Таблиця 2. Характеристика потоку лікарських засобів в сучасних умовах військово-медичної служби
| Параметри потоку ЛЗ | Характеристика потоку ЛЗ |
| відношення до системи забезпечення ЛЗ | зовнішній, внутрішній, вхідний, вихідний |
| номенклатура | багатовидовий (має 82 підгрупи) |
| натурально-речовинний склад | багатоасортиментний (має 589 найменувань) |
| кількісна ознака | середній, дрібний |
| вид транспорту для перевезень | автомобільний та в окремих випадках залізничний |
| спосіб затарювання | вантажі ЛЗ в коробках, мішках, флаконах, барабанах, бутлях, каністрах, бочках, контейнерах, піддонах |
| питома вага вантажів, що створюють потік | легковагові (1 тонна вантажу займає об'єм більше 2 м3 ) |
| ступінь сумісності вантажів | сумісні і несумісні(при зберіганні систематизуються за 10 ознаками) |
| консистенція вантажів | тарно-штучні, наливні |
| ступінь регулярності | детермінований |
| ознака безперервності у часі | дискретний |
| інтенсивність | найбільша порівняно до інших видів медичного майна |
| спосіб фізичного розподілу між елементами системи забезпечення ЛЗ | змішаний, що поєднує розгалужений (через підсистему медичних складів) та прямий (від постачальника безпосередньо до кінцевого споживача) способи розподілу ЛЗ |
Таблиця 3. Характеристика інформаційного потоку щодо лікарських засобів в сучасних умовах військово-медичної служби
| Параметри інформаційного потоку | Характеристика інформаційних потоків |
| відношення до рівня ієрархії системи забезпечення ЛЗ | горизонтальні, вертикальні |
| місце походження | зовнішні, внутрішні |
напрямок відносно системи забезпечення ЛЗ |
вхідні, вихідні |
| відношення до логістичних функцій | елементарні (первинні та допоміжні облікові документи), комплексні (звітні документи), ключові (документи бухгалтерського обліку), базисні (нормативні, методичні документи) |
| вид носіїв інформації | на паперових, магнітних, електронних носіях |
| час виникнення і періодичність використання | регулярні, періодичні, оперативні |
| призначення інформації | управлінські, нормативно-довідкові, обліково-аналітичні, допоміжні |
| ступінь відкритості | відкриті, закриті, службові, секретні |
| спосіб передачі даних | нарочний, поштовий зв’язок, телефон, телеграф, факс, електронна пошта |
| характер руху | випереджаючі, слідкуючі одночасно з потоком ЛЗ або після нього, направлені в одну сторону або у протилежну сторону стосовно потоку ЛЗ |
Розділ 4. Функціонально-структурний аналіз витрат на організацію медикаментозного забезпечення військовослужбовців. Логістичні витрати є якісним показником ефективності функціонування логістичної системи. Враховуючи це, нами обґрунтовано методичні підходи до проведення функціонально-структурного аналізу витрат на організацію медикаментозного забезпечення військовослужбовців, що передбачає аналіз адміністративних та операційних витрат на основі побудованих функціональних та операційних моделей наскрізного потоку лікарських засобів та відповідного йому інформаційного потоку в станах "як є" та "як буде".
Першим етапом функціонально-структурного аналізу згідно з розробленими методичними підходами стало проведення комплексу досліджень в такій послідовності:
- побудова функціональної (IDEF0) моделі логістичних потоків "як є";
- побудова операційної (IDEF3) моделі логістичних потоків "як є";
- оцінка витрат робочого часу та людино-годин на організацію технологічного процесу.
Проведення другого етапу функціонально-структурного аналізу передбачає:
- визначення шляхів виправлення виявлених недоліків моделі "як є";
- побудову та оцінку моделі "як буде" за алгоритмом першого етапу аналізу, що виконується у зворотному порядку.
Зважаючи на те, що найбільший за величиною потік лікарських засобів і, відповідно, найбільша трудомісткість логістичних операцій, які застосовуються до медикаментів в умовах військово-медичної служби, характерні для складської ланки, нами проведено апробацію розроблених методичних підходів на моделі "як є" потоку лікарських засобів на військово-медичному складі.
