Порядок обліку руху готівкових грошових коштів

У чинному законодавстві немає нормативного документа, аналогічного Положенню № 637, в якому детально був би описаний порядок ведення операцій в іноземній валюті. У зв'язку з цим звернемося до аналізу положень інших нормативних документів.

Вимоги до порядку оформлення первинних документів, крім ст. 9 Закону про бухоблік, містяться також у Положенні № 88.

Згідно з п. 2.7 даного Положення первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Типові форми з обліку касових операцій затверджено наказом № 51:

1. КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;

2. КО-2 «Видатковий касовий ордер»;

3. КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;

4. КО-3а «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;

5. КО-4 «Касова книга»;

6. КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей».

Згідно з наказом № 51 перелічені касові документи використовуються для обліку руху грошей у касі. Проте, формою усіх цих документів передбачено зазначення суми операції у гривнях. Тобто, незважаючи на те що у наказі йдеться про гроші взагалі, у типових формах за одиницю виміру грошей прийнято лише національну валюту. З іншого боку, жодним іншим наказом Мінстату не затверджено типові форми для обліку касових операцій в іноземній валюті.

Враховуючи норми другого речення п. 2.7 Положення № 88, підприємство може самостійно виготовити бланки, які повинні обов'язково містити реквізити типових форм. Тобто підприємство у типових формах КО-1–КО-5 замість позначення «грн.» може вказувати позначення будь-якої іншої іноземної валюти. Такий підхід цілком відповідає вимогам Положення № 88 та ст. 9 Закону про бухоблік.

Розібравшись із формою первинних документів, необхідно розглянути питання, яке не є складним, проте його найчастіше задають бухгалтери: касову книгу необхідно вести одну на всі іноземні валюти чи по кожній іноземній валюті окремо?

Згідно з п. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них.

Тобто ведення касових документів (не тільки касової книги, а й журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, касових ордерів) окремо щодо кожного виду іноземної валюти відповідає вимогам Закону про бухоблік, тому немає будь-яких обмежень для його використання підприємством.

Всі бухгалтери звикли до такого поняття, як ліміт залишку готівки у касі, що застосовується до національної валюти. А чи необхідно встановлювати такий ліміт щодо іноземних валют?

Згідно з п. 4.10 Правил № 119 «якщо залишки іноземної валюти зостаються в неробочі часи доби у касах тих суб'єктів підприємницької діяльності, яким дозволяється використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу або як заставу, то уповноважений банк встановлює ліміт зазначених залишків іноземної валюти в касі (до розрахунку ліміту каси не включаються кошти, які направляються на виплату заробітної плати, та кошти на відрядження). Понадлімітні залишки готівкової іноземної валюти підлягають повній інкасації в установах уповноважених банків та зарахуванню на розподільчий рахунок в іноземній валюті юридичної особи – резидента. Якщо суб'єкти підприємницької діяльності працюють цілодобово, то закінченням робочого дня вважається початок операційного дня банку, в якому вони обслуговуються.

Якщо юридичні особи – резиденти працюють у вихідні та святкові дні, то вони можуть перевищувати встановлені ліміти залишку іноземної валюти в касі з обов'язковою інкасацією понадлімітних залишків до установи уповноваженого банку не пізніше наступного робочого дня банку».

Таким чином, ліміт каси в іноземній валюті встановлюється лише для тих суб'єктів підприємницької діяльності, яким дозволяється використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу або як заставу.

Підтвердження цьому також можна знайти у листі НБУ від 01.12.99 р. № 11-110/1711-9474 «Щодо залишку готівкової іноземної валюти».

Вичерпний перелік випадків використання на території України готівкової іноземної валюти як засобу платежу або як застави наведено у ст. 2 Правил № 119. У всіх інших випадках ліміт каси не встановлюється.

Відповідно до п. 4.12 Правил № 119 готівкова іноземна валюта, отримана юридичними особами – резидентами та/або представництвами юридичних осіб – нерезидентів в уповноваженому банку, використовується виключно на цілі, на які вона отримана. На власників рахунків згідно з чинним законодавством України покладається відповідальність за цільове використання цих коштів.

Щодо іноземної валюти відповідальність за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах, передбачена ст. 1 Указу № 436/95, не застосовується. Про це йдеться також у відповіді на запитання про те, чи можуть податкові органи застосувати штрафні санкції при виявленні факту залишку іноземної валюти понад установлений ліміт готівки в касі підприємства, підготовленій заст. начальника відділу по роботі з платниками податків у Ватутінському районі м. Києва О. Вінцевич («Вестник бухгалтера и аудитора Украины», січень 2000 р., № 1 (69), с. 21).

За нецільове використання іноземної готівки підприємством відповідальність на сьогодні також не передбачена.

3. Порядок оформлення та обліку безготівкових розрахунків

3.1. Порядок відкриття та закриття рахунків у банках, оформлення розрахункових документів

Відповідно до Інструкції № 3 "Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті", затвердженої постановою правління Національного банку України № 121 від 27.05.96 р. (із змінами і доповненнями, внесеними постановами правління Національного банку України), банки відкривають своїм клієнтам рахунки: розрахункові, поточні, позикові, депозитні, бюджетні й субрахунки.

