Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. В ньому указуються дата складання, посада і прізвище укладача, який потім ставить свій підпис.
Після підшивання документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи.
Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівка кількості листів в справі яке проставляється на підставі засвідчувального напису справи.
Термін зберігання проставляється на обкладинці справи по номенклатурі справ ТОВ «ДТР» після звірки її з відомчим переліком документів з вказівкою термінів зберігання або після уточнення терміну зберігання по рішенню ЕК ТОВ «ДТР». На справах постійного зберігання пишеться: «Берегти постійно».
Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. В ньому указуються номер фонду, номер опису і номер справи.
Відповідальність за якісне і своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники.
Річні розділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу складаються по встановленій формі. Сукупність елементів описи кожної справи в описі називається описовою статтею.
Описова стаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступні елементи:
- порядковий номер справи (томи, частини) по опису;
- індекс справи (томи, частини);
- заголовок справи (томи, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
- дату справи (томи, частини);
- число листів в справі (томи, частини);
- термін зберігання;
- примітка.
В описах справ постійного зберігання графа термін зберігання опускається.
Кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. При наявності декількох томів (частин) кожний з них також має свій порядковий номер. Систематизацію справ в описи і привласнення номера опису структурного підрозділи здійснює архів організації.
В кінці опису робиться підсумковий запис. В ній указується цифрами і прописом число справ, що числяться по опису, перший і останній номер справ по опису.
Річний розділ описів на справи постійного зберігання для подальшої передачі в державний архів, підлягає твердженню ЕПК.
В ТОВ «ДТР» починає проводитися архівне зберігання документів в електронній формі.
Особливість електронного зберігання полягає у напрямі документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це
дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (при необхідності) з використанням видаленого доступу (по телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперової або електронної - і визначаються, як вже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів з вказівкою термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.
Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яку поміщається
документ, автоматично визначати його термін зберігання і ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.
Після закінчення діловодного року проводиться сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи ТОВ «ДТР» за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих по справам. Усередині справи документи розташовуються у порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довготривалого термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати подокументні описи, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткість. Такі описи значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві ТОВ «ДТР», забезпечують їх облік і збереження.
2.2 Рекомендації щодо удосконалення технології зберігання документів на ТОВ «ДТР»
У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання.
Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства.
Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання, зберігання.
Неодмінною ознакою сьогодення є виконання значного обсягу технічних та логічних операцій зі створення та використання документованої інформації. Спеціалісти ТОВ «ДТР» при використанні та аналізі документованої інформації зустрічаються з проблемами, що перешкоджають ефективній діяльності, а саме: низький рівень класифікації і кодування документів, їх стандартизації та уніфікації, нераціональні способи складання, обробки та зберігання документів.
Визначенні недоліки організації документообігу дають змогу виокремити такі основні напрями (етапи) його вдосконалення: організація системи та процесів керування документації; організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації; організація раціональної роботи з документами.
На етапі організації системи та процесів керування документацією передбачається здійснення організаційно-правового обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування та формування штату працівників підприємства загалом та служби діловодства зокрема.
Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідають потребам і стратегії підприємства. В організаційній структурі ТОВ «ДТР» має бути чітко зафіксована підпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія, секретаріат тощо) безпосередньо керівникові.
Особливу увагу слід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо). На ТОВ «ДТР» основним нормативно-методичним документом, що базується на використанні нових технологій, має бути Інструкція з діловодства, доповнювана та супроводжувана комплексом локальних документів, наприклад, альбомом уніфікованих форм документів, інструкцією з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю, а також номенклатурою справ.
Другий етап передбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксування робочих процесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Слід обирати ту структуру та вид службових документів, що найповніше відповідає кожній діловій функції, операції та дії.
Впровадження уніфікованої системи управлінської документації передбачає: розроблення інструкції (правил) з оформлювання документів на ТОВ «ДТР»; проведення семінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) з працівниками, що виконують діловодні процеси; забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів ТОВ «ДТР»; вивчення змісту стандарту працівниками структурних підрозділів та впровадження досвіду його застосування.
Важливим етапом раціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видів номіналів документів, групування їх на: періодичні та постійні (умовно постійні) форми.
