Компьютерные программы документооборота автоматизируют три основных вида документооборота: офисный, общий, административный.
Офисный документооборот обслуживает рутинные офисные задачи и применяется только в рамках конкретной производственной задачи. Электронное сообщение, которое содержит инструкцию и информацию про ее статус в процессе документооборота, передается от работника к работнику соответственно порядку, определенного руководителем.
Общий документооборот имеет место, если нетипичные процессы охватывают несколько подразделов или предприятий. Разработка новой продукции, которая проходит стадии выдвижения концепции, проектирование, производства и маркетинга, служит примером общего документооборота.
Административный документооборот обслуживает процессы, в которых раньше использовались только бумажные формы документов. Как и производственный документооборот, он предназначен для обработки отчетов о затратах и регистрационных формах с меньшими административными затратами. Вместо заполнения бумажной формы, например, для получения суточных при командировке сотрудник заполняет электронную форму на компьютере и по электронной почте присылает ее в бухгалтерию.
Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на использовании персональных компьютеров и вычислительных сетей. Компоненты компьютерной формы учета, без которых невозможное ее создание на конкретном предприятии, Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают следующие варианты:
- использование исключительно персональных компьютеров;
- использование одного центрального компьютера (серверу) и терминалов для введения данных;
- объединение персональных компьютеров в локальную сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);
- объединение персональных компьютеров в локальную сеть с одним или несколько мощными компьютерами (серверами) и выход к глобальным сетям (в частности, Интернет).
Применение компьютеров разрешило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, использует обратная связь в процессе обработки информации и получение соответствующих исходящих документов.
Компьютерная система учета оперативно отображает основные процессы, которые связанные с получением разных сведенных показателей, которые характеризуют финансово-хозяйственную деятельность предприятия. В этой учетной системе информация идет по единому каналу и используется для всех потребностей управления.
Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет одноразового введения информации. Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета делится на три этапы:
- собирание и регистрация первичных данных для обработки на компьютере;
- формирование массивов учетных данных на электронных носителях: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических счетов, справочников аналитических объектов, постоянной информации. Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных;
- получение результатов за отчетный период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерских счетов или отображением на экране дисплею нужной информации.
В компьютерной форме учета ключевым моментом, который формирует как вид регистров, так и последовательность учетных записей, есть алгоритм, конкретное программное обеспечение. Поэтому качество и безошибочность отчетной информации зависит от усердия и качественной реализации учетных процедур программистами.
Любую форму учета характеризуют бумажные регистры. Учетные регистры - носители данных определенной формы, построенные соответственно экономическому группированию информации об активах, капитале и обязательстве предприятия.
В основу построения регистров бухгалтерского учета при бумажных формах учета положенный принцип излишка, то есть все данные, которые могут понадобиться, по определенному принципу фиксируются в регистрах, имеют многоцелевое назначение. В них формируется информация, необходимая функциональным службам для разных целей: проведение анализа и выявление резервов, заполнение форм периодической и годовой бухгалтерской отчетности, текущего и следующего контроля, выдачи справок и т.п.. Учетные регистры однозначно характеризуют любую форму учета. Например, постоянное усовершенствование форм журналов, их модификация для больших и малых предприятий не изменили сущности журналов и формы бухгалтерского учета, построенной за их помощью. Тем не менее, в условиях применения компьютеров изменилось традиционное понимание самого понятия "регистр бухгалтерского учета". При бумажных формах бухгалтерского учета система отображения учетных данных в регистрах бухгалтерского учета объединенная с системой их обобщения и полностью от нее зависит.
Если при без компьютерном способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенный для фиксации, накопление, систематизации, обобщение и отображение учетной информации, то в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, есть самостоятельным процессом, который не связан со стадиями накопления, обобщение и систематизации.
Накопление, систематизация и обобщение учетной информации в условиях применения современной вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах, которые представленные отдельными каморками памяти компьютера и есть идеальными, с точки зрения теории бухгалтерского учета, носителями признаков ее группирование. Построение структуры компьютерных баз данных может быть разнообразнейший; табличный принцип, за которым строятся бумажные регистры, не является единым при построении компьютерных баз данных. Базы данных есть также иерархические, реляционные.
При применении компьютеров регистр объединяет три составных части:
1) компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенную для накопления и сохранения учетной информации на технических носителях;
2) переменные величины, временно созданные в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных - бухгалтерских счетов;
3) видеоиграм и машинограм, предназначенные для отображения сгруппированной и систематизированной учетной информации.
Накопление, систематизация и обобщение учетной информации осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах.
То есть, при без компьютерном способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенный для фиксации, накопление, систематизации, обобщение и отображение учетной информации, а в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, есть самостоятельным процессом, не связанной со стадиями накопления, обобщение и систематизации.
