В приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, брудному взутті, зберігання яких-небудь сторонніх предметів, зберігання і вживання харчових продуктів, а також розведення кольорів.
Однією з вимог до устаткування архіву є вимога до розміщення стелажів в архівосховищах, зокрема:
- ширина головного проходу між рядами стелажів повинна складати 120 см;
- ширина проходів між стелажами - 80 см;
- відстань між полицями - 40 см;
- відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см;
- відстань між стелажами і опалювальними системами - не менше 110 см.
Правила №16 допускають в архівах підприємств, де зберігається менше 100 справ, їх розміщення в шафах, які закриваються і знаходяться в робочих приміщеннях. Ключі від таких шаф повинні бути тільки у керівника архіву (особи, відповідальної за архів) [9, п.п. 8.5.2].
Серед вимог до розміщення документів в архівосховище увагу потрібно обернути на те, що документи, що поступають в архів, повинні розміщуватися на стелажах (в шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних надходжень [9, п.п. 8.6.1]. При цьому документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (більше 10 років), тимчасового зберігання і по особовому складу. Документи ліквідованих підприємств - попередників підприємства зберігаються окремо.
Крім того, Правила № 16 містять пряму заборону на зберігання архівних справ штабелями на підлозі, підвіконнях і в інших, не передбачених для цього місцях.
Перевірка наявності і стану справ в архіві підприємства
Ще однією мірою по забезпеченню збереження документів архіву є встановлення вимог до перевірки наявності і стану справ. Згідно Правилам № 16 перевірка наявності і стани справ проводиться:
- справ постійного зберігання - в плановому порядку один раз в 5 років, а також перед передачею документів на державне зберігання [9, п.п. 8.8.1];
- справ тривалого (більше 10 років) зберігання і по особовому складу - раз в 10 років [9, п.п. 8.8.2].
Перевірка наявності і стани справ може проводитися також позапланово [9, п.п. 8.8.3] в таких випадках:
- після переміщення документів в інше сховище;
- після ліквідації наслідків стихійної біди;
- при зміні керівника архіву (особи, відповідальної за архів);
- під час реорганізації або ліквідації підприємства.
Щорічно перевіряються справи, які протягом року видавалися з архівосховище для користування.
Перевірка проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник підприємства, шляхом зіставлення заголовків і інших реквізитів архівного опису з описом справ на обкладинках (титульних листах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального посторінкового перегляду і ідентифікації документів в середині справи.
Під час перевірки заповнюється лист перевірки наявності і стану справ формою згідно додатку 23 до Правил № 16, в якому фіксуються всі виявлені недоліки. На підставі підсумкових записів в листах перевірки складається акт перевірки наявності і стану справ архівної фундації в цілому формою згідно додатку 24 до Правил № 16, який затверджується керівником підприємства.
Відповідно до п.п. 8.8.9 Правил № 16, якщо перевіркою виявлена недостача справ, організується їх розшук, для чого необхідно:
- вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видачу справ з архівосховище;
- організувати розшук не виявлених справ в структурних підрозділах, де вони були сформовані;
- перевірити в архівосховище справи структурних підрозділів або інших фундацій, які розміщені поряд, оскільки справи можуть бути неправильно підкладений;
- вивчити документи справи фундації, в першу чергу акти про вилучення документів для знищення, про передачу документів іншим установам, на державне зберігання, а також акти і листи попередніх перевірок наявності і стану справ.
Розшук не виявлених справ проводиться протягом року після закінчення перевірки наявності і стану справ.
Справи, знайдені під час розшуку, поміщаються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів і інших облікових документів.
Документами, підтверджуючими відсутність справ, можуть бути:
- акти про вилучення їх для знищення;
- акти про невідновлене пошкодження справи;
- акти передачі справ іншим підприємствам і на державне зберігання.
Якщо розшук справ залишився безрезультатним і їх відсутність не була підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи формою згідно додатку 28 до Правил № 16.
