В засвідчувальному написі указують цифрами і прописом кількість листів в справі і окремо, через знак «+»(плюс), кількість листів внутрішнього опису, якщо вона є.
В засвідчувальному написі обмовляються наступні особливості нумерації документів справи:
- наявність буквених і пропущених номерів листів;
- номери листів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками і т.п.;
- номери великоформатних листів;
- номери конвертів з вкладеннями і кількість листів вкладень.
Всі подальші зміни в складі і стані справи (заміна оригіналів документів копіями, приєднання нових документів, пошкодження листів) указуються в засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдувальний документ (акт, наказ). При великій кількості перенумерованих листів в справі складається новий заверительний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
Засвідчувальний напис підписує її укладач.
Наведемо приклад складання засвідчувального напису (Додаток Ж).
Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу переплітають в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, прошиваються в чотири проколи спеціальними суворими нитками або дратвою. Металеві скріпки при цьому віддаляються.
Під час палітурки або підшивання документів не можна зачіпати текст. Якщо текст документа надрукований дуже близько до його лівого краю, край листа документа слідує наростити папером тієї ж якості, що і документ.
На справах постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання і особового складу оформляються обкладинки справ формою, встановленої додатком 10 до Правил № 16.
Перед передачею справ в архів підприємства в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення і додаткові відомості: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів; проставляються номери наказів, протоколів, форм звітності, робляться вказівки на копійність документів і т.д.
На обкладинці справи проставляються:
- дата документів (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з декількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі поставляння точних календарних дат указують число, місяць і рік (місяць - прописом);
- номер по опису і, за узгодженням з архівом підприємства, номер опису і номер архівної фундації;
- у разі зміни назви підприємства (його структурного підрозділу) протягом періоду, що охоплює документи справи, або при передачі справ в інше підприємство (структурний підрозділ) указується нова назва підприємства (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ проводяться чітко, розбірливо, чорним світлостійким чорнилом або пастою.
Складання описів справ
Перед передачею справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу в архівний підрозділ підприємства на підставі експертизи цінності документів необхідно скласти описи справ. У випадку якщо за рішенням керівника справи тимчасового (до 10 років) зберігання передаються в архів, на них також слід скласти опис.
Описи справ структурних підрозділів і підприємства в цілому (для підприємств з централізованим формування і зберіганням справ) складаються формою, встановленої додатком 1 до Правил № 16 [9].
Описи справ ведуться протягом декількох років з суцільною єдиною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.
Опис справ структурного підрозділу складається особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, з дотриманням наступних правил:
- номер опису повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу з додаванням першої букви назви категорії документів (постійного зберігання - П; тимчасового зберігання - Т; по особовому складу - ОС) і чотирьох цифр року, в якому заведені включені в опис справи. Наприклад, опис справ постійного зберігання структурного підрозділу № 07, які числяться по номенклатурі справ і заведені в 2010 році, матиме номер 07 П - 2010;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний лист) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу «Термін зберігання, стаття по переліку»;
- в графі опису «Крайні дати справи, тому, частини» указуються крайні дати документів - найранішого і найпізнішого документа, внесеного в справу. Число і рік відображаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;
- графа «Примітки» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам або іншому підприємству, про наявність копій документів в справі і інших;
- систематизація справ, включених в опис, повинна відповідати систематизації по номенклатурі справ як структурного підрозділу, так і підприємства в цілому;
- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опис під окремим номером;
- у разі внесення в опис декількох справ підряд з однаковим заголовком приводиться повністю тільки заголовок першої справи, а далі вони замінюються словами «те ж», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис повністю (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється повністю);
- справи по особовому складу вносяться в опис в алфавітному порядку, з тематики, хронології.
В кінці опису робиться підсумковий запис з вказівкою (цифрами і прописом) кількості справ, що числяться по опису, першого і останнього номерів справ в описі, а також обмовляються особливості нумерації (буквені і пропущені номери справ).
В річний розділ опису вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У такому разі в кінці розділів опису кожного подальшого року ставиться відмітка «Документи з цього питання див. також в розділі за_год №_», а графи 4 і 5 опису не заповнюються.
Опис справ структурного підрозділу складається в двох екземплярах, перший - передається разом із справами в архів (архівний підрозділ) підприємства, другий - залишається в структурному підрозділі як контрольний і підписується укладачем з вказівкою його посади, узгоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.
Опис справ структурного підрозділу є підставою для складання зведеного опису справ підприємства.
Наведемо приклад складання опису справ по особовому складу відділом кадрів підприємства (Додаток К).
1.3.2 Зберігання документів
Тимчасове зберігання документів в структурних підрозділах підприємства
З моменту створення (надходження) і до передачі їх в архів підприємства документи зберігаються по місцю формування справ, тобто в структурних підрозділах. На невеликих підприємствах зберігання може здійснюватися централізований в службі діловодства.