Еще одной особенностью компьютерной формы учета также есть то, что она не существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры разных программ похожие, но не одинаковые.
При условии детального складывания учетных записей формируется единый электронный учетный регистр - журнал хозяйственных операций, хотя большинство программ для компьютеризации бухгалтерского учета разрешают просмотр информации в виде журналов, сведений и т.п..В анализируемом предприятии рекомендуется ввести 5 – 6 компьютеров: начальнику хозяйства, главному бухгалтеру, 2- в бухгалтерию и один в экономический отдел. В качестве операционных систем использовать WindowsMe / XP как наиболее простые в обращении.
4.2 Выбор оборудования и конфигурации АРМ
В ДП НДГ ЛНАУ имеется две электронно-вычислительные машины следующей конфигурации: процессор Celeron 500, жесткий диск, объемом 10 Гбайт EIDESamsungSpinPoint. FDD 3.5 NEKFD1231H, видеокарта 8 Мбайт ATIOEMManli, ОЗУ DIMM 32, Мбайт, ColorSVGA 15 SAMSUNG 50E-Монитор, CD-ROMDrive 52xmaxspeedSAMSUNGCD-Master 52E с автоматическим снижением скорости, активные колонки 80WSpireSPDS110. SVENSP210-встроенный блок питания, корпус MIDDLETOWER 250W (МодельСХ-2359 СЕ), клавиатура 104 keysWIN98 PS/2 BTS(с красными русскими символами), манипулятор-мышь 2 кн.
Рассмотрим конфигурацию системного блока подробно, которые могли бы применять в ДП НДГ ЛНАУ.
Конфигурация системного блока:
Процессор AMDK7-2000+ AthlonXP
Материнская плата SoltekSL-75DRV5
ОЗУ DDRAM 512Mb 266Mhz
НЖМДSeagate 80Gb Barracuda 4 IDE
НГМД3,5'71.44МЬ
CD-ROM Drive NEC CDD-RW 7800 IDE
Прежде всего базовая платформа системного блока выбрана на процессоре К 7 фирмы AdvancedMicroDevices семейства Athlon с тактовой частотой 1667 MHz.
На сегодняшний день в компьютерной индустрии существуют процессоры двух фирм-разработчиков заслуживающих особого внимания это IntelCorp. и AdvancedMicroDevicesInc. (AMD). По скоростным характеристикам процессоры этих фирм практически не уступают друг другу - около 5% в пользу AMD. Однако в плане цены разница между платформами Intel® Pentium 4® и AMDK7 Athlon с одинаковой тактовой частотой достаточно «чувствительна» для частного пользователя и составляет около 15-20% и не в пользу Intel.
Материнская плата SoltekSL-75DRV5 обладает весьма хорошими скоростными характеристиками при невысокой стоимости. Эта плата использует тип памяти DDRAM, внутренняя частота шины памяти до 300 MHz, встроенный контроллер IDE шины имеет два разъема для подключения 4-х устройств IDE (в общей сложности) и поддерживает стандарт АТА 133, поддерживает все современные процессоры семейства AMDK7 вплоть до модели 2100+. Таким образом, дальнейшую модернизацию АРМ можно провести путем замены только центрального процессора на более быстрый и современный.
Выбор оперативной памяти типа DDRAM тоже имеет под собой достаточно веские основания - увеличение общей производительности ПК на 13-15% по сравнению с ПК с памятью типа SD-RAM. Что касается ОЗУ типа RIMM, то она используется только на платформе Intel® Pentium 4® и, как показывает практика, не оправдывает надежд по увеличению общей производительности ПК.
В свою очередь это самая дорогая на сегодняшний день память, а в силу того, что она не получила широкого распространения, цены на нее снизятся еще не скоро.
Поскольку скорость обмена информацией с жестким диском (НЖМД) нам очень важна, а цена быстрых моделей НЖМД всегда была несколько выше остальных, выберем НЖМД со скоростью вращения шпинделя 7200 об./мин. (Seagate 80GbBarracuda 4 IDE).
Не будем заострять особого внимания на устройствах управления АРМ -клавиатуре и манипуляторе «мышь», поскольку удобство данных устройств подбирается индивидуально. Однако необходимо отметить, что оптические и беспроводные манипуляторы наиболее практичны с точки зрения долговечности и обслуживания.
4.3 Выбор программ, обеспечения
Система «1С — Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой.
Основные особенности этой программы:
- ведение синтетического и аналитического учётов относительно потребности предприятия;
- возможность ведения количественного многовариантного учёта;
- получение всей необходимой отчётности и разнородных документов по синтетическому и аналитическому учётам;
- полная настроенность: возможность дополнять и изменять План счетов бухгалтерского учёта, системы проводок, ведения аналитического учёта, форм первичных документов, форм отчётности;
- возможность автоматической печати первичных документов. Исходными данными для программы являются хозяйственные операции, которые вносятся в Журнал хозяйственных операций.