Як було вказане вище, перевірка наявності і стани справ здійснюється також при прийманні-передачі справ у зв'язку із зміною керівника архіву (особи, відповідальної за архів). При цьому перевіряється також наявність і стан облікових документів, довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек і т. п.), друку і штампів, якими користується архів, стелажного, протипожежного і іншого устаткування, охоронної сигналізації, а також умов зберігання документів [9, п. 12.2].
Для приймання-передачі архіву наказом керівника підприємства призначається комісія в складі не менше трьох чоловік, у складі якої обов'язково повинен бути представник служби діловодства. Складається акт приймання-передачі справ, обліково-довідкового апарату до них, а також приміщень, устаткування і інвентарю архіву формою згідно додатку 37 до Правил № 16. Акт підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії і затверджується керівником підприємства.
Передача документів на державне зберігання
Підприємства і установи, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, передають їх на державне зберігання після закінчення граничних термінів їх зберігання в архіві підприємства. Передача здійснюється щорічно відповідно до графіка, затвердженим керівником підприємства і відповідного державного архіву.
На підприємствах з невеликим об'ємом справ постійного зберігання, а також в суспільних організаціях, що здійснюють діяльність в межах термінів скликання, передача документів на державне зберігання може проводитися один раз в 3 - 5 років або після закінчення термінів скликання.
Підприємства, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, можуть передавати в державні архіви документи тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу.
За відсутності у підприємств приміщень для зберігання документів передача справ в державний архів може здійснюватися достроково на платній основі.
Документи підприємств передаються на державне зберігання у впорядкованому стані по описах, затверджених в установленому порядку. Надходження документів оформляється актом приймання-передачі (додаток 27 до Правил № 16), який складається в двох екземплярах. Перший екземпляр разом з документами передається в державний архів, а другий залишається в справі фундації архіву підприємства.
Описи, на підставі яких здійснюється передача справ, складаються у трьох екземплярах. На всіх екземплярах описів робляться відмітки про приймання справ в державний архів. Четвертий екземпляр опису разом з екземпляром акту залишається в архіві підприємства.
Випадки відсутності окремих справ обмовляються в акті приймання-передачі документів, а причини відсутності справ - в довідці, прикладеній до акту. Документи в державний архів доставляються транспортом і за рахунок підприємства-здавальника.
Разом із справами на державне зберігання передається історична довідка про підприємство або доповнення до неї. Історична довідка виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості по історії підприємства і його документів. Вона складається під час першого надходження документів в архів. Згодом надається доповнення до історичної довідки. Історична довідка підписується керівником архіву або особою, відповідальною за архів, і друкується в чотирьох екземплярах.
Історична довідка містить три розділи: історія підприємства (установи), історія фонду, характеристика документів фонду.
В першому розділі історичної довідки в хронологічному порядку відображаються відомості про:
- розпорядливих актах про створення, реорганізацію, ліквідації підприємства-фондотворця;
- крайніх датах діяльності підприємства (установи);
- завданнях і функціях підприємства, їх змінах;
- масштабі діяльності підприємства (установи), сіті підвідомчих організацій;
- змінах в найменуванні і підкоренні підприємства (установи);
- структурі підприємства (установи) і її змінах.
Другий розділ довідки включає:
- кількість справ у фонді і крайні дати документів фонду;
- час надходження документів фонду в архів;
- зміни в складі і об'ємі фонду, їх причини;
- дата першої передачі документів фонду на державне зберігання і назву відповідного державного архіву;
- ступінь збереження документів фонду.
В третьому розділі приводяться:
- узагальнена характеристика фонду по видах документів і їх змісті;
- відомості про довідковий апарат до фонду;
- напрями використовування документарної інформації фонду.
Історична довідка доповнюється у міру поповнення фонду новими надходженнями.
Передача для зберігання документів при ліквідації або реорганізації підприємства
Передача для зберігання справ ліквідовуваного підприємства, терміни зберігання яких не закінчилися, входить в обов'язку ліквідаційних комісій.