Стандартизація діловодства на практиці сприяє чіткості організаційно-управлінської роботи й підвищує ефективність виконання управлінських рішень у кожному окремо взятому випадку. І тому, раціоналізація документообігу є одним із важливих критеріїв успішного функціонування підприємства.
Таким чином, дане дослідження організації ТОВ «ДТР» документообігу та виявлення їх недоліків передбачають підвищення якості документів як носіїв інформації, зменшення робочого часу, збільшення ефективності праці працівників на підприємствах при складанні, обробці й зберіганні документів, за рахунок реалізації пропонованих напрямів раціоналізації документообігу.
Висновки
Отже, з поведеного аналізу можна зробити висновки, що проблема збереження документів існувала з давніх-давен, коли людство тільки винайшло письмо.
Документи як такі виникли практично одночасно з писемністю: спочатку як засіб спілкування, визначення сімейно-майнових відносин, і, нарешті, передачі інформації. Документи є одним із найважливіших сховищ, людської пам'яті, життєвого досвіду, суспільного знання.
З найдавніших часів до нас дійшли різні види документів, відбитки наскальних малюнків та написів, викопані примітивним інструментальним знаряддям на гладких кам'яних брилах, єгипетські папіруси, виготовлені з очерету, якого вдосталь росло в дельті Нілу, старослов'янські письмена на берестяній корі, середньовічні манускрипти, написані на вже винайденому тоді папері тощо. За їх допомогою ми маємо можливість пізнавати власну історію, особливості побуту, рівень соціальних відносин, події, що відбувались у ті далекі часи.
У ХІХ - ХХ ст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Чужоземні матеріали цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви.
Ніхто і ніщо у світі не зникає безвісти. Кожна людина, група людей чи суспільство, держава залишає більшою чи меншою мірою сліди своєї діяльності. Тому так важливо забезпечити збереження документів. На сучасному етапі збереженням документів займається архівна наука. До основних напрямків її діяльності відноситься визначення матеріальної основи документів, їх фізичної, хімічної структури. На основі цих знань виробляються підходи щодо якісного збереження документів. Визначається якісна і кількісна сторони тривалості збереження документів, що представляють історичну, культурну, наукову цінність. Документи, які з часом можуть втратити свій вигляд і характерні властивості документа, підлягають реставрації з метою забезпечення їх подальшого збереження.
В результаті проведеного дослідження діяльності ТОВ «ДТР» був проведений аналіз сучасного стану ведення діловодства на підприємстві, проаналізовано засоби і методи збереження ділової документації, яка може представляти цінність в подальшому. Також було проаналізовано матеріальне забезпечення ТОВ «ДТР» в галузі забезпечення збереження документів, а саме стан архівної установи, правового забезпечення збереження документів. Не менш важливими на сучасному етапі є проблеми впровадження електронного документообігу та електронних архівів на підприємствах з метою забезпечення кращого, надійнішого збереження важливих і цінних документів. Тому рекомендаціями щодо покращення діяльності ТОВ «ДТР» є введення сучасної системи електронного документообігу та електронного архіву.
Використані джерела
1. ККУ -Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-111.
2. КоАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.
3. Закон № 3814 - Закон України «Про Національні архівні фонди і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.
4. Закон № 2181 - Закон України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами і державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-111.
5. Закон про бухоблік - Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
6. Порядок № 1004- Порядок створення і діяльності комісій по проведенню експертизи цінності документів, затверджений ухвалою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.
7. Перелік № 41 - Перелік типових документів, створюваних в діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, з вказівкою термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.
8. Положення № 88 - Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
9. Правила № 16 - Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16.
10. Положення про умови зберігання архівних документів - Положення про умови зберігання архівних документів, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 15.01.2003 р. №6.
11. Порядок № 32 - Порядок надання державними архівними установами допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов зберігання, реставрації, консервації, створенні фондів страховки і фондів користування документами, затверджений наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2002 р. № 32.
12. Типове положення № 58 - Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 р. № 58.
13. Зразкове положення про архів - Зразкове положення про архів (архівному підрозділі) об'єднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній і приватній формах власності, схвалене протоколом Методичної комісії Головного архівного управління при КМУ від 13.11.96 р. № 7.