Побудовані функціональна та операційна моделі "як є" надали змогу:
відобразити: 24 функції, що реалізуються структурними підрозділами медичного складу при організації приймання, зберігання та відпуску лікарських засобів; вхідні і вихідні матеріальний та інформаційний потоки; чотири основні чинники, що управляють складським процесом; шість основних статей витрат ресурсів, що витрачаються при здійсненні складського процесу;
деталізувати внутрішньоскладський технологічний процес щодо лікарських засобів до рівня елементарних складських операцій, зокрема 54 виробничих та 51 облікової;
розрахувати загальну вартість людино-годин та кількість робочого часу, витрачених на проведення кожної складської операції та операційного циклу в цілому, за допомогою методів функціонально-вартісного аналізу та вивчення трудових витрат (фотографії робочого часу, хронометражу та моментних спостережень);
ідентифікувати так звані "вузькі місця" - ділянки наскрізного потоку лікарських засобів та відповідного йому інформаційного потоку, які потребують найбільших витрат людино-годин та робочого часу і, відповідно, підлягають раціоналізації в першу чергу (табл. 4).
на медичному складі Міністерства оборони України
(Діаграма А0. Декомпозиція блоку А-0 "Зберігання та відпуск лікарських засобів на медичних складах Міністерства оборони України").
Таблиця 4. Найбільш витратні ділянки наскрізного потоку лікарських засобів та відповідного йому інформаційного потоку на військово-медичному складі
| Назва ділянки потоку | Частка сукупних витрат робочого часу на ділянці потоку від загальної тривалості операційного циклу | Частка сукупних витрат людино-годин (у вартісному показнику) на ділянці потоку від загальної вартості операційного циклу |
| І. Ділянки управління потоком лікарських засобів (ЛЗ): | ||
| перевірка ЛЗ за кількістю | 7,3% | |
| аналіз якості ЛЗ | 24,7% | 6,1% |
| розміщення ЛЗ на зберігання | 10,0% | 5,9% |
| відбір ЛЗ з місць зберігання | 4,9% | |
| перевірка ЛЗ в експедиції | 6,0% | 4,9% |
| ІІ. Ділянки управління інформаційним потоком щодо лікарських засобів: | ||
| оформлення акту приймання ЛЗ | 8,0% | 10,6% |
| оформлення наряду на відпуск ЛЗ | 4,9% | 9,1% |
| проведення оприбуткування ЛЗ за паперовими формами обліку | 14,3% | |
| проведення списання ЛЗ за паперовими формами обліку | 14,3% | |
На основі подальшого аналізу операційної моделі "як є" потоку лікарських засобів на медичному складі нами встановлено дублювання 16,7% матеріальних та 15,9% облікових операцій. Дублювання операцій на медичному складі відбувається тому, що операційний цикл з управління потоком лікарських засобів проводиться в трьох структурних підрозділах медичного складу (приймання - в контрольно-експертному відділі, зберігання - у відділі зберігання, відвантаження - в експедиційному відділі), що спричиняє необхідність виконання додаткових внутрішньоскладських операцій з переміщення медикаментів як з одного підрозділу до іншого, так і в середині них (відбір, формування вантажних одиниць, навантаження, перевезення, розвантаження, розміщення на зберігання та ін.). При цьому облік лікарських засобів ведеться паралельно у трьох структурних підрозділах медичного складу (відділі зберігання, обліково-операційному відділі, фінансово-економічному відділенні), що спричиняє триразове внесення одних і тих же даних у форми обліку, які ведуться в різних підрозділах. Під час оформлення акту приймання (в контрольно-експертному відділі) додається ще одна операція з внесення даних.
Враховуючи це нами визначені такі першочергові напрямки раціоналізації внутрішньоскладського потоку лікарських засобів:
- автоматизація облікових операцій та спрощення технологічної схеми документообігу на медичному складі (наприклад, на основі програмного забезпечення "Медичний склад - ПРОФ", розробленого фахівцями Науково-дослідного інституту проблем військової медицини Збройних Сил України);
- перехід від структурного до процесно-орієнтованого підходу до організації технологічного процесу на медичному складі, що є одним з базових принципів використання міжнародних стандартів ISO 9000. В такій системі управління наскрізним потоком лікарських засобів здійснюється в межах одного підрозділу;
- переорієнтація медичних складів з функції зберігання на функцію сортування, яка більш динамічна і є основною в ланцюзі постачання та логістики;
- перехід від системи вибіркового контролю до системи забезпечення вхідного контролю якості лікарських засобів.
Надалі з метою реалізації зазначених напрямків удосконалення внутрішньоскладського потоку лікарських засобів нами розроблено проект організаційної структури бази зберігання та розподілу медичного майна, якою пропонується замінити медичні склади. Оцінка адміністративних та операційних витрат в моделі "як буде" показала вагомий ефект їх зменшення порівняно до витрат на медичному складі (табл. 5).