Программа «1С - Бухгалтерия» позволяет вводить хозяйственные операции несколькими способами:
1) ручное ведение операций;
2) использование типовых операций;
3) использование режима «документы и расчёты».
На основе введенных хозяйственных операций программа формирует отчётность по синтетическому учёту и различные вспомогательные документы, в частности:
- оборотно - сальдовую ведомость по счетам и субсчетам;
- «шахматку»;
- анализ счёта по итогам и корреспонденции данного счёта с соответствующими счетами;
- обороты по дебету и кредиту счёта и соответствующее сальдо, а также обороты и сальдо по счетам за соответствующий период;
- журнал и ведомость по счёту;
- сводные проводки - итоги с соответствующей корреспонденцией;
- анализ счёта по датам;
- отчёт по журналу операций - выборку проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденции и другим признакам;
- карточку счёта и все проводки с данным счётом. Программа может удерживать сведения за любой период времени. Для ведения аналитического учёта программа позволяет вводить
неограниченное количество пользователей объектов аналитического учёта (субконто): по видам продукции, запасам, предприятиям, сотрудникам.
Все документы по аналитическому учёту формируются в денежном и натуральном выражениях.
В частности, выдаются такие документы:
- оборотно - сальдовая ведомость, содержащая данные о сальдо и оборотах по объектам учёта;
- карточка субконто, содержащая все проводки с данным объектом учёта;
- анализ счёта по субконто - корреспонденции с разными счетами каждого объекта учёта;
- анализ субконто - сводка всех итогов по данным субконто;
- обороты между субконто.
Кроме этого, программа даёт возможность создавать отчёты произвольной формы, которые используют данные не только синтетического, но и аналитического учётов.
Выводы
При прохождении производственной практики в ДП НДГ ЛНАУ в период с 2 января по 25 февраля 2006 года, можно сделать такие выводы. Учебно-опытное хозяйство ЛНАУ является учебной базой производственного обучения студентов, научно-исследовательской работы. В результате проведенного анализа выяснилось, что:
- учетная политика действует в соответствии с требованиями изложенными в приказе «Об учетной политике».
- общая земельная площадь в 2005 году по сравнению с 2004 годом изменилась на 1,8 га и составляет 2808,4 га.
- наибольший удельный вес в структуре товарной продукции занимает молоко 24,5%, что свидетельствует об очень низкой специализации предприятия (коэффициент специализации 0,17%).
- на 2005 год ДП НДГ ЛНАУ сработал убыточно, о чем свидетельствуют показатели финансового состояния.
Безналичные расчеты в этом предприятии осуществляются с помощью платежных поручений. ДП НДГ ЛНАУ заключил договор с ЛФ АКБ «Правэкс-банк» на кредитно-кассовое обслуживание. В 2005 году оборотные средства составили 2091,5 тыс. грн., которые увеличились на 57,2 тыс. грн. по сравнению с предыдущим 2004 годом.
Предприятие является плательщиком фиксированного сельскохозяйственного налога, НДС (только перерабатывающие подразделения), налога с доходов физических лиц, сбора за загрязнение окружающей среды.
В 2005 году на предприятии имеется тенденция к снижению значений всех показателей уровня доходности предприятия, что говорит о негативной тенденции в деятельности предприятия.
Калькуляция себестоимости сельскохозяйственной продукции в ДП НДГ ЛНАУ осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по планированию, учету и калькуляции себестоимости продукции (работы, услуг) сельскохозяйственными предприятиями.
Не существенным недостатком можно назвать использование пустограф, а не специальных типовых бланков при закрытии счетов, что обусловлено спецификой специализации хозяйства и не доставляет значительных неудобств в учетном процессе.
Годовая финансовая отчетность в ДП НДГ ЛНАУ составляется в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и П(С)БУ, в состав которой входят Баланс, Отчет о финансовых результатах, Отчет о движении денежных средств, Отчет о собственном капитале и Примечания к финансовой отчетности. Финансовая отчетность составляется на основании итоговых данных Главной книги, и все ее формы взаимосвязаны. Таким образом, ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства.
В связи с тем, что в ДП НДГ ЛНАУ имеется в наличие следующая техника: две печатные машинки, ксерокс, калькуляторы и отсутствует компьютерная техника поэтому мы предлагаем автоматизировать бухгалтерию предприятия персональными компьютерами подключенных в локальную сеть и внедрения программ «1С: Бухгалтерия» (версия 7.7).
8-09-2015, 11:21