Організація обліку та контролю в Біловодському районному центрі зайнятості

Книга призначена для реєстрації всіх меморіальних ордерів установи. Облік у книзі "Журнал-головна" ведеться за субрахунками (тобто рахунками другого порядку). В окремих бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях за рішенням головного бухгалтера облік може вестись за рахунками третього, четвертого та ін. порядку.

Книга "Журнал-головна" відкривається щорічно. На початку звітного року книга відкривається записами сум залишків на рахунках на початок року у відповідності до балансу та залишків на рахунках книги "Журнал-головна" за минулий рік.

Записи в книзі, при веденні в установі окремих меморіальних ордерів, здійснюються у міру їх складання, але не пізніше наступного дня, а при складанні меморіальних ордерів - накопичувальних відомостей - один раз на місяць.

У кінці місяця перевіряється правильність записів за субрахунками синтетичного обліку в книзі "Журнал-головна" (Таблиця 5.1).

Для цього підсумовуються обороти за кожним субрахунком синтетичного обліку і виводяться залишки на кінець місяця в рядку "Усього".

Сумаоборотів за місяць за всіма субрахунками як за дебетом, так і за кредитом повинна дорівнювати підсумку графи "Сума оборотів за меморіальним ордером".

Таблиця 5.1

Склад загальнообов'язкової статистичної звітності бюджетних установ

Розшифровка позабалансових рахунків

У розшифровці позабалансових рахунків наводяться суми залишку на початок року, надходження та вибуття протягом звітного періоду, залишку на кінець кварталу: орендованих необоротних активів, активів на відповідальному зберіганні та інше.

“Звіт про заборгованість бюджетних установ за окремими програмами” (форма №7-кд.) складається за сумами заборгованості установи за звітний період, що виникла при виконанні кошторису за поточний та минулі роки за окремими кодами програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету або окремими кодами тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів (за придбані та відпущені матеріальні цінності, тощо).

У формі №7-кд. у рядках з 020 до 110 відображається сума заборгованості установи за звітний період, що виникла при виконанні видаткової частини кошторису за окремими кодами програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету або за окремими кодами тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів.

Звітність за формою №7-кд. складається окремо про заборгованість за коштами, отриманими із загального та спеціального фондів.

У рядках за кодами економічної класифікації видатків 1139, 1170 та 2200 проставляються суми заборгованості установи за звітний період, що виникли при виконанні видаткової частини кошторису за кодом програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету 5121040 “Накопичення (приріст) матеріальних цінностей державного матеріального резерву”.

“Звіт про виконання загального фонду кошторису установи” (форма №2д.).

Складається розпорядками й одержувачами коштів державного та місцевих бюджетів на підставі даних про одержані та використані асигнування із загального фонду бюджету згідно з кошторисом і планом асигнувань. Звіт складається за кожною програмою, за кожним кодом тимчасової класифікації видатків місцевих бюджетів та у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Крім того, складається зведений звіт про виконання загального фонду кошторису установи за всіма кодами програмної класифікації видатків державного бюджету та за всіма кодами тимчасової класифікації видатків місцевих бюджетів.

Заповнення окремих граф звітів форми №2-д, здійснюється за таким порядком:

У графі 4 “Затверджено кошторисом на рік” проставляється затверджена в кошторисі річна сума планового асигнування загального фонду з урахуванням змін, унесених до кошторису протягом звітного періоду.

У графі 5 “Ліміти асигнувань звітного періоду” наводяться планові показники з урахуванням скорочення асигнувань загального фонду, якщо таке рішення буде прийняте відповідно до законодавства України.

У графі 6 “Залишок на початок року” – залишку не повинно бути. У виняткових випадках відображається залишок коштів на реєстраційному (поточному) рахунку на початок звітного року в розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету. При цьому загальна сума в рядку 010 “Видатки – усього” повинна відповідати залишку за випискою з реєстраційного (поточного) рахунку на початок року.

У графі 7 “Надійшло коштів за звітний період” відображається сума коштів загального фонду бюджету в розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету, яка фактично надійшла на ім’я установи.

У графі 8 “Касові видатки” відображається сума касових видатків загального фонду бюджету в розрізі кодів економічної класифікації видатків та класифікації кредитування бюджету, тобто видатків, що проведені шляхом перерахування коштів з реєстраційних (поточних) рахунків установи, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків) за всіма операціями. Видатки зменшуються на суми, що надійшли на реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків, які були проведені в поточному році.