Банки відкривають рахунки юридичним і фізичним особам за місцем реєстрації підприємства або в іншому банку України за погодженням сторін.
Якщо банк, в якому відкрито рахунки підприємства у національній валюті, не має ліцензії Національного банку на здійснення валютних операцій, то рахунки в іноземній валюті можуть відкриватися в іншому банку, який має таку ліцензію. Відповідно до Закону України, що набрав чинності 15.01.98 р., "Про внесення до деяких законів України змін щодо відкриття банківських рахунків" № 725/97-ВР від 16.12.97 р. до 01.01.99 р. юридичним і фізичним особам - суб'єктам підприємницької діяльності дозволено відкривати поточні рахунки не' більше ніж у двох банках. Поточні рахунки в національній валюті відкриваються підприємствам, що здійснюють науково-дослідну, виробничу й іншу комерційну діяльність з метою одержання прибутку, що володіють основними і оборотними засобами і мають самостійний Баланс.
Інші рахунки відкриваються організаціям І установам, Що не мають вищезазначених ознак, установам і організаціям, Що перебувають на державному бюджеті; постійним уповноваженням різних громадських фондів; підприємствам, які прибули на гастролі, та ін.
Субрахунки можуть бути відкриті підприємствам, що мають філії, представництва, відділи та інші відособлені підрозділи, які перебувають на окремому балансі і є самостійними платниками податку, а також структурним підрозділам, які відокремлюються у процесі приватизації за клопотанням власника основного рахунка і за погодженням установи банку, в якому відкривається субрахунок. Субрахунки відкриваються для проведення розрахунків за місцем знаходження цих підрозділів.

Бюджетні рахунки відкриваються підприємствам ('їх відособленим підрозділам), яким виділяються кошти за рахунок державного або місцевого бюджетів з метою цільового їх використання.

Позикові рахунки відкриваються на договірній основі як юридичним, так і фізичним особам у будь-якій установі банку, що має право видавати позики з додержанням вимог чинного законодавства.

Депозитні рахунки відкриваються на підставі укладеного депозитного договору між власником рахунка і установою банку на визначений у договорі термін. Кошти на депозитні рахунки перераховуються з Розрахункового, поточного рахунків підприємства і після закінчення терміну зберігання повертаються на ці ж Розрахунковий або поточний рахунки.
Проценти по депозитних вкладах перераховуються у такому ж порядку.
Проведення розрахункових операцій і видача коштів готівкою з депозитного рахунка забороняються.

Відкриття рахунка з метою акумуляції коштів для виїзду на лікування за кордон здійснюється згідно з Положенням про порядок направлення громадян на лікування за кордон, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 991 від 8.12.95 р.
Для відкриття поточних та інших рахунків підприємства подають установам банків такі документи:

а) заяву про відкриття рахунка встановленого зразка;

б) копію свідоцтва про державну реєстрацію;

в) копію рішення про створення, реорганізацію підприємства;

г) копію належним чином зареєстрованого Статуту (Положення), засвідчену нотаріально або реєструючим органом;

д) картку із зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства або установчих документів підприємства надано право розпоряджатися рахунком і право підпису розрахункових документів. До картки включається також відтиск печатки підприємства.

Право першого підпису належить керівникові підприємства, якому відкривається рахунок, а також службовим особам, уповноваженим керівником.

Право другого підпису належить головному бухгалтерові й уповноваженим ним особам.

Право першого підпису не може бути надано головному
бухгалтерові та іншим особам, що мають право другого підпису. Право першого підпису по рахунках колгоспів належить голові колгоспу, який може передовірити розпорядження рахунком своєму заступникові.

Колективні сільськогосподарські підприємства, товариства споживчої кооперації, профспілкової організації, релігійні організації (громади, управління і центри, монастирі, братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади) для відкриття рахунка подають, окрім вищезазначених документів, копію протоколу або виписку з протоколу загальних зборів про створення, засвідчені нотаріально.
Орендні підприємства, крім вищезазначених документів, подають копію договору оренди, засвідчену нотаріально.

Статут для відкриття рахунків в установах банків не подається повним товариством, селянськими (фермерськими) господарствами, підприємствами (без створення юридичної особи), установами й організаціями, що перебувають на державному бюджеті.

Для відкриття тимчасових Поточних рахунків господарським товариствам, у т.ч. банкам для зарахування коштів, що вносяться для формування Статутного капіталу, подається заява про відкриття рахунка.
У разі переоформлення рахунка у зв'язку з реорганізацією (злиттям, приєднанням, поділом, перетворенням, виділенням) подаються такі ж документи, що й при створенні підприємства.

Поточні та інші рахунки закриваються в установах банку на підставі:

а) заяви власника рахунка;

б) рішення органу, на який законом покладено функції з ліквідації або реорганізації підприємства;

в) відповідного рішення суду або арбітражного суду про ліквідацію підприємства або визнання його банкрутом;

г) на інших підставах, передбачених чинним законодавством України або договором між установою банку і власником рахунка.