Збереження документів і справ в структурних підрозділах забезпечують керівники цих підрозділів і посадовці, відповідальні за діловодство. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, в шафах і столах, які закриваються. В цілях підвищення оперативності пошуку документів справи в шафах розташовують відповідно до номенклатури справ, по привласненому в ній індексу, який указують на корінці обкладинки справи.
Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
Видача справ в тимчасове користування іншим підрозділам підприємства або іншим підприємствам здійснюється з дозволу керівника. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 4 до Правил № 16 [9]), в якій указуються назва справи, його індекс по номенклатурі, дата видачі, кому справа видана, дата його повернення, підписи осіб, які видали і прийняли справу.
Вимоги до зберігання бухгалтерських документів встановлені розділом 6 Положення № 88 [8]. Так, первинні документи і облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Під спеціальним приміщенням, як вказано в листі Мінфіну від 22.07.2002 р. №053-3996 [19], розуміється приміщення з температурно-вологим режимом, який забезпечує збереження документів і записів в них, а також приміщення, що виключає можливість використовування або винесення документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.
Бланки строгої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх збереження.
Зберігання первинних документів і облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх в архів забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії підприємства працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.
У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акту прямує органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство, а також державної податкової інспекції в 10-дневный термін [8, п. 6.10]
Вилучення первинних документів, облікових регістрів і звітів контролюючими органами може здійснюватися тільки відповідно до чинного законодавства України. При цьому вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідному посадовцю підприємства.
Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені, то з дозволу і у присутності представника органів, які проводять вилучення, працівники підприємства можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати і т.і.).
При поверненні документів, які були раніше вилучені, вони приймаються під розписку відповідним посадовцем підприємства. Разом з рішенням про повернення документи підшиваються в ті ж томи, з яких вони були вилучені і в яких знаходяться ухвали про вилучення.
Передача справ в архів підприємства
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання підлягають здачі в архів підприємства для зберігання і подальшого використовування. Їх передача здійснюється тільки по описах справ.
Що стосується справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), то вони можуть передаватися в архів підприємства за рішенням керівника. Проте, як правило, такі справи зберігаються в структурних підрозділах, в яких вони були сформовані.
Підготовка справ до передачі в архів включає перевірку оформлення справ і документів кожної справи, перевірку правильності формування документів в справи і відповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення яких-небудь недоліків працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.
Приймання (передача) кожної справи здійснюється працівником архіву підприємства у присутності працівника структурного підрозділу, що здає документи. У всіх екземплярах опису справ проводиться відмітка про ухвалення кожної справи, і в кінці опису указуються цифрами і прописом фактична кількість справ, номера відсутніх справ, дата приймання-передачі справ і підпису осіб, що здають і приймаючих справи. Доставка справ в архів здійснюється підрозділами-здавальниками.
В архіві підприємства на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ підприємства.
Заголовки справ включаються в зведений опис тільки після звірки з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних підприємств - із зведеною номенклатурою справ за той же рік, а також перевірки правильності формування і оформлення справ.
Зведений опис справ складається формою згідно:
- додатку 11 до Правил № 16 - для справ постійного зберігання;
- додатку 13 до Правил № 16 - для справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
- додатку 14 до Правил № 16 - дня справ по особовому складу [9].
Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ в яких досягла числа 9999 (або 999, якщо річний документообіг підприємства менше 600 документів), вважаються закінченим описом.
Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ є титульний лист (додаток 12 до Правил № 16), зміст, передмова і список скорочень, які поміщаються в опис перед описовими статтями у вказаній послідовності і складають довідковий апарат до опису. Закінчений опис разом з довідковим апаратом до неї переплітаються в тверду обкладинку, всі листи опису нумеруються суцільною нумерацією.
Справи, що створюються в подальші роки, включаються в інший опис, що має наступний порядковий номер. При цьому нумерація описів справ постійного зберігання проводиться в суцільному порядку починаючи з № 1. Номер вибулого опису іншим описам не привласнюється.
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються суцільною нумерацією з надбавкою до неї буквеного індексу «Т», наприклад № 4-Т.
Описи справ по особовому складу нумеруються суцільною нумерацією з надбавкою до неї індексу «ОС», наприклад № 1-ОС. Зупинимося більш детально на складанні опису справ по особовому складу.
Опис справ по особовому складу складається по встановленій формі (згідно додатку 14 до Правил № 16 [9]). Заголовки справ опису по особовому складу систематизували по номінальній ознаці в такій послідовності:
- накази по особовому складу;
- списки особового складу;
- картки обліку особового складу;
- особисті справи;
- лицьові рахунки по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);
- трудові книжки (незатребувані);
- акти про нещасні випадки і ін.
Особисті справи (особисті картки) вносяться в опис по року звільнення працівника і систематизували в алфавітному порядку прізвищ звільнених громадян.