Таблиця 5. Порівняльний аналіз витрат на управління потоком лікарських засобів на медичному складі та базі зберігання і розподілу медичного майна
| Назва параметру трудовитрат в операційному циклі | Трудовитрати на медичному складі | Трудовитрати на базі зберігання і розподілу | Ефект зменшення трудовитрат |
| Кількість облікових операцій | 51 | 39 | 12 |
| Загальні витрати робочого часу на виконання облікових операцій, год. | 56,1 | 29,4 | 47,7% |
| Сукупна вартість людино-годин, витрачених на виконання облікових операцій, грн. | 466,12 | 332,07 | 28,8% |
| Кількість матеріальних операцій | 54 | 36 | 18 |
| Загальні витрати робочого часу на виконання матеріальних операцій, год. | 49,9 | 38,4 | 23,1% |
| Сукупна вартість людино-годин, витрачених на виконання матеріальних операцій, грн. | 1310,3 | 834,8 | 36,3% |
Розділ 5. Проектування розподільної підсистеми в системі медикаментозного забезпечення військовослужбовців. Показано, що кінцевим етапом проведення логістичних досліджень є проектування удосконаленої (оптимізованої) моделі логістичної системи. В умовах військово-медичної служби однією з найважливіших ланок системи забезпечення військовослужбовців лікарськими засобами є підсистема їх розподілу. З урахуванням цього нами обґрунтовано методичні підходи до проектування розподільної підсистеми в системі медикаментозного забезпечення військовослужбовців, що включає сім послідовних етапів дослідження потоку лікарських засобів з метою визначення оптимальних економічних та техніко-технологічних параметрів функціонування системи його розподілу. З позицій пошуку ефективних, зручних методів, які характеризуються простотою виконання та можуть застосовуватися для вирішення практичних завдань, нами обґрунтовано вибір методів дослідження для кожного етапу проектування системи розподілу лікарських засобів в умовах військово-медичної служби (табл. 6).
Таблиця 6. Етапи та методи проектування системи розподілу лікарських засобів в умовах військово-медичної служби
№ пп |
Етапи проектування системи розподілу ЛЗ |
Підходи та методи проектування системи розподілу ЛЗ |
| 1. | Визначення складу та розміру потоку ЛЗ, що проходитиме скрізь систему медикаментозного забезпечення | фармакоекономічні методи, нормативний метод, АВС-аналіз |
| 2. | Розрахунок величини запасів ЛЗ в системі медикаментозного забезпечення | нормативний метод |
| 3. | Розробка схеми розподілу потоку ЛЗ | територіальний принцип |
| 4. | Визначення оптимальної кількості місць зберігання та розподілу ЛЗ | концепція повної вартості, графічний метод |
| 5. | Визначення оптимальних зон дислокації місць зберігання та розподілу ЛЗ | метод визначення центру тяжіння вантажопотоків на основі математичної моделі |
| 6. | Визначення розмірів, особливостей розміщення технологічних зон та оптимальної кількості складського обладнання в місцях зберігання та розподілу ЛЗ | логістичні принципи організації складських процесів, математичний метод |
| 7. | Визначення прийнятного варіанту розміщення ЛЗ в місцях їх зберігання та розподілу | метод Парето |
Нами проведено апробацію розроблених методичних підходів на прикладі даних щодо потреби лікувальних закладів та військових частин Міністерства оборони України в лікарських засобах за станом на 2006 рік. Так, нами визначено склад та розмір медикаментозного потоку, що проходитиме скрізь розподільну підсистему в системі медикаментозного забезпечення військовослужбовців. Обґрунтування асортименту лікарських засобів, які будуть постачатися через систему розподілу, проводилося за допомогою методу АВС-аналізу (табл. 7).
Таблиця 7. Результати АВС-аналізу лікарських засобів для потреб військово-медичної служби
Назва класифікаційної групи ЛЗ |
Частканайменувань ЛЗ, що увійшли до класифікаційної групи, в загальному товарообігу | Частка найменувань ЛЗ, що увійшли до класифікаційної групи, в загальній кількості найменувань в переліку ЛЗ |
| Група А | перші 80% | 22% |
| Група В | від 80% до 95% | 32% |
| Група С | від 95% до 100% | 46% |
Медикаменти з груп А і В нами запропоновано закуповувати централізовано та постачати через розподільну підсистему системи медикаментозного забезпечення військовослужбовців. Це пов'язано з віднесенням даних ліків до основної (життєво-необхідної) номенклатури, можливістю отримання знижок до 25-30% при оптовій закупівлі лікарських препаратів у постачальників та необхідністю зменшення транспортних витрат. Лікарські засоби з групи С доцільно постачати за принципом "прямого постачання", коли доставка медикаментів здійснюється транспортом постачальника безпосередньо до лікувальних закладів.