У разі реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству правонаступник приймає по акту документи, не завершені в діловодстві реорганизуємого підприємства в свій архів.
Якщо функції реорганизуємого підприємства передаються декільком підприємствам, його архівні справи, віднесені до Національного архівного фонду, передаються відповідному державному архіву. Справи по основній діяльності, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, передаються органу вищого рівня, якщо він існує на території АРК, відповідної області, міст Києва і Севастополя. Якщо органів вищого рівня на території вказаних регіонів немає, всі справи по основній діяльності передаються відповідному державному або іншому архіву.
Документи, не закінчені в діловодстві, а також документи по особовому складу передаються правонаступникам.
Якщо підприємство ліквідовується без правонаступників, його архівні справи, віднесені до Національної архівної фундації, передаються державному архіву.
Архівні справи по основній діяльності, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, документи, не закінчені в діловодстві, а також документи по особовому складу передаються вищестоящому органу, якщо він існує на території АРК, відповідної області, міст Києва і Севастополя. За відсутності органів вищого рівня на території вказаних регіонів всі архівні справи і документи повинні бути переданий відповідному державному або іншому архіву.
Таким чином, кожне підприємство незалежно від форми власності, яке ліквідується без правонаступника, зіткнеться з необхідністю забезпечити передачу справ для подальшого зберігання. Особливо це торкається справ по особовому складу у зв'язку з тривалим терміном їх зберігання.
1.3.3 Порядок знищення документів з минулим терміном зберігання
Документи, по яких закінчився термін зберігання, передбачений Переліком № 41 [7], можуть бути знищені. Проте при цьому необхідно дотримати певну процедуру, передуючу їх знищенню, яка встановлена Правилами № 16 [9].
Відбір документів, терміни зберігання яких закінчилися, і складання акту про вилучення цих документів для знищення здійснюється після створення зведених описів справ підприємства тривалого (понад 10 років) зберігання і речовому доказу складу за відповідний період. Звертаємо увагу, що забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ в номенклатурі справ. Повинен бути проведений посторінковий перегляд кожного документа.
Акт про вилучення документів для знищення розглядається експертною комісією підприємства одночасно із зведеними описами.
Рішення експертної комісії підприємства оформляється протоколом. Приведемо зразок його складання (Додаток М).
Схвалені ЕК підприємства акти разом з описами справ по особовому складу подаються на узгодження ЕПК відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення для знищення документів затверджує керівник підприємства, і лише після цього підприємство має право знищити документи. Таким чином, без узгодження акту з ЕПК відповідного державного архіву знищувати документи не можна.
Справи включаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Наприклад, в 2007 році в акт можуть включатися справи з трьохлітнім терміном зберігання, закінчені діловодством до 1 січня 2004 року. Якщо справи повинні зберігатися 5 років, то в акт про вилучення для знищення в 2007 році можуть бути включені справи, закінчені в діловодстві до 1 січня 2002 року. При цьому слід враховувати примітки до статей Переліку № 41 щодо початку числення термінів зберігання, такі як «Після закінчення терміну договору», «Після висновку об'єкту з експлуатації» і т.п.
Особливо слід звернути увагу на примітку «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства».
Нагадаємо, що згідно [4, п.п. 15.1.1] податковий орган має право донарахувати суму податкового зобов'язання не пізніше 1095 днів, наступних за останнім днем граничного терміну надання податкової декларації, а якщо вона подана пізніше - за днем її фактичного надання. На цій підставі деякі платники податків вважають, що після закінчення 3 років берегти документи, пов'язані з численням податків і зборів, не обов'язково навіть в тому випадку, якщо перевірка податкових органів не проводилася.
Проте Державний комітет архівів України в листі від 19.09.2003 р. № 02-1163 з посиланням на ГПАУ роз'яснив, що примітка «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства» не втрачає свого значення в умовах дії Закону № 2181. Таким чином, навіть після закінчення термінів зберігання документи, що мають вказану примітку, не можуть бути знищені якщо перевірка податкових органів за цей період не була проведена. Це зв'язано з тим, що в деяких випадках податкове зобов'язання може бути нараховано без дотримання терміну давності.
