
76 |
| 33 |
Из кассы выдана заработная плата рабочим и служащим |
135000 |
70 |
50 |
| 34 |
Отпущено и израсходованы материалы |
|||
| 35 |
на производство продукции |
1707500 |
20 |
10 |
| 36 |
на общепроизводственные расходы |
767600 |
25 |
10 |
| 37 |
на общехозяйственные расходы |
607300 |
26 |
10 |
| 38 |
Из заработной платы произведены удержания подоходного налога |
22000 |
70 |
68 |
| 39 |
Начислена амортизация основных средств |
|||
| 40 |
на общепроизводственные расходы |
21000 |
25 |
02 |
| 41 |
на общехозяйственные расходы |
25000 |
26 |
02 |
| 42 |
Начислено УП Энергосбыт за потребленную электроэнергию |
|||
| 43 |
общепроизводственным цехам |
37000 |
20 |
60 |
| 44 |
общехозяйственные нужды |
25000 |
26 |
60 |
| 45 |
Списываются общепроизводственные расходы |
2742600 |
20 |
25 |
| 46 |
Списываются общехозяйственные расходы |
2737300 |
20 |
26 |
| 47 |
Выпущена и оприходована на склад готовая продукция |
11046400 |
43 |
20 |
| 48 |
Отгружена со склада готовая продукция по фактической себестоимости |
8583000 |
45 |
43 |
| 49 |
Оплачено с расчетного счета расходы по отправке готовой продукции коммерческие расходы |
420000 |
44 |
51 |
| 50 |
На расчетный счет зачислена выручка за отгруженную продукцию |
14720000 |
51 |
90 |
| 51 |
Списывается себестоимость реализованной продукции |
8583000 |
90 |
45 |
| 52 |
Списываются коммерческие расходы по реализованной продукции |
420000 |
90 |
44 |
| 53 |
Начислен НДС по ставке 18% от суммы поступившей выручки |
2245424 |
90 |
68 |
| 54 |
Произведен зачет НДС по приобретенным материальным ценностям |
53085 |
68 |
18/1 |
| 55 |
Начислены платежи в республиканский и местные фонды по единой ставки |
374237 |
90 |
68 |
| 56 |
Определен и списан финансовый результат |
3097339 |
90 |
99 |
| 57 |
Перечислены с расчетного счета платежи |
|||
| 58 |
налоги в бюджет |
|||