- номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи організації, підприємства.
Номенклатура справ, на ТОВ «ДТР», як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати визначеним вимогам, найважливіші з яких:
- обхват всіх документів, одержуваних і створюваних в процессе діяльності організації;
- роздільне угрупування в справи документів постійного і тимчасового термінів зберігання;
- конкретне і чітке формулювання заголовка справи, яке повністю відображає склад і зміст документів в ньому і виключає можливість включення в справу документів, не відповідних його змісту і терміну зберігання;
- систематизація справ усередині розділів номенклатури в згідно з ступенем важливості і терміном зберігання документації.
На ТОВ «ДТР» розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:
- визначення круга документів для включення в номенклатуру;
- складання заголовків (найменувань) справ;
- розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ;
- визначення термінів зберігання справ;
- визначення системи індексації і встановлення індексів справ;
- оформлення і посвідчення номенклатури справ.
Основна вимога до номенклатури - обхват всіх документів, що утворюються в процесі діяльності ТОВ «ДТР». При цьому повинна враховуватися документація, яка створювана в самій організації, так і одержувана від інших організацій і осіб включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.
В номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих груп, створених для вирішення якої-небудь конкретної задачі, документи суспільних організацій.
В номенклатуру справ включаються також документи, не закінчені діловодством, які поступили з інших організацій для продовження або закінчення рішення питання; справи з питань, що продовжуються більш одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну рішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, що утворилися після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ в кінці кожного розділу номенклатури передбачають декілька резервних номерів.
Не включаються в номенклатуру друкарські видання (збірки, довідники і т.і.).
Потім робиться складання заголовків справ. Це найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ.
Заголовок справи повинен в узагальненій формі стисло, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, оскільки саме по заголовку справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти і ін.), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентів, дати, а також вказівка автентичності, копійності т.і. В заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальне листування» і т.п.
Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівки на вигляд і характер документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт про діяльність ТОВ «ДТР»», «Місячні звіти про відвантаження товарів».
В заголовку справи, що містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): «Річний звіт по окремих показникам фінансової діяльності ТОВ (ф. 10-ф)».
Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних їм функцій.
В номенклатурі справ ТОВ «ДТР» систематизують по ступеню їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів.
Першими поміщаються справи, включаючі організаційно-розпорядливі документи директивних і вищестоящих органів, потім - справи, що містять організаційну документацію, що відноситься до діяльності організації в цілому (статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу. Далі розташовують справи з розпорядливою документацією самої установи або організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними) листуванням і іншими документами.
Терміни зберігання справ установлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для угрупування документів в справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не могут поміщатися в одну справу.
Терміни зберігання встановлюються по переліках документів з вказівкою термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.
Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються залежно від значущості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання справи встановлюється для найціннішої документації, тобто більший.
Наприклад, якщо в справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років.
Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченої діловодством в 2008 р., обчислюється з 1 січня 2009 р.
Для практичного використовування номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, привласнюванні справам - індекси справ.
Для ТОВ «ДТР» номенклатура будується по виробничій або функціональній схемі. В цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д.
В зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу і порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформовано в структурному підрозділі, якому привласнений індекс «03» (збут), і в номенклатурі справ даного підрозділу заголовок справи розташовуються під номером «2» (02).
Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу під одним і тим же індексом.
Номенклатура справ складається по уніфікованій формі, яка розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі забезпечення документації управління і Основних правилах роботи відомчих архівів.
Форма номенклатури є таблицею з п'яти граф: індекси справ заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання і примітки (Додаток В).
В першій графі проставляють індекс справи, включеної в номенклатуру. В кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених наперед справ у разі їх появи.
Друга графа - назви заголовків справ.
Кожна справа складає один або декілька томів. Це стає відомо після закінчення діловодного року. Тому третя графа - кількість справ (томів, частин) - заповнюється саме тоді.
В графі «Строк зберігання і статті по Переліку» указують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а бережуть «до минования потреби» (наприклад, інструктивні листи вишестоячих організацій, прислані для зведення) або «до заміни новими» (наприклад положення, інструкції). В цьому випадку в графі проставляють саме ці відмітки.
Тут же може бути проставлений відмітка, яка означає, що по закінченні діловодного року справа повинна бути піддана експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне зберігання.
В графі «Примітки» протягом всього терміну дії номенклатури справ
своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т.п.
В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії і кількості заведених і включених в номенклатуру справ.
В підсумковому записі окремо указується кількість справ постійного зберігання з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно.
Крім того, указується кількість справ, перехідних наступного року.
Після підсумкового запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання.
Номенклатура складається особою, відповідальною за забезпечення документації, і узгоджується з архівом підприємства організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи поступають на державне зберігання номенклатура справ прямує на узгодження в державний архів приймаючий справи даної організації, і лише після цього затверджується керівником організації.
Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися в трьох екземплярах.
Номенклатура справ ТОВ «ДТР» (зведена) повинна складається в чотирьох екземплярах. Погоджують і затверджують два екземпляри, з яких один зберігається в організації і є документом постійного зберігання.
Другий екземпляр зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписувань, які завіряються службою і прямують у відповідні структурні підрозділи для закладу справ.
Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справа заводиться окрема тека (тека-швидкозшивач або тека-реєстратор).
Робота по формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справам); розташування документів усередині справ в певній послідовності; оформлення обкладинок справ.
Формуванням справи називається групування виконаних документів в справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.
Після того, як документи виконані, вони поміщаються у відповідні справи і систематизували усередині них. Справа вважається заведеною з моменту появи першого виконаного документа.
Правильний розподіл документів в справи має величезне значення, оскільки забезпечує швидкий пошук необхідних документів і їх збереження.
Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справа заводиться окрема тека (тека-швидкозшивач або тека-реєстратор).
Робота по формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по теках (справам); розташування документів усередині справ в певній послідовності; оформлення обкладинок подів.
Велике значення має правильне розташування документів усередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації. Документи систематизуються в справах відповідно по окремим принципам. Найістотнішими і практично найзручнішими є: питання-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.
Частіше за інші використовується принцип питання (питання-логічний) згідно якому документи розташовують в справах в логічній послідовності рішення того або іншого питання. Така систематизація співпадає з хронологічним розташуванням документів.
При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д.
В нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, невигідні і т.д.).
Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. в особисту справу не підшивають, так як ці відомості записуються на додаток до особистого листка по обліку кадрів.
Разом з принципами систематизації документів при формуванні справ слідує дотримуватися основних правил, загальних для всіх категорій документів:
- в справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягаючі поверненню документи підшивати в справу забороняється;
- кожний документ, поміщений в справу, оформлений в відповідності з вимогами державних стандартів і інших нормативних актів. Тому до підшивання документа в справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу дат, відміток і т.д.;
- в справу включаються документи в одному екземплярі. Чернетки, розмножені копії разом з оригіналами не підшиваються. Виключення можуть складати тільки чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є відмітки, візи і т.п., доповнюючи зміст перших екземплярів;
- документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;
- в справи групуються документи одного календарного року, за виключенням перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи осіб в організації;
- документи поміщаються в справу зі всіма що відносяться до них додатками і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий об'єм, з них формують самостійну справу.
Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що складає приблизно 250 листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи. Кількість томів кожної справи указується в номенклатурі справ в кінці року.
Правильне угрупування документів в справи і їх систематизація в справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшого зберігання і використовування.
В ТОВ «ДТР» організація і зберігання документів знаходиться на високому рівні і відповідає усім вимогам зберігання ділових документів на підприємстві.
Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів організації. В ТОВ «ДТР» справи зберігаються секретарем.
Справи розміщуються в шафах, що закриваються, що забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла. Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожної справи указується його індекс по номенклатурі. Номенклатура справ прикріпляється на внутрішніх дверцях шафи.
Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи по номенклатурі, а потім по номеру справи - потрібну теку з документами.
Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішній опис.
Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, що містить перелік документів справи з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів листів.
Внутрішній опис складається для справ, що містять особливо цінні документи документи обмеженого доступу, для особистих справ, а також подів, сформованих по видах документів і складних за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією по діловодству установи, організації або підприємства.
Внутрішній опис поміщається на початку справи, і в неї вписуються дані про кожному документі, що підшивається. Після закінчення формування справи складається підсумковий запис внутрішнього опису з вказівкою кількості включених в нього документів і кількості листів самого опису.
Документи, вже включені в справу, можуть бути протягом року потрібні працівнику ТОВ «ДТР». В цьому випадку вони можуть бути вийняти з справи тільки відповідальним за формування і зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якому указується, коли, кому і на якій термін виданий документ.
Після завершення діловодного року видача документів з справи не допускається. При необхідності в тимчасове користування може бути видана справа цілком.
Якщо вимагається видати цілком всю справу, заповнюється карту -заступник, в якій указуються номер виданої справи, дата видачі, кому видана справа, на який термін, розписи в отриманні і прийомі після повернення документів.
Карта-заступник поміщається на місці виданої справи.
Дозвіл на видачу справ в інші організації може бути даний тільки керівником ТОВ «ДТР».
Вилучення документів із справ на вимогу компетентних органів (наприклад прокуратури і т.д.) може проводитися тільки на підставі письмового розпорядження цих органів, з дозволу керівництва. В цьому випадку обов'язково складається акт про вилучення оригіналу документа, а на його місце в справу підшивається завірена копія.
Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання і використовування. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 літ) термінів зберігання.
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання основі прийнятих критеріїв.
В узагальненому виді задачі експертизи цінності документів полягають в наступному:
- відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання в державні архіви;
- відбір на тимчасове зберігання документів, які не являють історичної цінності, але зберігаючи практичне значення;
- виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і що втратили практичне значення;
- встановлення або зміна термінів зберігання документів. Документи оцінюються на підставі принципів історизму системності, цілісності. Критеріями оцінки документів являються їх походження, зміст і зовнішні особливості.
Експертиза цінності в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, а також при підготовці справ до подальшого зберіганню і при виділенні справ на знищення.
Для організації і проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання і знищення в ТОВ «ДТР» створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
Щорічно в ТОВ «ДТР» проводять відбір документів на постійне і тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів при участі співробітників відомчого архіву. Він припускає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться в справі. Не тільки на основі заголовків справ, а шляхом поаркушевого перегляду документів визначається їх наукова і практична цінність і відповідні терміни зберігання.
В результаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами зберігання:
1) постійного зберігання в державних архівах;
2) тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
3) тимчасового зберігання (до 10 років);
4) підлягаючі знищенню у зв'язку із закінченням терміну зберігання.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі у відомчий архів.
Вони зберігаються централізований службою забезпечення документації або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.
Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівна установа дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання.
Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова і члени ЕК, затверджує керівник ТОВ «ДТР».
Оформлення справи припускає комплекс робіт по підшиванню документів, нумерації листів, складанню засвідчувального напису, складанню (в деяких випадках) внутрішнього опису документів, внесенню уточнень в реквізити обкладинки справи.
Оформлення справ починається з моменту їх закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі у відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби забезпечення документації організації і структурних підрозділів. Оформлення може бути частковим або повним. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються в швидкозшивачах, листи не нумеруються і здаються в архів по номенклатурі справ. Але справи можуть і не здаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використовування в довідковій роботі.
Складати
8-09-2015, 13:15