У графі 9 “Фактичні видатки” наводиться сума фактичних видатків, тобто дійсних витрат, що оформлені та підтверджуються відповідними документами, у тому числі видатків за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою заробітною платою, за стипендіями тощо,мінус суми, на які коригуються фактичні видатки в сумі коштів, що надійшли на відновлення касових видатків, які проведені у поточному році.

У графі 10 “Залишок на кінець звітного періоду” записується залишок коштів на кінець звітного періоду в розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету.

«Звіт про результати фінансової діяльності», складається бюджетною установою для відображення результату її фінансової діяльності за звітний рік. В кінці року заключними оборотами списуються фактичні видатки рахунок 801, на рахунок 431–” Результат виконання кошторису”.

Також списується внутрішні розрахунки, з централізованим постачанням.

Результат фінансової діяльності відображається в ”Звіт про результат фінансової діяльності”, форма № 9.

Фінансовий результат складається з результату виконання кошторису загального та спеціального фондів окремо.

Заповнення окремих граф звіту про результати фінансової діяльності здійснюють за таким порядком.

У частині звіту за загальним фондом інформацію наводять за всіма доходами за загальним фондом.

У рядку ”Отримані асигнування” зазначають асигнування із загального фонду бюджету, що надійшли бюджетній установі впродовж звітного року.

Якщо залишки бюджетних асигнувань перерахували впродовж звітного року до бюджету, то суму отриманих асигнувань відображають за мінусом перерахованих до бюджету залишків.

У рядку ”Оприбутковані надлишки матеріалів” зазначають суму коштів оприбуткованих надлишків матеріалів, виявлених під час проведення інвентаризації.

У рядку ”До оцінка матеріалів” зазначають суму коштів проведеної до оцінки матеріалів.

У рядку ”Списана кредиторська заборгованість”, код рядка 522, відображають суму коштів списаної кредиторської заборгованості впродовж звітного року.

У рядку ”Інші доходи” зазначають суму коштів, відображено в бухгалтерському обліку як інші доходи загального фонду.

У рядку ”Видатки загального фонду” зазначають видатки звітного року, проведені за рахунок коштів загального фонду, та відображають кошти, що надійшли на відновлення касових видатків.

У рядку ”з них видатки за незавершеним капітальним будівництвом” зазначають витрати за незакінченими або закінченими, але не зданими в експлуатацію об’єктами капітального будівництва, проведеними за рахунок загального фонду.

У рядку ”Списані недостачі матеріалів” зазначають суму коштів, списану бюджетною установою на підставі підтверджених документів у разі недостачі матеріалів.

У рядку ”списана дебіторська заборгованість” відображають суму коштів списаної дебіторської заборгованості впродовж звітного року.

У рядку ”Інші видатки” зазначають суму коштів, відображену в бухгалтерському обліку як інші видатки загального фонду.

У рядку ”результат переоцінок” відображають результат переоцінок матеріальних, нематеріальних і фінансових активів, курсових різниць від операцій в іноземній валюті, що склався за звітний рік.

У рядку ”фінансовий результат за загальним фондом” проставляють фінансовий результат виконання кошторису установи за звітний бюджетний рік у частині загального фонду.

У частині звіту ”Спеціальний фонд” наводять загальну інформацію за всіма видами спеціального фонду: плата за послуги, що надаються бюджетними установами, інші джерела власних надходжень бюджетних установ, інші надходження спеціального фонду.

У рядку ”Доходи” відображають суму нарахованих коштів, які будуть отримані як плата за послуги, коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень, або коштів, що фактично надійшли на рахунок установи (інші надходження спеціального фонду кошторису) за звітний рік.

У рядку ”Оприбутковані надлишки матеріалів” зазначають суму коштів оприбуткованих надлишків матеріалів, виявлених під час проведення інвентаризації.

У рядку ”Дооцінка матеріалів” зазначають суму коштів проведеної за звітний рік до оцінки матеріалів.

У рядках ”Інші доходи” зазначено суму коштів, яку відображають у бухгалтерському обліку як інші доходи спеціального фонду.

У рядку ”Видатки спеціального фонду” відображають видатки звітного року, проведені за рахунок коштів спеціального фонду з урахуванням коштів, що надійшли на відновлення касових видатків.

У рядку ”з них видатки за незавершеним капітальним будівництвом” відображають витрати за незакінченими або закінченими, але не зданими в експлуатацію об’єктами капітального будівництва, проведеним за рахунок спеціального фонду.

У рядку ”Списані недостачі матеріалів”, код рядка 210, зазначають суму коштів, списаних у разі недостачі матеріалів.

