Как правило, командировочные расходы – это лишь малая часть всех затрат предприятия. Поэтому бухгалтера зачастую не придают этим расходам должного значения. Но такое поведение весьма опрометчиво – ошибки в учете командировочных расходов могут привести к занижению налогооблагаемой прибыли, НДС и т.д.

Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В служебную командировку могут направляться только работники организации. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда [4, ст.166].

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с: [21, с.269]

- покупкой материально-производственных запасов;

- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

- подготовкой и повышением квалификации работников;

- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады);

- другими аналогичными нуждами.

Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (приложение 6) с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т - 9 (приложение 7). Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением форма № Т – 10 (приложение 8) и авансовым отчетом.

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Необходимо проверить, чтобы в состав расходов по служебным командировкам включались затраты на следующие цели:

- найм жилого помещения;

- бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;

- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

- оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

- провоз багажа;

- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении и дне выбытия. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями [20, с.355].

Документами, подтверждающими расходы по проезду, являются билеты на соответствующий вид транспорта.

Если при проезде в поезде командированный работник пользовался постельными принадлежностями, то его затраты также должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билетах.

Сотрудники, вернувшиеся из командировки, должны прикладывать к

отчету командировочное удостоверение. Оно необходимо бухгалтеру, чтобы начислить суточные, опираясь на отметки о датах убытия в командировку и возвращения из нее. Исключение составляют лишь заграничные командировки. Их продолжительность определяют по отметкам в загранпаспорте.

Организации разрешается рассчитываться с командированным работникам по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке, в составе авансового отчета.

Аудитор должен проверить, чтобы при расчетах с подотчетными

лицами при их командировании за рубеж руководствовались правилам [19, с.302-303]:

1.Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны.

2.Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке:

- если он выехал в командировку за границу РФ и в тот же день вернулся обратно, суточные выплачиваются в инвалюте в размере 50 % нормы;

- если он находится в загранкомандировке (не являющейся долгосрочной) более 60 дней, то выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находиться загранучреждение.

Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну. При проезде командированного по территории РФ суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; а при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется. При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100 % установленных норм (в российской или инвалюте в зависимости от даты пересечения границы РФ), а за день пересечения границы при возвращении в РФ суточные не выплачиваются[21, с.269].

Так как задолженность работника по выданному ему под отчет в качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность, то в связи с изменением текущего курса рубля по отношению к иностранной валюте, выданной в под отчет, за период со дня фактической выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникать курсовые разницы, которые в зависимости от их положительного или отрицательного значения отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (91 «Прочие доходы и расходы») и кредиту счета 91 (71).

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. При отсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Обращается внимание на правомерность оформления представительских расходов.

Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

- по проведению официального приема

- по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному сих доставкой до места проведения встречи и обратно;

- по буфетному обслуживанию лиц участвующих во встрече во время переговоров;

- по оплате услуг переводчиков, не стоящих в штате организации.

Как правило, подотчетные лица покупают для своего предприятия материалы. Если их используют сразу, не храня на складе, то нужно составить акт на списание материалов, перечислив в нем все, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат – 20, 26, 23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно доказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если же купленные материалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет 10, а списать только в момент передачи в производство.

Заполненный авансовый отчет сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы. Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет.

Заключение

Проведя исследование выбранной темы можно сказать, что аудит – это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска, аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов. Аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли.

В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами был проведен аудит правильности отражения в бухгалтерском учете ООО «ГросСтемс» расчетов с подотчетными лицами за период с 1 января по 31 декабря 2008 г. включительно. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ООО «ГросСтемс» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения кассовых операций».

Ответственность за подготовку прилагаемой бухгалтерской отчетности несет исполнительный орган ООО «ГросСтемс». Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита.

Проверка была проведена в соответствии с Законом «Об аудиторской деятельности». Проверка планировалась и проводилась таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ООО «ГросСтемс» соответствует действующему законодательству и не содержит существенных искажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за 2008 г., так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

Проверялось правильность оформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).

Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

В результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данный раздел учета.

В качестве рекомендации ООО «ГросСтемс» можно предложить тщательно следить за сроками сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию подотчетными лицами, а также не производить выплаты денежных средств работникам, которые еще не отчитались за ранее выданные подотчетные суммы.

В заключении можно сдать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы. А именно определены цели, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами; рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете; рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия.

Список использованных источников и литературы

1. Гражданский кодекс РФ часть 1 от 30.11.1994г. № 51-ФЗ (ред. от 27.12.2009г.)

2. Гражданский кодекс РФ часть 2 от 26.01.1996г. № 14-ФЗ (ред. от 17.07.2009г.)

3. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ, и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ

4. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ред. от 25.11.2009г.)

5. Федеральный Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ

6. Федеральный закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 30 декабря 2008 № 307-ФЗ

7. Приказ Министерства финансов РФ № 94н от 31 октября 2000 г. «План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению» (ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003г. № 38н, от 18.09.2006г. № 115н)

8. Приказ Министерства РФ № 49 от 13 июня 1995г. «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

9. Постановление Правительства РФ от 23.09.2002г. № 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности»

10.Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.1974г. № 365 (ред. от 20.08.1992г.) «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей»

11.Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.

12.Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР"

13. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"

14. Письмо Минфина РФ от 12.05.92 № 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах"

15. Письмо Минфина РФ от 12.05.92 № 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах"

16. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу"

17. Письмо Минфина РФ от 16.12.93 № 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств"

18. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (приказ Минфина РФ от 27.11.2006г. № 154н в ред. от 25.12.2007г. № 147н)

19. Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности и АПК. М.: АО ДИС, 2004.

20. Аудит. Учебник для вузов /В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005. – 583 с.

21.Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет – М.: Бухгалтерский учет, 2004, - 576 с.

22.Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М, 2006.

23.Основы аудита./Под ред. проф. Я.В. Соколова. М.: Бух. учет, 2001

24.Практический аудит/ С.М. Бычкова, Т.Ю. Фомина; под ред. С.М. Бычковой. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2009. – 176 с.

25. Заварихин Н.М., профессор, д.э.н., Ю.В. Потехина, Методы аудита. Журнал «Аудитор» №7-2005.

26. Парушина Н.В., Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами. Журнал «Аудитор» № 1-2006.

Приложение 1

Таблица 4

Вопросник для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Приложение 2

Таблица 5

Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов

с подотчетными лицами