5) проведення консультацій і інструктажу працівників підприємства з питань організації документів в діловодстві, експертизи цінності документів і їх підготовки до передачі на подальше зберігання.
Експертна комісія працює відповідно до затвердженого керівника підприємства річним планом. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше дві третини складу комісії. Рішення приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписують голова комісії або його заступник і секретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколу керівником підприємства. Такий порядок зв'язаний з тим, що експертна комісія має статус дорадчого органу і її рішення не мають обов'язкової сили, поки не буде затверджений керівником підприємства.
Секретар ЕК забезпечує скликання комісії, складає протокол засідань, доводить до зведення структурних підрозділів, окремих посадовців підприємства рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.
3.Порядок проведення експертизи цінності документів
Згідно [9, п. 4.5.1] експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства підприємства спільно з експертною комісією під методичним керівництвом архіву підприємства.
За наслідками проведення експертизи цінності документів:
1) здійснюється відбір документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі в архів підприємства;
2) визначаються документи тимчасового зберігання (до 10 років) в структурних підрозділах підприємства;
3) вилучаються для знищення документи і справи минулих літ, терміни зберігання яких закінчилися.
Одночасно з цим перевіряється повнота і якість діючої номенклатури справ, правильність визначення термінів їх зберігання, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ.
Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі Переліку № 41, галузевих переліків документів, номенклатури справ підприємства шляхом поглядання кожного листа документа. Не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ. Існування такої вимоги може стати проблемою у випадку, якщо на підприємстві є інформація з обмеженим доступом - конфіденційна або таємна. Визначення режиму доступу до інформації оформляється у вигляді окремого положення або як додаток до облікової політики, які набувають чинності з моменту затвердження керівником і доводяться до зведення всіх працівників підприємства [19]. Тому щоб не порушувати вимоги, пов'язані з режимом доступу до такої інформації, доцільно включити положення, обумовлюючі особливості проведення експертизи цінності документів, які містять конфіденційні дані, як в Положення про конфіденційну (або таємницею) інформацію, так і в Положення про експертну комісію підприємства.
Під час проведення експертизи цінності виявляються дублікати документів, чернетки, неоформлені копії, які підлягають вилученню із справ постійного зберігання.
У разі встановлення в процесі експертизи цінності недостачі документів або справ, що числяться по номенклатурі, здійснюється їх розшук. Якщо документи не знайдені, складається акт про недостачу архівних справ (документів), який затверджує керівник підприємства [9, додаток 6], створюється комісія по службовому розслідуванню, призначається службове розслідування і видається наказ про залучення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, надається в архів підприємства.
1.2.7 Складання номенклатури справ
Впорядкування зберігання документів починається з складання номенклатури справ. Вона складається для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа, відбору документів на державне зберігання.
Відповідно до Закону [3, ст. 1] номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, з вказівкою термінів зберігання справ.
В номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань (брошур, довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій і т.і.).
При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в [7, 9].
Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, але різних по структурі, і має рекомендаційний характер.
Типові і зразкові номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери їх управління, і використовуються як методичні вказівки під час складання індивідуальних номенклатури справ.
Незалежно від наявності типової або зразкової номенклатури справ кожна юридична особа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальна номенклатура справ підприємства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.
Порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу наступний: вона розробляється посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і обов'язково узгоджується з керівником архівного підрозділу підприємства.
В номенклатурі справ структурного підрозділу указуються найменування (заголовки) справ, в які групуються документи після виконання. В заголовках в стислій узагальненій формі висловлюють відомості про склад і зміст документів в справі. Розміщення заголовків в номенклатурі справ повинне відповідати ступеню важливості вирішуваних питання з урахуванням взаємозв'язку документів, включених в конкретні справи. Як правило, першою в номенклатурі розміщується група справ, яка включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядливої документації самого підприємства (накази, розпорядження, рішення і т. п.), планово-звітна документація і листування. В групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
Кожна справа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення - індекс. Індекс справи - це цифрове і (або) алфавітно-цифрове позначення справи в номенклатурі справ, яке фіксують на обкладинці справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (по штатному розкладу або класифікатору структурних підрозділів) і порядкового номера справи в межах підрозділу. За наявності в справі декількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з вказівкою: т. 1, т. 2 і т.д.
Після закінчення року номенклатура справ структурного підрозділу в обов'язковому порядку закривається підсумковим записом, в якому указуються кількість і категорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.
Форма номенклатури справ структурного підрозділу приведена в [9, додатку 2].
Приклад заповнення номенклатури справ у відділі кадрів приведено у Додатку Б.
Номенклатура справ структурного підрозділу підприємства складається у трьох екземплярах:
перший екземпляр - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;
другий екземпляр - передається в службу діловодства підприємства;
третій екземпляр - використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.