У рядку ”Списана дебіторська заборгованість”, код рядка 220, зазначають суму коштів списаної дебіторської заборгованості, сума склала 420.05 грн.

У рядку ”Результат переоцінки”, код рядка 230, відображають результат переоцінок матеріальних, нематеріальних і фінансових активів, що склався за звітний рік.

У рядку ”Інші видатки”, код рядка 250, зазначають суму коштів, яку відображають у бухгалтерському обліку як інші видатки спеціального фонду, сума склала 154.18 грн.

У рядку ”Фінансовий результат за спеціальним фондом”, код рядка 300, проставляють фінансовий результат виконання кошторису установи за звітний бюджетний рік у частині спеціального фонду.

Дані графи - № 3 ”За попередній рік” повинні відповідати даним графи - №4 ”За звітний рік” річної форми, ”Звіт про результати фінансової діяльності” попереднього звітного року.

За даними форми № 9, за 2009 рік, результат фінансової діяльності склав – 147,064грн., цей показник характеризує, що установа не до фінансована до кінця на цю суму. Покращити результат фінансової діяльності установи необхідно, або не допускати кредиторської заборгованості, тобто вона і в межах затвердженого кошторису, або заявляти більшу суму коштів по виникненню кредиторської заборгованості по КЕКВ класифікації.

Правильність складання квартальних фінансових звітів визначається шляхом перевірки та порівняння окремих показників у відповідних формах квартальних фінансових звітів .

6. Автоматизована форма обліку

Сучасний рівень розвитку світової економіки характеризується зростаючою потребою управлінців в отриманні оперативної інформації для прийняття ефективних управлінських рішень. Задоволення інформаційних потреб управління - це головне призначення бухгалтерського обліку, але при ручному способі обробки даних використовується значно менший об'єм інформації, ніж той, який знаходиться в розпорядженні системи бухгалтерського обліку. Ефективність бухгалтерського обліку значно підвищується, якщо його інформація являється повною, своєчасною і динамічною, що обумовлює необхідність автоматизації облікової інформації.

Прогрес у розвитку комп'ютерної техніки і технологій привів до появи технічних (персональні комп'ютери, сервери, ноутбуки, сканери, факси) і програмних засобів (операційні системи, драйвера, прикладні програми), які дозволяють значно підвищити швидкість обробки даних та передавати великі обсяги інформації на відстань. Тому для побудови ефективної системи бухгалтерського обліку в установах та підприємствах необхідним є застосування комп'ютерних технологій, які максимально враховують можливості обчислювальних машин, включаючи техніку для реєстрації, передачі, обробки, систематизації, зберігання і відображення облікової інформації.

Сьогодні рівень використання комп'ютерної техніки в обліку достатньо високий.

В установах, для обробки облікових даних застосовують комп'ютерні технології. Таку форму ведення обліку називають комп'ютерною, а її застосування передбачає:

1) накопичення і багаторазове використання облікових даних,

2) необмежені можливості щодо побудови аналітичного обліку,

3) автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо,

4) одержання звітних показників у режимі діалогу «людина-комп'ютер»,

5) автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених у системі рахунків,

6) використання конкретної комп'ютерної програми,

7) забезпечення збереженості, виявлення та недопущення несанкціоно-ваного доступу до облікових даних, які зберігаються на магнітних носіях.

Застосування комп'ютерної форми обліку знаходить своє втілення в програмних засобах виконання облікових робіт.

В сучасних умовах функціонування установи правильний вибір комп'ютерної програми з обробки облікових даних дозволяє адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються. Відповідно до нових умов господарювання зміні підлягатиме план рахунків, об'єкти аналітичного обліку, переглядатимуться облікові алгоритми, форми електронних первинних документів, фінансової і податкової звітності тощо.

Сьогодні на ринку програмних засобів пропонується велика кількість комп'ютерних програм: від найпростіших облікових програм до складних автоматизованих систем управління підприємством (АСУП).

Мабуть, ще років п’ятнадцять – двадцять тому ніхто і уявити не міг, наскільки комп’ютерні технології змінять наше життя, дадуть змогу не лише поліпшити роботу, а і якісно змінити її результати. Для удосконалення послуг, що надаються державною службою зайнятості, Державний центр зайнятості започаткував втілення новітніх технологій за допомогою Єдиної інформаційно-аналітичної системи (ЄІАС).