Розмір потоку та запасів лікарських засобів знаходився шляхом підсумовування обсягів надходжень до Збройних Сил України лікарських засобів, що призначені для забезпечення поточних потреб військово-медичної служби та формування перехідного запасу.
Визначення схеми розподілу лікарських засобів, кількості та географічних зон дислокації місць їх зберігання та розподілу в Збройних Силах України ми здійснювали на основі аналізу організаційно-штатних документів військово-медичної служби. Так, станом на 2008 рік розподіл медикаментів поточного постачання здійснюється на основі територіального принципу за такою схемою: постачальники - три бази зберігання медичної техніки та майна (ми пропонуємо бази зберігання та розподілу медичного майна) - відділення зберігання медичного майна шести Військово-медичних клінічних центрів - аптеки лікувальних закладів та військових частин.
Надалі нами було визначено загальну площу та розміри технологічних зон зберігання та сортування лікарських засобів на прикладі розробленої моделі бази зберігання та розподілу медичного майна. Розрахунки здійснювалися за математичними формулами, прийнятими в складській логістиці та адаптованими до умов військово-медичної служби, за умови, що лікарські засоби зберігаються на піддонах на дворядних трьохсекційних стелажах CT-2M-II.
На основі результатів розрахунків та логістичних принципів організації внутрішньоскладських потоків нами розроблено проект оптимальної технологічної схеми виробничого приміщення для зберігання та сортування лікарських засобів (загальної групи) на базі зберігання та розподілу медичного майна, до складу якого увійшли вісім технологічних зон: зберігання спиртів та імунобіологічних препаратів, зберігання лікарських препаратів, зберігання інфузійних розчинів, ділянки приймання та комплектування, службових приміщень, експедиції, ділянки фасування та резервної площі (рис. 4). В результаті вивчення складських паспортних даних та проведення обстеження сховищ встановлено, що розміри виробничих площ відділу зберігання лікарських засобів Центрального медичного складу Міністерства оборони України дозволяють реорганізувати їх у відділ зберігання та розподілу лікарських засобів бази зберігання та розподілу медичного майна.
На останньому етапі проектування на основі методу Парето нами обґрунтовано прийнятний варіант розміщення лікарських засобів в зоні зберігання, за яким медикаменти поточного постачання розташовуються уздовж так званих "гарячих ліній", а медикаменти перехідного запасу - уздовж "холодних ліній".
ВИСНОВКИ
1. Вперше на основі концепції логістичного управління науково обґрунтовано та розроблено методичні підходи до організації та удосконалення медикаментозного забезпечення військовослужбовців в системі єдиного військово-медичного простору та в умовах повсякденної діяльності Збройних Сил України.
2. Встановлено, що в плануванні та організації вітчизняної системи медикаментозного забезпечення військовослужбовців знайшли своє застосування окремі підходи та методи кожної з методологічних дисциплін концепції логістичного управління. Проте, зазначені методи використовувалися тільки в окремі періоди для оптимізації або удосконалення окремих ланок системи медикаментозного забезпечення військовослужбовців. Комплексні логістичні дослідження наскрізних потокових процесів стосовно медикаментозного забезпечення в Збройних Силах України не проводилися. Аналіз логістичних методів, які застосовувалися у військово-медичній службі, показав, що близько 65% з них є математичними методами, більшість з яких характеризуються високою складністю та трудомісткістю проведення.
3. Науково обґрунтовано підходи до проведення логістичного аналізу медикаментозного забезпечення військовослужбовців на основі поетапного дослідження наскрізного потоку лікарських засобів та відповідного йому інформаційного потоку, що складається з чотирьох етапів: параметричного, структурного, функціонального аналізів цих потоків та подальшого проектування оптимальної моделі управління ними. На підставі визначених підходів розроблена комплексна логістична програма з оптимізації медикаментозного забезпечення військовослужбовців.
4. Обґрунтовано підходи до застосування потоково-процесного методу в дослідженні медикаментозного забезпечення військовослужбовців, що включає визначення набору потокових параметрів, які впливають на склад і трудомісткість логістичних функцій щодо управління наскрізним потоком лікарських засобів та відповідним йому інформаційним потоком, та подальший опис цих потоків за визначеними параметрами, що дає змогу провести їх адекватне моделювання. Описано характеристики потоку лікарських засобів (за 13 параметрами) та відповідного йому інформаційного потоку (за 10 параметрами) в сучасних умовах військово-медичної служби.