Акт про вилучення для знищення складається в двох екземплярах на всі справи підприємства в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком з вказівкою кількості справ, включених в кожну групу. Акти мають суцільну нумерацію починаючи з № 1.
Наведемо приклад складання акту про вилучення документів для знищення (Додаток Н).
На практиці разом з актом на узгодження ЕПК відповідного державного архіву подається письмо вільної форми з проханням розглянути і погодити акт. Лист може мати наступний вигляд (Додаток П).
Справи, вилучені для знищення, після узгодження і затвердження актів здаються підприємствам по заготівці вторсировини по накладних, в яких указується вага макулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага і номер накладної указуються в актах про вилучення документів до знищення. Акти поміщаються в справу архівної фундації і зберігаються в архіві підприємства.
Якщо об'єм справ, вилучених для знищення, не великий, вони можуть бути спалений, про що в акті робиться відмітка.
На закінчення відзначимо, що у підприємств, яким покажуться обтяжливими перераховані в даному спецвипуску вимоги до зберігання документів, є можливість звернутися до державних архівних установ з метою отримання платних послуг.
Річ у тому, що згідно чинному законодавству державні архівні установи можуть надавати платні послуги, перелік яких затверджений ухвалою КМУот 07.05.98 р. № 639. В нього, зокрема, включені такі послуги:
- підготовка історичних довідок на архівні фонди і передмов до описів справ;
- визначення фондової приналежності документів;
- систематизація документів для проведення експертизи їх цінності;
- проведення експертизи цінності документів;
- систематизація справ в архівних фондах;
- науково-технічна обробка документів;
- складання описів справ і довідкового апарату до описів, номенклатури справ, актів про вилучення і знищення документів і справ, які не підлягають зберіганню, актів про недостачу документів, статистичних звітів про організацію зберігання архівних документів юридичними особами і паспортів архівних підрозділів юридичних осіб;
- узгодження номенклатур справ, описів справ постійного зберігання і по особовому складу, актів про вилучення для знищення документів, які не підлягають зберіганню;
- дострокове ухвалення документів на постійне зберігання;
- депонуюче зберігання документів, що не належать державі;
- консультування з питань організації діяльності служб діловодства і архівних підрозділів;
- консультування з питань ведення обліку архівних документів, забезпечення їх збереження і з інших питань архівної справи.
Перераховані вище послуги виявляються на договірній основі в передбаченому наказом Головного архівного управління України від 16.09.99 р. № 59 порядку з оплатою відповідно до цін, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 19.01.2004 р. №9.
Розділ 2. Практичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві
2.1 Аналіз стану технології зберігання ділових документів на підприємстві
документ зберігання архів цінність
Аналіз стану технології зберігання ділових документів розглянемо на прикладі ТОВ «ДТР», яке функціоную на ринку будівельних матеріалів з 2000 року, має юридичну адресу: м. Луганськ, кв. Волкова, 4/57. Штат підприємства складає 42 чоловіка, тому це підприємство має невеликий рух ділових документів.
Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто угрупування їх в справи. Державний стандарт визначає справу як «сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку».
Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість використовування потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником дозволяючи визначити порядок розподілу документів в справи, є номенклатура справ.
Номенклатура справ - систематизований перелік найменований справ, що заводяться в організації, з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку.
Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, що використовується для різної мети:
- номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів в справи (теки). Заголовки справ закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;
- кожна справа, включена в номенклатуру, має вказівку терміну зберігання документів, включених в нього. Таким чином з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів;
- номенклатура справ використовується при побудові информаційно-пошукової системи по документах підприємства. При реєстрації документів в
реєстраційний індекс включають індекс справи по номенклатурі. Окрім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використовувана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;
- номенклатура справ використовується
8-09-2015, 13:15