Описи справ по особовому складу підписуються укладачем і керівником кадрової служби, схвалюються ЕК підприємства, узгоджуються з ЕПК відповідного державного архива і затверджуються керівником підприємства.
Підприємства, які передають документи на державне зберігання, складають описи справ по особовому складу у трьох екземплярах а підприємства, які не передають документи на державне зберігання, - в двох.
Наведемо приклад складання опису справ по особовому складу підприємства (Додаток Л).
Вимоги до забезпечення збереження документів в архіві
Правила № 16 містять цілий ряд вимог до приміщень архіву, електро- і протипожежному устаткуванню архіву, температурно-вологому, світловому і санітарно-гігієнічному режимам, устаткуванню архіву, розміщенню документів в архівохранилище, а також до порядку видачі справ з архівохранилища і перевірці наявності і стану справ.
Окрім Правил № 16, певні вимоги до умов зберігання архівних документів, що забезпечують їх належне збереження, висуває Положення про умови зберігання архівних документів. Норми цього Положення є обов'язковими для архівних установ, юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться документи Національного архівного фонду. Для архівних установ, юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться архівні документи, які не входять до складу НАФ, Положення про умови зберігання архівних документів носить рекомендаційний характер.
Необхідність дотримання вимог до забезпечення збереження документів обумовлена серед іншого тим, що перед прийомом документів на державне зберігання представник державного архіву перевіряє фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів і складає відповідний акт у разі виявлення їх пошкоджень. Пошкодження усуваються шляхом фумигации, консервації, реставрації і інших заходів за рахунок засобів підприємства.
Зупинимося на основних вимогах до забезпечення збереження документів в архіві.
Вимоги до приміщень архіву. Згідно п.п. 8.1.1 Правил № 16 приміщення архіву складаються з сховища для зберігання документів, робочих кімнат працівників архіву і окремої кімнати для роботи користувачів з документами. В архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 подів), допускається вивчення документів користувачами в робочій кімнаті працівників архіву. Допускається як виняток зберігання архівних документів фізичних осіб в приміщеннях іншого призначення за умови забезпечення їх захисту від несанкціонованого доступу.
Приміщення для зберігання документів повинні бути ізольовано від інших приміщень, віддалено від виробничих, складських, лабораторних і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів і не повинне мати з ними загальних вентиляційних каналів (п.п. 8.1.3 Правил № 16). Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будов, зайнятих службами громадського харчування, харчовими і шкіряними складами, а також організаціями, що застосовують пожаронебезпечні технології.
Крім того, в сховищі архіву заборонено прокладати газові, водопровідні, каналізаційні і інші магістральні трубопроводи.
Проведення труб немагістрального характеру допускається тільки за умови їх ізоляції, яка робить неможливим проникнення викидів з них в сховищі.
Відповідно до п.п. 8.1.4 Правил № 16 в приміщеннях архіву повинен бути запасний вихід. Зовнішні двері приміщення ізолюються металом, в неробочий час вони опечатуються. Друк разом з ключами від приміщення архіву зберігається у чергового по підприємству або у іншому місці згідно правилам внутрішнього трудового розпорядку.
Правила № 16 передбачають додаткові вимоги до приміщення архіву, якщо воно розташовано на першому поверсі. В цьому випадку на вікнах встановлюються відкидні металеві грати і охоронна сигналізація.
Вимоги до электро- і протипожежному устаткуванню архіву передбачають, зокрема, необхідність проведення електропроводки в приміщеннях архіву тільки в прихованому вигляді або в газових трубах (п.п. 8.2.1 Правил № 16). Крім того, сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнаний пожежною сигналізацією і засобами пожежегасінні.
На випадок виникнення пожежі і інших надзвичайних ситуацій в архіві складається план заходів, в якому повинні бути передбачений шляхи евакуації і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи щодо охорони документів в місцях евакуації і укриття. План таких заходів узгоджується з відповідними службами (пожежної, охоронної, технічного нагляду) підприємства і затверджується його керівником [9, п.п. 8.2.4].
В сховищах забороняється куріння і застосування нагрівальних електроприладів.
Основною вимогою до температурно-вологого режиму є вимога до параметрів температури (+17 - +19 °С) і відносної вогкості (50 - 55 %).
Що стосується вимог до освітлення, то п.п. 8.3.3 Правил № 16 допускають як природне, так і штучне освітлення в архівосховищах. При природному освітленні не допускається попадання сонячного проміння на документи, для чого вони поміщаються в картонажі, теки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються щільними шторами, жалюзі або віконницями, стелажі розміщуються перпендикулярно вікнам. Для штучного освітлення в архівосховищах застосовуються електролампи в плафонах або люмінесцентні лампи фіолетового або жовтого відтінків.
Серед вимог до санітарно-гігієнічних режиму слід виділити
8-09-2015, 13:15