5. Обґрунтовано методичні підходи до проведення функціонально-структурного аналізу витрат на організацію медикаментозного забезпечення військовослужбовців, що передбачає аналіз витрат на основі побудованих функціональних та операційних моделей наскрізного потоку лікарських засобів та відповідного йому інформаційного потоку в станах "як є" та "як буде". Проведено апробацію розроблених методичних підходів на прикладі військово-медичного складу, що дозволило встановити:
- загальну вартість людино-годин та кількість робочого часу, витрачених на проведення кожної складської операції та операційного циклу в цілому;
- найбільш трудовитратні операції при управлінні наскрізним потоком лікарських засобів та відповідним йому інформаційним потоком, якими виявилися: перевірка за кількістю, аналіз якості та розміщення лікарських засобів на зберігання, оформлення акту приймання та наряду на відпуск лікарських засобів;
- причини дублювання 16,7% матеріальних та 15,9% облікових операцій, якими є: необхідність виконання додаткових внутрішньоскладських операцій під час переміщення медикаментів з одного структурного підрозділу до іншого; багаторазове внесення одних і тих же даних у форми обліку, які паралельно ведуться в різних підрозділах.
6. Визначено напрямки удосконалення потоку лікарських засобів та відповідного інформаційного потоку на військово-медичному складі, такі як: автоматизація облікових операцій та спрощення технологічної схеми документообігу; перехід від структурного до процесно-орієнтованого підходу до організації внутрішньоскладського процесу; переорієнтація з функції зберігання на функцію сортування; перехід від системи вибіркового контролю до системи забезпечення вхідного контролю якості лікарських засобів.
На основі визначених напрямків удосконалення матеріального та інформаційного потоків розроблено проект організаційної структури бази зберігання та розподілу медичного майна, якою пропонується замінити медичні склади. Оцінка адміністративних та операційних витрат на управління потоком лікарських засобів та відповідним інформаційним потоком в моделі "як буде" показала, що сумарна вартість людино-годин, витрачених на організацію руху та обробку облікової інформації щодо лікарських засобів, зменшується на 28,8%, а загальні витрати робочого часу - на 47,7%; сумарна вартість людино-годин, витрачених на організацію руху та переробку вантажів лікарських засобів, зменшується на 36,3%, а загальні витрати робочого часу - на 23,1%.
7. Розроблено методичні підходи до проектування розподільної підсистеми в системі медикаментозного забезпечення військовослужбовців, що включає сім послідовних етапів дослідження потоку лікарських засобів з метою визначення оптимальних економічних та техніко-технологічних параметрів функціонування системи його розподілу. Обґрунтовано вибір методів дослідження для кожного етапу проектування системи розподілу лікарських засобів в умовах військово-медичної служби.
8. На підставі АВС-аналізу визначено переліки лікарських засобів, які доцільно постачати через розподільну підсистему медикаментозного забезпечення військовослужбовців (54% найменувань від загальної потреби) та напряму від постачальників до лікувальних закладів (46% найменувань від загальної потреби).
9. Визначено загальну площу та розміри технологічних зон зберігання та сортування лікарських засобів на прикладі моделі бази зберігання та розподілу медичного майна. Розроблено проект оптимальної технологічної схеми виробничого приміщення для зберігання та сортування лікарських засобів (загальної групи) на базі зберігання та розподілу медичного майна, до складу якого увійшли вісім технологічних зон: зберігання спиртів та імунобіологічних препаратів, зберігання лікарських препаратів, зберігання інфузійних розчинів, ділянки приймання та комплектування, службових приміщень, експедиції, ділянки фасування та резервної площі. На основі методу Парето обґрунтовано прийнятний варіант розміщення лікарських засобів в зоні зберігання, за яким медикаменти поточного постачання розташовуються уздовж так званих "гарячих ліній", а медикаменти перехідного запасу - уздовж "холодних ліній".
СПИСОК ОПУБЛІКОВАНИХ ПРАЦЬ ЗА ТЕМОЮ ДИСЕРТАЦІЇ
1. Трохимчук В.В. Історія військово-фармацевтичної логістики: [навч. посіб. для студ. мед. і фарм. вищ. навч. закл. ІІІ-ІV рівнів акредитації] / Трохимчук В.В., Шматенко О.П., Убогов С.Г. - К.: УВМА, 2007.
8-09-2015, 22:28