Номенклатура справ структурного підрозділу після її розгляду і аналізу включається в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При складанні зведеної номенклатури справ вивчається і аналізується не тільки номенклатури справ структурних підрозділів, але і діяльність підприємства в цілому. Для цього використовують статут підприємства, положення про структурні підрозділи; штатний розклад; типову і зразкову номенклатури; номенклатури і описи справ за попередні роки; класифікатори документів і кореспондентів, які ведуться на підприємстві; типові і відомчі переліки документів з вказівкою термінів зберігання документів, а також враховують плани підприємства наступного року.
В кінці зведеної номенклатури справ приводяться номенклатури справ первинних суспільних організацій, якщо вони створені на підприємстві (наприклад, первинної профспілкової організації).
Форма зведеної номенклатури справ визначена в додатку 3 до Правил № 16 [9].
Зведена номенклатура справ може будуватися за структурним або функціональним принципом.
Структурний принцип використовується, як правило, на крупних підприємствах з чітко встановленою структурою. Розділами в такій номенклатурі справ будуть назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до затвердженої структури і штатного розкладу підприємства. При цьому першим розділом номенклатури указується служба діловодства.
Розділи можуть бути, наприклад, такими: канцелярія, плановий відділ, бухгалтерія, відділ маркетингу і збуту і т.д.
Функціональний принцип, тобто по напрямах діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками підприємства. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на підприємствах, що не мають структури. Розділи і підрозділи номенклатури справ підприємства, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції і галузі діяльності і розміщуються в ній по ступеню важливості, наприклад: організація роботи, планування, організація виробничої діяльності, облік і звітність, робота з кадрами і т.д.
В зведену номенклатуру справ підприємства включаються назви справ, які фактично заведені в діловодстві і відображають всі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі і справи тимчасово діючих органів (наприклад, справи ліквідаційної комісії), а також не закінчені діловодством справи, які поступили від інших підприємств (організацій-попередників) для їх продовження.
Справи з питань, рішення яких триває довше за один рік або які ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ щороку протягом всього терміну їх рішення або ведення.
Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК підприємства і узгоджується з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником підприємства.
Державні підприємства, установи, організації, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК вищестоящої організації.
Підприємства недержавної форми власності протягом року з дня реєстрації погоджують свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міськради. Згодом номенклатура справ подається на узгодження ЕК вищестоящої організації, а при її відсутності номенклатура справ узгоджується власній ЕК.
Один раз в 5 років зведена номенклатура справ підлягає узгодженню з відповідним державним архівом або вищестоящим органом. Крім того, таке узгодження здійснюється невідкладно у разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях і характері роботи підприємства.
Як в номенклатурі справ структурного підрозділу, так і в зведеній номенклатурі справ підприємства протягом року, на який вона складена, в графі «Прімітки» робляться відмітки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадовці, відповідальні за формування справ, про передачу справ в архів підприємства або іншим підприємствам для продовження ведення справ.
В кінці року зведена номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис підписує керівник служби діловодства виробництва підприємства. Про наявність відкритих за рік справ сповіщається керівник архіву підприємства.
В Додатку В приведена сводна номенклатура справ підприємства, яка построєна по структурному принципу.
Зведена номенклатура справ складається в чотирьох екземплярах, кожний з яких повинен мати гриф узгодження з відповідною архівною установою або вищестоящим органом, якщо на підприємстві не створюються документи Національного архівного фонду.
Перший (недоторканний) екземпляр зберігається в службі діловодства, другій - передається в архів підприємства для контролю формування справ в структурних підрозділах; третій - прямує у відповідний державний архів або вищестоящий орган, з яким узгоджувалася зведена номенклатура справ; четвертий - розподіляється по розділах між структурними підрозділами для практичної роботи.
Недержавні підприємства можуть складати зведені номенклатури справ у трьох екземплярах, а якщо у них немає структурного розподілу - в двох екземплярах.
Зведена номенклатура справ підприємства, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше за грудень переглядаються і уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються і затверджуються керівником підприємства (структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.
1.3 Технологія зберігання документів
1.3.1 Підготовка документів до зберігання
Формування справ
Закінчені в діловодстві документи повинні бути сформований в справи згідно номенклатурі справ.
При формуванні справ слід дотримувати такі правила:
- групувати в справи тільки оригінали (а у разі їх відсутності - завірені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;
- групувати в справи документи одного року (за винятком особистих, судових і перехідних справ). Особисті справи формуються протягом всього часу роботи особи на підприємстві;
- групувати в справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання;
- не включати в справи чорнові, особисті, дублетні документи, а також документи, які підлягають поверненню, і розмножені копії.
Як виняток, в необхідних випадках документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з рішенням одного питання, можуть групуватися протягом року в одну справу. Після закінчення року або рішення питання документи повинні бути розкладений в окремі справи згідно номенклатурі справ за таким принципом:
- в одну справу поміщають документи тільки постійного, а в інше - тільки тимчасового зберігання;
- в справу включають документи, що відносяться тільки до одного питання або групи споріднених питань, які складають єдиний тематичний комплекс, на початку справи поміщають ініціативний документ, потім документ-відповідь і всі інші документи в логічній послідовності і хронології;
- документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групують в справи на загальних підставах.