3.2. Облік операцій на рахунках у банках

Рахунок № 31 "Рахунки в банках" призначено дляобліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банках і можуть бути використані для поточних операцій.

Рахунок № 31 "Рахунки в банках" має такі субра­хунки:

311 "Поточні рахунки в національній валюті";

16 Бух.фінансовий облік

№ 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті";

№ 313 "Інші рахунки в банку в національній валюті";

№ 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті".

На дебеті рахунка № 31 "Рахунки в банках" відобра­жається надходження грошових коштів, на кредиті — їх використання.

Субрахунки № 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті", № 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті" призначені для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в іноземній валюті.

Операції по рахунку № 31 "Рахунки в банках" відображають на підставі перевірених виписок банку і грошових документів, доданих до них. Якщо у виписках банку виявляються операції, помилково проведені на рахунку № 31 "Рахунки в банках", то вони відображаються відповідно на дебеті або кредиті рахунка № 31 в кореспонденції з рахунком № 374 "Розрахунки за претензіями . Про помилки письмово сповіщають установу банку і вимагають їх виправлення. Помилки, допущені в операціях рахунка № 31 "Рахунки в банках", необхідно своєчасно виявляти і слідкувати за їх обов'язковим і точним виправленням установою банку. Не виявлені або не виправлені помилки тягнуть за собою збитки грошових коштів і мають бути зрештою списані на збитки підприємства. На рахунку № 31 "Рахунки в банках" залишок на кожний даний момент часу має відповідати залишку грошей, зафіксованому у виписці банку по рахунку № 31 "Рахунки в банках".

Аналітичний облік на рахунку № 31 "Рахунки в банках" здійснюється за, виписками банку, і лише за наявності на підприємстві розрахункових субрахунків відкривають окремі аналітичні рахунки для обліку відповідних. У разі необхідності деталізація кожного аналітичного рахунка здійснюється за виписками банку.

Виписки банку. Основою для запису операцій на рахунку № 31 "Рахунки в банках" є виписки з цього рахунка. Періодично (частіше кожного дня) банк видає власникам рахунків виписки з відповідного рахунка з копіями розрахун­кових операцій.

Виписка обов'язково подається на 1-ше число кожного місяця. Вона перевіряється підприємством з точки зору відповідності її доданим документам; при цьому встановлюються, чи всі записи належать до підприємства-власника рахунка. Виписка є основою для записів у реєстрах (журналу-ордера № 2 і допоміжної відомості № 2) операцій на рахунку № 31 "Рахунки в банках".

Записи банку і підприємства мають бути ідентичними, але потрібно врахува­ти, що рахунок № 31 "Рахунки в банках" підприємства е активними, а для банку ці рахунки підприємств є пасив­ними рахунками. Тому на дебеті у Виписці банку буде

показана сума коштів, списана з рахунка підприємства, а на кредиті — зарахована на нього сума, відповідно сальдо у Виписці буде на кредиті рахунка.

Сальдо на рахунку № 31 "Рахунки в банках" завжди має бути однаковим як в обліку банку, так і підприємства.

Виписка банку замінює регістр аналітичного обліку по рахунку, а тому обов'язково має містити дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів на дебеті і кредиті, а також залишки коштів на початок і кінець періоду.

При журнально-ордерній формі обліку операції накредиті рахунка № 311 відображаються у журналі-ордері № 2, а на дебеті - у відомості №2. При використанні електронно-обчислювальних машин всі первинні документи разом з виписками банку передають на машинолічильну установу (МЛУ), яка на основі їх обробки складає відповідні машино­грами синтетичного й аналітичного обліків.

На основі відомості на обчислювальних машинах розробля­ють машинограму — оборотну відомість (із залишками та оборотами) на рахунку № 31 "Рахунки в банках", підсумки якої потім у згрупованому вигляді автоматично переносяться за синтетичними рахунками до Головної книги.

У разі переоформлення рахунка на ім'я ліквідаційного комітету подаються рішення про ліквідацію юридичної особи із зазначенням у ньому терміну дії ліквідаційного комітету і засвідчена картка із зразками підписів і відтиском печатки ліквідаційного комітету, а у разі відсутності такої печатки -з відтиском печатки організації, що створила ліквідаційний комітет.

При передачі рахунка до іншої установи банку одночасно передаються за списком всі документи з оформленням рахунка, крім карток із зразком підписів та відтиском печатки. Передача здійснюється у 3-денний строк.

Бухгалтерський облік іноземної валюти, що знахо­диться в установах банків, ведеться за новим Планом рахунків - на субрахунку № 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті" і на субрахунку № 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті".

Субрахунки 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті" та №314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті" призначені для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в іноземній валюті.

Бухгалтерський облік готівки в іноземній валюті ведеться за новим Планом рахунків - на субрахунку № 302 "Каса в іноземній валюті". На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки "Операційна каса в націо­нальній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

Практичнезавдання

Варіант 1

1. Складемо журнал реєстрації господарських операцій:

Таблиця 1

Журнал реєстрації господарських операцій