14. Зразкове положення про експертну комісію - Зразкове положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи і організації, заснованої на приватній формі власності, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 30.04.2003 р. № 64.
15. Правила роботи держархивів - Основні правила роботи державних архівів України, схвалені протоколом колегії Державного комітету архівів України від 03.02.2004 р. № 2.
16. Інструкція № 58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58.
17. Лист Державного комітету архівів України от22.01.2003 р. № 05-75
18. Лист від 16.12.2002 р. № 02-18/724
19. «Вісник податкової служби України», 2005 № 27, с. 51
20. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний від 01.07.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.
21. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 01.01.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.
22. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та вибір термінів для індексування. Основні вимоги. – Чинний від 01.01.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.
23. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. – Чинний від 01.07.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.
24. Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи". // Відомості Верховної Ради. – 1994. – № 15.
25. Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (13 грудня 2001 р. № 2888–III).
26. Закон України "Про внесення змін до деяких законів України у зв'язку з прийняттям Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"" (6 березня 2003 р. № 594–IV).
27. Закон України "Про інформацію" // Голос України. – 1992. – № 13.
28. Закон України "Про науково-технічну інформацію" // Голос України. – 1993 – № 23.
29. Закон України "Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" (9 січня 2007 р. № 537-V).
30. Порядок зберігання електронних документів в архівних установах. (Затверджено наказом Державного комітету архівів України № 49 від 25.04.2005).
31. Новий Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України на заміну першого термінологічного державного стандарту України з архівної справи та діловодства ДСТУ 2732-94 й затверджено наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 р. № 97. Стандарт набув чинності 1 липня 2005 року.
32. Лесса Г.Г., ІІІеико В.Н. Информационные технологии в документоведении: Учеб. пособие. - X.: ХГИК, 1997. - 290 с.
33. Бирснбаум И.Е. История книги. - 2-е изд. - М.: Книга, 1981. - 247 с.
34. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. -- 256 с.
35. Зиновьева Н.Б., Саятіна НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». - Краснодар, 1995. - 58 с.
36. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. -М.: МГИАИ, 1977. - 132 с.
37. Книговедение: Энциклопедический словарь / Ред. коллегия: II.М. Сикорский (гл. ред.) и др. - М.: Сов. Энциклопедия, 1982. - 664 с.
38. Коренной АЛ. Информация и коммуникация. - К.: Наук, думка, 1986. - 143 с.
39. Крайская З.В., Чсллини Э.В. Архивоведение: Учеб. для средних спец. учеб. заведений. - М.: Норма, 1996. - 224 с.
40. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації. - К.: УкрІНТЕР, 1995. - 191 с.
41. Мигонь К. Наука о книге. Очерк проблематики. - М.: Книга, 1991. - 198 с.
42. Сергашн Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учеб. для вузов. - М.: Высш. шк., 1986. - 239 с.
43. Соколов А.В. Информационный подход к документальной коммуникации: Учеб. пособие. - Л., 1988. - 85 с.
44. Соколов А.В. Эволюция социальных коммуникаций.- Спб., 1995. - 163 с.
45. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Кн. палата, 1991. - 271 с.
46. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. - М., 1995. - Сб. 70. - С. 24-40.
47. Типология изданий. - М.: Кн. палата, 1990. - 231 с.
48. Хан-Пира Э.И. Архивоведческое терминоведение: Учеб. пособие по спецкурсу. - М.: МГИАИ, 1990. - 136 с.
49. Хойнацькии М. Основи стандартизації // Вісн. Кн. палати. - 1996. - № 4. - С. 30-32.
50. Хойнацькии М. Основи стандартизації // Вісн. Кн. палати. - 1997. - № 3. - С. 20- 24.
51. Хойнацькии М. Стан стандартизації в Україні та напрями вдосконалення розроблення державних стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи // Вісн. Кн. палати. - 1996. - № 1-2. - С. 17-19.
52. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури / Рівн. держ. ін-т культури. - К.: Кн. палата України, 1998. - 80 с.
53. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа
8-09-2015, 13:15