Якщо документи за змістом і термінам зберігання не можуть бути згрупований в справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням його назви і терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.
Справа не повинна перевищувати 250 листів (від 30 до 40 мм).
Поширеною помилкою підприємств є формування всіх наказів керівника в одну справу. Звертаємо увагу, що накази і розпорядження по основній діяльності, про прийом, звільнення, заохочення, сумісницю працівників, надання відпусток, відряджання, накладенні стягнень на працівників поміщають в різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групують в дві справи:
- протоколи і документи до них (доклади, довідки, проекти рішень і т. п.);
- документи по організації і проведенню засідань (порядок, регламент, список запрошених і перелік виступаючих денний і ін.).
Листування групується за змістом і кореспондентській ознаці і систематизував в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
Документи в особистих справах групуються в хронологічному порядку у міру їх поповнення в такій послідовності:
- внутрішній опис документів, включених в справу;
- заява про прийом на роботу (контракт);
- напрям або уявлення;
- особистий листок по обліку кадрів;
- автобіографія;
- документи про освіту (копії);
- накази про призначення, переклад, звільнення (копії або виписування);
- доповнення до особистого листка по обліку кадрів;
- довідки і інші документи.
Копії наказів про стягнення, заохочення, відомості про зміну прізвища в особисту справу не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особистого листка по обліку кадрів або в трудову книжку. При цьому звертаємо увагу, що відомості про стягнення в трудову книжку не вносяться [16, п. 2.2].
Лицьові рахунки працівників підприємства, відомості нарахування заробітної платні і інші аналогічні документи систематизували в межах року по прізвищах в алфавітному порядку або щомісячно.
Оформлення справ
Для передачі справ на зберігання їх слід правильно оформити.
Оформлення справи - це комплекс процесів, направлених на підготовку справи до зберігання і користування. Вимоги до оформлення справ встановлені розділом 5 Правил № 16 [9].
Оформлення справ, що підлягають зберіганню і передачі в архів, передбачає:
- перекладання документів в справі з розташуванням їх в прямому порядку, тобто зверху повинні знаходитися більш ранні документи, а знизу - більш пізні;
- нумерацію листів в справі;
- складання (в необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;
- складання засвідчувального напису справи;
- підшивання або палітурку справи;
- оформлення обкладинки (титульного листа) справи.
Всі листи в справі, окрім листів засвідчувального напису і внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами суцільною нумерацією в правому верхньому кутку простим м'яким олівцем або механічним нумерує. Чорнила, пасту або кольорові олівці застосовувати для нумерації листів не дозволяється. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Фотографії, креслення, діаграми і інші ілюстративні документи, які є окремими листами в справі, нумеруються з оборотної сторони в лівому верхньому кутку. Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками ит. п.) нумерується як один лист. Якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади і ін.), то кожний документ нумерується окремо.
Конверти з вкладеннями, підшиті в справу, нумеруються суцільною нумерацією листів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
Листи більшого, ніж А4, формату, підшиваються за одну сторону і нумеруються як один лист в правому верхньому кутку, а потім фальцюються у формат А4.
У разі окремих помилок в нумерації листів допускається використовувати буквені позначення листів (1а, 36 і т.і.). При великій кількості помилок листи перенумеровують шляхом закреслення однією косою межею старого номера і поставляння поряд нового номера.
До деяких категорій справ, які містять унікальні документальні пам'ятки, до документів з грифом «Для службового користування», особистим справам, судово-слідчим справам і ін. складається внутрішній опис документів. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією по діловодству на підприємстві.
Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, який містить перелік заголовків до текстів документів в справі з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, дат, номерів листів.
Внутрішній опис складається на окремому листі формою, приведеної в додатку 8 до Правил № 16 [9].
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому указуються цифрами і прописом кількість документів, включених в опис, і кількість листів внутрішнього опису. Якщо справа переплетена раніше без внутрішнього опису, то її бланк підклеюють з внутрішньої сторони обкладинки справи.
Зміни складу документів в справі (включення додаткових або виключення, заміна оригіналів копіями і ін.) відображаються в графі «Примітки» з посиланням на відповідні виправдувальні документи (акти, накази і т.п.), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
Внутрішній опис підписує особа, яка її склала.
Наведемо приклад складання внутрішнього опису особистих справ (Додаток Д).
В кінці справи складається засвідчувальний напис, який містить відомості про кількість листів, особливостях їх нумерації і фізичному стані документів в справі.
Засвідчувальний напис формою згідно додатку 9 до Правил № 16 складають на окремому листі, який поміщають в кінці справи, в друкарських екземплярах справ (облікові журнали,
8-09-2015, 13:15