Мета створення системи:

- створення інструмента підтримки процедур та операцій щодо надання послуг клієнтам з перенесенням статистичних, аналітичних, прогнозних функцій з районного на обласний рівень;

- підтримка процесів керування фінансовими потоками, кадрового обліку, діловодства з виключенням дублювання функцій по вертикалі служби та уніфікацією підходів до їх виконання на всіх горизонтальних рівнях;

- організація збору на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та контроль за надходженням коштів до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття.

У межах ЄІАС передбачено електронний обмін даними з Пенсійним фондом, органами державної влади, статистики, податкової адміністрації тощо.

До функціонального складу ЄІАС входить блок «Бухгалтерський облік»:

- забезпечення постійого контролю за повнотою відображення облікових даних та авторизацію прав доступу до них;

- забезпечення оперативних розрахунків, формування бухгалтерських проведень та облікових реєстрів;

- забезпечення можливості консолідації бухгалтерських даних за довільний період;

- оперативне виявлення та мобілізація фінансових резервів центру зайнятості за рахунок документування всіх господарських процесів;

- посилення ролі бухгалтерського обліку в здійсненні контролю за фінансово-господарською діяльністю виконавчої дирекції Фонду.

Для забезпечення вимог єдиної технології обслуговування населення в центрі зайнятості впроваджена єдина інформаційна автоматизована система (EIAC). Так в установі кожне робоче місце забезпечене комп’ютером. Всього в центрі зайнятості 22 одиниці, комп’ютерної техніки Pentium. Всі вони з’єднані локальною мережею швидкість якої 100 мб/с., 15 принтерів, 2 сканера Epson, 2 ксерокса Canon, 2 факса Panasonic. Також використовується корпоративна мережа (служба зайнятості) та з’єднання з Інтернетом.

Для виходу в Інтернет використовується окремий сервер. База даних та додатки знаходяться на сервері, робочі місця виступають, як «клієнти» єдиної системи.

Для оперативного зв’язку в установі використовується модемний зв’язок, що дозволяє не відходячи від робочого місця зв’язуватися із іншими центрами зайнятості, по всій Україні. В роботі використовується стандартний інтерфейс «WINDWS», текстовий редактор «Word», табличний редактор «Excel».

В центрі зайнятості призначений спеціаліст (адміністратор), який відповідає за технічний стан комп’ютерної техніки та за програмне забез-печення.

EIAS складається з окремих модернів:

- «Бухгалтерія»;

- робота по фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття;

- обліку безробітних;

- організація надання послуг роботодавцям.

Кожен відділ використовує відповідній модуль. Кожен спеціаліст має право доступу до необхідних даних.

Відділ фінансів працює в підсистемі «Бухгалтерський облік».

Начальник відділу - головний бухгалтер працює в блоці «Бухгал-терський облік» де формуються статистичні та фінансові звіти:

- звіт про фінансові результати

- звіт про рух грошових коштів

- звітність 1-ДФ

- розрахунки по ПДВ

Бухгалтер з нарахування заробітної плати працює блоці «Нараху-вання», де ведеться нарахування заробітної плати та всіх видів матеріального забезпечення . В цій програмі ведуться обліки по рахункам:

- розрахунки з заробітної плати;

- розрахунки з підзвітними особами;

- розрахунки за пенсійним забезпеченням;

- розрахунки за соціальним страхуванням;

- розрахунки за страхуванням на випадок безробіття;

- розрахунки за страхуванням від нещасних випадків.

В блоці «Основні засоби» ведуться рахунки :

- облік основних засобів;

- необоротні матеріальні активи;

- знос матеріальних активів;

- облік матеріалів і МБП.

Введення інформації на підприємстві організовано в режимі ручного введення операцій.

Для відображення в інформаційну систему будь-яких розрахунків які відбуваються на підприємстві, а так само для управління розрахунками і даними використовуються первинні документи. Як правило це кошторис, платіжне доручення, і т.д.

Звіти застосовуються для отримання різної інформації, що містить підсумки або детальну інформацію, підібрану по певних критеріях. Звіти використовуються як для аналізу бухгалтерських підсумків і руху засобів, так і для формування даних для обласного центру зайнятості, пенсійного фонду, інших інстанцій.

Бухгалтерські рахунки в інформаційній системі призначені для зберігання планів рахунків бухгалтерського обліку, тобто об'єктів синтетичного обліку засобів підприємства. Суть даних об'єктів цілком відповідає загальноприйнятому розумінню бухгалтерських рахунків.

Відображення рухів основних засобів в бухгалтерському обліку записується у вигляді операцій і проводок. Операція є повним відображенням


8-09-2015, 12:30